Te levantas un lunes por la mañana, vas al trabajo, enciendes el ordenador (o bajas las escaleras y abres el portátil... Bienvenido a 2021) y, en tu correo electrónico, ves "Termin programado para la próxima semana".
Oh, genial, otro Termin.
Lo peor es que falta una semana entera, lo que significa que posiblemente tengas que prepararte para dicho Termin y estar estresado por su inminente fecha. Admitámoslo, Termine lleva mucho tiempo y no siempre es productivo.
Sin embargo, muchas empresas, organizaciones y equipos pequeños sienten que lo valen.
A decir verdad, a veces es imprescindible comunicar un tema o una idea concreta a todo el mundo al mismo tiempo.
Nadie tiene tiempo para enviar un número disparatado de memorandos a cada miembro del equipo, pero si se puede sentar a todos y hablar de esos puntos, se puede ahorrar un tiempo precioso... ¿No es así?
Otter.ai ha revisado docenas de informes y estudios para encontrar pruebas que demuestren que Termine es una gran pérdida de tiempo.
La prueba más impactante fue que "el 67% de los empleados se queja de que pasar demasiado tiempo en Termine les impide ser productivos en el trabajo". También descubrieron que "la mayoría de los empleados asisten a 62 Termine al mes, donde la mitad de los Termine son una completa pérdida de tiempo".
En algún momento, tenemos que preguntarnos: "¿Cuándo es suficiente?".
Claro que eliminar por completo Termine no es el camino a seguir, pero el hecho es que algunos Termine podrían haber sido simplemente un correo electrónico.
Por eso, vamos a ayudarte y a darte las 7 señales de alerta de que tu "Termin" debería ser realmente un correo electrónico.
#1 - Sólo tiene unos pocos puntos que cubrir
¿Por qué pasar por el estrés de reunir a todo el mundo, enviar recordatorios y asegurarse de que todo el mundo está al tanto de los temas que se van a debatir si sólo tiene dos o tres temas que tratar?
Ahora suena ridículo, pero demasiadas empresas hacen esto. Un correo electrónico rápido con dos o tres viñetas es suficiente para transmitir la idea.
#2 - La información es sólo para unos pocos elegidos
Con demasiada frecuencia los empleados se encuentran en un Termin en el que el tema en cuestión no tiene nada que ver con ellos o con el trabajo que están haciendo. En lugar de sacar a las partes innecesarias de su rutina, basta con enviar un correo electrónico a las personas pertinentes.
#3 - Sólo quiere actualizaciones del proyecto y comentarios
Necesitar actualizaciones o comentarios de los miembros del equipo no es una razón suficiente para organizar un Termin. Pedir opiniones por correo electrónico no sólo ahorra tiempo, sino que puede ser más productivo.
Cuando los miembros tienen tiempo para responder en su propio tiempo, es probable que sus comentarios sean más reflexivos y posiblemente mucho más útiles.
#4 - Recientemente ha tenido un Termin
Seamos realistas, tener un Termin más de una vez a la semana suele ser una exageración. Si hace poco se hizo un Termin, lo más probable es que no se hayan hecho demasiadas cosas desde entonces. Celebrar otro Termin podría resultar innecesario, especialmente si nadie tiene información nueva que compartir.
Es mejor espaciarlas y dejar tiempo suficiente entre ellas para que los miembros trabajen y generen más información para compartir. Envía correos electrónicos mientras tanto para comprobar el progreso de todos.
#5 - Cada uno fue informado individualmente
No es anormal que todo el mundo haya hablado de ciertos temas entre ellos. La mayoría de las veces, la información se transmite de boca en boca. Si ese es el caso, puedes evitar el Termin y en su lugar enviar un correo electrónico preguntando al equipo si están al tanto de la información con los puntos adicionales necesarios. O bien, pregúntese si el tema de Termin es algo que podría discutirse a través de un seminario web, de modo que la información esté siempre accesible.
#6 - Tienes una actualización rápida
Si tiene que dar una actualización rápida, no necesita llamar a Termin para que todo el mundo se entere. Basta con enviar un correo electrónico a las personas pertinentes para que se entienda lo que quieres decir.
#7 - No estás dispuesto a prepararte completamente para el Termin
Si decides organizar una Termin, debes estar dispuesto a hacer todo lo necesario para que sea productiva y exitosa. Eso incluye la redacción de los objetivos de Termin , la discusión de esos objetivos con las personas adecuadas, la invitación a las personas adecuadas, la distribución de notas deTermin después, y así sucesivamente.
Si no estás dispuesto a hacer un esfuerzo adicional para que sea impresionante, ahórrate la molestia y envía un correo electrónico en su lugar.
Y si estás organizando un Terminvirtual, es posible que quieras añadir algunas cosas más a esa lista de tareas, como tener en cuenta las zonas horarias de todos, encontrar la plataforma adecuada para el Termin, asegurarte de que todos tienen micrófonos/cámaras que funcionan, etc.
Cómo hacer que un correo electrónico del trabajo sea impresionante
Ahora que ya sabes lo que debes tener en cuenta a la hora de elegir entre tener un Termin o enviar un correo electrónico, tienes que saber cuál es la mejor manera de redactar ese correo. No es ningún secreto que la comunicación en el lugar de trabajo puede ser complicada.
El tono, el uso de las palabras, el lenguaje formal y muchas otras cosas pueden hacer que las relaciones de trabajo sean mejores o peores. Así que aquí tienes unos cuantos consejos...
1) Evite utilizar un lenguaje informal
Nadie quiere estar tenso todo el día en el trabajo, y aunque está perfectamente bien soltarse la melena de vez en cuando, desde luego no debería ocurrir durante la correspondencia escrita.
Y es que es casi imposible discernirlo con palabras escritas. El término coloquial más sencillo puede tomarse como algo ofensivo y, por desgracia, no se puede saber si eso puede ocurrir o no. Nunca se puede saber realmente si eso puede ocurrir o cuándo. Lo mejor es evitar el lenguaje informal y mantenerlo estrictamente profesional.
2) Hazlas cortas y dulces
Nadie quiere leer un correo electrónico de gran extensión. Si puedes mantenerlo corto y dulce, hazlo. Según SleekNote, el correo electrónico de trabajo ideal tiene entre 50 y 125 palabras. Asegúrate de ceñirte a los puntos principales y evita extenderte.
3) Apoyarse en las viñetas y los números
Incluso si sólo tienes entre 50 y 125 palabras, es una buena idea dividir un poco el texto para que tus puntos principales sean fácilmente digeribles y más fáciles de responder.
Puedes hacerlo añadiendo tus puntos o preguntas principales como viñetas o numerándolas.
No sólo es fácil de consumir, sino que existe la posibilidad de que se quede en la memoria del lector. Además, es más fácil responder a las viñetas que a los párrafos.
4) No escriba en absoluto
La mejor manera de enviar un correo electrónico de trabajo sin tener que pensar en la mejor manera de escribirlo o hacer que los miembros de tu equipo adivinen tu tono, es enviándoles un correo electrónico con vídeo. Así es, el video emailing es una cosa.
Grabar tu pantalla con audio y cámara web es la forma perfecta de transmitir tu mensaje de forma visual. Con un grabador de pantalla gratuito, puedes asegurarte de que tu tono se escuche (y no se lea), y no tienes que perder tiempo pensando en qué escribir y cómo.
Conclusión:
Tanto si lo escribes como si envías un vídeo, en muchos casos, enviar un correo electrónico puede ser mucho más productivo que planificar y organizar Termine. Así que, la próxima vez que se le pase por la cabeza organizar un Termin, pregúntese si es absolutamente necesario y esté atento a las siete señales de advertencia de que debería ser un correo electrónico en su lugar.
Sobre el autor
Gerry es redactor de marketing y estratega de contenidos en ScreenRec. Gran aficionada al trabajo inteligente, busca constantemente nuevas herramientas y técnicas para ser más productiva y aprovechar mejor su tiempo.
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