À l'ère du coronavirus, de plus en plus de professionnels qualifiés se sont tournés vers le freelancing pour différentes raisons. En fait, une étude d'Upwork a révélé qu'il y a une augmentation de deux millions de freelances dans la main-d'œuvre américaine depuis 2019.
Dans un contexte de concurrence accrue sur le marché, il est plus important que jamais pour les indépendants d'améliorer la qualité de leurs services et de trouver de nouveaux clients pour maintenir leur activité. Avant la pandémie, il était courant d'organiser des rencontres en face à face avec des clients potentiels ( rendez-vous ).
Aujourd'hui, presque toutes les discussions liées aux affaires se font en ligne. Le site rendez-vous permet de se connecter et d'interagir avec les clients et les prospects d'une manière beaucoup plus sûre et pratique.
Il arrive tous les jours que l'on se retrouve dos à dos sur le site rendez-vous . En tant qu'indépendant, le fait d'être complet est un bon signe pour votre entreprise. Cependant, vous devez faire très attention à ne pas souffrir de la fatigue du Zoom ou du sentiment d'épuisement causé par trop d'appels vidéo.
Une façon d'éviter cela est de gérer efficacement votre emploi du temps. Les freelances débordés ont besoin d'un système efficace planification pour rationaliser le flux de travail, améliorer la productivité et servir chaque client de la meilleure façon possible.
Dans cet article, nous aborderons les défis les plus courants de planification rendez-vous et la différence entre les processus manuels et automatisés planification pour vous aider à déterminer ce qui convient le mieux à votre entreprise.
Quels sont les problèmes les plus courants sur planification online rendez-vous?
Pour conclure des affaires et gagner de l'argent, vous devez veiller à ce que le site rendez-vous soit effectivement utilisé. Malheureusement, il y a différentes raisons pour lesquelles les choses ne se passent pas comme prévu.
Parfois, le problème commence dans le cadre même derendez-vous . Il arrive que des clients se voient attribuer le même créneau horaire pour le rendez-vous. Sachez que la double réservation peut entraîner une mauvaise expérience client.
Vos clients risquent d'être contrariés ou déçus lorsque vous les informez que vous devez déplacer le site rendez-vous vers un autre créneau horaire en raison d'une erreur dans planification. Ils auront l'impression que vous n'accordez pas d'importance à leur temps ou que vous ne leur accordez pas la priorité.
Dans d'autres cas, les obstacles viennent du côté du client. Les absences et les annulations sont des opportunités commerciales manquées. Ils entraînent non seulement une perte de revenus, mais aussi une perte de temps précieux.
Vous n'avez aucun contrôle sur la capacité de votre client potentiel à se rendre sur le site rendez-vous. Il peut tout simplement avoir oublié son adresse rendez-vous ou avoir une urgence.
Lorsque le site rendez-vous ne se déroule pas comme prévu, il n'y a rien d'autre à faire que d'assurer un suivi et d'essayer de convaincre vos clients d'avoir le site rendez-vous un autre jour.
Avec ces problèmes, votre calendrier déjà bien rempli sera désorganisé. C'est pourquoi vous devez mettre en place un système planification qui vous aidera à garder le cap, même en cas d'imprévu. Vous avez deux possibilités : le système manuel planification et le système automatisé planification.
Manuel planification
Dans un système manuel planification , quelqu'un doit être chargé de noter les rendez-vous rendez-vous . Les freelances le font généralement eux-mêmes. Cependant, cette tâche prend beaucoup de temps car vous devez surveiller chaque canal de communication qu'un client peut utiliser pour vous contacter.
Lorsqu'un client est intéressé par vos services, il peut vous contacter par téléphone, par courriel ou par SMS. Répondre à toutes les demandes et saisir manuellement chaque rappel de rendez-vous dans votre calendrier peut être épuisant et vous laisser sans énergie pour faire votre travail réel.
Certains freelances font appel à un assistant virtuel (AV) pour organiser leur agenda. Les tâches d'un AV comprennent le traitement des appels téléphoniques et des courriels, la gestion d'une liste de contacts et d'autres tâches administratives. Si vous envisagez d'en engager un, n'oubliez pas que le taux horaire d'un AV à temps plein ou à temps partiel peut aller de 1 à plus de 100 dollars.
Que vous décidiez de le faire vous-même ou de confier à quelqu'un d'autre le soin de coordonner les rendez-vous de vos clients, l'utilisation de la méthode traditionnelle - qui implique un agenda papier, un calendrier physique ou un tableur en ligne - peut toujours entraîner des inconvénients majeurs pour votre entreprise.
L'erreur humaine est un problème majeur. Les erreurs sont dues à diverses raisons. Il peut s'agir de multitâches, de distractions ou de fatigue. Si vous voulez un processus plus précis et plus fiable planification , il est important que vous réfléchissiez à la manière d'éliminer ou du moins de minimiser ce risque.
Automatisé planification
Pour rester résilient dans le paysage commercial en constante évolution, la transformation numérique est cruciale - c'est pourquoi les freelances devraient envisager d'utiliser des outils en ligne qui peuvent les aider à automatiser les tâches répétitives et à stimuler leur productivité.
Si vous voulez offrir à vos clients la commodité du libre-service lorsqu'il s'agit de planification leur rendez-vous avec vous, vous devriez prendre le temps de magasiner un logiciel rendez-vous planification . Il existe de nombreuses applications planification disponibles sur le marché, et chacune a ses propres caractéristiques.
Pour trouver la bonne, prenez note de toutes les fonctionnalités essentielles qui peuvent contribuer à améliorer le processus planification et les opérations commerciales en général. Idéalement, l'application que vous avez choisie devrait offrir tout ce dont vous avez besoin, de sorte que vous n'ayez pas à utiliser des outils distincts pour accéder aux différentes fonctions.
Voici quelques caractéristiques à rechercher :
- Intégrations de calendrier - Vous devez pouvoir connecter tout calendrier en ligne (Google Calendar, Outlook Calendar ou Apple Calendar) que vous utilisez pour une meilleure visibilité de rendez-vous . Cela vous permettra également d'éviter les doubles réservations.
- Intégrations de la vidéo rendez-vous - Il existe de nombreuses solutions de vidéoconférence. Pour plus de commodité, choisissez-en une qui permet l'intégration d'applications tierces. Ainsi, vous pouvez continuer à utiliser l'application vidéo rendez-vous avec laquelle vous êtes le plus à l'aise. Pour une meilleure expérience en ligne rendez-vous , assurez-vous d'avoir accès à des fonctions telles que le partage d'écran et l'enregistrement. Prenez également note de la durée de rendez-vous et du nombre maximum de participants autorisés.
- Intégrations de paiement - Les paiements sans contact vous permettent de recevoir vos gains plus facilement et plus rapidement. C'est un avantage considérable de permettre à vos clients de vous payer directement via l'application.
- Rappels par SMS - Cette fonction aidera vos clients à se souvenir de leur rendez-vous à l'adresse rendez-vous. Elle réduira également les risques de non-présentation.
- Alertes par courrier électronique - Tout comme les rappels par SMS, cette fonction permet à vos clients de ne pas manquer le site rendez-vous rendez-vous .
- rendez-vous tampons - Vous devez faire une pause entre rendez-vous. Ainsi, vous aurez suffisamment de temps pour vous préparer à votre prochain rendez-vous.
- Conversion automatique du fuseau horaire - Avoir des clients locaux et internationaux est une excellente chose. Pour un meilleur service à la clientèle, assurez-vous de programmer le site rendez-vous en fonction du fuseau horaire de votre client.
- Lien partageable - Votre objectif est de réserver autant de clients que possible. Vous devez donc pouvoir partager le lien de votre page de réservation n'importe où - sur votre site web, votre blog, les médias sociaux ou votre signature électronique.
- Fonctions de personnalisation - Votre image de marque personnelle est très importante. C'est ainsi que vos clients peuvent vous reconnaître et vous distinguer de vos concurrents. Choisissez une solution rendez-vous planification qui vous permet de personnaliser votre page de réservation avec votre logo, votre nom et les couleurs de votre choix.
Comme vous pouvez le constater, un outil riche en fonctionnalités ( planification ) peut faire plus que simplement garder votre calendrier organisé. La bonne nouvelle, c'est que vous n'avez pas nécessairement besoin de vous ruiner pour en acquérir un. Il existe de nombreuses options gratuites qui disposent des fonctionnalités de base pour vous aider à mettre en place un système de réservation en ligne.
MeetFoxEn particulier, le site rendez-vous propose un plan gratuit qui vous permet d'avoir un nombre illimité de sites, de collecter des paiements en ligne et d'utiliser diverses intégrations d'applications. Bien sûr, si vous souhaitez des fonctionnalités supplémentaires et une plus grande flexibilité dans l'utilisation de l'outil, vous devez vous procurer un plan payant. Ce n'est pas si cher. Sur MeetFox, vous n'avez à payer que 10 $ par utilisateur et par mois en facturation annuelle. C'est plus rentable que de payer un tarif horaire pour un conseiller juridique.
Qui utilise les outils en ligne rendez-vous planification ?
Les freelances et les entreprises de tous les secteurs d'activité peuvent bénéficier des outils en ligne rendez-vous planification . De plus en plus d'entrepreneurs voient le potentiel de cette technologie pour développer leurs activités. En fait, d'ici 2026, on prévoit que la taille du marché mondial des logiciels rendez-vous planification atteindra 546,31 millions de dollars.
Voici quelques-uns des professionnels et des principaux secteurs d'activité qui ont tiré profit de l'automatisation de planification:
- Institutions médicales et dentaires
- Institutions financières
- Établissements d'enseignement
- Recruteurs et ressources humaines
- Agents immobiliers
- Développeurs et autres créatifs indépendants
Pour vous donner un exemple de la puissance de cet outil, prenons l'exemple du secteur des soins de santé. En cette période de pandémie de COVID-19, la fourniture de services de télésanté est plus importante que jamais. De nombreux prestataires de soins de santé effectuent désormais des consultations en ligne via appels vidéo.
D'après un rapport, les consultations de télésanté ont augmenté de plus de 150 % au cours du premier trimestre de 2021. Des données supplémentaires montrent également que les adultes de plus de 41 millions de ménages aux États-Unis ont eu un rendez-vous virtuel avec un professionnel de la santé.
Imaginez que vous devez fixer des rendez-vous à rendez-vous pour des millions de patients et tenir votre calendrier à jour. Sans automatisation, il est probablement impossible de gérer les absences, les annulations et les rendez-vous reportés sans faire d'erreur.
Conclusion
Disposer d'un système transparent planification est bénéfique pour vous et vos clients. En choisissant d'adopter une solution basée sur le cloud rendez-vous planification , votre agenda sera visible en ligne 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et vos clients pourront fixer eux-mêmes des rendez-vous à tout moment, où qu'ils soient. Ce niveau d'accessibilité peut améliorer considérablement la façon dont vous fournissez vos services, que vous soyez indépendant ou propriétaire d'une entreprise.
À propos de l'auteur
Mary Paulene Omae San Miguel est rédactrice de contenu pour RingCentral, l'un des principaux fournisseurs mondiaux de solutions de communications en nuage, de vidéo rendez-vous, de collaboration et de centres de contact pour les entreprises. Elle est titulaire d'une licence en journalisme et a une grande passion pour l'apprentissage des langues étrangères. Elle a également écrit pour GreyCampus.
