Étiquette du site rendez-vous : 7 règles pour les professionnels

De nos jours, les gens travaillent à domicile plus que jamais auparavant. En raison de la pandémie de COVID, un nombre considérable d'employés travaillent depuis le confort de leur foyer. Cependant, comme de plus en plus de personnes se font vacciner, les entreprises commencent à discuter de la manière dont les employés peuvent retourner au bureau en toute sécurité. Et si certains employeurs préparent leur personnel à un retour en personne rendez-vous, il y en a tout autant qui ont décidé de garder leur lieu de travail virtuel.

Après une transition assez brutale vers un bureau virtuel à domicile en 2020, les employés se sont bien adaptés au travail à domicile. Ils ont pu rester en contact, en grande partie, en participant à des activités en ligne rendez-vous. Bien que vous ne soyez pas rendez-vous en personne, il existe une étiquette en ligne rendez-vous qu'il convient de respecter. Ecoutez, chaque entreprise est différente. Il n'y a peut-être pas de règles spécifiques câblées rendez-vous pour les employés. Par exemple, vous avez peut-être le choix de décider si vous souhaitez être vu pendant le rendez-vous virtuel ou si vous pouvez choisir de ne pas utiliser votre caméra. Il en va de même pour le son : vous pouvez choisir d'être entendu ou non. Vous pouvez aussi travailler pour une organisation qui exige une présence vidéo et audio pendant rendez-vous. Si la vidéo est requise, comment vous présentez-vous ? Quelles sont les normes à respecter pour un rendez-vous virtuel ? Là encore, c'est à l'organisation de déterminer si ses employés virtuels doivent présenter un look professionnel ou se montrer aussi décontractés qu'ils le souhaitent. Quelle que soit la culture de votre organisation, il existe tout de même quelques lois non écrites qui peuvent vous guider dans la bonne direction en ce qui concerne le site rendez-vous.

Outre l'apparence, il y a d'autres éléments à prendre en compte en termes de règles en ligne rendez-vous . Si vous suivez ces règles de base, vous risquez beaucoup moins de commettre des erreurs fatales sur le lieu de travail lors d'une rencontre virtuelle rendez-vous : 

1. Inscrivez-vous sur le site rendez-vous quelques minutes à l'avance. 

Je suis sûr que beaucoup d'entre nous ont rencontré des problèmes techniques à un moment ou à un autre de leur vie en ligne rendez-vous. Il n'y a rien de pire que d'essayer de se faire entendre dans un rendez-vous et de s'apercevoir que le micro ne fonctionne pas correctement.

Rejoindre un rendez-vous quelques minutes avant l'heure de début est une bonne pratique car cela vous permet de régler un problème potentiel avant que le rendez-vous ne commence. Vous pouvez vérifier si votre micro et votre caméra fonctionnent correctement et vous pouvez voir un aperçu de ce à quoi vous et votre fond ressemblerez à la caméra. Vous pourrez ainsi vous assurer que vous ne manquez rien et que vous êtes bien préparé sur le plan technique.

2. Assurez-vous que vous êtes habillé de manière appropriée. 

Même s'il peut être tentant de se prélasser en pyjama toute la journée lorsqu'on travaille à domicile, vous devez essayer de vous rendre présentable pour toute visite en ligne sur rendez-vous . Assurez-vous que vos vêtements sont propres (sans plis apparents), brossez vos cheveux et mettez un peu de maquillage si vous en avez envie. Cela vous aidera à paraître plus professionnel et incitera les autres à vous respecter et à vous prendre au sérieux.

3.  Veillez à ce que votre environnement et votre fond soient neutres et propres. 

Il est recommandé de ne pas avoir un bureau en désordre ou une pile de vêtements posée sur votre lit derrière vous, à portée de vue, lorsque vous vous trouvez sur le site rendez-vous. Il serait également judicieux de s'assurer que l'éclairage est approprié et que votre environnement est calme afin d'être bien vu et entendu par les autres. Évidemment, une autre façon de résoudre ce problème consiste à brouiller votre arrière-plan ou à ajouter un arrière-plan personnalisé dans l'outil de vidéoconférence de votre choix. La plupart des logiciels de vidéo rendez-vous offrent de multiples options en ce sens.

4. Coupez votre micro lorsque vous ne parlez pas.

Nous connaissons tous l'expérience du "micro chaud" : dire quelque chose de totalement inapproprié dans un micro que l'on croyait coupé et être entendu par tout le monde sur le site rendez-vous. Je suis passé par là et je l'ai fait aussi. Prenez l'habitude de couper votre micro avant le début de rendez-vous pour éviter cet embarras. Il vaut mieux se rendre compte que vous parlez dans un microphone muet que de voir les participants vous entendre dire quelque chose de totalement inapproprié. De plus, une autre bonne raison de couper votre micro lorsque vous ne parlez pas est le fait que vous évitez d'ajouter un bruit de fond inutile dans la conférence, ce qui rend l'expérience de rendez-vous bien meilleure pour tous.

5. Ne pas manger pendant un rendez-vous. 

C'est un peu plus évident, mais il faut le dire. Manger pendant une réunion sur rendez-vous non seulement dérange les autres participants, mais vous empêche également de vous concentrer sur ce qui est discuté. Cela est vrai, que votre microphone et votre caméra soient en sourdine ou non. Il est très difficile de se concentrer sur ce qui se dit, de prendre des notes et de participer lorsque l'on mâche.

6. Gardez votre place et restez concentré. 

Évitez de faire plusieurs choses à la fois afin de vous assurer que vous êtes présent et que vous ne manquez aucune information sur le site rendez-vous. En outre, essayez de ne pas trop bouger, car cela peut vous distraire et les mouvements soudains apparaissent flous sur la caméra. Vous devez avoir le dos droit et un langage corporel positif. 

7. Présentez-vous lorsque vous rejoignez un site virtuel rendez-vous. 

Il serait très impoli d'entrer dans une salle de conférence et de prendre place sans rien dire, alors pourquoi le feriez-vous dans une rendez-vous virtuelle ? Un simple "Bonjour" est un excellent moyen de faire savoir à tous que vous avez rejoint la réunion et que vous êtes prêt à poser des questions ou à y répondre.

Conclusion 

Lorsqu'il s'agit de rendez-vous, l'une des choses les plus importantes à retenir est que votre rendez-vous requiert toute votre attention. Ce n'est pas parce que votre rendez-vous est virtuel que vous devez passer votre temps à faire défiler les médias sociaux ou à vérifier vos e-mails. Bien que personne ne puisse vous voir ou vous entendre si vous êtes en sourdine, ce n'est pas une bonne étiquette rendez-vous , sans parler de la distraction, que de ne pas être pleinement présent.  

Il s'agit simplement d'un guide destiné à aider les employés, qu'ils soient novices ou experts. Il semble que le travail à distance soit en passe de devenir la nouvelle norme mondiale et il est essentiel de savoir comment se présenter lors d'une visite virtuelle à l'adresse rendez-vous pour ne pas enfreindre la politique de l'entreprise et respecter vos collègues. Bien que nous puissions donner les grandes lignes de l'étiquette du site rendez-vous , certaines choses échappent à notre contrôle. Par exemple, un enfant peut avoir une crise hors caméra, un conjoint peut être vu en train de s'essuyer après une douche, un paysagiste peut être dans votre jardin en train de faire beaucoup de bruit, vos chiens peuvent être en train de tirer sur un jouet, etc. L'important est de ne pas paniquer et de ne pas laisser ces situations (que j'ai toutes vues en ligne) vous empêcher de passer un séjour virtuel réussi et productif à l'adresse rendez-vous.