Pregunta a un grupo de personas cuáles son sus principales pesadillas. Los resultados probablemente incluirán darse cuenta de que estás desnudo en público, ser perseguido por alguien o que se te caigan los dientes. Pero menciona las palabras "reunión de trabajo" y todos se darán cuenta de repente de que huir de un monstruo no es tan malo después de todo.
No estamos haciendo Termine de la manera correcta si el 66% de las personas admiten haber puesto excusas para evitarlas. Los resultados de una rápida búsqueda en Internet sobre el tema ilustran la opinión del mundo sobre las reuniones de trabajo. El economista estadounidense Thomas Sowell lo resumió perfectamente cuando dijo que "las personas que disfrutan de Termine no deberían estar a cargo de nada".
Termine son seres delicados. Si se empieza por el camino equivocado, se les hará sombra durante toda su duración. El trabajo a distancia tampoco ha facilitado las cosas. La comunicación en la empresa se ha traducido en el uso de cosas como un número de teléfono virtual y videollamadas. Para algunos de nosotros, esto ha supuesto el aprendizaje de un lenguaje completamente nuevo.
Explote bien su tiempo y estará reforzando el sentido de identidad colectiva de su equipo y su compromiso con la empresa. Un estudio reveló que la satisfacción de los empleados con el equilibrio entre el trabajo y la vida privada puede aumentar del 62% al 92%. Esto puede lograrse si las empresas trabajan en sus estrategias de reuniones. Puede empezar hoy mismo identificando los cuatro errores más comunes.
No ser puntual
Nada dice "no valoro tu tiempo" como llegar tarde a tu propia reunión. El 49% de las personas considera que llegar tarde o marcharse antes de tiempo es lo más molesto de las reuniones. Si alguien está sacando tiempo de su apretada agenda para escucharte, haz que valga la pena la inversión.
Todos sabemos lo que se siente al esperar. La tensión llena la sala mientras el reloj avanza. La gente se toma desesperadamente un café y juega con cualquier cosa que tenga a mano. Por fin aparece el portavoz y, justo cuando todos suspiran aliviados, algún elemento de la tecnología no funciona.
Los fallos informáticos hacen que la energía inicial se disipe. Para cuando el líder pronuncie su discurso, los asistentes ya se sentirán derrotados. Por desgracia, estos fallos no son infrecuentes. Más del 80% de las empresas experimentan problemas de conectividad. Esto puede ser muy grave, ya que las empresas dependen cada vez más de la tecnología.
La impuntualidad también es un problema masivo en los sistemas de telefonía, ya que el 95% de las reuniones en línea comienzan con retraso. Todos sabemos que el mensaje "su reunión debería empezar en unos segundos" que baila en su pantalla miente. La clave es recordar que, en los negocios, cada minuto cuenta.
Queremos evitar que en la mente de la gente aparezcan pensamientos frustrantes como "podría haber terminado ese último borrador o haber llamado a ese cliente". ¿La solución? Ser puntual. O mejor aún, preséntese unos minutos antes de la reunión para poder preparar las cosas con calma. Puedes calentar a los asistentes con un poco de té y café (en el caso de una reunión física), así estarás cubierto en caso de que surja algún problema.
Una solución alternativa para los retrasos en las videoconferencias es programar a propósito la Termin cinco minutos antes. Esto permitirá a la gente prepararse una taza de café y unirse gradualmente a la llamada a tiempo para la Termin.
No involucrar a otros
Seamos sinceros. Si la gente quisiera asistir a un buen monólogo, compraría entradas para ver Macbeth. Uno de los errores más comunes a la hora de planificar un Termin es centrarse únicamente en la información que se quiere transmitir. No es de extrañar que el 90% de las personas sueñen despiertas durante Termine y que el 73% utilice ese tiempo para ponerse al día con otros trabajos.
Por eso, un comienzo atractivo es crucial para captar la atención de todos. Un discurso interminable no es el camino a seguir. Con una duración media de una hora en Termin , los discursos a veces se sienten como si se condujera por el túnel de la autopista 99 de Seattle. Todo el mundo espera la luz del final para salir corriendo.
Mantener la atención de la gente puede ser aún más difícil cuando tienen la posibilidad de silenciarse y apagar la cámara. Por lo que sabemos, podrían estar viendo Friends por millonésima vez. El trabajo a distancia es, inevitablemente, nuestro futuro. Tras la pandemia del COVID-19, el número de estadounidenses que trabajan desde casa aumentó del 5% al 60%.
Por suerte, ya no tenemos que depender únicamente de los sistemas PBX para las llamadas de empresa. Aunque pueden ser estupendos para llamadas rápidas, ahora disponemos de una amplia gama de programas informáticos modernizados para comunicarnos con nuestros colegas. Si estas herramientas se utilizan de forma correcta, pueden imitar el flujo natural de una conversación en persona Termin.
Las videollamadas hacen que los silencios incómodos sean aún más incómodos (si es que eso es posible). Así que asegúrate de que los asistentes tengan las cámaras web y los micrófonos encendidos para que estén preparados para la conversación. Evita hacer preguntas genéricas como "¿está claro para todos?".
En su lugar, pida a la gente que levante la mano, virtual o físicamente. También puedes dirigirte directamente a las personas haciéndoles preguntas como "¿Cómo resolverías este problema?" o "¿Tienes alguna sugerencia?".
No monopolices la conversación. Deje espacio para la interacción. Haga preguntas, anime a los participantes a dar sus opiniones y sugerencias. Si haces estas cosas, darás a tus asistentes un sentido de propósito.
No ir al grano
El tiempo es la posesión más preciada de una persona. Siempre nos quejamos de que no tenemos suficiente. Por eso, cuando nos enteramos de que una encuesta realizada a 2.000 empleados reveló que los trabajadores pasan 23 días al año en Termine, podemos empezar a comprender el valor de lo que tenemos en nuestras manos.
El primer paso es preguntarse si hay otro método de comunicación que pueda utilizar para transmitir esa información de forma más eficaz. Tras evaluar otras alternativas, como el envío de correos electrónicos o la realización de cursos de formación en línea, empiece a planificar.
Ir al grano no significa que no haya tiempo para la charla social. Deje que las conversaciones iniciales fluyan de forma natural, pero respete la hora de inicio acordada. Esto es especialmente importante, ya que los introvertidos tienden a desviarse cuando la conversación se centra en un tema específico (todos sabemos lo entusiasmados que pueden estar algunos con el fútbol).
La primera impresión puede ser una maldición o una bendición. Si empiezas un Termin con un extenso discurso, no importará lo mucho que intentes enganchar a la gente al final, ya habrás perdido al público.
Lo primero que hay que hacer es recordar a todos por qué están allí. Sea específico. Podrías decir algo así como: "He invitado al equipo de ventas para discutir la nueva estrategia de marketing del chatbot ". Si le das a la gente objetivos y metas claros, les ayudarás a mantenerse centrados.
Mantén el ritmo durante el resto de la presentación o la gente empezará a encontrar fascinantes los patrones de la pared. Anota algunas preguntas que puedas hacer a los asistentes sobre cada tema. Si estás hablando de temas serios, como una amenaza de phishing de VoIP, asegúrate de que también estableces objetivos para que la gente haga una lluvia de ideas y tome notas.
No hacer que el Termin sea atractivo
La aburrida Termine puede ser divertidísima cuando se convierte en memes virales o en un artículo de Buzzfeed que se pueda relacionar con ella. Pero cuando se trata del propio Termin, divertirse no está en el orden del día. Esto no significa que cada Termin tenga que ser una fiesta, pero hay muchas maneras de hacerlas atractivas.
Tanto si es divertido y relajado como si es serio y supone un reto creativo. El objetivo crucial es estimular. Así nos alejaremos del 56% de Termine que es improductivo. Como todo en la vida, para conseguir grandes resultados debemos conectar con nuestro público.
Hay varias formas de hacerlo. Las herramientas visuales son de gran ayuda a la hora de transmitir información importante. Una presentación elegante es una opción inteligente, ya que puede proyectarse en una sala o verse a través de una pantalla compartida. Asegúrese de incluir menos texto y más imágenes. Pruebe a utilizar un gráfico o un análisis DAFO para captar la atención de la gente.
Otro método utilizado en muchas empresas es rotar las funciones de Termin entre los participantes. Al implantar estas funciones, estarás fomentando la independencia y la responsabilidad durante la Termin. Algunas de estas funciones son: tomar notas, controlar el tiempo, ser mediador y ser guardián del foco.
O bien, puedes permitir que todos contribuyan con sus propias ideas utilizando una herramienta para tomar notasTermin colaborativas . Hive Notes es una gran herramienta para esto. Te permite compartir una nota con todos los participantes de Termin , que pueden editar la nota en tiempo real, asignar los siguientes pasos a seguir y volver a consultar la nota después de que termine Termin . Es una forma estupenda de hacer que todos participen.
Esto significa que alguien registra los puntos que avanzan y las decisiones que se toman, que pueden compartirse entre los asistentes, mientras que otra persona vigila el reloj. Al mismo tiempo, uno de los participantes se asegura de que los puntos se discutan de forma ordenada, mientras que otro advierte al grupo cuando la conversación se desvía del tema.
Enfoques frescos de comunicación empresarial como éste pueden crear poderosas sinergias que ayudan a las empresas a avanzar. Esto no sólo da a los asistentes un sentido de propósito mientras se centran en su función, sino que también perfecciona el mecanismo de Termin para que funcione como un reloj.
Consiga una mejor Termine con facilidad
Si está atento a estos errores comunes, la opinión negativa de sus empleados sobre las reuniones empezará a cambiar. La próxima vez que organices una reunión, sé crítico y selectivo con tu agenda y el tiempo de los demás. Comunica con eficacia, escucha al grupo y prepárate para una experiencia transformadora.
Sobre el autor
Marjorie Hajim es la directora de SEO para EMEA en RingCentral, una empresa líder en comunicaciones en la nube que ofrece VoIP, videoconferencia y números de teléfono virtuales. Desarrolla y ejecuta estrategias de crecimiento SEO a corto y largo plazo. En su tiempo libre, le gusta leer libros en cafeterías y jugar con sus perros.
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