Verantwortliche Stelle im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze ist:
Coachfox GmbH
Strehlgasse 18/7, 1190 Wien
für die Nutzung von
MeetFox (https://www.meetfox.com)
Letzte Aktualisierung am: 23.02.2021
1. Allgemeines
1.1. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Daher verarbeiten wir Ihre Daten ausschließlich auf der Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003, GDPR) zum Schutz, zur rechtmäßigen Verarbeitung und zur Geheimhaltung personenbezogener Daten. Im Folgenden erfahren Sie, welche Daten bei der Nutzung der Dienste der Coachfox GmbH, einschließlich der Nutzung der Website MeetFox (https://www.meetfox.com) ("Website") und der App (https://app.meetfox.com/) ("App"), erhoben, verarbeitet oder genutzt werden.
1.2. Coachfox verarbeitet und nutzt die vom Nutzer im Rahmen der Registrierung auf der MeetFox Plattform und/oder der Nutzung der Dienste angegebenen Daten ausschließlich zum Zwecke der Leistungserbringung (Vertragserfüllung) und in Übereinstimmung mit den österreichischen und europäischen Datenschutzbestimmungen.
1.3. Für die Nutzung unserer Dienste sind ausschließlich diese Datenschutzbestimmungen, ergänzt durch unsere Nutzungsbedingungen, in der jeweils aktuellen Fassung maßgeblich.
1.4 Alle bei uns oder einem Auftragsverarbeiter gespeicherten Daten werden unter Anwendung aktueller Sicherheitsstandards bestmöglich gegen unbefugten Zugriff, Verlust, Zerstörung, Löschung, Veränderung oder Weitergabe Ihrer Daten durch Unbefugte geschützt. Coachfox trifft umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen mit einem Standard, der mindestens den gesetzlichen Anforderungen im Sinne der GDPR entspricht. Coachfox und seine Mitarbeiter sind stets auf das Datengeheimnis im Sinne der GDPR verpflichtet.
1.5. Alle von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und unterliegen daher den entsprechenden Datenschutzbestimmungen. Eine Übermittlung von Daten an Unternehmen außerhalb der Europäischen Union findet ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht statt. Dies gilt auch für von uns zur Datenverarbeitung beauftragte Dienstleister. Die Server, auf denen die personenbezogenen Daten unserer Kunden gespeichert werden, befinden sich in Frankfurt am Main (Deutschland). Unsere API-Systeme werden unter der Domain "meetfox.com" betrieben.
2. Umfang der Datenverarbeitung
2.1 Die Coachfox GmbH (Strehlgasse 18/7, 1190 Wien, Österreich) betreibt eine webbasierte Softwarelösung namens MeetFox ("MeetFox"), die Dienstleistern ("Experten") eine digitale Kundeninteraktionsmöglichkeit bietet. Dies umfasst die Verwaltung und Buchung von Termin , die Durchführung von Videogespräche sowie die Bezahlung und Abrechnung. Sowohl Besucher ("Besucher") als auch Kunden ("Kunden") der Dienstleister ("Experten") haben damit die Möglichkeit, Termine bei Experten online zu buchen und über die Softwarelösung MeetFox abzuwickeln.
2.2 Neben der Website und App MeetFox ist die Softwarelösung auch über die Integration auf Websites von Experten und auf bestehenden Plattformen verfügbar.
3. Datenerhebung aller Nutzer (Logfiles)
Wenn Sie als Besucher auf die Dienste von MeetFox zugreifen, auch ohne sich einzuloggen oder anzumelden, werden Server-Logfiles von Ihrem Server an den Webserver von MeetFox gesendet, was für den Abruf von Informationen technisch notwendig ist. Im Rahmen der Server-Logfiles werden folgende Daten erhoben:
- IP-Adresse
- Der von Ihnen angeforderte Inhalt von MeetFox
- Die zuvor besuchte Webseite, die auf die Anwendung MeetFox verwiesen hat
- Browsertyp und Browserversion
- Bildschirmauflösung
- Übertragene Datenmenge
- Meldung über erfolgreichen Abruf
- Verwendetes Betriebssystem
- Verwendetes Endgerät
- Spracheinstellungen
- Datum und Uhrzeit der Serveranfrage
Diese Daten sind für MeetFox nicht bestimmten Personen zuordenbar und eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. MeetFox hat keinen Einfluss auf die automatische Übermittlung dieser Daten. Sie können diese automatische Datenübertragung jedoch direkt in Ihrem Gerät oder Browser einstellen und ggf. einschränken. Die oben genannten Server-Logfiles werden für 14 Tage gespeichert, danach werden alle erhobenen IP-Adressen anonymisiert und nur zur Qualitätssicherung, Webseitenoptimierung und für statistische Zwecke verwendet.
4. Verwendung von Cookies
Unsere Website verwendet sogenannte Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die über den Browser temporär auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Sie richten keinen Schaden an.
Wir setzen Cookies ein, um unser Angebot nutzerfreundlich zu gestalten und die Wiedererkennung bei einem erneuten Besuch zu ermöglichen. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Sie ermöglichen es uns, Ihren Browser bei Ihrem nächsten Besuch wiederzuerkennen. Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie Ihren Browser so einstellen, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Sie dies nur im Einzelfall erlauben oder ausschließen. Die Deaktivierung von Cookies kann Auswirkungen auf die Nutzung unserer Website haben. Unser Anliegen im Sinne der DSGVO (berechtigtes Interesse) ist die Verbesserung unseres Angebots und unserer Website. Da uns die Privatsphäre unserer Nutzer wichtig ist, werden die Nutzerdaten pseudonymisiert. Die pseudonymisierten Nutzerdaten werden für einen Zeitraum von 6 Monaten aufbewahrt.
5. Verwendung des Facebook-Pixels
Auf unserer Website (nicht aber in unserer App) werden Facebook-Pixel eingesetzt, um den bisherigen Besuchern unserer Website im Rahmen des Facebook-Newsfeeds Werbeanzeigen ("Facebook Ads") zu präsentieren. Dieses Facebook-Pixel stellt beim Besuch unserer Website eine direkte Verbindung zu den Facebook-Servern her. Es wird an den Facebook-Server übermittelt, dass Sie unsere Website besucht haben. Facebook ordnet diese Information Ihrem persönlichen Facebook-Benutzerkonto zu. Nähere Informationen zur Erhebung und Nutzung der Daten durch Facebook sowie über Ihre diesbezüglichen Rechte und Möglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Facebook unter https://www.facebook.com/about/privacy/.
Alternativ können Sie die Remarketing-Funktion von Facebook deaktivieren, indem Sie diesem Link folgen: https://www.facebook.com/ads/preferences/?entry_product=ad_settings_screen#_=_. Dazu ist eine Registrierung in Ihrem persönlichen Facebook-Profil erforderlich.
6. Nutzung von Google AdWords
Wir nutzen das Werbetool "Google-Adwords" zur Bewerbung unserer Website. Dabei nutzen wir den Analysedienst "Google Analytics Conversion Tracking" auf unserer Website, 1600 Amphitheater Parkway, Mountain View, CA 94043 USA. Wenn Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Website gelangen, wird ein Cookie auf Ihrem Gerät platziert. Diese sogenannten "Conversion-Cookies" sind nur 30 Tage lang gültig. Wenn Sie innerhalb dieser Gültigkeitsdauer bestimmte Seiten unserer Website besuchen, können wir und Google erkennen, dass Sie als Nutzer auf eine von uns bei Google geschaltete Anzeige geklickt haben und zu unserer Website weitergeleitet wurden. Etwaige "Conversion-Cookies" werden nur auf unseren Landing Pages platziert, nicht aber auf unserer App. Die "Conversion-Cookies" werden verwendet, um Besuchsstatistiken für unsere Website zu erstellen, die uns über die Gesamtzahl der Nutzer informieren, die auf unsere Anzeige geklickt haben. Darüber hinaus erfahren wir, welche Seiten unserer Website der jeweilige Nutzer anschließend aufgerufen hat. Wir erhalten jedoch keine Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.
Sie können die Übertragung von Daten über "Conversion-Cookies" in Ihren Browser-Einstellungen verhindern und das automatische Setzen von Cookies generell deaktivieren oder nur die Cookies der Domain "googleadservices.com" blockieren. Weitere Informationen über Google Adwords-Dienste und die Datenschutzbestimmungen von Google finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy?gl=en.
7. Kontakt
Wenn Sie uns über das Kontaktformular auf der Website MeetFox (www.meetfox.com) oder App (app.meetfox.com), über den Kundenservice-Chat MeetFox oder per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen sechs Monate bei uns gespeichert. Wir werden diese Informationen nicht ohne Ihre Zustimmung weitergeben. Falls ein Besucher den MeetFox Kundendienst-Chat kontaktiert, wird ein Cookie gesetzt, um eventuelle Fragen zu beantworten.
8. Newsletter
Sie haben die Möglichkeit, unseren Newsletter über unsere Website oder durch Registrierung auf unserer Website zu abonnieren. Wenn Sie den Newsletter erhalten möchten, benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Erklärung, dass Sie mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Sobald Sie den Newsletter abonniert haben, senden wir Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zur Bestätigung der Anmeldung. Weitere Daten werden nicht erhoben. Diese Daten werden nur für den Versand des Newsletters verwendet und werden nicht an Dritte weitergegeben. Ihre Einwilligung zur Speicherung der Daten, der Email-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann über einen Link im Newsletter oder durch eine Nachricht an die folgende E-Mail-Adresse erfolgen: newsletter@meetfox.com. Wir werden Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Newsletterversand umgehend löschen.
9. Registrierte Nutzer
Um die Dienste von MeetFox ordnungsgemäß nutzen zu können, müssen Sie sich registrieren und bestimmte Informationen angeben. Neben diesen für die Nutzung erforderlichen und durch die Nutzung der Dienste generierten Daten können Sie freiwillig weitere Angaben zu Ihrer Person machen.
Es erfolgt keine Datenübermittlung an Dritte mit folgenden drei Ausnahmen, die nur dann zum Tragen kommen, wenn ein Experte aktiv eine der verfügbaren Synchronisationen / Integrationen auf der Plattform MeetFox einrichtet.
1) Übermittlung von Veranstaltungsdaten (Name des Veranstaltungstyps, Kundenname, Datum und Uhrzeit) an Google Calendar, wenn die Synchronisation vom Experten
aktiv eingerichtet wurde 2) Übermittlung von Veranstaltungsdaten (Name des Veranstaltungstyps, Kundenname, Datum und Uhrzeit, Dauer) an Microsoft Outlook Calendar, wenn die Synchronisation vom Experten
aktiv eingerichtet wurde 3) Übermittlung von Veranstaltungsdaten (Name des Veranstaltungstyps, Kundenname, Datum und Uhrzeit, Preis, Dauer) und Kreditkartendaten an den abwickelnden Zahlungsdienstleister Stripe zum Zwecke der Abwicklung etwaiger Zahlungen (Zahlungen an Experten, monatliche Gebühren von Experten, Zahlungen von Kunden).
Bei Abbruch des Registrierungs- oder Buchungsvorgangs werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht. Beantragt ein Nutzer die Löschung seines MeetFox Kontos, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sofern sie nicht aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. sieben Jahre nach Steuerrecht gemäß § 132 Abs 1 BAO) aufbewahrt werden müssen.
10. Datenverarbeitung durch den Kunden
Bei der Nutzung von MeetFox zur Buchung von Termine mit Experten erhebt und verwendet MeetFox im Rahmen des Anmeldevorgangs folgende personenbezogene Daten:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Passwort
- Gewählter Experte
- Gewählte Gesprächsdauer
- Gewählte Gesprächsart (Video, Audio oder persönlich)
- Telefonnummer (optional)
Coachfox erhebt die oben genannten Daten, da sie für die Buchung von Terminen für Dienstleistungen von Experten und für die ordnungsgemäße Abwicklung dieser erforderlich sind. Im Falle einer geplanten Termin Buchung übermittelt Coachfox die Daten des Kunden an den jeweiligen Experten. Coachfox verwendet die von den Kunden erhobenen Daten in anonymisierter Form für die Erstellung von Statistiken und für die interne Weiterentwicklung der angebotenen Softwaredienste. Coachfox behält sich das Recht vor, anonymisierte Daten zu statistischen Zwecken an Experten weiterzugeben. Bei der Buchung von Termine bei einem Experten erhebt Coachfox außerdem folgende Daten zur Durchführung der Zahlungsabwicklung, die direkt an den Zahlungsdienstleister Stripe weitergeleitet werden.
- Kreditkarteninformationen
11. Experten
Bei Dienstleistern, die MeetFox zur Abwicklung ihrer Kundeninteraktion nutzen, erhebt und verwendet MeetFox auch die folgenden personenbezogenen Daten zu dem unten beschriebenen Zweck. Wird MeetFox ausschliesslich als Verwaltungslösung Termin genutzt, werden folgende Daten erhoben:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Passwort
- Telefonnummer
- Angebotene Leistungseinheiten
- Website (optional)
- Profilbild (optional)
- Adresse der Leistungserbringung (optional, nur bei persönlichen Gesprächen)
- Titel (optional)
- Beruf (optional)
Werden die Abrechnungs- und Bezahlfunktionen von MeetFox genutzt, werden zusätzlich folgende personenbezogene Daten erhoben, die zum Zwecke der ordnungsgemäßen Abrechnungs- und Bezahlabwicklung erforderlich sind und die den geforderten KYC-Vorschriften entsprechen:
- Firmenname
- Preise der Dienstleistungen pro Längeneinheit
- Geltender Mehrwertsteuersatz
- Geltende Widerrufsbelehrung
- Rechnungsadresse
- Bankverbindung (IBAN, BIC)
- UID-Nummer
- Geburtsdatum
- Nationalität
Die vorgenannten Daten sind zur Erbringung der von MeetFox angebotenen Dienstleistungen erforderlich. Der Experte erklärt sich damit einverstanden, dass viele der oben genannten Daten, insbesondere Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Website, Titel, Profilbild, Stückzahlen und Preise des Angebots, Adresse der Leistungserbringung, Beruf und Kündigungsbedingungen öffentlich im jeweiligen Expertenprofil angezeigt werden. Bei der Erstellung einer Rechnung durch MeetFox werden alle rechnungsrelevanten Daten auch an den jeweiligen Kunden weitergegeben, insbesondere die Rechnungsadresse, der Mehrwertsteuersatz und eine allfällige UID-Nummer. Bestimmte Daten, insbesondere die Nationalität, das Geburtsdatum und die Adresse werden auf Basis der gesetzlichen KYC-Vorschriften erhoben und zusammen mit allen anderen zahlungsrelevanten Daten an unseren Zahlungsdienstleister weitergegeben.
12. Zahlungsabwicklung
Um Zahlungsfunktionalitäten anbieten zu können, bedienen wir uns der Dienste eines lizenzierten Zahlungsdienstleisters, der von uns sorgfältig ausgewählt und im Rahmen einer gesetzlich zulässigen Auftragsabwicklung schriftlich autorisiert wurde. Coachfox nutzt den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe, Inc., 510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA) zur sicheren Abwicklung von Zahlungen gemäß den Nutzungsbedingungen und zur sicheren Speicherung von Kreditkarten- und anderen Zahlungsinformationen. Dies erfordert die Weitergabe bestimmter Nutzerdaten, um die regulatorischen Anforderungen der Nutzeridentifikation (KYC-Anforderung) zu erfüllen und um ein Zahlungskonto für den Nutzer einzurichten, um den Zahlungsverkehr zu erleichtern. Weitere Informationen über Stripe finden Sie in deren Dienstleistungsvertrag (https://stripe.com/en-de/legal).
13. Videokonversation
Für die über MeetFox abgewickelte Videogespräche wird in erster Linie unser eigenes, selbstgehostetes Videosystem verwendet, das auf der Open-Source-Technologie WebRTC basiert und verschlüsselt ist. Um etwaigen Verbindungsschwierigkeiten mit bestimmten Endgeräten oder Softwareumgebungen vorzubeugen, stellen wir dem Nutzer eine Backup-Videolösung der Firma Twilio (Twilio Inc., 375 Beale Street, Suite 300, San Francisco, CA 94105) zur Verfügung. Twilio ist GDPR-konform. Jedes Mal, wenn Sie sich mit dem Videochat-Server verbinden, wird eine eindeutige Sitzungs-ID erstellt, die es beiden Parteien ermöglicht, sich zu verbinden. Bei diesem Vorgang werden keine persönlichen Daten an den jeweiligen Anbieter übermittelt.
14. Mailings, SMS and notifications
As an email and SMS gateway we use the European provider Mailjet (Mailjet GmbH, Rankestrasse 21, 10789 Berlin, Germany). Mailjet is 27001 ISO and GDPR compliant. Coachfox will send automated notifications via email or optionally via SMS to users from the moment of registration at MeetFox, which serves to facilitate the successful and easier handling of the MeetFox functions. Emails sent via Mailjet include, for example, registration confirmations, notifications of appointment requests or received messages, appointment confirmations, appointment reminders and invoice deliveries.
15. Calendar synchronization
As an expert, you have the option to sync calendar with your Google Calendar. If you use this option, you allow Google Calendar to share your calendar information with us, with no title or calendar entry being transmitted, just the date, time, and duration. This is for the purpose of adequately presenting your calendar on your profile. Furthermore, the acceptance of MeetFox push entries must be activated to allow a successful calendar synchronization.
16. Web Analysis
Because we're committed to protecting your privacy, we do not use third-party web analytics systems, such as Google Analytics. Instead, we use a self-hosted system based on open source software for statistical analysis of visitor access and log files. Cookies are used and stored on your computer, which give us the opportunity to analyze the use of our website by you. The IP address is anonymized immediately after processing and stored on our own servers. The data are for quality assurance and statistical purposes only.
17. Order data processing
Coachfox also provides companies with the above mentioned software as a white label solution. If MeetFox collects personal data in this context on behalf of the company, this is done only on behalf of and on the basis of a separate agreement on data processing in the order. In this case, the contracting entity, as the data protection officer, is responsible for compliance with data protection rules.
18. Disclosure of user data
Personal user data will only be forwarded to third parties with your express consent and for compelling legal reasons. All employees of MeetFox have signed a written statement prohibiting the disclosure of user data to third parties. Users agree to the disclosure of their data, as long as they are needed to process the desired MeetFox services. The transmitted data has been reduced to the required minimum. Only in the case of a statutory or by court order required obligation, data are passed on to information-entitled state institutions and authorities.
19. Duration of data storage
We store your data for the duration of your MeetFox account. However, you can cancel or block your MeetFox account at any time. We will then delete your data, unless we are legally obliged to further storage or retention. If the data is still required to settle outstanding transactions, the deletion will take place at the earliest after the settlement of these transactions.
20. Your rights and complaint options
You are entitled in principle to free information, correction, deletion, limitation of processing, data portability, revocation and opposition. You can claim all of these rights by contacting us at privacy@meetfox.com. Coachfox is also available for other questions about data protection and the processing of your data under office@meetfox.com.
All specified user data can also be updated independently in your own profile. This does not apply to the email address, which is used for identification purposes and therefore can only be changed on request by email to office@meetfox.com. If you believe that the processing of your data violates data protection law or if your data protection claims have otherwise been violated in a way, you can complain to the supervisory authority. In Austria, this is the data protection authority.
21. Adjustments to the privacy policy
MeetFox reserves the right to change and supplement this privacy policy at any time. Any adjustments will be posted on www.meetfox.com and on the App and will apply from the date of publication. Therefore, you should periodically retrieve these privacy notices to keep up to date with the latest developments. By continuing to use, you agree to the most recent version with the applicable changes and/or additions.
You can reach us under the following contact details:
Coachfox GmbH
Strehlgasse 18/7, 1190 Vienna
Commercial register number: 464148 x
Commercial Court Vienna
Telephone: +43 664 22 606 17
E-Mail: office@meetfox.com
Privacy Policy: https://meetfox.com/en/data_policy/
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