Los programas de automatización del correo electrónico han tomado el mundo de los negocios y del marketing por el cuello y han trastornado las industrias de todo el mundo, todo gracias a una nueva generación de tecnología sofisticada que está al alcance de todos. Ahora, las empresas de todo tipo pueden construir sus propios flujos de trabajo automatizados para convertir su marca en más eficiente, productiva y, sobre todo, más rentable.
La automatización se ha convertido en el secreto del crecimiento en todos los sectores del mundo. Según una encuesta de Gleanster, casi el 80% de las empresas con mejores resultados llevan más de dos años utilizando la automatización para el marketing. A medida que se amplían las capacidades de las herramientas de automatización, las organizaciones van a tener cada vez más oportunidades de aprovechar sus ventajas, como por ejemplo la posibilidad de suministrar datos convincentes sobre los clientes, de gran valor para el marketing saliente.
Sin embargo, la automatización no está reservada únicamente a las grandes empresas. También las pequeñas empresas pueden integrar la automatización en todos los niveles de sus operaciones comerciales, desde la captación de clientes potenciales hasta el cierre de ventas, pasando por la atención a los clientes y la eliminación de tareas administrativas repetitivas de la lista de control. Cuando se automatizan las tareas repetitivas y los flujos de trabajo, las pequeñas empresas pueden dedicar recursos a otras tareas más productivas, como el desarrollo del negocio.
A continuación, veremos seis formas de utilizar la tecnología de automatización para revolucionar su negocio.
1. Responder a una solicitud de contacto por correo electrónico al instante
Si la dirección de correo electrónico que aparece en su sitio web es el principal punto de contacto con usted, no pasará mucho tiempo hasta que se vea abrumado por una avalancha de correos electrónicos de servicio o de solicitud de información. Sin embargo, el problema de tener una dirección de correo electrónico como principal punto de contacto es que las empresas no lo comprueban tan a menudo, e incluso si lo hacen, tardan días en responder, perdiendo un valioso negocio en el proceso.
En estos casos, responder días más tarde no es una opción, y puede obstaculizar seriamente su capacidad de hacer negocios. De hecho, esperar incluso 30 minutos para ponerse en contacto o responder a las consultas reduce 21 veces las posibilidades de convertir un cliente potencial frente a responder en los primeros cinco minutos, según el estudio Lead Response Management.
Afortunadamente, con la ayuda de ciertos programas de automatización, puede responder instantáneamente a estas solicitudes de servicio cada vez, sin siquiera dedicarse a ellas. En lugar de atender las solicitudes a través de una dirección de correo electrónico, puede desplegar un formulario de "Contacto" en su sitio web con la ayuda de un software de automatización inteligente.
Cuando un cliente potencial que visita su sitio web se registra en él a través de ese formulario introduciendo sus datos y credenciales, el software le enviará una respuesta inmediatamente. Además, puedes diseñar de antemano la plantilla de la respuesta y añadirle un toque de personalización para que el usuario sienta que le estás atendiendo personalmente aunque estés automatizando tus interacciones.
2. Automatizar las consultas del servicio de atención al cliente
Según una encuesta de Gartner, casi el 89% de las empresas tratan de distinguirse competitivamente ofreciendo un servicio de atención al cliente superlativo. Automatizar el proceso de proporcionar soluciones a las solicitudes de consultas genéricas de los clientes es una forma sencilla y eficaz de ofrecer una asistencia al cliente instantánea y, al mismo tiempo, despejar estas solicitudes genéricas del plato del personal de asistencia para mantenerlo disponible para los problemas que requieren su intervención.
Según una encuesta realizada por Relay, el 58% de las organizaciones B2B utilizan soluciones de IA, como aiops y chatbots, en su sitio web para gestionar dichas consultas. Y no es para menos, ya que otra encuesta de Drift señaló que: "el caso de uso número 1 previsto para los chatbots es obtener una respuesta rápida en caso de emergencia, mientras que el caso de uso número 2 es resolver una queja o pregunta".
La razón por la que cada vez más organizaciones recurren a soluciones de IA como los chatbots (incluso se puede optar por una agencia de chatbots) es que pueden ayudarles a automatizar la más intensiva de todas las tareas, la atención de las solicitudes genéricas de los clientes. Esto les ayuda de dos maneras.
En primer lugar, proporciona a los clientes una asistencia instantánea, y su experiencia en el primer punto de contacto es siempre satisfactoria y sienta una base sólida para futuras interacciones. En segundo lugar, también garantiza que, si se gestionan adecuadamente, los problemas empresariales comunes con soluciones sencillas pueden resolverse mediante la automatización, con un coste adicional nulo para las partes implicadas, al tiempo que se garantiza que el personal de asistencia pueda concentrarse en otras tareas más productivas o en solicitudes de servicio escaladas.
3. Captar clientes potenciales ofreciendo contenido gratuito
Por muy buenos que sean sus servicios o productos, los posibles compradores no van a ponerse en contacto con usted, y aunque lo hagan, seguro que no le dan la bienvenida a su bandeja de entrada. Según un estudio de The Radicati Group, una persona recibe de media hasta 96 correos electrónicos comerciales en un solo día. Entonces, ¿cómo distinguirse más en este océano sin fondo de correos electrónicos promocionales? La respuesta, en una frase, es: dar para recibir.
La mejor manera de hacerlo es ofreciendo contenido gratuito, relevante y, sobre todo, útil a sus suscriptores. Al ofrecer este contenido en forma de recursos gratuitos, como PDF, tutoriales en vídeo, libros electrónicos, libros blancos, etc., no solo conseguirá más clientes potenciales, sino que también demostrará su experiencia en el sector, consolidando así su reputación como figura autorizada en la industria en la mente de sus clientes.
4. Procesos de transacción de Quicken
Los procedimientos de pago tienen lugar a través de varios departamentos. Desde las nóminas hasta la venta de productos en línea, los procesos empresariales automatizados que permite la transformación digital facilitan las cosas a todos los implicados, especialmente a los clientes. Los procesos de transacción se prestan especialmente bien al proceso de automatización, ya que son tareas rutinarias y administrativas que también pueden aliviar la posibilidad de errores humanos.
Siempre que se disponga de la información correcta, una herramienta de automatización de pagos para empresas se encargará de procesarla, publicarla y enviarla a la persona correcta. La automatización de los procedimientos de las transacciones ayuda a minimizar el papeleo manual que conlleva y mejora la probabilidad de que la experiencia del cliente sea impecable.
5. Obtenga clientes potenciales de mayor calidad con el marketing entrante
¿Sabía usted que hasta el 50% de los prospectos que tiene una empresa para su producto o servicio no se ajustan a él? Estos posibles compradores pueden carecer del presupuesto, el tiempo, la urgencia o la necesidad del producto o las características que impedirían que el desarrollo de la venta fuera viable o beneficioso para ambas partes.
Es vital mantener estos prospectos calientes nutriéndolos a través del marketing automatizado de generación de demanda - una estrategia que crea y amplifica el interés en su marca y mueve los prospectos a través del embudo de ventas.
Puede aprovechar la automatización en su programa de generación de demanda para mejorar la eficiencia y mantener la personalización. Por ejemplo, cuando los clientes potenciales descarguen un activo digital específico de su sitio web, como una plantilla o un libro blanco, se añadirán a un segmento preestablecido relacionado con ese activo. A continuación, recibirán una secuencia programada de mensajes de correo electrónico adaptados a sus intereses que les proporcionarán enlaces a más contenidos, todo ello sin que usted mueva un dedo.
6. Agilizar los procesos de documentación
Los archivos físicos son un elemento permanente para muchas organizaciones, y casi todas ellas los tratan de una manera particular. Sin embargo, el ciclo de vida de los procesos de documentación es un lugar en el que es muy probable que se produzcan costosos puntos ciegos por extravío.
A menudo se pierde información relevante debido a una mala gestión, y hay muchas impresiones innecesarias. Esto eleva automáticamente los costes operativos, reduce la seguridad y genera un ambiente de oficina desorganizado.
La automatización de los procesos de documentación ofrece a las empresas la posibilidad de convertir, transferir y archivar archivos sin problemas y se hace con herramientas como la API de OCR, la gestión de documentos o el software de copia de seguridad de datos. Son especialmente convenientes para cuando una empresa está haciendo la transición a una empresa digital al optar por ser una organización orientada a la transformación digital. Con la ayuda de la automatización de los procesos documentales, se pueden almacenar copias de seguridad automáticas de los datos, que garantizan que éstos no se destruyan de forma permanente si se produce un suceso inevitable.
Conclusión:
La decisión sobre cómo y dónde gastar para optimizar los beneficios de la automatización requiere reflexión y evaluación. Eche un vistazo a las cifras y las horas invertidas en cada nivel de operación dentro de su empresa para definir primero las áreas que necesitan ser automatizadas.
Sin embargo, no hay que automatizarlo todo de una sola vez, porque es una práctica que requiere tiempo para imbuirse. Cada fase del proceso de automatización podría mostrarle más eficiencias, por lo que es prudente esperar y observar cómo cada cambio mejora sus procesos generales hasta que automatice más.
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Sobre el autor
Srushti Shah es una mujer ambiciosa, apasionada y con una mentalidad innovadora que tiene una amplia experiencia en el marketing digital. Trabaja como comercializadora digital y redactora de contenidos en Acquire. Su objetivo principal es servir a sus clientes con las últimas innovaciones en su campo que conducen a resultados rápidos y eficaces. Su lema profesional es trabajar más allá de las expectativas y ofrecer los mejores resultados posibles. Aparte del trabajo, le encanta viajar, explorar cosas nuevas y pasar tiempo de calidad con la familia. Ponte en contacto con Srushti Shah en Twitter o LinkedIn.
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