Depuis l'apparition de la pandémie, on assiste à une hausse fulgurante de l'utilisation du site rendez-vous. La vidéo rendez-vous a vu son utilisation augmenter de 50 % en 2020 par rapport à l'époque pré-pandémique. Cela s'explique par les nombreux avantages de l'utilisation d'un logiciel de vidéoconférence en ligne rendez-vous.
Mais même avec l'essor de l'Internet rendez-vous et des logiciels de vidéoconférence, le coût d'une mauvaise organisation rendez-vous est encore stupéfiant. Chaque année, 541 milliards de dollars sont perdus à cause d'une mauvaise organisation rendez-vous.
Plusieurs coupables contribuent à cette perte. Tout d'abord, les recherches montrent que 59% des rendez-vous ne restent pas sur le sujet. C'est frustrant pour de nombreuses personnes qui ont l'impression de perdre beaucoup de temps à discuter de choses sans intérêt.
Pour rendre rendez-vous plus productif, les organisations doivent établir des agendas appropriés rendez-vous . Un agenda rendez-vous est une liste organisée d'activités, d'événements, de tâches et de sujets à traiter.
La création d'un ordre du jour sur rendez-vous garantit l'ordre sur votre site rendez-vous, limite les distractions, garantit que vous n'abordez que les points importants et que chaque personne comprend le résultat souhaité.
Alors comment créer un agenda en ligne rendez-vous qui mène à un rendez-vous productif ? Voici sept conseils que vous pouvez utiliser.
Préparer l'ordre du jour avant la rendez-vous
L'une des raisons pour lesquelles la plupart des rendez-vous n'atteignent pas leur objectif est qu'ils ne sont pas organisés avec un but précis. Le plan de discussion n'est pas mûrement réfléchi ou est conçu à la hâte avant que le site rendez-vous ne commence. Il en résulte de la confusion, de longues pauses, des regards vides, des participants qui se bousculent pour trouver les informations adéquates ou qui discutent de sujets non professionnels comme la politique.
Pour éviter un tel dilemme et gagner du temps, rédigez votre ordre du jour rendez-vous en diapositives ppt suffisamment tôt pour avoir le temps de le modifier, de le rendre présentable et même d'intégrer les idées des autres membres de l'équipe. Dans ce projet, précisez le rôle de chaque personne, les points à discuter, et envoyez des copies électroniques à tout le monde pour référence au moins un jour avant le rendez-vous.
En outre, établissez des rappels automatiques dans votre calendrier pour informer chaque personne de la journée et de l'objectif de rendez-vous . En établissant un objectif clair et concis, les employés reconnaîtront facilement l'importance de rendez-vous et son objectif plus large.
Fixer des limites de temps
Une fois que vous avez rédigé les objectifs de votre rendez-vous , le facteur suivant à prendre en compte est le temps. Déterminez la durée de l'exercice rendez-vous . Gardez à l'esprit que vous prenez les gens dans leur emploi du temps chargé, alors informez-les de la quantité de temps que vous avez l'intention d'utiliser.
Indiquez explicitement le temps que vous donnez à chaque participant pour partager son point de vue ou la durée de discussion de chaque ordre du jour. Par exemple, vous pouvez allouer 20 minutes à chaque point de l'ordre du jour et 5 minutes aux participants pour intervenir. En outre, prévoyez des pauses.
"En fixant des limites de temps, on s'assure que les participants ne restent pas trop longtemps à discuter d'un sujet et que le site rendez-vous ne s'éternise pas", explique Omer Usanmaz, PDG de Qooper Mentoring & Learning Software.
Fixez des règles claires
rendez-vous est fréquenté par de nombreux types de personnes - certaines arrivent en retard, d'autres ont l'impression que leur point de vue ou leurs préoccupations concernant un point de discussion particulier ne sont pas pris en compte. Ils peuvent déclencher une discussion animée et attiser le conflit, éloignant l'équipe de l'ordre du jour de rendez-vous.
Ces comportements, actions ou scènes négatives peuvent être atténués en établissant des directives et des règles claires. Les directives ou les règles empêchent les conflits de devenir incontrôlables, assurent l'ordre et minimisent les distractions.
Dans votre liste de règles, l'étiquette doit être la première. Veillez à ce que les participants gardent leur téléphone silencieux, évitent de faire plusieurs choses à la fois pendant la conférence rendez-vous ou de converser avec une autre personne. Lors d'une réunion en ligne rendez-vous, chacun doit être correctement habillé et veiller à ce que son partenaire n'interrompe pas la réunion rendez-vous. En outre, ils ne doivent pas non plus interrompre les autres participants à l'ordre du jour de rendez-vous .
En dehors de ces règles d'étiquette en ligne rendez-vous , tenez compte de vos paramètres. Par exemple, l'environnement dans lequel vous faites fonctionner votre site rendez-vous ne doit pas être bruyant ou avoir un arrière-plan distrayant. De plus, il doit être bien éclairé.
Encouragez les membres à demander la permission du modérateur avant de prendre la parole et à mettre leur micro en sourdine lorsqu'ils ne parlent pas. Pour des raisons de sécurité, conseillez aux membres de ne pas partager les mots de passe de connexion au site rendez-vous avec des personnes qui ne sont pas présentes afin d'éviter les activités de cyber-harcèlement telles que le zoom bombing.
Engager les membres et rechercher leurs contributions
rendez-vous échoue lorsque les gens ne peuvent pas partager leurs connaissances, leurs commentaires ou leurs contributions. Votre responsabilité est d'encourager l'interaction en demandant aux membres de faire des suggestions sur les sujets qu'ils veulent aborder et sur ce qui, selon eux, nécessite une attention urgente avant le rendez-vous.
Cela garantit que chaque personne est impliquée dans le site rendez-vous du début à la fin et améliore l'engagement.
Préparez vos systèmes avant le jour rendez-vous
Les pannes de système ne sont pas une nouveauté sur le site rendez-vous. Même après avoir soigneusement configuré vos équipements, ils peuvent toujours vous faire défaut.
Les recherches menées par Loopup montrent que 13 minutes de chaque personne sont consacrées à rendre une installation conviviale ou à en assurer le bon fonctionnement. Ce temps, converti en argent, peut atteindre plusieurs milliers de dollars.
Vous devez vérifier et revérifier vos systèmes (caméra, téléphone ou microphone) pour vous assurer qu'ils fonctionnent correctement quelques minutes avant le rendez-vous.
En outre, encouragez vos employés à faire de même. Lorsque votre système risque de vous faire défaut, vous pouvez opter pour un outil ou une plateforme en ligne externe rendez-vous pour mener votre rendez-vous de manière appropriée. En outre, évitez les technologies obsolètes qui peuvent entraîner des pannes fréquentes du système.
Choisissez un modérateur
Pour vous assurer que votre site rendez-vous ne dérape pas, choisissez un modérateur pour superviser les procédures de rendez-vous . Le modérateur doit être la seule personne ayant le pouvoir de donner la parole aux autres.
Selon Craig Anderson, fondateur d'Express Dentist, " le modérateur permet à chacun de se concentrer sur l'objectif du site rendez-vous, de maintenir l'ordre tout au long du site rendez-vous et de limiter les problèmes de communication qui pourraient survenir. "
Terminez le site rendez-vous par une action spécifique
L'absence d'une action spécifique pour conclure le site rendez-vous est un autre facteur qui rend le site rendez-vous improductif. Par conséquent, les employés quittent le site rendez-vous sans savoir quelle sera la prochaine étape ou la marche à suivre.
Pour votre site rendez-vous, résumez-les à l'aide d'un plan d'action cohérent afin que chaque employé soit d'accord avec vos vues lorsqu'il quitte le site rendez-vous. Assurez-vous que chaque employé comprend sa tâche et l'importance de l'accomplir. Pour susciter l'engagement et un sentiment d'urgence, donnez des délais pour une tâche particulière et exposez les conséquences du non-respect de ce délai rendez-vous .
Conclusion
Beaucoup pensent que la technologie est la solution à l'inefficacité du site rendez-vous. Cependant, elle ne peut que réduire le temps consacré à la réunion et rationaliser la collaboration. La technologie ne peut pas éliminer les causes de l'échec de rendez-vous , telles que les discussions non pertinentes, les répétitions et les distractions dues à des personnes non présentes ou au multitâche.
En revanche, la formulation d'un ordre du jour en ligne approprié rendez-vous le peut. Un ordre du jour en ligne rendez-vous permet de s'assurer que seuls les sujets importants sont abordés, d'éviter que votre rendez-vous ne déraille, d'obtenir la bonne réaction des membres de votre équipe et de vous aider à atteindre les objectifs du rendez-vous.
A propos de l'auteur
Adela Belin est spécialiste du marketing de contenu et blogueuse chez Écrivains à l'heure. Elle est passionnée par le partage d'histoires dans l'espoir de faire une différence dans la vie des gens et de contribuer à leur épanouissement personnel et professionnel. Retrouvez-la sur Twitter et LinkedIn.
