Ser autónomo ya no es sólo un negocio secundario. Es un negocio en toda regla en el que tienes que generar clientes potenciales, proporcionar trabajo, hacer gestión de clientes, promocionarte, crear propuestas, hacer un seguimiento de los gastos y generar facturas, y todo ello por ti mismo.
Según este informe de Statista, alrededor de 59 millones de personas en los Estados Unidos son autónomos. Los freelancers tienen que trabajar día y noche sin ningún tipo de equilibrio entre la vida laboral y la personal y eso es lo que hace que el trabajo freelance sea bastante difícil. Todos nos quemamos a veces, ya que hacer multitarea durante tanto tiempo hace que la gente se cuestione su existencia (¡no realmente!)
Freelancers, Remote Workers, and Consultants spend most of their time checking excel sheets, mail apps, and chat applications. Managing multiple projects at once makes this task even more difficult. To tackle this, they can automate their tasks and improve workflow.
¿Qué y cómo automatizar?
Todos nos confundimos en esta etapa. Yo, personalmente, solía pensar mucho en este paso. ¿Qué debo automatizar y cómo debo hacerlo? Todo parece intimidante al principio pero realmente no lo es. Comience este proceso haciendo estas tareas:
- Hacer una lista de todas las tareas
- Bifurcarlos en función de la prioridad
- Elimina las tareas en las que eres experto y hazlas tú mismo
- Elige el resto de cosas aburridas y automatiza.
Y ya está. Deberías revisar este proceso cada mes para poder volver siempre y decidir si la automatización de ciertas tareas te está obstaculizando o ayudando.
7 consejos para automatizar sus tareas y mejorar su flujo de trabajo
Los autónomos deben comprender siempre la importancia de la gestión de proyectos y trabajar en consecuencia. Aquí tienes 7 consejos de automatización procesables para mejorar el flujo de trabajo:
1. Automatice su presencia en las redes sociales
Gestionar las tareas cotidianas y promocionarse mientras las realiza se convierte en un proceso angustioso. Ya no tienes que preocuparte por gestionar tu presencia en las redes sociales. Hay un montón de aplicaciones en el mercado que ofrece la publicación y programación de los medios de comunicación social. Algunas de ellas también ofrecen la reprogramación y la reutilización. Aquí hay una lista de las mejores aplicaciones de redes sociales que pueden ayudarte con la automatización de las redes sociales:
- Hootsuite
- Tampón
- Sprout Social
- Mesa de aire
- Coschedule
- Feedly
- Tailwind
- Tweetdeck
- Planable
- Y muchos más
Estas fueron algunas de las principales aplicaciones de programación de redes sociales que pueden ayudarte a publicar en momentos en los que estás dormido y con la ayuda de eso puedes llegar a una mayor audiencia. El uso de estas aplicaciones de programación no sólo le ayudará a ahorrar tiempo, sino también a reducir su distracción.
2. Automatizar la búsqueda de nuevos trabajos y clientes
Encontrar nuevos negocios y clientes es el corazón del trabajo autónomo y para estar en ese negocio durante mucho tiempo necesitas nuevos clientes. Todos los días. Este paso se vuelve un poco duro pero se puede resolver con un poco de automatización. Trabajar en tu proyecto actual y encontrar otro trabajo mientras lo haces se convierte en una amenaza. Estas son algunas de las formas a través de las cuales puedes conseguir nuevos trabajos:
- Alertas de Google - En lugar de esforzarte cada día por conseguir nuevos trabajos, puedes establecer una alerta para tu campo de trabajo y conseguir acercarte a nuevos clientes antes que nadie. Por ejemplo, si eres redactor de contenidos, puedes establecer una alerta para "se necesita redactor de contenidos" y similares. Este truco te ayudará a ahorrar más tiempo y a dedicarlo a hacer más trabajo.
- Utilice herramientas de venta social- Puede utilizar herramientas de venta social que buscarán sus oportunidades en el espacio social también. Herramientas como Awario, IFTTT, Reachable y muchas más.
- Utiliza herramientas de búsqueda de empleo - Utiliza aplicaciones como SolidGigs, Working Nomads, y muchas más que te enviarán la oportunidad de trabajo a tu bandeja de entrada directamente.
3. Automatice sus actividades de divulgación
Si estás creando contenido constantemente, entonces es posible que realices varias actividades de divulgación. Gestionar todas esas respuestas y todo eso será una tarea tediosa y frustrante de manejar. Con la ayuda de estas herramientas, puedes hacer llegar tus correos electrónicos:
- Mailchimp
- Hubspot
- Moosend
- GetResponse
- Convertkit
- Mailshake
- Y muchos más.
Estas herramientas se pueden conectar con su CRM y los datos de los clientes se pueden almacenar y utilizar para el retargeting en el futuro. También puede gestionar sus clientes desde allí. Estas herramientas le ayudarán a enviar correos electrónicos recurrentes para el seguimiento.
4. Automatizar la reserva de citas
Reservar una cita con el cliente es una tarea ingente. Los autónomos a menudo se enfrentan a la dificultad de conseguir a sus clientes en una llamada o Termin. Sincronizar los horarios de todos es un dolor de cabeza cuando los clientes son de diferentes zonas horarias y países. Esta sencilla tarea suele llevar tanto tiempo que a veces el cliente se desinteresa.
You can easily automate this task and cut the fluff by creating a meeting in Google Calendar and inviting your client for the same. You can also use MeetFox, Calendly, and Hubspot Meetings for the same. Using these scheduling tools you can manage your clients and their appointments. Connecting it with a CRM will give you and your client alerts about the upcoming meetings.
5. Automatizar la gestión de tareas
A los autónomos no se les dice lo que deben hacer y lo que no, y eso tampoco les gusta. Necesitan su propio espacio y libertad para trabajar y destacar en su campo. No hay nadie que motive a los trabajadores remotos, a los consultores y a los autónomos para que cumplan los plazos. Debido a este factor, tener un sistema se vuelve más importante que nunca.
Utilizando las herramientas de gestión de tareas, puedes hacer lo siguiente:
- Gestionar las tareas recurrentes que deben realizarse diariamente, mensualmente, anualmente o en cualquier otro momento
- Puede organizar los elementos de la lista de comprobación como subtareas y comprobar el progreso de cada tarea
- Los trabajadores remotos pueden beneficiarse de los contactos de la tarea que se añaden además de la tarea
- Puedes hacer un seguimiento de tu tiempo a través de un registro de tiempo
- Puede encontrar cualquier información particular haciendo una búsqueda avanzada
- Puede mantenerse informado sobre los próximos plazos con la ayuda de la vista de calendario
- Puedes invitar a otros colaboradores a tu proyecto. Esta es, con mucho, la mejor característica de SmartTask. Puedes invitar a tus clientes y mostrarles tu trabajo y progreso. Al hacer esto, se instala la confianza en su cliente.
- Puedes hacer videoconferencias directamente desde la propia aplicación
- Recibirás una notificación en tu teléfono y escritorio cada vez que actualices tu tarea
6. Copia de seguridad
Las copias de seguridad siguen siendo el proceso manual que más tiempo consume y que debe ser automatizado. Todavía veo a mucha gente desorganizada que utiliza sus pendrives o su disco duro para almacenar datos. Este proceso debe ser sustituido por un simple almacenamiento en línea como Google Drive.
Consejo: Puedes trabajar en Google Sheets, Docs y otras aplicaciones de Google que se almacenarán automáticamente en Google Drive.
7. Seguimiento de los gastos
Los autónomos y los consultores suelen cometer el error de no controlar sus gastos. Cobran honorarios en función de sus habilidades, pero se olvidan de añadir los gastos de los recursos utilizados. Además, llevar un control de los recursos les ayuda a gestionar mejor su dinero. You Need A Budget(YNAB) es una herramienta que puede ayudarle a realizar un seguimiento de los gastos manteniendo todas las facturas en un solo lugar. Puedes hacer un seguimiento de los gastos y se guardará automáticamente en tu CRM.
8. Automatizar la facturación a los clientes
Este es el mejor truco que se puede encontrar. Una vez terminado el trabajo, generar facturas y hacer un seguimiento de las mismas se convierte en una tarea espantosa. Puedes utilizar Freshbooks, Harvest y Quickbooks para generar facturas y enviarlas a tu cliente directamente desde la aplicación. Esta sencilla automatización puede ahorrar mucho tiempo y también dinero. Con la ayuda de estas aplicaciones, puedes enviar las facturas una vez que la tarea se haya completado automáticamente. Todo resulta mucho más fácil cuando conectas todas estas aplicaciones con tu CRM.
Consejo adicional - Seguimiento de la productividad
Los autónomos no llevan la cuenta del tiempo y siempre sufren mucho por ello. Tendemos a posponer cosas y a forzar los plazos cuando no es necesario. Una simple aplicación de seguimiento de la productividad como SmartTask puede ayudar aquí. Puede hacer un seguimiento de tu tiempo y también presentar los datos en forma de análisis para que puedas seguir qué estrategia está funcionando o qué estrategia consume tu tiempo.
Espero que estos consejos para autónomos te ayuden a automatizar el proceso y a reducir las tareas mundanas. Estos consejos aumentarán la productividad y te ahorrarán tiempo. Si aprovechas el tiempo extra, podrás trabajar en lo que realmente te gusta.
Sobre el autor
Shyamal es el fundador de SmartTask, una herramienta de gestión del trabajo en línea que ayuda a los equipos a ser más productivos al tener claro quién hace qué y cuándo. Le gusta investigar y compartir estrategias que puedan beneficiar a la productividad de un equipo.
