You wake up on a Monday morning, go to work, turn on your computer (or go downstairs and open your laptop… Welcome to 2021) and, in your email, you see “Meeting Scheduled for Next Week”.
Oh, great, yet another meeting.
What’s even worse is that it’s a whole week away which means you have to possibly prepare for said meeting and be stressed by its impending date. Let’s face it, meetings are time-consuming and not always productive.
Pourtant, tant d'entreprises, d'organisations et de petites équipes ont l'impression d'en valoir la peine.
À vrai dire, il est parfois impératif de communiquer un sujet ou une idée particulière à tout le monde en même temps.
Personne n'a le temps d'envoyer un nombre fou de mémos à chaque membre de l'équipe, mais si vous pouvez réunir tout le monde et discuter de ces points, alors vous pouvez gagner un temps précieux ? Pas vrai ?
Otter.ai sifted through dozens of reports and studies to find evidence to prove how much of a time-waster meetings are.
The most shocking proof was that “67% of employees complain that spending too much time in meetings hinders them from being productive at work.” They also found that “most employees attend 62 meetings per month, where half of the meetings are a complete waste of time.”
À un moment donné, nous devons nous demander : "Quand est-ce que ça suffit ?".
Sure, eliminating meetings altogether is not the way to go, but the fact of the matter is, some meetings could simply have been an email.
So, we’re going to help you out and give you the 7 warning signs that your “meeting” should really be an email.
#1 - Vous n'avez que quelques points à couvrir
Pourquoi subir le stress de rassembler tout le monde, d'envoyer des rappels et de s'assurer que tout le monde est au courant des sujets à discuter si vous n'avez que deux ou trois sujets à discuter ?
Cela semble ridicule aujourd'hui, mais beaucoup trop d'entreprises agissent ainsi. Un courriel rapide avec deux ou trois points suffit pour faire passer le message.
2 - L'information n'est destinée qu'à une poignée de personnes.
Far too often do employees find themselves in a meeting where the topic at hand has nothing to do with them or the work they’re doing. Instead of dragging unnecessary parties out of their groove, just send an email to the relevant people.
3 - Vous ne voulez que des mises à jour du projet et des commentaires
Needing updates or feedback from team members is not a good enough reason to host a meeting. Asking for feedback via email isn’t just a time-saver, it can also be more productive.
Lorsque les membres ont le temps de répondre à leur propre rythme, leurs commentaires sont susceptibles d'être plus réfléchis et probablement beaucoup plus utiles.
#4 - You Recently Had a Meeting
Let’s be real, having a meeting more than once a week is usually an overkill. If you recently had a meeting, odds are not too much was completed since then. Holding yet another meeting could prove to be unnecessary, especially if no one has new information to share.
Il est préférable de les espacer et de laisser suffisamment de temps entre les deux pour que les membres puissent travailler et générer plus d'informations à partager. Dans l'intervalle, envoyez des courriels pour vérifier les progrès de chacun.
5 - Chacun a été individuellement mis au courant de l'information
It’s not abnormal for everyone to have discussed certain topics amongst themselves. Most times, information is passed via word-of-mouth. If that’s the case, you can avoid having the meeting and instead send out an email asking the team if they are privy to the information with additional necessary points. Or, ask yourself if the meeting topic is something that could be discussed via webinar - so the information is always accessible.
#6 - Vous avez une mise à jour rapide
If you have a quick update to give, you don’t need to call a meeting to make everyone aware. An email blast to relevant individuals is good enough to get your point across.
#7 - You Aren’t Willing To Fully Prep for the Meeting
If you do decide to have a meeting, you should be willing to do everything necessary to make it a productive and successful one. That includes drafting your meeting goals, discussing those goals with the right people, inviting the right people, distributing meeting notes afterwards, and on and on it goes.
Si vous n'êtes pas prêt à faire un effort supplémentaire pour la rendre géniale, épargnez vous la peine et envoyez plutôt un courriel.
And if you’re hosting a virtual meeting, you might want to add a few more things to that to-do list like being sensitive to everyone’s time zones, finding the right platform for the meeting, making sure everyone has working mics/cameras, etc.
Comment rendre un courriel de travail impressionnant
Now that you know what to look for when choosing between having a meeting and sending an email, you now need to know how best to go about drafting that email. It’s no secret that communication in the workplace can be a tricky thing.
Le ton, l'usage des mots, le langage formel et bien d'autres choses encore peuvent faire ou défaire les relations de travail. Voici donc quelques conseils...
1) Évitez d'utiliser un langage informel
Personne n'a envie d'être tendu toute la journée, tous les jours, au travail, et s'il est tout à fait normal de se lâcher de temps en temps, cela ne doit surtout pas se produire lors de correspondances écrites.
C'est parce que l'un d'eux est presque impossible à discerner dans les mots écrits. Le terme familier le plus simple peut être pris de manière offensante, et malheureusement. On ne peut jamais vraiment dire si ou quand cela peut arriver. Il est préférable d'éviter tout simplement le langage informel et de rester strictement professionnel.
2) Faites en sorte qu'elles soient courtes et douces
Personne n'a envie de lire un courriel de la longueur d'un essai. Si vous pouvez le garder court et gentil, faites-le ! Selon SleekNote, le courriel de travail idéal compte entre 50 et 125 mots. Veillez à vous en tenir aux points principaux et évitez les longueurs.
3) S'appuyer sur des puces et des chiffres
Même si vous n'avez que 50 à 125 mots, il est toujours bon de diviser un peu le texte pour que vos points principaux soient plus faciles à digérer et à répondre.
Vous pouvez le faire en ajoutant vos principaux points ou questions sous forme de puces ou en les numérotant.
Non seulement c'est facile à consommer, mais il y a une chance que cela reste dans la mémoire de votre lecteur. Sans compter qu'il est plus facile de réagir à des puces qu'à un paragraphe complet.
4) Ne pas écrire du tout
La meilleure façon d'envoyer un e-mail de travail sans avoir à réfléchir à la meilleure façon de l'écrire ou à laisser les membres de votre équipe deviner votre ton, c'est de leur envoyer un e-mail vidéo. C'est vrai, l'emailing vidéo est une chose.
L'enregistrement de votre écran avec le son et la webcam est le moyen idéal de transmettre votre message visuellement. Avec un enregistreur d'écran gratuit, vous pouvez vous assurer que votre ton est entendu (et non lu), et vous ne devez pas perdre de temps à réfléchir à ce que vous devez écrire et comment.
Conclusion
Whether you type it out or send a video, in a lot of cases, emailing can be far more productive than planning and hosting meetings. So, the next time the thought crosses your mind to host a meeting, ask yourself if it’s absolutely necessary and keep an eye out for the seven warning signs that it should be an email instead.
A propos de l'auteur
Gerry est rédactrice marketing et stratège de contenu chez ScreenRec. Grande adepte du travail intelligent, elle est constamment à la recherche de nouveaux outils et techniques pour être plus productive et mieux utiliser son temps.
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