Cada día se celebran más de 11 millones de reuniones en todo el mundo. Algunas de ellas se han trasladado al vector de las reuniones en línea, debido a la demanda de trabajo a distancia y al aumento del número de autónomos. Esta es la razón de la aparición de un gran número de tipos de reuniones virtuales: entrevistas, reuniones de trabajo entre superiores y subordinados, reuniones personales, webinars, eventos corporativos online. Cada uno de ellos tiene sus propias características y etiqueta.
Y si las reuniones virtuales dentro de la empresa son un quebradero de cabeza para la dirección, que debe elegir un modelo para celebrarlas e informar a todos los empleados sobre las normas, los autónomos no tienen a quién contárselo. Hemos recopilado toda una guía sobre las reglas para el éxito de las reuniones virtuales, especialmente para los autónomos.
Por qué son mejores las reuniones virtuales
Hoy en día, para celebrar una reunión no es necesario estar con todos los empleados bajo el mismo techo. El formato de las reuniones virtuales le permite comunicarse con sus colaboradores en línea, independientemente de su ubicación. La comunicación de trabajo en línea abre muchas oportunidades para los autónomos:
- Manténgase conectado, en cualquier momento y en cualquier lugar. Si tienes un ordenador portátil, una mesa o un dispositivo móvil con una pantalla grande y una conexión a Internet ininterrumpida, puedes comunicarte con tus clientes desde cualquier parte del mundo. Hoy en día, casi todas las ciudades cuentan con un espacio de coworking, una mini-oficina por un día, donde se puede trabajar al menos cada día. También es conveniente para muchos trabajar desde cafeterías y en casa. Además, se desarrollan constantemente aplicaciones para una comunicación y un trabajo más cómodos.
- Aumenta la productividad. Gracias a las herramientas disponibles en las videoconferencias, podrá realizar una lluvia de ideas y guardar todos los datos. Por ejemplo, existen pizarras blancas, blocs de notas, archivos compartidos o incluso pantallas compartidas. La tecnología también permite conectar el micrófono según el plan de conversación, para que cada participante en la reunión pueda expresar su opinión en el momento adecuado.
- Establezca un modelo de comunicación específico. Usted mismo puede ajustar el tema y el plan de la conversación ofreciéndoselos a sus oponentes. Esto eliminará la pérdida de tiempo en conversaciones vacías.
Además, varias personas pueden conectarse a la vez a una reunión en línea, lo que es importante para los grandes proyectos de los autónomos.
Reglas de etiqueta
Cualquier reunión se celebra de acuerdo con ciertas reglas: las reuniones en línea no son una excepción. Hay unas reglas mínimas de etiqueta que un autónomo debe cumplir.
Código de vestimenta
No es necesario llevar un traje de negocios con corbata y peinado. Basta con ponerse una chaqueta limpia y peinarse. Si vas a comunicarte con representantes de una gran empresa, es mejor que aparezcas ante la cámara con camisa. Esto mostrará tu profesionalidad y tus intenciones serias.
Ver lo que hay alrededor
Presta atención a tu lugar de trabajo. No debe haber nada superfluo en él. Mira también detrás de ti. El fondo también es importante: no debe haber cosas sucias, juguetes de niños esparcidos o una cama sin hacer.
Si necesitas arreglar la situación urgentemente, y la casa está completamente desordenada, utiliza el fondo propuesto en la herramienta de videoconferencia.
Iluminación y micrófono
Tu cara debe ser claramente visible en la cámara, para ello es importante ajustar la iluminación. Lo mismo ocurre con el micrófono. Asegúrate de que funciona y no olvides apagarlo durante la conversación cuando tu oponente esté hablando. De este modo, mostrarás respeto por todos los participantes en la conversación, lo que no pasará desapercibido.
Antes de la reunión, asegúrate de realizar una llamada de prueba y evaluar la calidad de la luz y el sonido.
Saludo y dicción
Si hay varias personas en la reunión, asegúrate de saludar a todos y presentarte cuando empieces a hablar. Expresa tus ideas con claridad y di cada palabra con claridad para que nadie te detenga y te pregunte de nuevo.
No hay comida
Nunca comas durante la reunión. Lo único: pon un vaso y una botella de agua en el escritorio, te serán útiles. Y parar una reunión sólo porque tienes la garganta seca es una falta de respeto.
No se distraiga
Cuando se inicia una conversación, debes sumergirte en ella. No compruebes tu correo electrónico, no leas un libro, no te distraigas con nada: sólo escucha. De lo contrario, puedes perderte algo importante y perder el hilo de la conversación; esto es una falta de respeto y puede tener consecuencias negativas para ti.
No llegues tarde
Nunca llegues tarde a las reuniones virtuales. Ponte un calendario recordatorio y establece una hora de notificación 15 minutos antes del comienzo. Eso es suficiente para estar preparado.
8 consejos para el éxito de una reunión en línea
1. ¿Es posible resolver el problema sin una reunión en línea?
Algunas cuestiones son más fáciles de resolver por correspondencia. Por ejemplo, cuando se necesita hacer sólo un par de preguntas al cliente o aclarar algo. Una reunión cara a cara es siempre un marco: registro de entrada, código de vestimenta, visión adecuada del área de trabajo, etc., que requiere una preparación previa. Pero si el cliente insiste en negociar por videoconferencia, no le lleves la contraria, es mejor dedicar media hora a prepararse y hablar durante 5 minutos que perder al cliente.
2. Tratar con comprensión
Por desgracia, no todos los participantes en una reunión en línea pueden permitirse encender la cámara o cumplir plenamente las normas de etiqueta. Intenta tratarlos con comprensión y no insistir. Sí, la comunicación por vídeo es una oportunidad para ver a una persona y evaluar su lenguaje corporal, pero lo más importante es la esencia de la conversación. La comprensión por tu parte ayudará a crear confianza y tu oponente te animará sin duda en el futuro.
3. Planificación
Independientemente del número de personas que vayan a asistir a la reunión, es importante elaborar un plan para su desarrollo. Esto le permitirá adelantar las cuestiones principales, reducir el tiempo de toda la conversación, encontrar una oportunidad para que cada uno de los participantes hable y desechar todo lo innecesario.
Anuncie el plan antes del comienzo de la reunión y cúmplalo. Tanto si te reúnes con clientes actuales como con clientes potenciales, prepara una presentación para asegurarte de que cubres los temas más importantes y das a tu audiencia el contexto visual que tanto necesita.
4. Utilizar un ordenador o un portátil
Muchos autónomos y clientes prefieren organizar conferencias desde su dispositivo móvil. A pesar de que la funcionalidad es más cómoda, es una mala idea. Utilice sólo un ordenador o un portátil para las reuniones en línea. Esto le permitirá obtener una imagen más clara, un sonido óptimo, realizar una grabación de la pantalla y tomar notas. Cuando la comunicación se realiza a través de un smartphone, es muy difícil incluso estabilizar la imagen. Pero si se trata de una reunión rápida o el propio cliente insiste en que se le contacte por teléfono, acepte, porque ¡el cliente siempre tiene razón!
5. Desactivar las notificaciones
Asegúrate de desactivar todas las notificaciones mientras compruebas la calidad de la imagen y el sonido. Distraen mucho durante una conversación, y uno siempre quiere comprobar qué y quién ha escrito. Además, cuando usted proporciona su pantalla a todos los participantes en la conversación, y recibe mensajes personales, es poco probable que al cliente le guste. Activa la opción "No molestar" en tu ordenador y desactiva todas las notificaciones mientras dure la reunión.
6. Mira a la cámara
Al hablar, mira siempre a la cámara y no a la pantalla del ordenador. Esto sólo es apropiado si estás tomando notas y tus interlocutores lo saben. En los demás casos, indicará tu desinterés por la conversación y minará la relación de trabajo.
7.Acortar la conversación
Más del 35% de los trabajadores pasan de 2 a 5 horas al día en reuniones y llamadas, pero no consiguen nada. Sí, las conversaciones largas no sólo son agotadoras, sino que a menudo no tienen carga semántica. Intente limitar la reunión a un máximo de 45 minutos. Si se necesita más tiempo, haz una pausa de 10 minutos y vuelve a la conversación. Pero es mejor planificar la conversación e intentar acortarla de antemano. Esto le permitirá a usted y a su oponente discutir rápidamente los detalles principales y volver al trabajo.
8.Haz un balance
Al final de la conversación, habla de los puntos principales de la reunión. Por ejemplo, qué tareas se establecen y qué formas de resolverlas se proponen. Si te piden que levantes acta de la reunión, avisa cuando puedas proporcionarla. Asegúrate de agradecer a los interlocutores su tiempo.
Conclusión:
Los autónomos están encerrados en reuniones online. No sólo es una forma cómoda de interactuar con clientes y colegas, sino también una forma productiva de resolver cualquier problema. La tarea principal es enfocar correctamente la realización de reuniones virtuales atractivas. Le ofrecemos una guía para organizarlas para autónomos. Utilice las reglas de etiqueta y los 8 consejos para que sus reuniones en línea tengan más éxito.
Sobre el autor
Eliza Medley es una experimentada escritora y psicóloga. Se interesa activamente por la gestión, las nuevas tecnologías y la redacción de artículos de motivación. Y también trata de ir con el tiempo con las tendencias modernas. Inspira a la gente con su trabajo para que aprenda cosas nuevas y alcance nuevas cotas.
