What are Virtual meetings?
Remote work meetings are running hand to hand with every personal, professional or educational purpose. The entire global system has shifted towards quarantine at home, during the pandemic of Covid-19 and hence physical meetings have adapted to a new shape of online/virtual meetings and remote work. These meetings have transformed into multitudes which have not only opened avenues for people to be a part of online meetings from anywhere around the world, but also has given people the opportunity to transform the way meetings are conducted.
Remote-friendly ways are the major part of the working of virtual meetings. Virtual meetings are best to conduct with team members overseas. Travel and financial costs are reduced. Greater flexibility is one of the most time-effective and one can attend meetings from the comfort of their homes. Internet meetings are more comfortable for anyone with any discomfort or any issue with attending meetings in person.
As we are bombarded with so much online information, and constantly rummaging between daily tasks and virtual meetings might be boring for some, we often lose focus of the meeting. The information just passes over the head. Hence, it is very important to make your participants engaged in the meeting. A lack of feeling of closeness and reachability affects one greatly also.
The job then lands over to the meeting host to make the people engaged throughout the meeting.
Transformez vos scripts en une série de questions.
Le scénario et l'ordre du jour de vos questions doivent être transformés en une série de questionnaires ou en un format de dialogue engageant.
Planifiez à l'avance !
Ne partez pas sans préparation et assurez-vous que votre contenu est suffisamment intéressant, notamment les mots que vous allez prononcer. Il existe de nombreux rédacteurs de contenu qui peuvent vous offrir les meilleurs services de rédaction de contenu afin de vous aider à rédiger des textes plus attrayants.
If you ask a few questions, the participants of the meeting will also be engaged. If you are the only person talking, it puts a really boastful impression on the participants.
Si vous souhaitez rendre ce processus encore plus interactif et rapide, vous pouvez utiliser un questionnaire spécifique ainsi que des stratégies numériques telles que les rappels par SMS, les rappels par texto et même les e-mails.
This Email has a series of questions for the customer to fill in before the meeting starts.
Cela vous aide à mieux répondre et vous donne 90% de chances de transformer ce client en prospect !
Créer une feuille de route
N'oubliez jamais de créer au préalable un brouillon, une carte de liens ou simplement des notes brutes de base, afin d'être mieux armé pour ce que vous êtes sur le point de présenter.
Assurez-vous que vos diapositives de présentation, le cas échéant, sont à jour et très bien organisées. Elles doivent être dans un ordre approprié et comporter du texte, des images ou des vidéos claires. Si vous souhaitez laisser des commentaires ou des incontournables à l'auditoire à l'avance, préparez-vous.
Organize your knowledge into 10- to 15-minute intervals for longer meetings. Shorter attention spans are addressed, and everyone remains involved and focused. Make it evident when you've concluded each piece – perhaps by modifying the tempo of your delivery – so that attendees are expected to move on to the next.
Send out login credentials to everyone involved several days ahead of time. Include the URL, the agenda, a list of attendees, and the meeting's start and end timings, if possible.
Also, allocate someone to deal with any technology problems that may develop during the meeting. You will be able to focus exclusively on steering the debate if you assign this duty.
Décider du moment et tester l'application
Le temps de votre public ou de vos participants doit être apprécié et pris en compte. Le temps doit être défini, le nombre de diapositives, etc.
Consider everyone's time zone while planning the meeting. Try not to schedule that during a participant's working hours. If you can't avoid it, personally check in with them to ensure that the time is appropriate. If you have regular meetings with the same team members, try rescheduling them so that they don't have to appear before or after the rest.
Test run the application at least a few hours before the actual meeting. If it crashes or causes some technical issue at the last moment it will be too embarrassing and a turn-off for the participants.
You can choose Zoom or Meetfox for effective meetings.
Invitez les personnes concernées
Avoid inviting people that are not directly involved in the meeting or the organization process. Even if you need a certain audience number or count, then make sure you have created a proper lobby or enable proper system settings where anyone can only unmute and pitch in, if the moderator or host allows.
Une autre règle de base fréquente consiste à demander aux participants de couper leur micro jusqu'à ce qu'ils soient prêts à parler ; cela permet de minimiser les bruits de fond gênants.
Avant de prendre la parole, demandez à chacun de dire son nom si l'appel est uniquement audio. Les membres du groupe pourront ainsi savoir qui a dit quoi.
Enfin, encouragez chacun à limiter au maximum les distractions, comme le bruit de fond.
Choisir la technologie appropriée
Examinez votre plan pour choisir la meilleure plateforme à utiliser. Le site idéal pour un bref "check-in" n'est peut-être pas la meilleure plateforme pour un brainstorming ou une prise de décision.
Avant de déterminer quelle plate-forme utiliser, analysez chacune d'elles en détail. Certaines fonctionnalités, telles que les sondages en ligne (qui permettent de connaître facilement l'opinion des gens) et les tableaux blancs en ligne (qui sont utiles pour les séances de brainstorming en groupe), peuvent valoir la peine de payer plus cher.
Comprenez que la vidéoconférence ou la téléconférence présente des avantages et des inconvénients.
Commencez par un sujet de conversation
With ice breakers, you can jumpstart dialogue and overcome hesitation. Conducting a fun icebreaker can assist to engage the right brain, create the tone for creativity and participation, and make your guests comfortable speaking and communicating with each other as well - all of which are ideal circumstances for a fruitful virtual meeting.
Réalisez des sondages interactifs et divertissants
Live polls and surveys are a great way to break up the monotony and show off your results in real time. Polls and surveys, in addition to being a fun way to keep your participants informed, may also be used as a decision-making tool in virtual meetings, offering attendees to vote on follow-up activities and next steps.
Inviter à réagir
Feedback is a critical part of improving your online meetings. Marketing teams now automate their process of user feedback. Connecting Google Sheets and Gravity Forms come in handy during such cases. Ask your attendees what they enjoyed most, what they liked least, and what they would like to see next time. Collecting this valuable feedback allows you to continue fine-tuning your virtual conference to better engage your audience, increase attendance, and establish connections. Poll Everywhere allows you to aggregate this data over time and make decisions on a macro-level.
It's just as difficult to build an interesting presentation for even an online event as it would be to maintain the attendees' attention. Enhance the interactivity of any discussion, lecture, or keynote with Poll Everywhere seamless integration with Google Slides, Keynote, and PowerPoint.
Faites de la danse virtuelle
Tout le monde est trop souvent assis de nos jours, alors toute occasion de se lever et de bouger doit être applaudie, mais tous ceux qui arrivent ne sont pas forcément prêts à le faire. Certaines personnes de votre groupe pourraient être hésitantes. Il y a toujours des options disponibles pour ces personnes. Avant de se lancer dans le boogie, elles doivent se sentir libres d'éteindre leur appareil photo. Sinon, vous pouvez leur apprendre à se lever et à s'étirer.
Utilisez les jeux
Gamification tactics can be a simple and effective way to incorporate two-way communication, increase participation, and encourage active listening in meetings. Games may bring a sense of joy to an otherwise drab and uninspiring setting. Participating in a lighthearted competition could reinforce team bonds and provide opportunity for a quick discussion or conversation.
Je ne sais pas de quel jeu il s'agit, mais c'est certainement un jeu auquel tout le monde s'amuse !
Voici quelques suggestions :
- Répondre à un questionnaire
- Jouer à un petit jeu en ligne
- Ou simplement en posant des énigmes intelligentes à votre public.
- L'association de mots demande un peu plus d'acuité mentale, mais c'est une méthode délicieuse pour amener les gens à communiquer dans un ordre prédéterminé. Le jeu se poursuit jusqu'à ce qu'aucun autre mot ne puisse être ajouté à la chaîne.
Ajouter du contenu visuel
Dans plusieurs cas, l'apprentissage visuel l'emporte sur l'apprentissage et le rappel auditifs. Les indices visuels suscitent des émotions et aident à la compréhension et à la rétention. Une infographie est parfois une meilleure approche pour transmettre des informations à un grand groupe de personnes.
Les images visuelles et les vidéos rendent le contenu plus attrayant pour le public. En outre, elles sont plus rapides à saisir que les longs articles.
Veillez à utiliser les bons formats pour votre vidéo.
Conclusion
Meetings , especially virtual ones, are a great tool to interact and spend some time together.
They can not only be used at a personal level but also at a professional level to interact with people from the comfort of their homes. Virtual meetings can be recorded, stored and used for future reference, and are a great fit for this pandemic.
A technological equipped and well prepared meeting will take you a long way in the art of conducting effective virtual meetings.
À propos de l'auteur
Farwa est une spécialiste du marketing numérique chez ContentStudio qui aime partager ses idées et ses expériences par l'écriture. Elle aime tester et expérimenter les nouvelles ères du marketing et les partager avec le monde entier via ses blogs !
