Le freelancing n'est plus seulement une activité secondaire. Il s'agit d'une entreprise à part entière où vous devez générer des pistes, fournir du travail, gérer les clients, vous promouvoir, créer des propositions, suivre les dépenses et générer des factures, et ce, tout seul.
Selonce rapport de Statista, environ 59 millions de personnes aux États-Unis étaient des freelances. Les freelances doivent travailler jour et nuit sans aucun équilibre entre vie professionnelle et vie privée, et c'est ce qui fait du freelancing un travail plutôt difficile. Nous nous épuisons tous parfois, car le fait d'être multitâche pendant si longtemps amène les gens à remettre en question leur existence (pas vraiment !).
Freelancers, Remote Workers, and Consultants spend most of their time checking excel sheets, mail apps, and chat applications. Managing multiple projects at once makes this task even more difficult. To tackle this, they can automate their tasks and improve workflow.
Quoi et comment automatiser ?
Nous sommes tous confus à ce stade. Personnellement, j'avais l'habitude de beaucoup réfléchir à cette étape. Par exemple, que dois-je automatiser et comment dois-je le faire ? Tout cela semble intimidant au début mais ne l'est pas vraiment. Commencez ce processus en effectuant les tâches suivantes :
- Dressez une liste de toutes les tâches
- Les diviser sur la base de la priorité.
- Éliminez les tâches dans lesquelles vous êtes un expert et faites-le vous-même
- Choisissez les tâches ennuyeuses restantes et automatisez-les.
Et nous avons terminé. Vous devriez revoir ce processus chaque mois afin de pouvoir toujours revenir en arrière et décider si l'automatisation de certaines tâches vous freine ou vous aide.
7 conseils pour automatiser vos tâches et améliorer votre flux de travail
Les freelances doivent toujours comprendre l'importance de la gestion de projet et travailler en conséquence. Voici 7 conseils pratiques d'automatisation qui vous permettront d'améliorer le flux de travail :
1. Automatisez votre présence sur les médias sociaux
Managing everyday tasks and promoting yourself while doing them becomes a distressing process. You don’t have to worry about handling your social media presence at all anymore. There are a lot of apps in the market that offers social media posting and scheduling. Some of them also offer rescheduling and repurposing as well. Here is a list of top social media applications that can help you with social media automation:
- Hootsuite
- Tampon
- Sprout Social
- Airtable
- Coschedule
- Feedly
- Tailwind
- Tweetdeck
- Planable
- Et bien d'autres encore
These were some of the main social media scheduling apps that can help you to post at times while you are asleep and with the help of that you can reach a larger audience. Using these scheduling apps will not only help you to save time but also reduce your distraction.
2. Automatisez votre recherche de nouveaux emplois et clients
Trouver de nouvelles affaires et de nouveaux clients est le cœur de l'activité de freelance et pour rester longtemps dans cette activité, vous avez besoin de nouveaux clients. Tous les jours. Cette étape devient un peu difficile mais peut être résolue avec un peu d'automatisation. Travailler sur votre projet actuel et trouver un autre travail tout en le faisant devient une menace. Voici quelques-uns des moyens par lesquels vous pouvez obtenir du nouveau travail :
- Alertes Google - Au lieu de vous fatiguer tous les jours pour trouver du travail, vous pouvez définir une alerte pour votre domaine professionnel et approcher de nouveaux clients avant tout le monde. Par exemple, si vous êtes un rédacteur de contenu, vous pouvez définir une alerte pour "rédacteur de contenu recherché" et autres termes similaires. Cette astuce vous permettra de gagner du temps et d'en consacrer davantage à votre travail.
- Utilisez des outils de vente sociale - Vous pouvez utiliser des outils de vente sociale qui rechercheront vos opportunités dans l'espace social également. Des outils comme Awario, IFTTT, Reachable, et bien d'autres encore.
- Utilisez des outils de recherche d'emploi - Utilisez des applications telles que SolidGigs, Working Nomads et bien d'autres qui vous enverront directement les offres d'emploi dans votre boîte de réception.
3. Automatisez vos activités de sensibilisation
Si vous créez constamment du contenu, il se peut que vous ayez à mener diverses activités de sensibilisation. Gérer toutes ces réponses et tout le reste sera une tâche fastidieuse et frustrante à gérer. Vous pouvez diffuser vos e-mails à l'aide de ces outils :
- Mailchimp
- Hubspot
- Moosend
- GetResponse
- Convertkit
- Mailshake
- Et bien d'autres encore.
Ces outils peuvent être reliés à votre CRM et les données des clients peuvent être stockées et utilisées pour le reciblage à l'avenir. Vous pouvez également gérer vos clients à partir de là. Ces outils vous aideront à envoyer des e-mails récurrents pour les suivis.
4. Automate Your Appointment Booking
Booking an appointment with the client is a mammoth task. Freelancers often face difficulty in getting their clients on a call or meeting. Synchronizing everyone’s schedule is a headache when the clients are from different time zones and countries. This simple task often takes so much time that sometimes the client gets uninterested.
You can easily automate this task and cut the fluff by creating a meeting in Google Calendar and inviting your client for the same. You can also use MeetFox, Calendly, and Hubspot Meetings for the same. Using these scheduling tools you can manage your clients and their appointments. Connecting it with a CRM will give you and your client alerts about the upcoming meetings.
5. Automatiser la gestion des tâches
On ne dit pas aux freelances ce qu'ils doivent faire et ce qu'ils ne doivent pas faire et ils n'aiment pas cela non plus. Ils ont besoin de leur propre espace et de leur liberté pour travailler et exceller dans leur domaine. Il n'y a personne pour motiver les travailleurs à distance, les consultants et les freelances à respecter les délais. Pour cette raison, il est plus important que jamais de disposer d'un système.
En utilisant des outils de gestion des tâches, vous pouvez faire les choses suivantes :
- Gérez les tâches récurrentes qui doivent être effectuées quotidiennement, mensuellement, annuellement ou à tout autre moment.
- Vous pouvez organiser les éléments de la liste de contrôle en sous-tâches et vérifier l'avancement de chaque tâche.
- Les travailleurs à distance peuvent bénéficier de contacts de tâches qui sont ajoutés en plus de la tâche.
- Vous pouvez suivre votre temps grâce à un journal de bord
- Vous pouvez trouver toute information particulière en effectuant une recherche avancée.
- Vous pouvez rester informé des échéances à venir avec l'aide de la vue calendrier.
- Vous pouvez inviter d'autres collaborateurs à votre projet. C'est de loin la meilleure fonctionnalité de SmartTask. Vous pouvez inviter vos clients et leur montrer votre travail et sa progression. Cela permet d'instaurer la confiance chez votre client.
- Vous pouvez effectuer des vidéoconférences directement à partir de l'application elle-même.
- Vous recevez une notification sur votre téléphone et votre bureau chaque fois que vous mettez à jour votre tâche.
6. Sauvegarde
La sauvegarde reste le processus manuel le plus chronophage qui doit être automatisé. Je vois encore beaucoup de personnes non organisées qui utilisent leurs clés USB ou leur disque dur pour stocker leurs données. Ce processus doit être remplacé par un simple stockage en ligne comme Google Drive.
Conseil : vous pouvez travailler dans Google Sheets, Docs et d'autres applications Google qui seront automatiquement stockées dans Google Drive !
7. Suivi des dépenses
Les freelances et les consultants commettent souvent l'erreur de ne pas suivre leurs dépenses. Ils facturent des honoraires sur la base de leurs compétences mais oublient d'ajouter les dépenses liées aux ressources utilisées. En outre, le suivi des ressources les aide à mieux gérer leur argent. You Need A Budget (YNAB) est un outil qui peut vous aider à suivre vos dépenses en conservant toutes les factures en un seul endroit. Vous pouvez suivre les coûts et ils seront automatiquement sauvegardés sur votre CRM.
8. Automatiser la facturation des clients
C'est le meilleur hack que vous puissiez trouver. Une fois le travail terminé, générer des factures et en garder la trace devient une tâche redoutable. Vous pouvez utiliser Freshbooks, Harvest et Quickbooks pour générer des factures et les envoyer à votre client directement depuis l'application. Cette simple automatisation peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'argent. Grâce à ces applications, vous pouvez envoyer des factures une fois la tâche terminée automatiquement. Tout devient beaucoup plus facile lorsque vous connectez toutes ces applications à votre CRM.
Conseil bonus - Suivi de la productivité
Les freelances ne tiennent pas compte du temps et en souffrent toujours beaucoup. Nous avons tendance à reporter les choses et à repousser les échéances quand ce n'est pas nécessaire. Une simple application de suivi de la productivité comme SmartTask peut aider ici. Elle peut garder une trace de votre temps et également présenter les données sous forme d'analyse afin que vous puissiez suivre quelle stratégie fonctionne ou quelle stratégie consomme votre temps.
J'espère que ces conseils aux freelances vous aideront à automatiser le processus et à réduire les tâches banales. Ces conseils augmenteront votre productivité et vous feront gagner du temps. En utilisant ce temps supplémentaire, vous pourrez travailler sur ce que vous aimez vraiment !
À propos de l'auteur
Shyamal est le fondateur de SmartTask, un outil de gestion du travail en ligne qui aide les équipes à être plus productives en sachant clairement qui fait quoi et quand. Il a un penchant pour la recherche et le partage de stratégies susceptibles d'améliorer la productivité d'une équipe.
