Demandez à un groupe de personnes quels sont leurs principaux cauchemars. Les résultats incluront probablement le fait de réaliser que vous êtes nu en public, d'être poursuivi par quelqu'un ou de perdre vos dents. Mais mentionnez les mots "travail rendez-vous" et tout le monde réalisera soudainement que fuir un monstre n'est pas si mal après tout.
Nous ne faisons pas le bon choix pour rendez-vous si 66 % des gens admettent avoir trouvé des excuses pour les éviter. Les résultats d'une rapide recherche en ligne sur le sujet illustrent ce que le monde ressent à l'égard des réunions d'affaires. L'économiste américain Thomas Sowell a parfaitement résumé la situation en déclarant que "les personnes qui apprécient rendez-vous ne devraient être responsables de rien."
rendez-vous sont des êtres délicats. Commencez-en un de la mauvaise façon et vous lui ferez de l'ombre pendant toute sa durée. Le travail à distance n'a pas facilité les choses non plus. La communication au sein de l'entreprise s'est traduite par l'utilisation d'outils tels qu'un numéro de téléphone virtuel et appels vidéo. Pour certains d'entre nous, cela a signifié l'apprentissage d'une toute nouvelle langue.
Exploitez bien votre temps et vous renforcerez le sentiment d'identité collective de votre équipe et son engagement envers l'entreprise. Une étude a révélé que la satisfaction des employés en matière d'équilibre entre vie professionnelle et vie privée peut passer de 62 % à 92 %. Ce résultat peut être atteint si les entreprises travaillent sur leurs stratégies rendez-vous . Vous pouvez commencer dès aujourd'hui en identifiant les quatre erreurs les plus courantes.
Ne pas être à l'heure
Rien ne dit mieux "je n'apprécie pas votre temps" que d'arriver en retard à votre propre rendez-vous. 49% des gens trouvent qu'arriver en retard ou partir en avance est la chose la plus ennuyeuse de rendez-vous. Si quelqu'un prend du temps sur son emploi du temps chargé pour vous écouter, faites en sorte que cela en vaille la peine.
Nous savons tous ce qu'est l'attente. La tension remplit la pièce au fur et à mesure que l'horloge tourne. Les gens boivent désespérément trop de café et tripotent tout ce qui leur tombe sous la main. Le porte-parole apparaît enfin et, au moment où tout le monde soupire de soulagement, un élément de la technologie ne fonctionne pas.
Les défaillances informatiques font que l'énergie initiale se dissipe. Au moment où le dirigeant prononce son discours, les participants se sentent déjà vaincus. Malheureusement, ces pépins ne sont pas rares. Plus de 80 % des entreprises connaissent des problèmes de connectivité. Cela peut être très grave car les entreprises sont de plus en plus dépendantes de la technologie.
L'impunité est également un problème massif avec les systèmes de téléphonie, puisque 95% des rendez-vous en ligne commencent en retard. Nous savons tous que le message "votre rendez-vous devrait commencer dans quelques secondes" qui danse sur votre écran est un mensonge. La clé est de se rappeler qu'en affaires, chaque minute compte.
Nous voulons éviter que des pensées frustrantes telles que "j'aurais pu terminer ce dernier projet ou appeler ce client" ne viennent à l'esprit des gens. La solution ? Soyez à l'heure. Ou mieux encore, arrivez quelques minutes avant l'adresse rendez-vous afin de pouvoir mettre calmement les choses en place. Vous pouvez réchauffer vos participants avec du thé ou du café (dans le cas d'une réunion physique à l'adresse rendez-vous), afin d'être prêt en cas de problème.
Une autre solution au problème des retards dans les vidéoconférences consiste à programmer volontairement le site rendez-vous cinq minutes plus tôt. Cela permet aux participants de se préparer une tasse de café et de rejoindre progressivement l'appel à temps pour le rendez-vous.
Ne pas impliquer les autres
Soyons honnêtes. Si les gens voulaient assister à un bon monologue, ils prendraient des billets pour voir Macbeth. L'une des erreurs les plus courantes lors de la planification d'un rendez-vous est de se concentrer uniquement sur les informations que vous souhaitez délivrer. Il n'est pas surprenant que 90% des personnes rêvassent pendant rendez-vous et que 73% utilisent ce temps pour rattraper d'autres travaux.
C'est pourquoi un début engageant est crucial pour capter l'attention de tous. Un discours interminable n'est pas la solution. Avec une durée moyenne d'une heure sur rendez-vous , les discours donnent parfois l'impression de traverser le tunnel de l'autoroute 99 à Seattle. Tout le monde n'attend que la lumière au bout pour s'enfuir.
Garder les gens engagés peut être encore plus difficile quand ils ont la possibilité de se mettre en sourdine et d'éteindre leur caméra. Pour ce que nous en savons, ils pourraient être en train de regarder Friends pour la millionième fois. Le travail à distance est, inévitablement, notre avenir. Après la pandémie de COVID-19, le nombre d'Américains travaillant à domicile est passé de 5 % à 60 %.
Heureusement, nous n'avons plus besoin de compter uniquement sur les systèmes PBX pour les appels professionnels. Bien qu'ils puissent être excellents pour les appels rapides, nous disposons désormais d'une large gamme de logiciels modernisés pour communiquer avec nos collègues. Si ces outils sont utilisés de la bonne manière, ils peuvent imiter le flux naturel d'une conversation en personne rendez-vous.
appels vidéo rendre les silences gênants encore plus gênants (si c'est possible). Veillez donc à ce que vos participants disposent de leur webcam et de leur micro pour être prêts à converser. Évitez de poser des questions génériques telles que "est-ce clair pour tout le monde ?".
Demandez plutôt aux gens de lever la main, virtuellement ou physiquement. Vous pouvez également vous adresser directement aux individus en leur posant des questions telles que "Comment résoudriez-vous ce problème ?" ou "Avez-vous des suggestions ?".
Ne monopolisez pas la conversation. Faites place à l'interaction. Posez des questions, encouragez les participants à donner leur avis et leurs suggestions. Si vous faites ces choses, vous donnerez à vos participants le sentiment d'avoir un but.
Ne pas aller droit au but
Le temps est le bien le plus précieux d'une personne. Nous nous plaignons toujours de ne pas en avoir assez. Ainsi, lorsque nous apprenons qu'une enquête menée auprès de 2 000 employés a révélé que les travailleurs passent 23 jours par an sur le site rendez-vous, nous pouvons commencer à comprendre la valeur de ce que nous tenons entre nos mains.
La première étape consiste à vous demander s'il existe une autre méthode de communication que vous pourriez utiliser pour transmettre cette information plus efficacement. Après avoir évalué d'autres alternatives, comme l'envoi de courriels ou la formation en ligne, commencez à planifier.
Aller droit au but ne signifie pas qu'il n'y a pas de temps pour le bavardage. Laissez les premières conversations se dérouler naturellement, mais respectez l'heure de début convenue. C'est particulièrement important, car les introvertis ont tendance à s'éloigner lorsque la conversation porte sur un sujet précis (nous savons tous à quel point certaines personnes peuvent être excitées par le football).
La première impression peut être une malédiction ou une bénédiction. Si vous commencez un rendez-vous par un long discours, vous aurez beau essayer de faire participer les gens à la fin, vous aurez déjà perdu la foule.
La première chose à faire est de rappeler à chacun pourquoi il est là. Soyez précis. Vous pourriez dire quelque chose comme " J'ai invité l'équipe de vente pour discuter de la nouvelle stratégie de marketing par chatbot. En donnant aux gens des objectifs et des cibles clairs, vous les aiderez à rester concentrés.
Maintenez le rythme pendant le reste de la présentation, sinon les gens commenceront à trouver les motifs sur le mur fascinants. Notez quelques questions que vous pouvez poser aux participants sur chaque sujet. Si vous abordez des sujets sérieux, comme une menace d'hameçonnage par VoIP, veillez à fixer des objectifs pour inciter les participants à réfléchir et à prendre des notes.
Ne pas rendre le site rendez-vous attrayant
L'ennui rendez-vous peut être hilarant lorsqu'il est transformé en mèmes viraux ou en un article Buzzfeed relatable. Mais lorsqu'il s'agit du véritable rendez-vous, il n'est pas question de s'amuser. Cela ne veut pas dire que chaque rendez-vous doit ressembler à une fête, mais il existe de nombreuses façons de les rendre engageantes.
Qu'elle soit amusante et détendue ou sérieuse et créative. L'objectif essentiel est de stimuler. Ainsi, nous nous éloignerons des 56 % de rendez-vous qui sont improductifs. Comme pour tout dans la vie, pour obtenir de grands résultats, nous devons établir un lien avec notre public.
Il existe plusieurs façons de le faire. Les outils visuels sont d'une grande utilité pour transmettre des informations importantes. Une présentation élégante est un choix judicieux, car elle peut être projetée dans une salle ou visualisée par partage d'écran. Veillez à inclure moins de texte et plus d'images. Essayez de mettre en place un graphique ou une analyse SWOT pour attirer l'attention des gens.
Une autre méthode utilisée dans de nombreuses entreprises consiste à faire tourner les rôles de rendez-vous entre les participants. En mettant en place ces fonctions, vous encouragerez l'indépendance et la responsabilité au cours de la réunion rendez-vous. Parmi ces rôles, citons la prise de notes, le chronomètre, le médiateur et le gardien de l'attention.
Vous pouvez également permettre à chacun d'apporter ses propres idées en utilisant un outil permettant de prendre des notes en collaboration à l'adresserendez-vous . Hive Notes est un excellent outil pour cela. Il vous permet de partager une note avec tous les participants de rendez-vous , qui peuvent ensuite la modifier en temps réel, assigner des étapes à suivre et revoir la note après la fin de rendez-vous . C'est un excellent moyen de faire participer tout le monde.
Cela signifie que quelqu'un enregistre les points avancés et les décisions prises, qui peuvent être partagés entre les participants, tandis qu'une autre personne garde un œil sur l'horloge. En même temps, l'un des participants veille à ce que les points soient discutés de manière ordonnée, tandis qu'un autre avertit le groupe lorsque la conversation s'éloigne du sujet.
De nouvelles approches de la communication d'entreprise comme celle-ci peuvent créer de puissantes synergies qui aident les entreprises à aller de l'avant. Non seulement cela donne aux participants le sentiment d'avoir un but en se concentrant sur leur rôle, mais cela perfectionne également le mécanisme de rendez-vous pour qu'il fonctionne comme une horloge.
Obtenez facilement un meilleur rendez-vous
Si vous faites attention à ces erreurs courantes, l'opinion négative de vos employés sur rendez-vous commencera à changer. La prochaine fois que vous organiserez une réunion à l'adresse rendez-vous, soyez critique et sélectif dans l'emploi du temps et le temps des autres. Communiquez efficacement, écoutez le groupe et préparez-vous à vivre une expérience transformatrice.
A propos de l'auteur
Marjorie Hajim est responsable du référencement pour la région EMEA chez RingCentral, une société de communication en nuage de premier plan qui fournit des services de VoIP, de vidéoconférence et des numéros de téléphone virtuels. Elle élabore et exécute des stratégies de croissance du référencement à court et à long terme. Pendant son temps libre, elle aime lire des livres dans les cafés et jouer avec ses chiens.
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