Les titulaires de postes de cadres supérieurs sont très occupés ! Par conséquent, les appels et les courriels à froid ou l'envoi de courriels de demande d'affaires à l'improviste à l'adresse rendez-vous risquent d'être infructueux.
L'une des voies les plus courtes pour entrer en contact avec ces administrateurs principaux et organiser une rendez-vous est de passer par leur boîte aux lettres électronique. Il s'agit d'un moyen courant de communication d'entreprise qui peut également aider la direction à organiser rendez-vous avec son personnel, ou même entre les employés.
Il existe une règle de base pour la rédaction des courriels de demande rendez-vous , connue sous le nom de RAP. Cela signifie que vous devez donner une raisond'écrire, demander une actionspécifique et faire preuve de professionnalisme.
De nombreuses raisons peuvent vous inciter à programmer un rendez-vous à l'adresse rendez-vous :
- Explorer un projet avec un client potentiel
- S'organiser pour un entretien
- Suivi des pistes commerciales
Cet article vous donne une connaissance approfondie des courriels de demande de rendez-vous , de leur importance, des meilleures pratiques et des exemples pour vous inspirer.
Qu'est-ce qu'un courriel de demande de rendez-vous ?
Un courriel de demande rendez-vous est un courriel que vous envoyez pour demander un rendez-vous avec le destinataire. Toutefois, cette forme de rendez-vous diffère des autres car elle a un but précis : discuter en détail d'un ou de plusieurs sujets.
Même s'il existe plusieurs façons de demander un accès à rendez-vous, l'approche par courrier électronique est la plus courante !
Pourquoi ?
rendez-vous Les demandes par courrier électronique sont très pratiques et professionnelles. Cette approche vous permet de structurer correctement vos propos, d'éviter les maladresses et d'avoir la possibilité de suivre vos messages.
Pour rendre le processus de demande de rendez-vous efficace et transparent, vous pouvez envoyer une demande de calendrier pour permettre à vous deux de fixer automatiquement un rendez-vous dans votre calendrier en ligne.
De plus, vous pouvez disposer d'un modèle standard utile pour envoyer plusieurs demandes personnalisées à rendez-vous en un clin d'œil ! Il est également important de valider les courriels des destinataires pour éviter une réponse du type "adresse introuvable".
Pourquoi est-il important de créer un rendez-vous par le biais de courriels ?
Un courriel de demande rendez-vous comprend la date, l'heure et le point rendez-vous . Parfois, il peut s'agir de la confirmation d'un rendez-vous déjà fixé rendez-vous. Les divers avantages de l'envoi de demandes rendez-vous par courrier électronique sont les suivants :
- Référence future
L'e-mail de demande sert de rappel pour vous et votre destinataire. En raison de vos emplois du temps chargés, il est fort probable que l'un ou l'autre, voire les deux, oublient des détails essentiels tels que les coordonnées, l'heure, le lieu ou l'agenda de rendez-vous .
Ainsi, vous pouvez vous référer à votre courriel de demande et avoir un récapitulatif rapide !
- Facilité d'envoi des détails
Lorsque vous utilisez des courriels, il suffit de quelques clics pour transférer les détails de rendez-vous vers une application d'organisation ou un calendrier en ligne.
De plus, vous pouvez tous deux partager facilement les détails de rendez-vous avec vos collègues si vous souhaitez que l'ensemble de votre département soit présent sur rendez-vous.
- Améliore la confidentialité
Certains sites rendez-vous exigent une certaine confidentialité. Il est donc essentiel d'envoyer votre demande uniquement au groupe cible.
Vous pouvez organiser un tel rendez-vous avec des collègues spécifiques sans vous soucier du professionnalisme ou de la confidentialité avec les demandes par e-mail rendez-vous .
- Aucune erreur de communication
Les demandes par courrier électronique vous permettent de contrôler la précision en contre-vérifiant des détails cruciaux tels que l'heure et le lieu du site rendez-vous.
De cette façon, vous pouvez éradiquer les erreurs de prise de notes qui se produisent lorsque vous dites quelque chose de différent de ce que vous voulez dire.
Meilleures pratiques pour les courriels de demande de rendez-vous
rendez-vous Les courriels de demande auront des éléments similaires à ceux qui concernent les ventes. Vous trouverez ci-dessous les facteurs à prendre en compte lors de la rédaction de ces e-mails :
- Une ligne d'objet claire et attrayante
Une excellente ligne d'objet augmente le taux d'ouverture de votre courriel de demande de rendez-vous . Vous devez donc la rendre claire, concise, personnelle et suffisamment intéressante pour susciter l'intérêt du destinataire.
Veillez à utiliser des mots tels que "calendrier" ou "rendez-vous" et utilisez un langage persuasif si vous écrivez à quelqu'un pour la première fois.
- Inclure une sal salutation
Vous devez faire preuve de respect et de professionnalisme, que vous envoyiez votre demande de rendez-vous à vos aînés ou à vos juniors. Commencer votre courriel de demande par une salutation est une bonne forme de compétence en communication d'affaires.
Par exemple, vous pouvez vous adresser au destinataire en disant "Cher Monsieur/Madame (nom de famille du destinataire)". Si vous écrivez à un destinataire que vous ne connaissez pas, utilisez le prénom et le nom de famille : Cher (prénom plus nom de famille).
Lorsque vous vous adressez à un groupe de personnes, utilisez un titre de groupe comme "Chers superviseurs", etc.
- Faites une bonne introduction
Se présenter dans votre courriel de demande rendez-vous est nécessaire pour montrer l'authenticité de votre courriel. planification C'est un élément crucial, surtout si vous envoyez un courriel à rendez-vous à une personne inconnue ou à quelqu'un qui ne s'attend pas à recevoir votre courriel.
Par exemple, "Je suis Stephen Safino, et je travaille dans l'unité des ressources humaines."
- Donnez la raison de la rendez-vous
Il s'agit de la partie la plus importante de votre courriel de demande d'accès à rendez-vous , car elle incite le destinataire à attendre avec impatience la date prévue de rendez-vous pour obtenir plus de détails.
Il aide le destinataire à comprendre l'objectif de l'adresse rendez-vous et la valeur qu'elle représente pour lui. Cependant, n'entrez pas dans les détails car c'est la raison principale pour laquelle vous êtes rendez-vous.
En bref, cette section doit être brève et facile à scanner !
- Flexibilité en termes de temps et de lieu
Essayez autant que possible d'offrir à votre destinataire un horaire flexible. Vous aurez ainsi plus de chances de trouver un moment et un lieu qui vous conviennent à tous les deux.
C'est une meilleure approche que de leur demander quand ils sont disponibles. Précisez également s'il s'agit d'un entretien en personne ou en ligne rendez-vous.
- Demande de confirmation
Demandez à votre destinataire de confirmer sa présence à l'adresse rendez-vous. Cela est nécessaire pour planifier correctement les lieux, les aliments et les boissons ou les réservations de rendez-vous .
En outre, indiquez clairement comment le destinataire de votre courriel peut procéder à la confirmation. Par exemple, vous pouvez dire : "Veuillez me faire part de votre avis concernant le lieu et l'heure proposés dès que possible" ou "veuillez contacter ma secrétaire via (numéro de téléphone) pour confirmer votre disponibilité".
- Envoyer un rappel
Après que l'invité a confirmé sa présence, il est essentiel de lui envoyer un rappel un jour ou deux avant la date d'échéance.
S'ils refusent la demande sans explication, demandez-leur s'ils peuvent suggérer quelques modifications des détails du site rendez-vous en leur faveur.
Si vous n'obtenez aucune réponse, il serait bon de leur donner un coup de fil de contrôle poli !
Nous vous recommandons d'utiliser Sender.net, qui dispose de toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour créer votre design d'e-mail rendez-vous et envoyer des e-mails automatisés à vos contacts.
Vous pouvez voir ici à quoi cela ressemble depuis l'intérieur de l'email builder :
Exemples idéaux d'e-mails de demande d'accès à rendez-vous pour vous inspirer
Vous trouverez ci-dessous d'excellents exemples d'e-mails de demande d'accès à rendez-vous qui peuvent stimuler l'engagement de vos prospects et ne leur laisser d'autre choix que d'accepter votre demande.
- Mise en place d'un rendez-vous avec un collègue
Cher [M./Mme Nom de famille],
Je vous écris pour fixer un rendez-vous à l'adresse rendez-vous pour [objet de votre rendez-vous]. Si l'heure vous convient, je souhaiterais vous rencontrer à [heure] le [date] à [lieu].
Veuillez confirmer si cela vous convient ou si une autre heure et un autre lieu sont préférables. J'attends avec impatience notre rendez-vous.
Merci,
[Votre nom]
Ce type d'e-mail est court et direct. Comme l'expéditeur et le destinataire se connaissent, il ne nécessite pas d'introduction ni d'utilisation d'un langage persuasif.
Cependant, vous devez inclure tous les détails nécessaires et demander une confirmation au destinataire de votre courriel.
- planification un rendez-vous avec un prospect, que vous avez rencontré dernièrement
Salut [prénom du prospect] !
Nous nous sommes rencontrés à [événement] hier.
Il semble que vous soyez intéressé par certains des [vos services] que nous proposons.
Vous voulez réserver une rapide* rendez-vous cette semaine pour voir ce que nous pouvons faire ?
Faites-moi savoir quand vous êtes disponible.
Sincèrement,
[votre nom]
*Quand je dis rapide, je le pense vraiment - nous nous en tiendrons à 15 minutes maximum. Je sais que vous êtes occupée !
Lorsque vous envoyez une demande à une personne que vous avez rencontrée récemment, il est fort probable qu'elle dispose d'informations de base sur vous. Par conséquent, il est préférable que vos courriels soient courts et décontractés.
Toutefois, si vous n'avez pas eu une conversation mémorable, vous pouvez formuler votre demande de manière appropriée et plus longue. Décrivez les détails de votre rendez-vous, et n'oubliez pas de mentionner le lieu de votre récente interaction.
- Demander un rendez-vous avec un client
Cher M. Wood,
Je vous écris au nom du représentant de la Chambre des représentants, Jesse Walton, pour organiser un rendez-vous à l'adresse rendez-vous avec vous afin de discuter des restrictions d'eau à Temple Terrace. Il est disponible pour vous rencontrer à 10 h 30, 11 h ou 16 h 30 mardi prochain, le 15 août, à son bureau, 3278 W. 14th Street, Tampa.
Veuillez confirmer une heure pour rendez-vous dans les meilleurs délais.
Merci,
Shailene Cobb
Assistant de H.R. Jesse Walton
L'adressage par le nom rend l'e-mail plus personnalisé. L'expéditeur s'est également présenté brièvement, faisant preuve d'un certain professionnalisme.
Ce courriel transmet des détails essentiels tels que le sujet de discussion, le lieu, l'heure et la date. De plus, il s'agit de la flexibilité du temps, laissant au destinataire le choix entre plusieurs options !
L'expéditeur appelle également le destinataire à répondre en confirmant une heure convenable pour rendez-vous .
- planification a rendez-vous à des fins d'assistance à la clientèle
Cher Andrew,
Ça a l'air bien.
Prenons rendez-vous pour discuter afin que nous puissions examiner tous les détails de votre demande. Une fois que nous aurons toutes ces informations, je travaillerai avec notre équipe pour que tout soit réglé.
Veuillez cliquer ici pour programmer votre rendez-vous.
A bientôt !
Vous pouvez envoyer cet e-mail de demande rendez-vous à un client qui a déjà fait une demande auprès de votre organisation.
Vous programmez l'adresse rendez-vous pour obtenir plus d'informations du client sur l'assistance dont il a besoin de votre part.
Veillez à ce qu'il soit bref et professionnel !
- Mise en place d'un informateur occasionnel rendez-vous
Bonjour Therese McMahon,
Je peux passer un appel de 15 minutes demain, si vous le voulez bien ?
J'en serais ravi,
- Vous montrer ce que nos meilleurs clients font pour obtenir plus d'e-mails.
- Montrez votre manque de conversion sur place
- Regardez si je dois améliorer les conversions sur place.
Est-ce que 12 h à 12 h 15, ça vous va, mardi ?
Sincèrement,
Essie High
Dans cet exemple, rendez-vous doit avoir lieu par téléphone, ce qui est clair dans l'objet sous la forme d'une demande. Cela signifie que le rendez-vous n'aura lieu que si l'invité se sent à l'aise avec l'heure prévue.
De plus, cet e-mail de demande décrit les sujets de discussion qui pourraient donner au destinataire l'envie de se rendre sur le site rendez-vous pour obtenir plus d'informations.
- Courriel de demande de suivi amical rendez-vous
Salut [nom du client],
J'espère que vous allez bien depuis [événement, lieu et/ou heure de votre dernière rencontre] !
Je voulais juste faire un suivi pour voir si vous étiez toujours intéressé à en savoir plus sur [votre entreprise] et comment nous pouvons vous aider à résoudre [problème]. Cherchez-vous toujours quelqu'un pour vous aider avec [votre service] ?
Si c'est le cas, j'aimerais beaucoup en parler ! Nous pouvons prendre un café ou passer un coup de fil pour en discuter plus avant - ce qui vous convient me convient aussi !
Merci et bonne continuation !
[Signature]
Un exemple de courriel de suivi signifie que l'expéditeur a eu un autre rendez-vous avant de discuter du même sujet.
Dans ce cas, mettre en avant quelques détails de votre session précédente est crucial ! C'est un excellent moyen de personnaliser votre e-mail.
Il est également conseillé d'utiliser un ton amical plutôt que promotionnel.
- Demande d'un mémoire des membres de l'équipe rendez-vous
Chers collègues,
À l'approche du nouveau mois, j'aimerais programmer une brève réunion à l'adresse rendez-vous pour discuter des défis à venir et des objectifs à atteindre. Tous les membres de l'équipe sont priés d'être présents pour la même chose. Le rendez-vous se tiendra à 16h00 le 31 décembre 2020.
Veuillez envoyer une confirmation pour la même chose en répondant à cette chaîne.
Salutations
Shannon Page
L'objet de cet e-mail est clair et met en évidence le sujet de la discussion. Il n'est pas nécessaire de présenter l'expéditeur puisqu'il s'agit de collègues de travail dans la même organisation.
Il comprend également les détails nécessaires, à savoir l'heure et la date du site rendez-vous.
Utilisation des e-mails de demande rendez-vous pour programmer avec succès rendez-vous avec vos prospects
Un courriel est un outil précieux pour demander un rendez-vous avec votre invité, car il est simple et organisé. Pour obtenir les meilleurs résultats de vos e-mails de demande de rendez-vous , utilisez-les de la bonne manière.
Familiarisez-vous avec les meilleures pratiques pour les courriels de demande de rendez-vous afin de concevoir des courriels excitants et directs auxquels votre invité ne pourra pas résister ! Et, avec les exemples fournis dans cet article, vous êtes prêt à partir !
À propos de l'auteur
Skirmantas Venckus est écrivain le jour et lecteur la nuit. Il déteste parler de lui à la troisième personne. Il est également le " growth hacker " de Sender.net - le fournisseur de services de marketing par courriel qui se concentre sur la convivialité, l'accessibilité et l'utilité.
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