Le suivi d'un client ou d'un client potentiel est un art. Vous devez faire preuve de professionnalisme sans pour autant être trop agressif. Vous devez surveiller votre timing, ainsi que le volume d'e-mails que vous envoyez.
Parce que le courrier électronique est quelque chose que vous pouvez écrire à l'avance et programmer pour l'envoyer, c'est l'un des meilleurs moyens de suivi.
Mais comment rédiger un message qui suscite une réponse ?
Restez à l'écoute pour déterminer à quelle fréquence vous devez effectuer un suivi et les parties essentielles d'un courriel de suivi. Vous trouverez également neuf exemples d'e-mails pour les occasions quotidiennes.
Combien de suivis faut-il faire ?
En termes de vente, environ 80 % des gens diront "non" avant d'accepter. Cela signifie-t-il que vous devez envoyer au moins quatre courriels de suivi ?
Si l'on regarde les différents rapports sur les taux d'ouverture des e-mails, le premier e-mail obtient généralement le taux le plus élevé. Cependant, chaque message suivant obtient également un pourcentage significatif, et il est important de garder un œil dessus.
D'après les données de Yesware, dans une chaîne de 10 e-mails, vous pouvez obtenir un taux de réponse de 6 à 30 %. Bien que le taux diminue avec chaque suivi, la persistance vous donne un meilleur taux de réponse global.
Mais l'envoi massif d'e-mails risque fort d'ennuyer votre destinataire.
Alors comment augmenter la probabilité que les prospects ne se contentent pas d'ouvrir ou de lire vos e-mails, mais qu'ils y répondent réellement ? Voyons comment rendre un courriel de suivi attrayant.
Les choses à garder à l'esprit lors de la rédaction d'un courriel de suivi
Que vous deviez écrire un suivi après un appel de vente ou une discussion avec un collègue, il y a quelques éléments essentiels à garder à l'esprit pendant que vous tapez.
Objectif
Avant de commencer à taper un courriel de suivi, assurez-vous de savoir pourquoi vous le faites.
Voulez-vous conclure un marché, fixer un autre moment pour vous rencontrer ou fournir des informations pour clarifier un point de discussion ? Si vous pouvez déterminer l'objectif final, il sera plus facile de rédiger un appel à l'action convaincant.
Contexte
Certaines personnes ont du mal à se souvenir des informations. Et c'est généralement une bonne chose - la vie est si trépidante qu'il y a beaucoup de données à traiter. En plantant le décor pour le destinataire, vous l'aidez à comprendre pourquoi vous lui tendez la main ou comment vous vous êtes rencontrés.
Le contexte les empêchera également de se demander comment un inconnu a pu obtenir leur courriel, car vous n'êtes plus un parfait inconnu.
Objectif
Expliquez de manière directe et concise pourquoi vous envoyez ce courriel. Il est courant de dire carrément qu'il s'agit d'un suivi, mais ce n'est pas nécessaire. L'autre personne doit quand même savoir pourquoi vous avez décidé d'envoyer un autre courriel.
Timing
Certains courriels de suivi doivent être envoyés immédiatement après un événement déclencheur, tandis que d'autres doivent être laissés en suspens. Par exemple, un appel téléphonique ou une proposition commerciale rendez-vous.
Le timing est crucial pour maintenir la conversation sur la bonne voie. Il arrive parfois qu'un appel ou un site rendez-vous déborde et prenne le temps que vous aviez prévu pour préparer un résumé de ce qui a été couvert.
Pour résoudre ce problème, de nombreuses personnes utilisent des applications de messagerie qui permettent d'envoyer des messages à l'adresse planification . Vous pouvez alors rédiger un suivi à l'avance, et l'application l'enverra automatiquement.
Objet
Si vous voulez augmenter vos chances d'obtenir une réponse, personnalisez votre message. Une boîte de réception est une longue liste de lignes d'objet - vous aurez plus de chance si la vôtre sort du lot.
Ne vous souciez pas de rendre l'objet trop long. Selon une étude sur la sensibilisation par courrier électronique, les lignes d'objet longues de 36 à 50 mots ont un taux de réponse supérieur de près de 25 %.
CTA
Si vous voulez qu'un courriel mène quelque part, il doit comporter un appel à l'action. Et cette action est basée sur vos objectifs.
Un CTA doit être clair et réalisable. Il doit donner au destinataire des options et une marge de négociation sans pour autant paraître faible et plein d'espoir. L'objectif d'un CTA est d'obtenir des résultats.
Signature
L'importance d'inclure une signature est un sujet en soi. Votre signature donne des détails essentiels, comme qui vous êtes et ce que vous êtes, où vous travaillez et comment quelqu'un peut vous joindre.
Votre signature doit également suivre le modèle des lignes directrices de votre marque pour compléter l'image si vous représentez une entreprise.
Avec ces éléments en tête, vous pouvez passer à la rédaction d'un courriel de suivi.
Étapes de la rédaction d'un courriel de suivi
Pour résumer ce que nous venons de voir, voici une liste de contrôle pratique pour rédiger votre courriel.
1. Ouvrir avec le contexte
Commencez toujours votre courriel de suivi par une brève raison de le rédiger.
2. Fournir plus de détails
Les gens remettent souvent à plus tard le fait de répondre parce qu'ils ne savent pas comment faire du small talk dans les courriels. Le cas échéant, donnez des précisions qui comportent des incitations, comme quelques questions ou une demande de commentaires sur un élément spécifique.
3. Ajouter un CTA
Un appel à l'action est une autre incitation à répondre. Il explique ce que vous attendez en réponse à l'e-mail.
Il peut s'agir, par exemple, d'une demande de rappel ou d'organisation d'un rendez-vous à l'adresse rendez-vous. Il peut également s'agir d'une simple indication que vous attendez une réponse.
4. Ajouter une signature
Votre signature est un outil permettant aux destinataires d'en savoir plus sur vous et votre entreprise. Outre les coordonnées que nous avons mentionnées ci-dessus, une signature peut également contenir les éléments suivants :
- Une photo portrait pour que vos e-mails ne soient pas sans visage.
- Un lien vers votre site web.
- UN CTA.
Votre signature peut également inciter tout destinataire à visiter votre site web, votre blog ou à vous contacter de quelque manière que ce soit.
5. Rédigez un objet
Le succès de vos e-mails repose en grande partie sur les lignes d'objet, car c'est la première chose qui apparaît dans une boîte de réception. C'est aussi l'essence même du minimalisme.
Si un objet plus long a plus de chances d'obtenir une réponse, il doit être personnalisé en fonction de la personne à qui vous envoyez le message, tout en restant conforme à l'objectif du message.
Une bonne stratégie consiste à dire quelle valeur une personne peut obtenir en cliquant sur votre courriel.
9 exemples courants d'e-mails de suivi
La théorie est bonne, mais la pratique est parfois difficile sans quelques exemples sur lesquels s'appuyer. Voici neuf modèles d'e-mails correspondant à certaines des occasions les plus courantes.
Tous ces modèles peuvent être enregistrés en tant que réponses automatiques ou dans votre carnet de notes en ligne préféré.
Après un appel téléphonique professionnel
Les appels téléphoniques peuvent être lourds en informations et n'ont généralement pas de transcription pour référence ultérieure. C'est pourquoi il est utile de faire suivre l'appel d'un courriel qui résume votre conversation, surtout si vous souhaitez que l'autre personne fasse quelque chose en retour.
Bonjour [nom],
J'ai été ravi de discuter avec vous de [un élément mémorable de votre conversation] l'autre jour. J'ai hâte de commencer à travailler sur [votre projet commun/accord] pour que vous puissiez [le bénéfice qu'ils espèrent en tirer].
Veuillez remplir le formulaire ci-joint afin que nous puissions passer à l'étape suivante. Cela ne devrait prendre que 10 à 15 minutes.
Je vous répondrai dans un délai d'un jour après avoir reçu votre réponse. Je suis impatient d'avoir de vos nouvelles !
Meilleures salutations,
[Votre signature électronique]
Ce modèle présente un contexte, des objectifs et un CTA clairs, mais il se peut qu'il n'obtienne pas la réponse que vous souhaitez. Si c'est votre cas, n'hésitez pas à envoyer un autre suivi à votre suivi. Restez à l'écoute pour cet exemple.
Après une rendez-vous ou une conférence virtuelle
Deux fois de suite rendez-vous? Avec le grand nombre de standups, de webinaires et de conférences, ce type de suivi pourrait être plus courant que l'exemple précédent.
Prenons l'exemple de rendez-vous , qui a pour but de discuter d'une opportunité.
Bonjour [nom],
J'ai apprécié d'en apprendre davantage sur ce que fait votre entreprise, et surtout que vous [ayez mentionné un élément mémorable de la conversation].
Voici un bref aperçu des services que nous proposons :
- [ne mentionnez que les services pertinents pour votre prospect].
-...
Au cas où vous auriez besoin de comparer vos notes, j'ai joint l'enregistrement de notre rendez-vous, comme promis.
En ce qui concerne les prochaines étapes, y a-t-il d'autres parties prenantes que vous aimeriez inclure dans la conversation ?
Nous nous réjouissons de pouvoir discuter de votre projet plus en détail prochainement.
Meilleures salutations,
[Votre signature]
Cet exemple commence sur une note agréable et plante le décor - dans quelles circonstances vous avez conversé avec le destinataire. Il fournit également des informations que l'autre personne peut utiliser comme incitation à entamer une conversation.
Après un message vocal
Combien de fois avez-vous écouté un message vocal laissé par quelqu'un ? Assurez-vous qu'un destinataire a écouté le vôtre en effectuant un suivi rapide.
Bonjour [nom],
Je passe pour vous dire que je vous ai envoyé un message vocal à propos de [objet de votre appel].
Au cas où un courriel serait plus pratique pour vous, voici la portée :
[mentionnez ce que vous faites et comment vous pouvez être utile].
Appelez-moi ou répondez à cet e-mail. J'ai hâte d'entrer en contact avec vous.
Meilleurs vœux,
[Votre signature]
Les gens aiment les options s'il n'y en a pas trop. Dans ce cas, il y en a deux. Et un CTA pour utiliser l'une d'entre elles.
Après un concours
Les concours sont un excellent moyen d'intéresser le public à votre marque et d'augmenter le nombre de vos abonnés. Mais seule une ou une poignée de personnes peuvent en sortir gagnantes. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas assurer le suivi de l'ensemble de votre liste de diffusion.
Comment annoncer les gagnants avec style ? En félicitant tous ceux qui ont participé.
Hey [Nom],
Merci d'avoir participé à [nom du concours] ! Nous avons apprécié chacune de vos participations.
Quant à la partie amusante, prenons un moment pour applaudir le gagnant du concours - [Nom du gagnant du concours].
Si ce n'était pas votre jour de chance, ne vous inquiétez pas. D'autres concours sont en route. Restez à l'écoute pour les événements à venir.
Ce modèle est polyvalent. Il s'adresse à tous les participants et comporte un CTA pour nourrir les attentes.
Notez que vous pourriez suivre une autre voie et faire suivre l'annonce du gagnant d'un autre courriel. Mais dans ce cas, vous risquez de gâcher l'ambiance pour les personnes qui n'ont pas ouvert le premier e-mail. Personne ne veut être le dernier à l'apprendre.
Après une introduction
Faire une bonne impression sur une nouvelle connaissance est peut-être facile pour vous, mais pouvez-vous la faire durer ? Un courriel de suivi peut y parvenir.
Bonjour [nom],
C'était un plaisir de vous rencontrer sur rendez-vous à [lieu de votre rencontre]. J'aimerais en savoir plus sur [sujet abordé/objet de votre courriel], car [raison de votre intérêt].
Nous rattraperons le temps perdu dans les semaines à venir. Je suis libre les [jours ou dates où vous êtes libre] si cela vous convient.
J'attends votre réponse avec impatience.
Regards,
[Votre signature]
Ce modèle place les présentations dans le contexte de votre site rendez-vous . Il indique également la raison de l'envoi de l'e-mail et propose des options de réponse.
Après avoir demandé une action
Les raisons de ce type de suivi peuvent être infinies. Vous avez peut-être demandé à quelqu'un de remplir un formulaire, une enquête ou un questionnaire. Ou envoyé des documents d'accueil à un client.
Bonjour [Nom],
J'espère que vous passez une bonne semaine !
Je vérifie juste si vous avez eu l'occasion de parcourir les [documents d'accueil : lien vers des documents ou des vidéos] que je vous ai envoyés mardi dernier.
Je voudrais également mentionner que notre produit peut [ajouter quelques avantages pertinents].
Faites-moi savoir si vous avez des questions. Au plaisir de vous lire.
Avec mes meilleures salutations,
[Votre signature]
Cet exemple comporte une phrase supplémentaire. Selon les circonstances, cela peut être une bonne idée de demander comment ils vont. Cela montre que vous êtes intéressé par une relation solide avec l'autre personne. Cela montre également que votre intérêt va au-delà du simple gain.
Après l'envoi d'un devis
Si un prospect est intéressé par votre service, c'est à votre communication par courrier électronique que vous devez vous assurer qu'il ne se refroidit pas.
Les appels téléphoniques peuvent être gênants ou inopportuns, mais un courriel peut être répondu à tout moment. En revanche, ils peuvent se perdre dans une boîte de réception.
Imaginez maintenant quelqu'un d'aussi occupé que vous - un devis exige plusieurs courriels de suivi.
Bonjour [Nom],
Je vérifie simplement si vous avez eu l'occasion d'examiner le devis que je vous ai envoyé le [date] pour [le projet en question].
Si vous avez besoin de plus de détails sur nos services ou si vous souhaitez discuter plus avant du devis, convenons d'un appel. Je suis disponible le [jours ou dates où vous êtes libre] si cela vous convient.
Dans l'attente d'une réponse de votre part.
Meilleurs vœux,
[Votre signature]
Avec des courriels comme celui-ci, vous devez faire progresser le prospect dans votre pipeline. Sinon, donner plus de détails sur vos services par écrit pourrait prolonger la séquence de suivi plus longtemps que nécessaire. C'est pourquoi l'appel à l'action demande un rendez-vous avec des indications claires sur les informations dont vous avez besoin.
Après un suivi
Dans la foulée du dernier exemple, si vous n'avez pas eu de nouvelles d'une personne après un suivi, il est plus que nécessaire d'en envoyer un autre. N'oubliez pas que neuf courriels peuvent passer à travers les mailles du filet avant que vous n'obteniez une réponse au dixième.
Bonjour [nom],
Je n'ai pas eu de nouvelles de toi à propos de [l'objet de ton dernier courriel]. Au cas où il se serait perdu, voici un récapitulatif de nos précédentes conversations :
[Donnez un résumé du projet/de l'affaire que vous essayez d'initier].
Si ce n'est pas le bon moment, faites-moi savoir quand nous pourrons discuter plus en détail de votre projet.
Dans l'attente d'une réponse de votre part.
Cordialement,
[Votre signature]
Après plusieurs suivis
Comme le concluent les études, être persistant peut vous donner un meilleur taux de réponse. Cependant, une conversation unilatérale ne peut pas durer éternellement, et l'un de vos suivis devra donc être le dernier.
Bonjour [nom],
Je suis sûr que vous êtes très occupé ces jours-ci. J'ai essayé de vous joindre à plusieurs reprises à propos de [objet de votre courriel] mais je n'ai pas eu de nouvelles de votre part.
Je ne voudrais pas être la raison pour laquelle vous êtes frustré par votre boîte de réception, alors faites-moi savoir si je dois vous contacter plus tard, lorsque vous serez moins inondé d'e-mails.
Nous serions heureux d'avoir de vos nouvelles à tout moment.
Meilleurs vœux,
[Votre signature]
Conclusion
Nombreux sont ceux qui mènent une vie bien remplie, aussi la persévérance est-elle essentielle pour améliorer les taux de réponse. Des études montrent que les gens sont plus enclins à répondre à un sixième ou parfois à un dixième courriel, alors ne vous arrêtez pas à deux suivis.
En même temps, assurez-vous d'apporter une valeur ajoutée à la conversation - ayez un objectif, reflétez un but et appelez le destinataire à l'action. Il est également utile de rédiger des lignes d'objet accrocheuses et de conclure par une signature professionnelle.
A propos de l'auteur
Carla Andre-Brown est spécialiste du marketing de contenu pour Mailbird. Elle préconise une relation saine avec le travail à distance et nos boîtes de réception. Lorsqu'elle ne travaille pas sur le contenu, elle enseigne le marketing numérique au BCIT ou essaie une recette épicée.
