rendez-vous est un élément important du monde des affaires. Qu'il s'agisse d'une révision programmée ou d'un problème important concernant un produit, le site rendez-vous permet de mettre en relation les membres de l'équipe. Il permet aux parties prenantes de l'entreprise et aux employés situés à différents endroits d'être sur la même longueur d'onde pour discuter de questions importantes sans avoir besoin d'être physiquement présents. Savez-vous que 94 % des entreprises reconnaissent que le site rendez-vous virtuel les aide à accroître leur productivité ?

En outre, le site rendez-vous fait partie du nouveau comportement professionnel normal après la crise du covid-19. Leur popularité n'a jamais été aussi grande, puisque le géant de la vidéoconférence Zoom a fait état de 300 millions de participants actifs quotidiens en novembre 2020. Cependant, tout dépend de la qualité du temps passé sur le site rendez-vous et des décisions prises ensuite. Avant de passer aux moyens rapides de rendre votre site rendez-vous attrayant, il est important de savoir si le logiciel de facturation en vaut la peine.

Pourquoi rendre le site rendez-vous interactif ?

Ce n'est pas parce que les entreprises mènent des activités en ligne ( rendez-vous) qu'elles peuvent se contenter de suivre le mouvement. Comme les autres processus commerciaux, le site rendez-vous doit être fructueux et productif. Savez-vous que les mauvaises organisations rendez-vous peuvent coûter aux entreprises environ 399 milliards USD par an ?

Le manque d'interaction physique a peut-être déjà pesé sur les performances de l'employé, et le site virtuel rendez-vous change parfaitement la donne. Les entreprises ne doivent pas oublier que le site virtuel rendez-vous est le catalyseur qui permet de réunir les différentes équipes et les employés travaillant à distance. Toute lacune dans la conduite de ces rendez-vous peut avoir un impact négatif sur la productivité de l'entreprise, et il est crucial de rendre ces rendez-vous très attrayants et interactifs.

Mobiliser les membres de votre équipe, les parties prenantes et les vendeurs peut être un défi pour toute entreprise. Si un investissement technologique efficace, tel qu'un logiciel de facturation , peut jouer un rôle, il ne sert à rien d'organiser des réunions consécutives à l'adresse rendez-vous si les participants ne sont pas prêts. Il faut donc commencer par chercher des moyens réalistes d'engager les interactions en ligne pour tirer le meilleur parti de ces rendez-vous.

Principaux moyens réalistes de rendre le site rendez-vous hautement interactif

Si une entreprise cherche à éliminer les visages impassibles du site virtuel rendez-vous, il faut faire en sorte que ce site rendez-vous soit passionnant, interactif et, surtout, productif. Voici quelques-uns des moyens éprouvés de faire travailler ces rendez-vous pour vous.

Éliminer les problèmes techniques

Les difficultés techniques peuvent rester le premier obstacle à la réussite de tout rendez-vous en ligne. Les pépins pendant le rendez-vous virtuel peuvent également faire perdre à l'audience le fil du rendez-vous et son intérêt. Ainsi, avant même de penser à l'engagement du public, les entreprises doivent s'assurer de la bonne connectivité technique de leur rendez-vous en ligne. Tout commence par la désignation d'une équipe d'assistance technique distincte ayant une expertise dans la gestion du rendez-vous virtuel. Les entreprises peuvent également effectuer un test ou créer un mode opératoire normalisé détaillé pour s'assurer que le public peut résoudre tout problème technique de son côté.

Établissement du rôle

Tout comme un bureau a défini des rôles dans un rendez-vous, il en va de même pour le rendez-vous virtuel. Avant de commencer les interactions, vous devez définir les rôles techniques, organisateur, accès d'entrée, etc. au sein de votre organisation. Cette définition claire des rôles garantit que chacun connaît son rôle dans le rendez-vous virtuel et peut réagir en cas de besoin. L'équipe d'assistance technique doit être disponible immédiatement sur appel ; les gestionnaires de communauté peuvent utiliser l'option de chat en direct. Il s'agit simplement d'éliminer les erreurs de gestion qui peuvent provoquer le désengagement du public lors d'un rendez-vous en ligne.

Engager le public avant que le site rendez-vous ne commence

Le temps qui s'écoule entre la connexion en ligne et le début du site rendez-vous peut faire en sorte que vos participants soient engagés ou désengagés. Ils peuvent avoir vécu des expériences différentes chez eux et avoir besoin de temps pour s'habituer aux vibrations professionnelles du site virtuel rendez-vous. Un simple appel des étudiants peut susciter l'intérêt du public, ou une interaction musicale peut le rendre attentif à rendez-vous. Cela peut aider à éliminer l'isolement et le sentiment de solitude du site virtuel rendez-vous. Le temps consacré à l'enregistrement sur le site rendez-vous encourage le travail d'équipe, la collaboration, la créativité, etc.

Définir les attentes

Il est bon d'informer vos participants de vos attentes quant à leur participation au site rendez-vous. Cela permettra à l'équipe interne, aux parties prenantes et à tous les autres participants de se préparer en fonction du comportement attendu. Les entreprises peuvent s'assurer que tous les participants sont prêts avec les données, par exemple, le logiciel de facturation les rapports dans le cas des finances, et d'autres détails nécessaires au cours de la discussion. 

En outre, l'ordre du jour du site rendez-vous doit être partagé avec les participants, et d'autres mandats comme l'interaction vidéo ou audio peuvent être communiqués correctement. En outre, les participants peuvent être informés des autres directives nécessaires, comme un téléphone en mode silencieux, les exigences en matière de fond, etc.

Créer une présentation interactive

Aucun professionnel rendez-vous ne peut se contenter de présentations ennuyeuses. Les chiffres et les stratégies risquent de désengager votre rendez-vous virtuel, et il n'est pas étonnant que vos participants aient sommeil. Il s'agit de transformer des présentations ennuyeuses en présentations interactives grâce aux infographies. Le monopole de PowerPoint doit être éliminé grâce à des graphiques colorés, des tableaux, des éléments visuels, etc. En outre, on peut s'assurer que le site rendez-vous doit rester court, net et informatif. L'orateur ne doit pas donner l'impression de parler continuellement pendant plus d'une heure d'affilée.

Introduction d'un temps libre pour le public

Comme vos employés adorent bavarder entre les heures de travail, il est important de leur accorder du temps libre pendant la visite virtuelle de rendez-vous. Il est idéal d'introduire le temps libre entre les conférences virtuelles rendez-vous. Les entreprises peuvent utiliser ce temps libre pour présenter aux participants la valeur de la marque, l'histoire de l'intervenant, etc. Cela peut contribuer à donner de l'élan à la conversation et à rafraîchir les participants. Les entreprises peuvent inclure des outils de notes autocollantes, des applications de tableau blanc, etc., pour rendre ce temps libre utile aux participants.

Utilisation de la gamification

L'introduction de petits jeux dans le site rendez-vous peut être bénéfique pour votre entreprise. Si les différentes techniques de gamification sont faciles à mettre en œuvre, elles présentent des avantages multidisciplinaires pour les entreprises. La gamification augmente l'écoute active, stimule la participation et peut inclure des prix à la fin pour motiver les participants. 

Parmi les techniques simples de gamification, on peut inclure les mots mal orthographiés et demander aux participants de trouver les erreurs pour gagner, recueillir les citations des participants sur le site rendez-vous, organiser des "qui a dit ça", etc. L'inclusion de prix réels peut constituer un élément de surprise pour les entreprises et donner un avantage concurrentiel aux participants.

• Se mettre en forme : Cela peut être le tournant de votre vie en ligne rendez-vous. Rester au même endroit pendant plus de 20 minutes peut mettre votre corps au repos, ce qui nuit à votre attention. Un exercice d'échauffement vocal est tout ce dont vous avez besoin pour rendre votre rendez-vous virtuel physique et interactif. Ces étirements de bureau peuvent être inclus au début de rendez-vous pendant 2 à 3 minutes afin de permettre au corps de se charger et de s'activer pour le brainstorming à venir. Les entreprises peuvent également déployer un modérateur pour faciliter ces interactions physiques et assurer le bon suivi des sessions d'exercices.
• Voici les brise-glace : Il est prouvé que les brise-glace activent la partie droite du cerveau et préparent les participants à une participation active et à la créativité. Un brise-glace amusant permet de créer les conditions idéales pour une réunion en ligne rendez-vous. Il élimine la gêne tant attendue, surtout lorsque les participants se trouvent pour la première fois sur le site rendez-vous . Ces brise-glace peuvent être des questions anecdotiques, des jeux virtuels ou des questions auxquelles vos participants ne s'attendaient peut-être pas du tout. Ces brises-glace surprises sont tout ce dont vous avez besoin pour stimuler vos participants. En outre, ils permettent d'alimenter des conversations organiques et de créer des liens entre des personnes issues de différentes catégories démographiques, de différents fuseaux horaires, etc.
• Réaliser des sondages interactifs et amusants : Les sondages en direct sont les meilleures méthodes pour recueillir des données ou des détails sur les clients auprès de l'équipe. Cependant, les enquêtes et les sondages peuvent être ennuyeux et votre entreprise peut donc avoir besoin de les rendre plus amusants. Ces activités amusantes permettent de gagner de nombreux votes et constituent un moyen interactif de recueillir des données auprès des participants. Les entreprises peuvent opter pour un large éventail de formats de sondage amusants et attrayants. Ces formats de sondage sont introduits par des organisations informatiques de premier plan avec des intégrations dédiées à des outils de vidéoconférence populaires comme Microsoft Teams, Zoom, BlueJeans, Cisco Webex, etc.
• Maintenir les suivis : L'interaction ne s'arrête pas à la fin de la visite virtuelle rendez-vous. Il est donc tout aussi important de maintenir un suivi dédié avec les participants. Ces interactions peuvent être suivies par l'envoi des documents nécessaires par courrier électronique. Les courriels de suivi peuvent inclure les points saillants de l'événement, les enregistrements des sessions, les points essentiels à retenir, etc. Vous pouvez rendre ces suivis légers et interactifs en ajoutant des photos amusantes du site rendez-vous. Le suivi peut être considéré comme un moyen de remercier les participants d'être arrivés à l'heure. Les participants ont le sentiment d'être appréciés pour le temps qu'ils ont consacré à la réunion et attendent avec impatience d'autres rendez-vous.
• Inviter des retours d'information : Ne sous-estimez jamais le pouvoir des retours d'information dédiés après une visite virtuelle sur rendez-vous. Ceux-ci peuvent être la véritable source de changement de la manière et de la direction de la conduite en ligne rendez-vous à l'avenir. Les équipes qui utilisent des solutions efficaces, comme le logiciel de facturation , peuvent donner un retour d'information dans ces rendez-vous en ligne afin de faciliter le processus financier. Ce retour d'information est crucial pour engager les participants et établir des relations commerciales à long terme. Les entreprises doivent donc mettre en place un système de retour d'information authentique qui recueille automatiquement les commentaires des équipes, des participants externes, etc. Il permet de garder un œil d'aigle sur l'expérience de chaque participant et de valoriser leur vécu. Les entreprises qui recueillent des commentaires en ligne sur rendez-vous peuvent rapidement améliorer leur interaction et n'ont pas forcément besoin de convaincre les participants de s'y joindre.

Conclusion

Il n'est pas surprenant de constater que le marché mondial de la vidéoconférence devrait atteindre 13,8 milliards USD d'ici 2023. Cette popularité du site rendez-vous n'est utile aux entreprises que si ces interactions vidéo restent interactives et très engageantes. Les mesures, petites mais efficaces, mentionnées ci-dessus peuvent aider toute entreprise à créer un environnement professionnel, même dans un cas virtuel. Les entreprises peuvent commencer facilement en informant les participants du plan, des exigences et de la nécessité de travailler en équipe, même pendant ces rendez-vous. Il s'agit d'obtenir une productivité optimisée à partir du virtuel rendez-vous.

À propos de l'auteur

Anchal Ahuja est gestionnaire de contenu depuis 2012 et possède plus de cinq ans d'expérience dans la rédaction de contenu SaaS et le marketing B2B.