Le rendez-vous est prêt. Vous avez passé le temps nécessaire à vous préparer, à vous motiver, et vous avez tous les bons mots pour réussir ce rendez-vous et décrocher un nouveau client.
15 minutes plus tard, votre salle d'attente en ligne est toujours vide. Une autre personne ne s'est pas présentée.
Vous savez que chaque seconde que vous perdez est un gaspillage d'argent, et vous commencez probablement à vous sentir sous-estimé. Comment faire pour que les gens se présentent sur le site rendez-vous que vous avez réservé ?
Bien qu'une présence à 100 % soit presque impossible, il y a quelques conseils solides que j'ai appris au cours de ma carrière dans la vente, et je les ai utilisés pour aider les équipes de vente et les propriétaires d'entreprise à augmenter leur rendez-vous complété, améliorer leur tableau de bord des performances de vente et réduire les no-shows.
Examinons 7 de mes conseils préférés qui sont garantis de convaincre plus de gens de venir, ainsi que la façon de réagir lorsque vous avez un absent.
7 conseils de pro pour inciter plus de prospects à se présenter
Faire en sorte que vos prospects se présentent a moins à voir avec ce que vous faites le jour de l'événement rendez-vous qu'avec toutes les interactions qui l'ont précédé. À partir du moment où vous réservez un nouveau rendez-vous, il existe des mesures spécifiques que vous pouvez prendre pour augmenter les chances que votre prospect se présente le jour venu.
Voici mes stratégies préférées pour réduire les défections :
1. Rendre facilement accessibles les informations essentielles sur le site rendez-vous
Lorsque vous réservez un rendez-vous à rendez-vous avec un client potentiel, c'est à vous de fixer les détails. Que ce soit par téléphone ou par courrier électronique, évitez les promesses vagues de vous connecter bientôt. Proposez plutôt des horaires précis ou un lien vers votre calendrier. Veillez à ce que le lieu et la manière dont se déroulera cette rendez-vous soient clairs (en personne, sur Zoom, Skype ou par téléphone).
Mais une fois les détails fixés, vous devez vous assurer qu'ils sont accessibles à toutes les personnes concernées.
Par exemple, si vous discutez au téléphone, vous pouvez noter rapidement l'heure de rendez-vous dans votre agenda. Mais ne supposez pas que votre prospect a fait de même.
Que ce soit par courrier électronique ou par une invitation directe dans l'agenda, veillez à ce que votre prospect ait tous les détails de l'adresse rendez-vous écrits et facilement accessibles.
MeetFox propose un outil planification qui permet aux prospects de réserver un rendez-vous avec vous directement, et envoie l'information directement dans leur calendrier.
2. Envoyez un ordre du jour de haut niveau juste après avoir réservé la rendez-vous
Les clients potentiels seront plus enclins à se rendre sur votre site rendez-vous s'ils comprennent clairement la valeur qu'ils retireront de ce site rendez-vous.
Vous leur avez probablement déjà expliqué ce à quoi ils doivent s'attendre sur le site rendez-vous, mais c'est le moment idéal pour leur envoyer un agenda personnalisé de haut niveau qui prouve que le site rendez-vous mérite leur temps et leur attention.
Voici quelques éléments à inclure :
- Les détails spécifiques dont vous avez discuté, tels que les défis auxquels le prospect est confronté.
- 3 points que votre rendez-vous couvrira
- Un avantage clair que votre prospect en tirera rendez-vous
Sur ce dernier point, un exemple spécifique de retour sur investissement est le plus efficace. Une étude de RAIN Group a révélé que 66 % des acheteurs considèrent qu'un exemple clair de retour sur investissement est l'un des principaux facteurs influençant leur décision d'achat. Commencez donc à prouver le retour sur investissement dès avant l'adresse rendez-vous, et vous prouverez que vous méritez qu'on s'y intéresse.
Par exemple, un consultant en marketing pourrait envoyer cet e-mail à un prospect qui vient de réserver une place sur le site rendez-vous:
Conseil de pro : vous voulez passer à la vitesse supérieure ? Enregistrez une vidéo rapide et personnalisée et utilisez un outil comme Vidyard, BombBomb, bonjoro ou Dubb.
3. Soyez intelligent dans la prise de vos rendez-vous
Commencez par faire preuve de bon sens. Pour la plupart des gens, il y a des moments où ils sont plus susceptibles d'être occupés ou d'oublier simplement qu'ils avaient un rendez-vous sur rendez-vous . Les périodes d'activité intense, comme le lundi matin ou les premiers jours de retour après les vacances, sont des moments où le travail urgent fera passer votre rendez-vous au second plan.
En faisant preuve de bon sens, vous éviterez les points d'achoppement courants dans les semaines de vos prospects. Mais pour vraiment réussir ce point, vous devez connaître vos clients idéaux extrêmement bien. (Si vous n'avez pas encore établi le profil de votre client idéal, consultez Profiler : Kit de profil du client idéal de Close).
Essayez de comprendre comment fonctionnent les horaires de travail de vos clients. Y a-t-il certaines périodes du mois qui sont plus susceptibles d'être occupées ? Comment fonctionne leur calendrier trimestriel ?
Par exemple, une assistante virtuelle qui vend des services aux comptables doit savoir que la saison des impôts est une période très chargée et qu'elle n'est probablement pas le moment idéal pour réserver beaucoup de rendez-vous rendez-vous. Un freelance spécialisé dans le marketing sait que l'été et les vacances de décembre sont des périodes creuses pour les équipes de marketing B2B, et que toute réservation de rendez-vous ne sera probablement pas considérée comme une priorité.
Comprenez votre client idéal, et vous serez en mesure de réserver des horaires plus intelligents rendez-vous .
4. Programmer rendez-vous tout de suite (pas le mois prochain)
C'est ce que j'aime appeler le pouvoir du moment présent. Si vous écrivez à planification rendez-vous des semaines ou des mois à l'avance, vous aurez beaucoup plus de chances de ne pas vous présenter.
Réservez plutôt rendez-vous pour demain, cette semaine ou même plus tard dans la journée.
planification un rendez-vous lorsque vous et votre offre êtes encore présents à l'esprit des prospects les aidera à ne pas se désintéresser avant que vous ne discutiez.
5. Utilisez votre calendrier d'invitation pour créer des attentes
Soyons francs : la plupart des invitations de calendrier sont ennuyeuses.
Mais il s'agit de bien plus qu'un simple rappel. En le formulant correctement, vous pouvez inciter vos clients potentiels à visiter votre site rendez-vous .
En fait, tout est dans le nom.
N'oubliez pas que votre invitation de calendrier se présente sous la forme d'un courriel adressé à votre prospect lorsque l'événement apparaît dans son calendrier. La ligne d'objet de cet e-mail est le nom de l'événement de votre calendrier.
Traitez donc ce nom comme l'objet d'un courriel.
Essayez quelque chose comme :
- 30 minutes pour élaborer votre nouvelle campagne de marketing
- Découvrez comment nous pouvons améliorer le taux de conversion de votre site.
- Élaborer un plan pour décupler la croissance de votre entreprise
Utilisez l'invitation de votre calendrier comme une source d'inspiration, et vos prospects seront plus enthousiastes à l'idée de rejoindre le site rendez-vous le moment venu.
6. Envoyez rendez-vous des rappels qui vous distinguent
Les rappels sont la norme pour tout professionnel des affaires qui met en place rendez-vous. Et tous ceux qui me connaissent savent que je suis un grand défenseur du suivi sans relâche. La raison en est que cela fonctionne. (Certains vendeurs utilisant mes conseils de suivi ont vu une augmentation de 15 % des affaires conclues).
L'essentiel est d'utiliser les rappels de rendez-vous comme un élément de votre séquence de vente, et non comme un simple message générique.
La plupart des outils planification , comme MeetFox, vous permettent de personnaliser les e-mails de rappel rendez-vous qui sont envoyés aux prospects. Utilisez cette personnalisation pour ajouter votre personnalité unique à ces e-mails de rappel. Rédigez-les avec votre voix, adressez-vous à votre prospect comme si vous lui parliez en face à face.
Utilisez des outils qui vous permettent de combiner au mieux personnalisation et automatisation, et vous gagnerez du temps tout en continuant à traiter vos clients potentiels comme de véritables êtres humains.
7. Veillez à ce que VOUS soyez présent !
Si vous voulez que vos clients potentiels se présentent sur rendez-vous, VOUS devez vous assurer que vous vous présentez en premier.
Ne soyez pas en retard. Ne poussez pas rendez-vous à la dernière minute. Et ne manquez jamais, jamais, vos prospects. (C'est un moyen sûr de perdre un client).
Mais nous savons tous ce qu'il en est lorsque vous êtes à la tête de votre propre entreprise. Si vous avez du mal à respecter les rendez-vous que vous avez programmés sur rendez-vous , il est probablement temps d'investir dans un outil de gestion de la relation client qui vous rappellera automatiquement les rendez-vous à venir sur rendez-vous .
Voici à quoi cela ressemble dans Close CRM:
Les rappelsrendez-vous s'affichent dans le CRM lorsque le rendez-vous arrive et vous permettent d'ouvrir la page des prospects afin de disposer d'un contexte complet sur l'affaire avant de vous connecter au rendez-vous. Plus besoin de se précipiter sur rendez-vous à la dernière seconde sans savoir exactement ce que vous allez dire (ou avec qui vous êtes rendez-vous ).
Certaines défections sont inévitables - voici comment réagir
La vie fait que tous les clients potentiels ne se présenteront pas sur votre site rendez-vous. Cela dit, la façon dont vous réagissez aux absences peut soit maintenir l'affaire en vie, soit fermer complètement la porte à ce nouveau client.
Voici quelques conseils rapides lorsque vous devez faire face à une absence :
Deux ou trois minutes après l' heure prévue, envoyez un courriel de rappel amical, en leur faisant savoir que vous êtes sur le site rendez-vous et en leur renvoyant les informations sur rendez-vous .
Au bout de 10 minutes, on peut supposer qu'ils ne viendront pas - envoyez un courriel court et gentil pour les inciter à réserver une autre adresse rendez-vous.
Si vous avez essayé de reporter le rendez-vous plusieurs fois, il est peut-être temps d'envoyer un courriel de rupture. (Étonnamment, ceux-ci ont tendance à avoir un taux de réponse décent et pourraient finir par vous faire regagner le marché).
Réservez dès maintenant le site rendez-vous pour réduire le nombre d'absences.
Les conseils ci-dessus ont un objectif principal : maintenir l'intérêt de votre prospect pour le site rendez-vous , depuis le moment où il réserve jusqu'au moment où il se connecte au site rendez-vous.
Oui, c'est plus facile à dire qu'à faire, mais pas impossible.
Veillez à ce que toutes les personnes concernées disposent d'un dossier clair sur les informations nécessaires pour participer, utilisez des courriels, des rappels et des invitations de calendrier pour intriguer et enthousiasmer votre prospect, et assurez-vous d'être le premier à vous présenter à chaque rendez-vous.
Bien que ces stratégies n'éliminent pas toutes les défections, il a été prouvé (par moi-même et par les professionnels de la vente que j'ai coachés) qu'elles permettent de réduire le temps que vous passez à attendre des prospects qui ne vont pas se présenter.
Utilisez une combinaison des bons outils et des bonnes stratégies pour réserver (et garder) votre plus précieux rendez-vous.
À propos de l'auteur
Steli Efti est le PDG de Close.com, un CRM de vente interne pour les startups et les PME, et l'hôte du podcast Inner Work.
