Desde que se produjo la pandemia mundial, el sitio virtual Termine se ha convertido en una nueva forma de comunicación, incluso en una parte habitual del día a día para muchos de nosotros. Gracias al rápido crecimiento de las tecnologías, existe una solución ideal que puede utilizar en cualquier parte del mundo: el software Termin en línea.
Sin embargo, con tantas opciones entre las que elegir, escoger el software de reuniones en línea adecuado para su empresa no es tarea fácil. Cada uno de ellos ofrece diferentes características y funciones útiles para examinar... y, por supuesto, no todo tendrá sentido para su proyecto o equipo.
En otras palabras, no hay una talla única cuando se trata de elegir el software de reuniones en línea perfecto. Todo depende de las necesidades de tu empresa y de lo que quieras conseguir.
Pero, sin duda, hay algunas características esenciales e imprescindibles que no deberían faltar. Y las hemos enumerado para ti.
Característica #1. Pantalla compartida
Un software en línea Termin que merece la pena considerar ofrece una función para compartir la pantalla. En el caso de y los seminarios web Termineinteractivos, esta función es vital.
La función de compartir pantalla le facilita mucho la colaboración en equipo. Puedes compartir imágenes, mapas mentales, gráficos, tablas, demostraciones paso a paso y otra información de colaboración desde la pantalla individual de un usuario.
Mostrar a cada uno de los participantes o miembros de la Termin cómo funciona algo simultáneamente en tiempo real es mucho más útil y ahorra tiempo que limitarse a hablar de ello. Se puede decir que esta función les ayuda a retener la información rápidamente y a mantenerlos en la misma página.
Característica #2. Chat en vivo
Un sólido software Termin en línea siempre permite a los participantes chatear entre sí o con el anfitrión en una ventana separada mientras se desarrolla la Termin .
Por ejemplo, si tienes una pregunta y no quieres interrumpir el flujo de la Termin, puedes simplemente enviar un mensaje y todos pueden discutirlo cuando estén listos. Esta función mantiene la línea de comunicación abierta y la Termin en movimiento de forma eficaz. Esto es especialmente útil cuando tienes una gran audiencia.
Las funciones de chat también pueden ser muy útiles cuando necesitas compartir enlaces a recursos que quieres que otros participantes consulten. Basta con copiar el enlace en la ventana del chat y compartirlo con todos a la vez.
Característica #3. Compatibilidad multidispositivo
La necesidad de celebrar reuniones en línea es ahora tan frecuente en las distintas unidades de negocio y niveles de una organización que la plataforma elegida debe permitir a los empleados acceder a ella en cualquier lugar y con cualquier dispositivo.
Los estudios demuestran que el 90% de las personas utilizan varias pantallas de forma secuencial. Por eso, un buen software online Termin debe ofrecer a sus usuarios compatibilidad multidispositivo, para que puedan acceder a él a través de sus ordenadores de sobremesa, portátiles, tabletas o smartphones.
En un Termin en el que participan personas de diferentes lugares y zonas horarias, esta función de compatibilidad con múltiples dispositivos es una de las más útiles para la colaboración en equipo.
Característica #4. Grabación ilimitada
Hay muchas aplicaciones que te permiten grabar las pantallas de tus dispositivos, para que puedas guardar o compartir tus reuniones online. Pero, cuando un software de reuniones en línea te ofrece funciones de grabación dentro de la aplicación, sabes que vale la pena usarlo.
La función de grabación dentro de la aplicación permite a los usuarios grabar las actividades de la pantalla, el sonido del sistema y el sonido del micrófono durante toda la Termin, con sólo unos pocos clics y sin tener que cambiar de pestaña.
Si no recuerdas todos los detalles de la conversación o discusión, incluso las complicadas peticiones de un cliente demasiado exigente, puedes revisarlo todo más adelante con esta función.
Característica #5. Soporte de vídeo y audio HD
"Lo siento, la pantalla está borrosa" "¿Puedes repetirlo? Se está cortando " Esas podrían ser algunas de las frases más comunes que escucharías si utilizas un software de reuniones online que ni siquiera soporta vídeo y audio de alta definición.
Para disfrutar de la mejor experiencia en línea en Termin , hay que elegir un software que ofrezca voz y vídeo en alta definición. Unas imágenes de alta calidad y un audio cristalino pueden hacer que Termin sea más eficaz y que los participantes se sientan también satisfechos.
Como mínimo, el vídeo debe mostrarse en torno a los 480p y acercarse a los 720p en las transmisiones de alta calidad. Por su parte, la calidad del audio debe soportar al menos 16 kHz y no debe crear sonido granulado, eco o retroalimentación.
Característica #6. Calendario y recordatorio
La función de calendario y recordatorio de un software online Termin es útil para programar Termine y enviar invitaciones a Termin . Esta función también hace que "encontrar tiempo" sea muy fácil.
Puedes encontrar fácilmente un momento en el que puedas llamar o reunirte con tus colegas o clientes y asegurarte de que ni tú ni ellos faltáis a la cita.
La mayoría de las veces, el calendario y la función de recordatorio no permiten la superposición de eventos, por lo que no tendrás dos en línea Termine al mismo tiempo.
Característica #7. Intercambio de archivos en tiempo real
La función de compartir notas, documentos y archivos en un software Termin en línea es importante para la colaboración, de modo que puedan trabajar juntos en tiempo real.
La función también ayuda a todos los participantes a ver el documento y a compartir sus opiniones o comentarios. Así, se puede editar o hacer cambios en el documento de inmediato.
De este modo, todo el mundo se mantiene al día de los cambios en los documentos, ya sea una presentación o una propuesta. En este caso, se puede decir que la función de compartir archivos minimiza el uso de herramientas menos eficaces, como el correo electrónico, los servicios de almacenamiento en la nube, etc.
Característica #8. Análisis o informes de vídeo
El análisis de vídeo es otra característica importante que debe tener el software Termin en línea para ayudar a los administradores y gestores a realizar un seguimiento de las actividades de los usuarios, como la duración de la videoconferencia, la duración de la transmisión en directo, etc.
Obtendrán información detallada sobre lo que ha ido bien o mal en la anterior Termine para poder mejorarla en el futuro Termine.
La función de análisis e informes también le permite entender qué partes y cuándo sus reuniones son las más atractivas, así como cuántas personas asisten a la reunión.
Característica #9. Herramientas de pizarra
Lo mejor de las reuniones en persona es que puedes discutir un proyecto con tus compañeros de equipo o clientes delante de una pizarra y colaborar en él. Un potente software de reuniones online puede ayudarte a hacerlo también a distancia gracias a la función de pizarra.
Ya sea para debatir la próxima campaña en las redes sociales, los proyectos de anuncios en vídeo o el proceso de creación de contenidos de este mes, las herramientas de pizarra blanca de un software de reuniones online son útiles para intercambiar ideas con tus compañeros, realizar sesiones de brainstorming y presentaciones.
También sería genial tener la posibilidad de guardar esos contenidos compartidos como archivos PDF, JPG o incluso MP4 para poder guardarlos y compartirlos cuando lo necesites.
Característica #10. Conexiones seguras y encriptadas
Cualquier software de reuniones remotas que utilices debe ofrecer conexiones seguras entre los participantes para evitar cualquier acceso no autorizado o escucha de tus reuniones y llamadas importantes.
También deben tener la capacidad de establecer una conexión cifrada con encriptación SSL para toda la transferencia de datos. De esta manera, haces más seguras todas las actividades de las reuniones en línea y hace más difícil que sean hackeadas o interrumpidas.
Elija bien su software de reuniones en línea
El uso de un software de reuniones en línea que ofrezca todas las funciones esenciales mencionadas anteriormente puede marcar la diferencia en lo que respecta a la productividad empresarial. Hace que sus reuniones sean más eficientes y aumenta la retención y la satisfacción de los participantes.
MeetFox es un ejemplo de software potente que te mima con las características esenciales que necesitas en una solución de reuniones online. Desde la posibilidad de compartir archivos y documentos, hasta la programación, pasando por una sala de reuniones segura con la opción de personalizarla, y la posibilidad de que los participantes se unan a los seminarios web desde un PC o un dispositivo móvil: MeetFox le ofrece todo lo que necesita. Además, es muy fácil de usar, por lo que incluso los participantes que no son informáticos pueden utilizarlo sin problemas.
Sobre el autor
Andre Oentoro es el fundador de Breadnbeyond, una galardonada empresa de vídeos explicativos. Ayuda a las empresas a aumentar las tasas de conversión, a cerrar más ventas y a obtener un ROI positivo de los vídeos explicativos (en ese orden). No dudes en conectar con él en Twitter: @breadnbeyond y LinkedIn: Andre Oentoro
.jpg)
