Plus de 11 millions de rendez-vous sont organisés chaque jour dans le monde. Certains d'entre eux se sont déplacés vers le vecteur en ligne rendez-vous, en raison de la demande de travail à distance et de l'augmentation du nombre de freelances. C'est la raison de l'émergence d'un grand nombre de types de réunions virtuelles rendez-vous: entretiens, réunions d'affaires rendez-vous entre supérieurs et subordonnés, réunions personnelles rendez-vous, webinaires, événements d'entreprise en ligne. Chacun d'entre eux a ses propres caractéristiques et son étiquette.
Et si les rendez-vous virtuels au sein de l'entreprise sont un casse-tête pour la direction, qui doit choisir un modèle pour les organiser et informer tous les employés des règles, les freelances n'ont personne à qui parler. Nous avons compilé tout un guide sur les règles d'un rendez-vous en ligne réussi, spécialement pour les freelances.
Pourquoi le site rendez-vous virtuel est meilleur
Aujourd'hui, pour organiser une réunion rendez-vous, il n'est pas nécessaire de réunir tous les employés sous le même toit. Le format de rendez-vous virtuel vous permet de communiquer avec vos partenaires en ligne, indépendamment de leur localisation. Le travail de communication en ligne ouvre de nombreuses possibilités aux indépendants :
- Restez connecté - à tout moment et en tout lieu. Si vous disposez d'un ordinateur portable, d'une tablette ou d'un appareil mobile doté d'un grand écran et d'une connexion Internet ininterrompue, vous pouvez communiquer avec vos clients partout dans le monde. Aujourd'hui, presque chaque ville dispose d'un espace de coworking - un mini-bureau d'un jour, où vous pouvez travailler au moins tous les jours. Il est également pratique pour beaucoup de travailler depuis les cafés et à domicile. En outre, des applications sont constamment développées pour une communication et un travail plus confortables.
- Augmenter la productivité. Grâce aux outils disponibles dans les outils de vidéoconférence, vous pouvez faire du brainstorming et sauvegarder toutes les données. Par exemple, des tableaux blancs, des blocs-notes, le partage de fichiers ou même le partage d'écran sont disponibles. La technologie vous permet également de connecter le microphone en fonction du plan de conversation, afin que chaque participant au site rendez-vous puisse exprimer son opinion au bon moment.
- Définissez un modèle de communication spécifique. Vous pouvez vous-même adapter le sujet et le plan de la conversation en les proposant à vos adversaires. Vous éviterez ainsi de perdre du temps dans des conversations vides.
En outre, plusieurs personnes peuvent se connecter en même temps à un site rendez-vous , ce qui est important pour les grands projets de freelance.
Règles d'étiquette
Tout rendez-vous se déroule selon certaines règles - le site rendez-vous ne fait pas exception. Il existe des règles minimales d'étiquette auxquelles un freelance doit se conformer.
Code vestimentaire
Il n'est pas nécessaire de porter un costume d'affaires avec une cravate et de se coiffer. Il suffit de mettre une veste propre et de se coiffer. Si vous devez communiquer avec les représentants d'une grande entreprise, il est préférable de vous présenter devant la caméra en chemise. Cela montrera votre professionnalisme et vos intentions sérieuses.
Voir ce qu'il y a autour
Prêtez attention à votre lieu de travail. Il ne doit pas y avoir de choses superflues. Regardez également derrière vous. L'arrière-plan est également important : il ne doit pas y avoir de choses sales, de jouets d'enfants éparpillés ou de lit défait.
Si vous devez régler la situation de toute urgence et que la maison est en désordre, utilisez l'arrière-plan proposé dans l'outil de vidéoconférence.
Éclairage et microphone
Votre visage doit être clairement visible dans la caméra, pour cela il est important de régler l'éclairage. Il en va de même pour le microphone. Assurez-vous qu'il fonctionne et n'oubliez pas de l'éteindre pendant une conversation lorsque votre adversaire parle. De cette façon, vous montrez du respect pour tous les participants à la conversation, ce qui ne passera pas inaperçu.
Avant d'aller sur le site rendez-vous, assurez-vous de faire un appel d'essai et d'évaluer la qualité de la lumière et du son.
Accueil et diction
S'il y a plusieurs personnes sur le site rendez-vous, veillez à saluer tout le monde et à vous présenter lorsque vous commencez à parler. Exprimez clairement vos pensées et prononcez chaque mot de manière à ce que personne ne vous arrête et ne vous interroge à nouveau.
Pas de nourriture
Ne mangez jamais pendant le rendez-vous. Une seule chose : mettez un verre et une bouteille d'eau sur le bureau, ils vous seront utiles. Et arrêter un rendez-vous juste parce que votre gorge est sèche est un manque de respect.
Ne vous laissez pas distraire
Lorsqu'une conversation commence, vous devez vous y plonger. Ne vérifiez pas vos e-mails, ne lisez pas un livre, ne vous laissez pas distraire par quoi que ce soit - écoutez simplement. Sinon, vous risquez de manquer quelque chose d'important et de perdre le fil de la conversation - c'est un manque de respect et cela peut avoir des conséquences négatives pour vous.
Ne soyez pas en retard
Ne soyez jamais en retard à l'adresse virtuelle rendez-vous. Créez un calendrier de rappel et fixez une heure de notification 15 minutes avant le début. C'est suffisant pour se préparer.
8 conseils pour réussir en ligne rendez-vous
1. Est-il possible de résoudre le problème sans consulter le site rendez-vous?
Certaines questions sont plus faciles à résoudre par correspondance. Par exemple, lorsque vous avez besoin de poser quelques questions au client ou de clarifier quelque chose. Un face-à-face rendez-vous est toujours un cadre : enregistrement, code vestimentaire, vue correcte de la zone de travail, etc. qui nécessite une préparation préalable. Mais si le client lui-même insiste pour négocier par vidéoconférence - ne le contredisez pas, il vaut mieux passer une demi-heure à se préparer et parler pendant 5 minutes que de perdre le client.
2. Traiter avec compréhension
Malheureusement, tous les participants à un site rendez-vous ne peuvent pas se permettre d'allumer la caméra ou de se conformer entièrement aux règles de l'étiquette. Essayez de les traiter avec compréhension et de ne pas insister. Oui, la communication vidéo permet de voir une personne et d'évaluer son langage corporel, mais le plus important est l'essence de la conversation. La compréhension de votre part contribuera à instaurer la confiance et votre adversaire vous encouragera certainement à l'avenir.
3. Planification
Quel que soit le nombre de personnes qui assisteront à la réunion rendez-vous, il est important d'établir un plan pour son déroulement. Cela vous permettra de mettre en avant les principales questions, de réduire le temps de l'ensemble de la conversation, de trouver une occasion pour chacun des participants de s'exprimer et de jeter tout ce qui est inutile.
Annoncez le plan avant le début du rendez-vous et respectez-le. Que vous soyez à l'adresse rendez-vous avec des clients existants ou des clients potentiels, préparez une présentation pour vous assurer de couvrir vos sujets les plus importants et donner à votre public le contexte visuel dont il a besoin.
4. Utiliser un ordinateur ou un portable
De nombreux freelances et clients préfèrent organiser des conférences directement depuis leur appareil mobile. Malgré la fonctionnalité plus pratique, c'est une mauvaise idée. Utilisez uniquement un ordinateur ou un portable pour le site rendez-vous. Cela vous permettra d'obtenir une image plus claire, un son optimal, d'effectuer des enregistrements d'écran et de prendre des notes. Lorsque la communication s'effectue via un smartphone, il est très difficile de stabiliser l'image. Mais s'il s'agit de rendez-vous ou si le client lui-même insiste pour être contacté par téléphone, acceptez, car. le client a toujours raison !
5. Désactiver les notifications
Veillez à désactiver toutes les notifications lorsque vous vérifiez la qualité de l'image et du son. Elles sont très distrayantes pendant une conversation, et vous voulez toujours vérifier ce qui a été écrit et qui l'a fait. En outre, lorsque vous mettez votre écran à la disposition de tous les participants à la conversation et que vous recevez des messages personnels, il est peu probable que le client apprécie. Activez l'option Ne pas déranger sur votre ordinateur et désactivez toutes les notifications pendant toute la durée de l'entretien rendez-vous.
6. Regardez l'appareil photo
Lorsque vous parlez, regardez toujours la caméra et non l'écran de l'ordinateur. Cela n'est approprié que si vous prenez des notes et que vos interlocuteurs le savent. Dans les autres cas, cela indiquera votre désintérêt pour la conversation et minera la relation de travail.
7. raccourcir la conversation
Plus de 35 % des travailleurs passent de 2 à 5 heures par jour sur le site rendez-vous et au téléphone, mais ne parviennent à rien. En effet, les longues conversations sont non seulement épuisantes, mais souvent elles ne portent pas de charge sémantique. Essayez de limiter le rendez-vous à un maximum de 45 minutes. Si vous avez besoin de plus de temps, faites une pause de 10 minutes et reprenez la conversation. Mais il est préférable de planifier la conversation et d'essayer de la raccourcir à l'avance. Cela vous permettra, à vous et à votre adversaire, de discuter rapidement des principaux détails et de vous remettre au travail.
8. faire le point
À la fin de la conversation, parlez des points principaux du site rendez-vous. Par exemple, quelles sont les tâches fixées et quels sont les moyens proposés pour les résoudre. Si l'on vous demande de rédiger le procès-verbal de la réunion rendez-vous, faites-moi savoir quand vous pourrez le faire. Veillez à remercier vos interlocuteurs pour le temps qu'ils vous ont consacré.
Conclusion
Les freelances sont enfermés dans le site rendez-vous. Il s'agit non seulement d'un moyen pratique d'interagir avec les clients et les collègues, mais aussi d'un moyen productif de résoudre les problèmes. La tâche principale consiste à aborder correctement la mise en œuvre de l'engagement virtuel rendez-vous. Nous vous proposons un guide d'organisation pour les freelances. Utilisez les règles de l'étiquette et les 8 conseils pour rendre votre rendez-vous en ligne plus fructueux.
À propos de l'auteur
Eliza Medley est un écrivain et un psychologue expérimenté. Elle s'intéresse activement au management, aux nouvelles technologies et à la rédaction d'articles de motivation. Elle essaie également d'évoluer avec les tendances modernes. Avec son travail, elle inspire les gens à apprendre de nouvelles choses et à atteindre de nouveaux sommets.
