Los modelos de trabajo híbrido y a distancia tienen muchas ventajas. No "sólo" permiten a los trabajadores la flexibilidad de ubicación y de horario que anhelan. Es más, cuando se hacen bien, también contribuyen a mejorar el bienestar, aumentar los ingresos y aumentar la autonomía.
Sin embargo, el trabajo a distancia también conlleva algunos retos importantes.
Según el Informe sobre el estado del trabajo a distancia para 2022, los trabajadores remotos luchan por encontrar el tiempo para desconectar y relajarse, la soledad, la motivación, los retos de colaboración y la falta de oportunidades de promoción profesional.
Y eso no es todo.
El agotamiento y la fatiga de las reuniones también se han convertido en una consecuencia común del trabajo a distancia en los últimos dos años.
En Polonia y Rusia, el 66% de los trabajadores experimentaron agotamiento en 2021. Y en Brasil, una cuarta parte de las mujeres declararon haber experimentado la fatiga de Zoom.
Así que, sabiendo que una gran parte de la mano de obra híbrida y remota lucha contra el agotamiento, especialmente el causado por la comunicación digital, no es mala idea explorar los métodos que podrían ayudarles a evitar el agotamiento total.
Este artículo explora la investigación y las formas respaldadas por la ciencia para combatir la fatiga de las reuniones y sugiere estrategias para evitar que el trabajo a distancia pase factura al bienestar emocional y físico de los trabajadores.
Por qué se produce la fatiga en las reuniones
Aunque pueda parecer que la fatiga por videoconferencia se produce por pasar demasiado tiempo mirando una pantalla, un trabajo de investigación de 2020 propuso que esa no es la verdadera razón por la que los trabajadores remotos sienten agotamiento después de un día lleno de reuniones virtuales.
En cambio, la fatiga de las reuniones es simplemente una consecuencia de la compleja naturaleza del procesamiento de las interacciones interpersonales en una dinámica espacial distorsionada.
Sencillamente, las videollamadas no son la forma natural de comunicación de los seres humanos. Siempre están ahí. Estimulan la sensación de tener el espacio personal invadido. Y dificultan la lectura del lenguaje corporal de los demás.
Además, las reuniones en línea exponen a los participantes a "la mirada constante. "Y sí, esta mayor sensación de ser observado hace que la gente se concentre más y rinda más. Pero también hace que se fatiguen más rápidamente.
Y eso no es todo cuando se trata de las características de las reuniones virtuales que agotan a la gente.
Según un estudio de investigación publicado en diciembre de 2021, los siguientes cuatro factores contribuyen además a la fatiga de las reuniones:
- La frecuencia y la duración de las reuniones por vídeo crean una sensación de proximidad excesiva, que normalmente se evita en la comunicación cara a cara con cualquier persona que no sea un amigo íntimo o una pareja.
- Las reuniones en línea hacen más difícil la comunicación no verbal. Esto significa que los participantes tienen que esforzarse mucho más para recibir y enviar señales esenciales, lo que supone una mayor carga cognitiva.
- La participación en las convocatorias virtuales expone a las personas a una imagen de sí mismas. Esto suele llevar a la autoevaluación, que puede ser un comportamiento estresante.
- Las personas suelen aprender a través del movimiento. Sin embargo, las reuniones en vídeo les obligan a permanecer sentados. Esto impide que las personas procesen y comprendan eficazmente la información compartida y, en consecuencia, aumenta el esfuerzo que supone la comunicación.
Estrategias para prevenir y combatir la fatiga de las reuniones cuando se trabaja a distancia
El problema de manejar la fatiga de las reuniones es que no existe una solución universal. Al fin y al cabo, la mayoría de los trabajadores remotos no pueden volver a la oficina para un rápido cara a cara.
No obstante, eso no significa que no haya métodos respaldados por la ciencia para prevenir el agotamiento de las conferencias virtuales.
Aquí hay algunos que vale la pena probar.
"No hagas hoy más de lo que puedas recuperar para mañana". - Greg McKeown
En su libro Sin esfuerzoGreg McKeown destaca la importancia del descanso a la hora de organizar la jornada laboral.
El autor aconseja a los lectores que dividan su trabajo en sesiones de 90 minutos, lo cual es una buena manera de combinar el descanso con la concentración profunda. Al hacer pausas periódicas, los trabajadores a distancia pueden tener suficiente tiempo entre reuniones para no sentirse abrumados. Además, esta práctica también les permite recuperarse de las tareas más exigentes, asegurándose de que están preparados para la siguiente ráfaga de trabajo profundo cuando llegue el momento.
A la hora de organizar eficazmente las reuniones virtuales, programar descansos regulares es una estrategia excelente y respaldada por la ciencia para evitar la fatiga y aumentar la productividad.
Además, tener una agenda de reuniones bien definida permite a los equipos remotos cubrir todos los temas previstos. Además, evita que la teleconferencia se alargue demasiado o se convierta en algo inútil que no aporte ningún valor a los participantes.
Saber cuándo funcionan las llamadas virtuales y cuándo no
La clave para utilizar las reuniones virtuales de forma productiva (y sin que lleven al agotamiento) se reduce a saber cuándo funcionan y cuándo no.
Por ejemplo, las reuniones virtuales con más de 30 participantes no contribuyen al progreso profesional. Por el contrario, obligan a todo un grupo a sentarse en silencio mientras una sola persona habla.
Sin embargo, las reuniones en grupos pequeños de hasta cuatro participantes funcionan de maravilla. Y, al parecer, a veces son incluso preferidas por los trabajadores, ya que son más fáciles de gestionar que las sesiones en directo.
Por lo tanto, si está buscando estrategias para ayudar a su equipo a fatigarse menos en las reuniones en línea, considere si es esencial que todos estén presentes en primer lugar. Sí, conseguir que la gente participe es crucial para mantener una buena dinámica de equipo. Pero obligarles a permanecer en silencio o a pelearse para hablar por encima de los demás es cualquier cosa menos saludable.
Una solución puede ser limitar el número de personas que tienen que asistir a las videoconferencias. Así, en lugar de reunir a todo el mundo en una llamada para recabar ideas, considera métodos de comunicación alternativos. El equipo remoto de Optimal Workshop, por ejemplo, sugiere utilizar software de colaboración como MURAL, Trello, InVision y Google Drive, todos ellos lo suficientemente potentes como para gestionar tareas de grupo intensivas como las pruebas y el diseño de UX.
Utiliza la biología para elaborar el mejor calendario de reuniones
Un horario de trabajo tradicional, para la mayoría de la gente, significa rendir bien de forma constante en cualquier momento entre las 9 de la mañana y las 5 de la tarde. Pero, según la ciencia, esto no es exactamente posible.
Los niveles de energía del ser humano sufren altibajos debido a un proceso natural llamado ritmo circadiano. Este proceso provoca cambios físicos, mentales y de comportamiento y suele estar ligado a un ciclo de 24 horas.
Entonces, ¿qué tiene que ver el ritmo circadiano con la fatiga de las reuniones virtuales?
Pues bien, resulta que, para la mayoría de las personas, las horas de máxima alerta se producen entre las 9 y las 11 de la mañana y entre las 19 y las 21 horas. Y, dado que participar en reuniones en línea requiere un alto grado de alerta y un gran esfuerzo, una excelente estrategia para evitar la fatiga sería encontrar métodos para gestionar tu energía para lograr una mayor productividad.
Algo tan sencillo como evitar las videollamadas después del almuerzo puede ser de gran ayuda para prevenir la fatiga en las reuniones. Si permite que todos piensen con más claridad y participen con un poco más de entusiasmo, no sólo combatirá el agotamiento. Además, puede incluso contribuir a nuevos avances profesionales para su equipo a distancia.
Intente incluir oportunidades de comunicación cara a cara
Por último, cuando busque formas de combatir la fatiga de las reuniones mientras trabaja a distancia, comprenda que las conversaciones virtuales, a pesar de sus muchas ventajas, no pueden compararse con la comunicación cara a cara.
Por lo tanto, vea si hay alguna posibilidad de que su equipo disperso se reúna, al menos de vez en cuando, para hacer una lluvia de ideas, compartir experiencias y, simplemente, acercarse de una manera que impulse una mejor colaboración.
Una forma excelente de hacer que las reuniones presenciales se produzcan es programar un retiro anual del equipo, que puede ser una magnífica oportunidad para la creación de equipos. Una escapada de equipo no solo fomenta la colaboración y la comunicación, sino que también ayuda a los trabajadores remotos a escapar de la rutina diaria de las reuniones virtuales y les permite cambiar de aires.
Por supuesto, para los equipos más grandes, salir de viaje puede requerir un presupuesto considerable. Sin embargo, hay algunos recursos excelentes para encontrar vuelos baratos, reservar alojamiento asequible y hacer más con menos dinero.
Para terminar
Las reuniones en línea son una parte insustituible de la gestión de un negocio en el mundo actual. Y están aquí para quedarse.
Pero, al ver que pueden conducir a la fatiga (y a veces incluso al agotamiento), los directores de equipos remotos deben encontrar formas eficaces de hacer que las llamadas virtuales sean más productivas, agradables y menos perjudiciales para la salud de los trabajadores remotos.
Las estrategias de las que hemos hablado en este artículo son todas excelentes tácticas para probar. Cuando las pongas en práctica, recuerda que cada equipo profesional (y cada persona que forma parte de él) tiene sus propias necesidades.
Así que, en lugar de intentar aplicar fórmulas, busca la manera de hacer tuyos los consejos anteriores. Sí, las mejores prácticas pueden requerir un poco de ensayo y error hasta dar con la mejor solución. Pero invertir en el bienestar de su equipo siempre merece la pena el esfuerzo adicional al final.
Sobre el autor
Natasha es una dama del teclado y un infierno de geek. Lleva más de una década trabajando y colaborando con clientes individuales y empresas de todos los tamaños. Natasha se especializa en escribir sobre diseño, branding, marketing digital y crecimiento empresarial. También es adicta al arte en todas sus formas y al tofu asado.
