En la era de la coronación, cada vez más profesionales cualificados se han pasado al freelance por diferentes motivos. De hecho, un estudio de Upwork descubrió que hay un aumento de dos millones de freelancers en la fuerza laboral estadounidense desde 2019.
Con una competencia más dura en el mercado, ahora es más importante que nunca que los autónomos mejoren la calidad de sus servicios y reserven más clientes para mantener su negocio. Antes de la pandemia, era habitual concertar reuniones cara a cara con clientes potenciales en Termine .
Ahora, casi todas las conversaciones relacionadas con los negocios se hacen en línea. La web Termine permite conectar e interactuar con clientes y prospectos de una forma mucho más segura y cómoda.
Las reuniones en línea se suceden todos los días. Como autónomo, estar totalmente ocupado es una buena señal para tu negocio. Sin embargo, hay que tener mucho cuidado para no sufrir la fatiga de Zoom o la sensación de agotamiento que provoca el exceso de videollamadas.
Una forma de evitarlo es gestionando tu agenda de forma eficiente. Los autónomos ocupados necesitan un sistema de programación eficaz para agilizar el flujo de trabajo, mejorar la productividad y atender a cada cliente de la mejor manera posible.
En este artículo, discutiremos los desafíos comunes en la programación de Termine y la diferencia entre los procesos de programación manuales y automatizados para ayudarle a averiguar cuál funciona mejor para su negocio.
¿Cuáles son los problemas más comunes a la hora de programar en línea Termine?
Para cerrar tratos y ganar dinero, hay que asegurarse de que los Termine realmente tengan lugar. Desgraciadamente, hay diferentes razones por las que las cosas no salen como se planean.
A veces el problema empieza en la propia fijación de la cita. Hay veces que se da a los clientes la misma franja horaria para la Termin. Hay que tener en cuenta que la doble reserva puede dar lugar a una mala experiencia del cliente.
Tus clientes pueden sentirse molestos o decepcionados cuando les informas de que tienes que trasladar la reunión a otra franja horaria debido a un error de programación. Dará la impresión de que no valoras su tiempo o que no se les da prioridad.
En otros casos, los obstáculos provienen del lado del cliente. Las ausencias y cancelaciones son oportunidades de negocio perdidas. No solo suponen una pérdida de ingresos, sino también de un tiempo precioso.
Usted no tiene control sobre la capacidad de su cliente potencial para llegar a la reunión. Puede que simplemente se haya olvidado de su cita o que tenga una emergencia.
Cuando las reuniones no se desarrollan según lo previsto, no queda más remedio que hacer un seguimiento y tratar de convencer a los clientes de que la reunión se celebre otro día.
Con estos problemas, su calendario completo se verá desordenado. Por eso necesitas implementar un sistema de programación que te ayude a mantener todo en orden, incluso si surgen situaciones inesperadas. Tienes dos opciones: la programación manual y la automatizada.
Programación manual
En un sistema de programación manual, alguien tiene que encargarse de anotar las citas de Termin . Los autónomos suelen hacerlo ellos mismos. Sin embargo, esta tarea lleva mucho tiempo porque tienes que supervisar cada canal de comunicación que un cliente pueda utilizar para ponerse en contacto contigo.
Cuando un cliente está interesado en tus servicios, puede ponerse en contacto contigo por teléfono, correo electrónico o SMS. Responder a todas las consultas e introducir manualmente cada recordatorio de cita en tu calendario puede ser agotador y dejarte sin energía para hacer tu trabajo real.
Algunos autónomos contratan a un asistente virtual (VA) para mantener sus calendarios organizados. Las funciones de una VA incluyen la gestión de llamadas telefónicas y correos electrónicos, la gestión de una lista de contactos y otras tareas administrativas. Si estás pensando en contratar a una, ten en cuenta que la tarifa por hora de una VA a tiempo completo o parcial puede costar entre 1 y más de 100 dólares.
Ya sea que decida hacerlo usted mismo o tener a alguien que coordine las citas de sus clientes por usted, el uso del método tradicional -que implica un libro de horarios en papel, un calendario físico o una hoja de cálculo en línea- puede seguir causando grandes inconvenientes a su negocio.
El error humano es un problema clave. Los errores se producen por varias razones. Puede ser por la multitarea, las distracciones o el cansancio. Si quieres un proceso de programación más preciso y fiable, es importante que pienses en cómo eliminar o al menos minimizar este riesgo.
Programación automatizada
Para mantenerse resistente en el cambiante panorama empresarial, la transformación digital es crucial, por lo que los autónomos deberían considerar el uso de herramientas online que les ayuden a automatizar las tareas repetitivas y a aumentar su productividad.
Si quiere ofrecer a sus clientes la comodidad del autoservicio a la hora de programar sus reuniones con usted, debería tomarse el tiempo necesario para buscar un software de programación de citas. Hay muchas aplicaciones de programación disponibles en el mercado, y cada una tiene sus propias características.
Para encontrar la más adecuada, tome nota de todas las características esenciales que pueden ayudar a mejorar el proceso de programación y las operaciones generales del negocio. Lo ideal es que la aplicación que elijas tenga todo lo que necesitas para que no tengas que utilizar herramientas distintas para acceder a las diferentes funciones.
Estas son algunas de las características que hay que tener en cuenta:
- Integración de calendarios: debería poder conectar cualquier calendario en línea (Google Calendar, Outlook Calendar o Apple Calendar) que esté utilizando para mejorar la visibilidad de las citas. Esto también le ayudará a evitar la doble reserva.
- Video Termin integraciones - Hay muchas soluciones de videoconferencia por ahí. Para mayor comodidad, elige una que permita la integración de aplicaciones de terceros. De este modo, podrás seguir utilizando la aplicación de vídeo Termin con la que te sientas más cómodo. Para una mejor experiencia en línea de Termin , asegúrate de que tienes acceso a funciones como compartir la pantalla y grabar. Además, ten en cuenta la duración de Termin y el número máximo de participantes permitido.
- Integraciones de pago: los pagos sin contacto te facilitan y agilizan el cobro de tus ganancias. Es una gran ventaja permitir que tus clientes te paguen directamente a través de la app.
- Recordatorios por SMS - Esta función ayudará a sus clientes a recordar sus reuniones programadas. También reducirá la probabilidad de que no se presenten.
- Alertas por correo electrónico - Al igual que los recordatorios por SMS, esta función evita que sus clientes pierdan cualquier cita de reunión.
- Intervalos de reunión - Es necesario que te tomes un descanso entre reuniones. De este modo, podrás tener tiempo suficiente para preparar tu próxima cita.
- Conversión automática de la zona horaria - Tener clientes locales e internacionales es una gran cosa. Para un mejor servicio al cliente, asegúrate de programar la reunión online en función de la zona horaria de tu cliente.
- Enlace compartible - Su objetivo es reservar el mayor número posible de clientes. Por ello, debes poder compartir el enlace de tu página de reservas en cualquier lugar: en tu sitio web, blog, redes sociales o firma de correo electrónico.
- Características de personalización - Su marca personal es muy importante. Es la forma en que sus clientes pueden reconocerlo y diferenciarlo de sus competidores. Elija una solución de programación de citas que le permita personalizar su página de reservas con su logotipo, nombre y colores elegidos.
Como puedes ver, una herramienta de programación con muchas funciones puede hacer algo más que mantener tu calendario organizado. La buena noticia es que no necesariamente tienes que romper el banco para conseguir una. Hay muchas opciones gratuitas que tienen las características básicas para ayudarle a configurar un sistema de reservas en línea.
MeetFoxEn particular, ofrece un plan gratuito que le permite celebrar un número ilimitado de reuniones, cobrar pagos en línea y utilizar varias integraciones de aplicaciones. Por supuesto, si quieres características adicionales y más flexibilidad en el uso de la herramienta, debes obtener un plan de pago. No es tan caro. En MeetFox, sólo tienes que pagar desde 10 dólares por usuario al mes en facturación anual. Es más rentable que pagar una tarifa por hora para una VA.
¿Quién utiliza las herramientas de programación en línea Termin ?
Los autónomos y las empresas de todos los sectores pueden beneficiarse de las herramientas de programación en línea Termin . Cada vez más empresarios ven el potencial de esta tecnología para hacer crecer sus negocios. De hecho, se prevé que en 2026 el tamaño del mercado mundial de software de programación de citas alcance los 546,31 millones de dólares.
Estos son algunos de los profesionales y sectores más importantes que han aprovechado las ventajas de la programación automatizada:
- Instituciones médicas y dentales
- Entidades financieras
- Instituciones educativas
- Contratación y recursos humanos
- Agentes inmobiliarios
- Desarrolladores y otros creativos autónomos
Para dar un ejemplo de lo poderosa que es esta herramienta, echemos un vistazo al sector sanitario. Durante esta pandemia de COVID-19, la prestación de servicios de telesalud es más importante que nunca. Muchos proveedores de atención sanitaria realizan ahora consultas en línea a través de videollamadas.
Según un informe, las consultas de telesalud aumentaron en más de un 150% durante el primer trimestre de 2021. Los datos adicionales también muestran que los adultos de más de 41 millones de hogares en Estados Unidos tuvieron una cita virtual con un profesional de la salud.
Imagínese que tiene que concertar citas para millones de pacientes y mantener su calendario al día. Sin la automatización, probablemente sea imposible gestionar las ausencias, las cancelaciones y las citas reprogramadas sin cometer errores.
Conclusión:
Disponer de un sistema de programación sin fisuras es beneficioso para usted y para sus clientes. Si eliges adoptar una solución de programación de citas basada en la nube, tu calendario estará visible en línea las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y tus clientes podrán concertar citas por sí mismos en cualquier momento, estén donde estén. Este nivel de accesibilidad puede mejorar significativamente la forma en que prestas tus servicios, independientemente de si eres un autónomo o el propietario de una empresa.
Sobre el autor
Mary Paulene Omae San Miguel es redactora de contenidos para RingCentral, proveedor líder de soluciones globales de comunicaciones empresariales en la nube, vídeo Termine, colaboración y centro de contacto. Es licenciada en Periodismo y tiene una gran pasión por aprender idiomas. También ha escrito anteriormente para GreyCampus.
