En esta desafiante época de alienación social y trabajo desde casa, es difícil sentir la energía del trabajo en equipo. Es especialmente difícil obtener el tipo de respuesta rápida y directa que se recibiría en un encuentro físico.
Aunque las plataformas de software para seminarios web facilitan la planificación de las llamadas, la emisión de invitaciones y la incorporación de elementos visuales a las presentaciones, no pueden ayudar en una cosa: la participación. No se trata de aparecer en un Termin remoto, sino de no sentirse distante y alejado del debate.
Si quieres sacarle el máximo provecho y maximizar la productividad de tu equipo, presta atención a estos seis consejos.
Reúne todos los detalles del tiempo
Conseguir que todo el mundo esté donde tiene que estar en el contexto de Termin puede ser difícil, sobre todo si se trata de un equipo distribuido que se extiende por varias zonas horarias.
Busque intervalos de tiempo que se ajusten a la hora local de todos para que todos estén en el mismo horario. Existen numerosas herramientas que le ayudarán a determinar el mejor periodo para su plantilla descentralizada.
Es preferible organizar Termine con la mayor antelación posible porque hay menos posibilidades de que la gente tenga problemas de horario. Sin embargo, en el caso de que se produzca una situación de última hora en Termin , asegúrate de que todo el mundo tiene horarios abiertos que se solapan, para que puedas reunirlos en la misma zona (en línea), independientemente de dónde se encuentren.
Tener una agenda claramente definida
Un Termin con un objetivo ambiguo suele dar lugar a malentendidos y a una gran pérdida de tiempo. Eso indica que no debe realizar un Termin en línea sin un orden del día. Establezca un programa detallado con todos los temas principales que se van a tratar durante el debate y organícelos en función de sus objetivos empresariales para facilitar las cosas a todos.
Entre los principales aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de preparar el terreno para una agenda Termin se encuentran los siguientes:
- Duración de la sesión
- Tiempo aproximado que puedes dedicar a cada tema
- Quién asistirá a la Termin
- La responsabilidad de cada miembro del grupo en el Termin
Remember that people only have so much time to devote to you before they check out. When it comes to online meetings, this is much more relevant. No one will mind if the final few topics are left undone if the debate focuses on the most important ones first. Also, make it clear what's the role of each meeting attendee. Share agenda at least 24 hours prior to the meeting, and make sure everyone confirms it. Use Google Calendar to create automated meeting notifications and make space on the agenda for any last-minute changes or inquiries. If you are looking for ways to grow your ecommerce business, MeetFox is an effective tool to move cold leads further into your sales funnel.
Una de las técnicas para mejorar el orden del día es pedir comentarios sobre las prioridades de los participantes. Una herramienta de crowdsourcing recoge datos sobre los que los asistentes desean hablar, votar o aprender durante la próxima reunión. Después, votan las sugerencias que se han dado. Los ganadores determinan las prioridades del programa, y su evento está ahora en sus manos. Ten en cuenta que puedes hacer esto si no tienes un tema esencial y urgente que discutir, y que debe ser abordado sin importar si a los demás les gusta.
Utilizar la tecnología adecuada
Hay una gran cantidad de soluciones disponibles para hacer que el alojamiento de un Termin en línea sea más rápido, más simple y más interactivo; el truco es determinar cuál de estas opciones es la mejor para su organización.
¿Quiere observar las reacciones de todo el mundo cuando presenta nuevos conceptos de producto? Considere la posibilidad de utilizar un software de videoconferencia. ¿Necesitas que todos colaboren en una declaración pública? Lo más probable es que opte por utilizar Google Docs. ¿Es necesario que todos vean una charla o demostración en directo? Entonces necesitarás tecnología para compartir la pantalla. Tus necesidades te ayudarán a encontrar la herramienta perfecta. Y, aunque cada equipo es único, todos se benefician de una herramienta virtual Termin que incluya, como mínimo, funciones visuales y de voz.
O considera la posibilidad de utilizar la inteligencia de la conversación, herramientas de grabación de pantalla como Avoma o Vmaker para sacar el máximo partido a tu Termine que graba, transcribe, te ofrece notas resumidas y convierte todo tu Termine en una base de datos en la que se pueden hacer búsquedas.
Las mejores soluciones para las conversaciones cara a cara no siempre son las mejores herramientas para mantener una Termin con 40 empleados dispersos en múltiples zonas horarias. Comprueba que el programa Termin para la gestión de empleados que elijas pueda manejar un gran número de invitados sin colapsar.
También hay que tener en cuenta que no todos los sistemas de conferencia online son compatibles. Utilizar un sistema analógico tradicional por un lado y un sistema de vídeo digital por el otro puede crear un montón de problemas. Incluso la conectividad de digital a digital puede ser complicada si un programa de software obsoleto requiere una actualización antes de interactuar con el programa más reciente. Al validar la accesibilidad de todos los elementos antes de la Termin, se puede minimizar el riesgo de contratiempos y problemas técnicos.
En todo su esplendor, la tecnología que utilice debe estar optimizada para definir los procedimientos y poner los datos a disposición de las personas comprometidas. También debe ayudar a los asistentes a mantenerse concentrados en los aspectos más importantes del debate. Cuando evalúe las posibles soluciones de Termin en línea, busque funciones que le permitan compartir el Termin con los participantes una vez que haya terminado; esto evitará que se preocupen por tomar notas durante la sesión.
Eliminar las distracciones
Es fácil distraerse durante la interacción en línea. La mayoría de los asistentes confiesan que hacen malabarismos con tareas secundarias (como responder a los correos electrónicos o consultar las redes sociales) durante el trabajo Termine. Con la expansión de los trabajadores a distancia, hay que hacer frente a más interrupciones: niños y mascotas que requieren atención, la aparición inesperada del repartidor, etc.
Se debe seguir un protocolo corporativo durante la navegación en línea Termine:
- Presentar brevemente a los nuevos miembros
- No navegue por Internet mientras el Termin esté encendido (manténgase dentro del programa elegido)
- Cuando no estés comunicando, apaga el micrófono
- Mantener la conexión de vídeo
Una videollamada obligará a todos a vestirse y evitará que se desvíen porque podrás ver a todos. La presión de los compañeros es un instrumento enormemente potente. Además, el vídeo Termine facilita el control de lo que ocurre y de quién habla, al tiempo que permite que todos participen activamente en la discusión.
Si utiliza un software que algunos de sus empleados no han utilizado antes, debería enseñarles a utilizarlo antes de la Termin. Haga que todos prueben el programa al menos 30 minutos antes de la Termin para evitar perder tiempo y causar distracciones innecesarias a otros invitados.
Asegúrese de que todos los asistentes estén sentados en una sala tranquila, bien iluminada y con un fondo limpio. Para maximizar la calidad de la comunicación, utilice unos auriculares con un micrófono de alta calidad.
Es aconsejable pedir a todos los participantes que pongan sus smartphones en otra habitación, los apaguen o los pongan en modo avión. Las redes sociales son contagiosas, sobre todo cuando el tema tratado en Termin no es del agrado de nadie.
Antes de que comience la Termin , recuerda a todos que cierren todas las pestañas irrelevantes o abran una nueva ventana del navegador mientras dure la conferencia, y aplica la misma regla tú mismo. No se puede ser eficaz en una Termin mientras se lee o se ve algo al margen, por muy excelente que se crea que es la multitarea.
Involucre a los participantes e invíteles a contribuir
En un entorno profesional, el aburrimiento hará que sea un reto para usted organizar un virtual productivo Termine. Además, las aburridas Termine son el mayor temor de cualquier empleado. Son largas, monótonas y, si no son atractivas, los oyentes pueden desviarse rápidamente. Tu obligación como líder es mantener a todos involucrados. Comienza la Termin con una apertura vibrante, algunas imágenes llamativas y el establecimiento de algunas costumbres de grupo.
Tanto si os conocéis como si acabáis de empezar a trabajar juntos, una charla agradable y amistosa puede cautivar a tus compañeros y hacer que la Termin tenga un comienzo fantástico. Otra buena opción es lanzar algunas adivinanzas divertidas. En los primeros cinco minutos de una sesión, muchos supervisores estimulan a su personal con videojuegos. Este método evita que los participantes se queden dormidos y sirve para romper el hielo.
En casi todos los grupos hay personas introvertidas, y es posible que duden en hablar por su cuenta. Para que se sientan involucrados y comprometidos, anímelos a participar. El personal es el activo más valioso de la empresa. Es esencial que todos se sientan seguros de su capacidad para contribuir a la iniciativa. Conseguir la implicación que buscas puede ser tan sencillo como pedir a cada miembro del equipo que contribuya. Pero hay que tener cuidado: la clave está en encontrar una línea fina y evitar poner en el punto de mira a personas con las que quizá no se sientan cómodas.
No te olvides de las actividades de After-Termin
Una vez finalizada su página web Termin , envíe a los asistentes un resumen de todos los memorandos. Especifica los pasos clave de cada punto del orden del día, así como el nombre de la persona encargada de completarlos. Pide a todos los participantes que verifiquen su comprensión de las notas deTermin .
Después de una reunión en persona, la gente suele quedarse para hacer preguntas o plantear un tema que no quiere discutir con todo el grupo. Como esa opción no es aplicable a las reuniones en línea, ofrezca una oportunidad de participación adicional enviando un mensaje de seguimiento con los documentos o puntos de acción que lo acompañan. También es un momento perfecto para utilizar un creador de encuestas para obtener la opinión de los participantes sobre la conferencia...
El software de alta calidad Termin suele incluir funciones de sondeo y encuesta, así como secciones de preguntas y respuestas, así que aprovéchalas. Su personal puede revisar la sección de preguntas y respuestas para asegurarse de que ha comprendido todo. El cuestionario puede mostrarle si hay algo que pueda hacer para mejorar la productividad de su virtual Termine.
Consejos adicionales
Asignar el trabajo previo
Aunque dar un trabajo antes de un Termin exige un esfuerzo adicional, tiene su razón de ser: provoca el interés de la gente incluso antes de que empiece la conferencia. La gente se sumerge en el tema. Los introvertidos también tienen más tiempo para entrar en calor antes de una Termin.
Establezca las reglas básicas
Establecer unas pautas es esencial durante la navegación por Internet Termine , ya que no podemos analizar las señales no verbales del otro ni captar los movimientos que sugieren que las cosas están fuera de lugar. Establece un plan para el orden de la conversación y síguelo. Dado que es muy fácil que los individuos hablen por encima de los demás, es posible que quieras definir un término, como por ejemplo "terminado", que las personas puedan utilizar para indicar cuándo han terminado su argumento.
Cree unas preguntas de control
Conceda a los asistentes al menos dos minutos (utilice un cronómetro) para que cuenten algo sobre sí mismos y su estado. Por ejemplo, "¿has completado alguna pequeña cosa que has estado retrasando durante demasiado tiempo esta semana? o "¿has buscado algún lugar interesante para las vacaciones?". También puede aprovechar la oportunidad para observar cómo se sienten los individuos mental y físicamente durante este tiempo de prueba.
Evite los PowerPoints aburridos
Nadie quiere sentarse ante una presentación de PowerPoint aburrida y llena de diapositivas. La presentación debe ser dinámica, cautivadora y agradable, sobre todo cuando se aplica a Termine virtual. Intente crear animaciones vivas y elementos visuales llamativos. Hay que añadir las interacciones que sean necesarias. También puede utilizar algunos excelentes complementos de PowerPoint disponibles en el mercado para ayudarle a crear presentaciones extraordinarias.
Divida el círculo en grupos más pequeños
Se pueden crear salas de reunión a través de soluciones de software como Zoom, pero también se puede hacer una pausa en la sesión y hacer que las personas se unan para hablar por teléfono o a través de un programa de mensajes durante diez minutos. Después, todos se reúnen con el grupo principal para una rápida puesta en común. De este modo, todos tendrán más tiempo para hablar y más oportunidades de participar.
Seis cosas que no debes hacer durante la conexión Termine
- No hagas ruidos molestos.
- No grites ni te muevas de forma que distraigas.
- No hables por encima de los demás.
- No dejes que los miembros positivos del equipo se vean arrastrados por la negatividad.
- Reduzca al mínimo las conversaciones paralelas.
- Llevar joyas "ruidosas" no es una buena idea.
- Tapar el micrófono tampoco es una buena idea: apágalo cuando no estés hablando.
Conclusión:
Durante esta pandemia, las interacciones en línea resultaron ser esenciales. Aunque requiere un poco más de esfuerzo (sobre todo si no está acostumbrado a este enfoque de debate), tenga la seguridad de que, con un poco de práctica y un par de reglas organizativas esenciales, estos encuentros podrían ser tan eficaces como los presenciales Termine.
Al poner en práctica estos seis consejos, debería ser capaz de minimizar el estrés, mejorar la productividad y aportar una pizca de entretenimiento a su próxima sesión en línea, dejando a los participantes más implicados y con la sensación de que el objetivo se ha cumplido cuando todo el mundo pulsa "salir de la Termin".
Sobre el autor
Nada Bundalo es una experimentada creadora de enlaces y gestora de contenidos en Intercoolstudio. No dudes en contactar con ella en LinkedIn.
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