Ahora que las reuniones en línea se suceden cada día, parecer un experto es cada vez más esencial para dejar una impresión duradera en prospectos, clientes e incluso colegas.
Pero, cuando se trata de una experiencia de reunión en línea exitosa y sin problemas, el anfitrión puede tener mucho en su plato.
Bueno, después de todo, las reuniones virtuales no consisten únicamente en crear un enlace de reunión y reenviarlo a todo el mundo antes de la reunión. También se trata de preparar el entorno y garantizar que todo funcione a favor de una conversación productiva. La experiencia y el compromiso de los participantes son fundamentales para el éxito de la reunión.
Ahí es donde todo se pone un poco difícil.
Y ahora, la pregunta candente es : "¿cómo debe un anfitrión preparar una reunión en línea para el hogar?".
He aquí algunas de las mejores prácticas para ayudarle a sacar el máximo provecho de sus próximas reuniones en línea de manera más eficaz.
1) Elegir el software de reuniones adecuado
Hay montones de software para reuniones. El mejor es el que es accesible para todos los participantes, se ajusta a su presupuesto y se adapta a todas las necesidades de su reunión.
Por ejemplo, el software de reuniones es gratuito y fácil de usar, además de bastante popular. Pero no tiene las herramientas de colaboración (pizarra, pantalla compartida, etc.) que necesitas. Es entonces cuando entiendes que necesitas otro software.
La clave es elegir siempre un software de reuniones que le ofrezca todas las funciones esenciales que necesita, para no tener que hacer malabarismos con diferentes herramientas durante la reunión.
Esto incluye características como:
- Pantalla compartida para mostrar diapositivas o demostraciones de productos
- Conferencias de audio y vídeo para la interacción en tiempo real
- Funciones de chat para tomar notas en colaboración
Puede utilizar MeetFox para todas sus necesidades de reuniones en línea. Con su interfaz sencilla e intuitiva, puede compartir fácilmente las pantallas, chatear con los participantes y mucho más.
No olvides probar el software antes de la reunión para evitar cualquier fallo o problema durante la llamada real. Así te aseguras de que todo funcione bien.
2) Preste atención a su equipo de reuniones
"Oh, lo siento, John. Estabas rompiendo. ¿Puedes repetirlo?" Dijo un compañero de trabajo después de que John explicara sus complejos puntos para su próxima idea de contenido de la lista de control de marketing en vídeo.
A nadie le gusta tener que volver a explicar las cosas por culpa de un mal equipo de reuniones.
Asegúrate de que todos tus dispositivos son compatibles con el software que estás utilizando. No querrás que el ordenador de una persona no pueda conectarse a la llamada.
También necesitarás un espacio tranquilo y sin distracciones para tu reunión. Si hay demasiados ruidos de fondo, será difícil que los participantes se concentren y afectará a la calidad general de la reunión.
Si es posible, intenta utilizar unos auriculares en lugar de los altavoces del ordenador. Así no tendrás que preocuparte por el eco o los ruidos de fondo.
Además, antes de que comience la reunión, asegúrate de comprobar la velocidad de tu conexión a Internet. No hay nada más frustrante que tener una reunión que se queda en el búfer o se cuelga.
3) Crear un entorno acogedor
El anfitrión es quien marca el tono de la reunión. Quiere crear un ambiente en el que los participantes se sientan cómodos haciendo preguntas y compartiendo sus ideas.
Comienza presentándote y dando la bienvenida a todos los participantes. Esto ayudará a que los participantes se conozcan entre sí y se sientan cómodos compartiendo sus ideas.
Asegúrate de presentar a cada participante al principio de la reunión. Esto ayudará a todos a saber quién está hablando.
Además, es mejor informar a todos de cómo pueden participar en la reunión. Es posible que algunos participantes sean tímidos y necesiten un poco más de estímulo para hablar. En este caso, también hay que animarles a utilizar la función de chat para compartir sus ideas.
Para ello, establezca desde el principio algunas normas básicas para la reunión. Esto ayudará a que todos entiendan las expectativas y cómo se desarrollará la reunión.
4) Elaborar el orden del día de la reunión
El orden del día de la reunión ayudará a mantener el rumbo de la misma y a garantizar que todo el mundo esté al tanto de lo que se va a debatir. Debe enviarse a todos los participantes antes de la reunión, para que puedan venir preparados.
El orden del día debe incluir:
- Presentaciones - ¿Quién es quién en la reunión? ¿Cuáles son sus funciones?
- Objetivos - ¿Qué espera conseguir o discutir en esta reunión?
- Temas - ¿Qué temas específicos se tratarán durante la reunión?
- Calendario - ¿Cuánto tiempo ocupará cada tema?
El orden del día también puede utilizarse como herramienta de referencia durante la reunión, para que los participantes puedan hacer un seguimiento de lo que se ha discutido y de lo que queda por tratar.
Y si alguien tiene que abandonar la reunión antes de tiempo o se incorpora tarde, puede ponerse al día fácilmente leyendo el orden del día.
5) Utilizar herramientas de compromiso
Cuanto más comprometidos estén los participantes, más productiva será la reunión. En este caso, el uso de herramientas de participación como las funciones de chat y las pizarras blancas para fomentar la interacción puede ser muy útil.
Si se discute algún tema controvertido, utilizar una pizarra para esbozar posibles soluciones puede ayudar a evitar cualquier "debate" acalorado. También da a todos la oportunidad de intervenir en la discusión.
Compartir ayudas visuales, como imágenes, infografías o vídeos, puede ayudar a ilustrar los puntos complicados que se plantean. Esto ayudará a todo el mundo a seguir la conversación y a garantizar que nadie se pierda en el debate.
6) Hazlo corto con contenido complementario
En general, se considera que la duración óptima de una sesión de videoconferencia profesional debe ser de 45 minutos a 1 hora. Si haces que la reunión en línea dure 2 horas, no puedes esperar otra cosa que participantes aburridos y agobiados.
Por este motivo, siempre hay que intentar que la reunión sea breve y dulce, con contenido complementario si es necesario. Esto ayudará a garantizar que todo el mundo siga participando y centrándose en el debate.
Es posible que necesites contenidos, folletos o materiales para reuniones como recursos que te ayuden a transmitir las ideas de forma impecable, clara y concisa. No se pierde tiempo en búsquedas repentinas o silencios incómodos.
De este modo, aunque se celebre una reunión breve, estará seguro de que todo el mundo entiende los puntos clave.
7) Considere la posibilidad de utilizar herramientas de grabación (especialmente para las reuniones importantes)
Las herramientas de grabación pueden ser un salvavidas, sobre todo si hay puntos importantes de la reunión que deben ser compartidos con todos los participantes.
De este modo, todos pueden volver a revisar la discusión cuando sea necesario. Además, permite dejar constancia de lo que se discutió en caso de que surjan preguntas o disputas más adelante.
El uso de herramientas de grabación también puede ayudar a identificar cualquier área que pueda necesitar ser mejorada para futuras reuniones. También puede utilizarse para ayudar a evaluar la eficacia de la reunión, la forma en que los participantes interactúan entre sí y si se cumplieron o no los objetivos.
8) Enviar notas de seguimiento
Intenta siempre terminar la reunión con una nota positiva a través del correo electrónico o del chat. Agradece a todos su tiempo y recuérdales lo que se ha tratado en la reunión.
Esto ayudará a garantizar que todo el mundo se sienta bien en la reunión y sea más probable que recuerde el debate.
También es una buena idea enviar el orden del día de la reunión y cualquier contenido complementario que se haya utilizado durante la misma, incluyendo a los que no pudieron asistir, con los puntos de acción y el espíritu de la discusión. A los participantes les resultará mucho más fácil repasar lo ocurrido en la reunión y hacer un seguimiento de todo lo que haya quedado sin resolver.
Para terminar: Haga que su reunión en línea sea fluida y cómoda para el hogar
Lo bueno de las reuniones en línea es que puedes seguir comunicando tus ideas a distancia mediante una conexión a Internet y una cámara web. Pero, como anfitrión, no basta con encender la cámara y dictar los procedimientos de la reunión.
Usted tendrá el control y los participantes se sentirán como si estuvieran allí mismo con usted, lo que hará que la experiencia sea más agradable. Siguiendo estos consejos, su reunión en línea puede transcurrir con mayor fluidez y todos pueden mantenerse centrados en el debate que se está llevando a cabo. Por lo tanto, puede hacer que sea mucho más fácil para todos avanzar con cualquier elemento de acción necesario.
Sobre el autor
Andre Oentoro es el fundador de Breadnbeyond, una galardonada empresa de vídeos explicativos. Ayuda a las empresas a aumentar las tasas de conversión, a cerrar más ventas y a obtener un ROI positivo de los vídeos explicativos (en ese orden).
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