Datenschutzrichtlinie

Letzter Stand: 12. Februar 2021

Verantwortliche Stelle im Sinne der geltenden Datenschutzgesetze ist:
Coachfox GmbH
Strehlgasse 18/7, 1190 Wien
für die Nutzung von
MeetFox (https://www.meetfox.com)
Letzte Aktualisierung am: 23.02.2021


1. Allgemeines
1.1. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns sehr wichtig. Daher verarbeiten wir Ihre Daten ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2003, GDPR) zum Schutz, zur rechtmäßigen Verarbeitung und zur Geheimhaltung von personenbezogenen Daten. Im Folgenden erfahren Sie, welche Daten bei der Nutzung der Dienste der Coachfox GmbH, einschließlich der Nutzung der Website MeetFox (https://www.meetfox.com) ("Website") und der App (https://app.meetfox.com/) ("App"), erhoben, verarbeitet oder genutzt werden.

1.2. Coachfox verarbeitet und nutzt die vom Nutzer im Rahmen der Registrierung auf der MeetFox Plattform und/oder der Nutzung der Dienste angegebenen Daten ausschließlich zum Zwecke der Leistungserbringung (Vertragserfüllung) und in Übereinstimmung mit den österreichischen und europäischen Datenschutzbestimmungen.

1.3. Für die Nutzung unserer Dienste sind ausschließlich diese Datenschutzbestimmungen, ergänzt durch unsere Nutzungsbedingungen, in der jeweils aktuellen Fassung maßgeblich.

1.4 Alle bei uns oder einem Auftragsverarbeiter gespeicherten Daten werden unter Anwendung aktueller Sicherheitsstandards bestmöglich gegen unbefugten Zugriff, Verlust, Zerstörung, Löschung, Veränderung oder Weitergabe Ihrer Daten durch unbefugte Personen geschützt. Coachfox setzt umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen mit einem Standard ein, der mindestens den gesetzlichen Anforderungen im Sinne der GDPR entspricht. Coachfox und seine Mitarbeiter sind stets auf das Datengeheimnis im Sinne der GDPR verpflichtet.

1.5. Alle von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich innerhalb der Europäischen Union verarbeitet und unterliegen daher den entsprechenden Datenschutzbestimmungen. Eine Übermittlung von Daten an Unternehmen außerhalb der Europäischen Union findet ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht statt. Dies gilt auch für von uns beauftragte Dienstleister zur Datenverarbeitung. Die Server, auf denen die personenbezogenen Daten unserer Kunden gespeichert werden, befinden sich in Frankfurt am Main (Deutschland). Unsere API-Systeme werden unter der Domain "meetfox.com" betrieben.

2. Umfang der Datenverarbeitung
2.1 Die Coachfox GmbH (Strehlgasse 18/7, 1190 Wien, Österreich) betreibt eine webbasierte Softwarelösung namens MeetFox ("MeetFox"), die Dienstleistern ("Experten") eine digitale Kundeninteraktionsmöglichkeit bietet. Dies umfasst die Verwaltung und Buchung von Termin , die Durchführung von Videogespräche sowie die Bezahlung und Abrechnung. Sowohl Besucher ("Besucher") als auch Kunden ("Kunden") der Dienstleister ("Experten") haben damit die Möglichkeit, Termine bei Experten online zu buchen und über die Softwarelösung MeetFox abzuwickeln.

2.2 Die Softwarelösung ist neben der Website und der App MeetFox auch über die Integration auf Websites von Experten und auf bestehenden Plattformen verfügbar.

3. Datenerhebung aller Nutzer (Logfiles)
Wenn Sie als Besucher auf die Dienste von MeetFox zugreifen, auch ohne sich einzuloggen oder anzumelden, werden Server-Logfiles von Ihrem Server an den Webserver von MeetFox gesendet, was für den Abruf von Informationen technisch notwendig ist. Im Rahmen der Server-Logfiles werden folgende Daten erhoben:
- IP-Adresse
- Der von Ihnen angeforderte Inhalt von MeetFox
- Die zuvor besuchte Webseite, die auf die Anwendung MeetFox verwiesen hat
- Browsertyp und Browserversion
- Bildschirmauflösung
- Übertragene Datenmenge
- Meldung über erfolgreichen Abruf
- Verwendetes Betriebssystem
- Verwendetes Endgerät
- Spracheinstellungen
- Datum und Uhrzeit der Serveranfrage

Diese Daten sind für MeetFox nicht bestimmten Personen zuordenbar und eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. MeetFox hat keinen Einfluss auf die automatische Übertragung von thi Sie können diese automatische Datenübertragung jedoch direkt in Ihrem Gerät oder Browser einstellen und ggf. einschränken. Die oben genannten Server-Logfiles werden für 14 Tage gespeichert, danach werden alle erhobenen IP-Adressen anonymisiert und nur zur Qualitätssicherung, Webseitenoptimierung und für statistische Zwecke verwendet.

4. Verwendung von Cookies
Unsere Website verwendet sogenannte Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die mit Hilfe des Browsers temporär auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Sie richten keinen Schaden an.
Wir setzen Cookies ein, um unser Angebot nutzerfreundlich zu gestalten und die Wiedererkennung bei einem erneuten Besuch zu ermöglichen. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Sie ermöglichen es uns, Ihren Browser bei Ihrem nächsten Besuch wiederzuerkennen. Wenn Sie dies nicht wünschen, können Sie Ihren Browser so einstellen, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Sie dies nur im Einzelfall erlauben oder ausschließen. Die Deaktivierung von Cookies kann Auswirkungen auf die Nutzung unserer Website haben. Unser Anliegen im Sinne der DSGVO (berechtigtes Interesse) ist die Verbesserung unseres Angebots und unserer Website. Da uns die Privatsphäre unserer Nutzer wichtig ist, werden die Nutzerdaten pseudonymisiert. Die pseudonymisierten Nutzerdaten werden für einen Zeitraum von 6 Monaten aufbewahrt.

5. Verwendung des Facebook-Pixels
Auf unserer Website (nicht aber in unserer App) wird das Facebook-Pixel eingesetzt, um den bisherigen Besuchern unserer Website im Rahmen des Facebook-Newsfeeds Werbeanzeigen ("Facebook-Ads") zu präsentieren. Dieses Facebook-Pixel baut beim Besuch unserer Website eine direkte Verbindung mit den Servern von Facebook auf. Es wird an den Facebook-Server übermittelt, dass Sie unsere Website besucht haben. Facebook ordnet diese Information Ihrem persönlichen Facebook-Benutzerkonto zu. Nähere Informationen zur Erhebung und Nutzung der Daten durch Facebook sowie über Ihre diesbezüglichen Rechte und Möglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Facebook unter https://www.facebook.com/about/privacy/.

Alternativ können Sie sich von der Remarketing-Funktion von Facebook abmelden, indem Sie diesem Link folgen: https://www.facebook.com/ads/preferences/?entry_product=ad_settings_screen#_=_. Dies erfordert eine Registrierung auf Ihrem persönlichen Facebook-Profil.

6. Nutzung von Google AdWords
Wir nutzen das Werbetool "Google-Adwords" zur Bewerbung unserer Website. Im Rahmen dessen nutzen wir den Analysedienst "Google Analytics Conversion Tracking" auf unserer Website 1600 Amphitheater Parkway, Mountain View, CA 94043 USA. Wenn Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Website gelangen, wird ein Cookie auf Ihrem Gerät gesetzt. Diese sogenannten "Conversion-Cookies" sind nur 30 Tage lang gültig. Wenn Sie innerhalb dieses Gültigkeitszeitraums bestimmte Seiten unserer Website besuchen, können wir und Google erkennen, dass Sie als Nutzer auf eine von uns bei Google geschaltete Anzeige geklickt haben und zu unserer Website weitergeleitet wurden. Etwaige "Conversion-Cookies" werden nur auf unseren Landingpages, nicht aber auf unserer App gesetzt. Die "Conversion-Cookies" werden verwendet, um Besuchsstatistiken für unsere Website zu erstellen, die uns über die Gesamtzahl der Nutzer informieren, die auf unsere Anzeige geklickt haben. Außerdem erfahren wir, welche Seiten unserer Website von dem jeweiligen Nutzer anschließend aufgerufen wurden. Wir erhalten jedoch keine Informationen, die Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.

Sie können die Übertragung von Daten über "Conversion-Cookies" in Ihren Browser-Einstellungen verhindern und das automatische Setzen von Cookies generell deaktivieren oder nur die Cookies der Domain "googleadservices.com" blockieren. Weitere Informationen zu den Google Adwords-Diensten und den Datenschutzbestimmungen von Google finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy?gl=en.

7. Kontakt
Wenn Sie über das Kontaktformular auf der Website MeetFox (www.meetfox.com) oder App (app.meetfox.com), über den MeetFox Kundenservice-Chat oder per E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen, werden Ihre Angaben ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen sechs Monate bei uns gespeichert. Wir werden diese Daten nicht ohne Ihre Zustimmung weitergeben. Falls ein Besucher den MeetFox Kundenservice-Chat kontaktiert, wird ein Cookie gesetzt, um eventuelle Rückfragen zu ermöglichen.

8. Newsletter
Sie haben die Möglichkeit, über unsere Website oder durch Registrierung auf unserer Website unseren Newsletter zu abonnieren. Wenn Sie den Newsletter erhalten möchten, benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Erklärung, dass Sie mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Sobald Sie den Newsletter abonniert haben, senden wir Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail mit einem Link zur Bestätigung der Anmeldung. Weitere Daten werden nicht erhoben. Diese Daten werden nur für den Versand des Newsletters verwendet und werden nicht an Dritte weitergegeben. Ihre Einwilligung zur Speicherung der Daten, der Email-Adresse sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann über einen Link im Newsletter oder durch eine Nachricht an die folgende E-Mail-Adresse erfolgen: newsletter@meetfox.com. Wir werden Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Newsletterversand umgehend löschen.

9. Registrierte Nutzer
Um die Dienste von MeetFox ordnungsgemäß nutzen zu können, müssen Sie sich registrieren und bestimmte Daten angeben. Neben diesen für die Nutzung erforderlichen und durch die Nutzung der Dienste generierten Daten können Sie freiwillig weitere Angaben zu Ihrer Person machen.
Es erfolgt keine Datenübermittlung an Dritte mit folgenden drei Ausnahmen, die nur dann zum Tragen kommen, wenn ein Experte aktiv eine der verfügbaren Synchronisationen / Integrationen auf der Plattform MeetFox einrichtet.
1) Übermittlung von Veranstaltungsdaten (Name des Veranstaltungstyps, Kundenname, Datum und Uhrzeit) an Google Calendar, wenn die Synchronisation vom Experten
aktiv eingerichtet wurde 2) Übermittlung von Veranstaltungsdaten (Name des Veranstaltungstyps, Kundenname, Datum und Uhrzeit, Dauer) an Microsoft Outlook Calendar, wenn die Synchronisation vom Experten
aktiv eingerichtet wurde 3) Übermittlung von Veranstaltungsdaten (Name des Veranstaltungstyps, Kundenname, Datum und Uhrzeit, Preis, Dauer) und Kreditkartendaten an den abwickelnden Zahlungsdienstleister Stripe zum Zwecke der Abwicklung etwaiger Zahlungen (Zahlungen an Experten, monatliche Gebühren von Experten, Zahlungen von Kunden).
Bei Abbruch des Registrierungs- oder Buchungsvorgangs werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht. Beantragt ein Nutzer die Löschung seines MeetFox -Accounts, werden die personenbezogenen Daten gelöscht, sofern sie nicht aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen aufbewahrt werden müssen (z.B. sieben Jahre nach Steuerrecht gemäß § 132 Abs 1 BAO).

10. Datenverarbeitung durch Kunden
Bei der Nutzung von MeetFox zur Buchung von Terminen mit Experten erhebt und verwendet MeetFox im Rahmen des Registrierungsprozesses folgende personenbezogene Daten:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Passwort
- Gewählter Experte
- Gewählte Gesprächsdauer
- Gewählte Gesprächsart (Video, Audio oder persönlich)
- Telefonnummer (optional)
Coachfox erhebt die vorgenannten Daten, da sie für die Buchung von Terminen für Leistungen von Experten und deren ordnungsgemäße Abwicklung erforderlich sind. Im Falle einer Terminbuchung Termin übermittelt Coachfox die Daten des Kunden an den jeweiligen Experten. Coachfox verwendet die von den Kunden erhobenen Daten anonymisiert zur Erstellung von Statistiken und zur internen Weiterentwicklung der angebotenen Software-Dienste. Coachfox behält sich vor, anonymisierte Daten zu statistischen Zwecken an Experten zu übermitteln. Bei der Buchung von Terminen bei einem Experten erhebt Coachfox außerdem folgende Daten zur Durchführung der Zahlungsabwicklung, die direkt an den Zahlungsdienstleister Stripe weitergeleitet werden.
- Kreditkarteninformationen


11. Experten
Bei Dienstleistern, die MeetFox zur Abwicklung der Kundeninteraktion nutzen, erhebt und verwendet MeetFox zusätzlich die folgenden personenbezogenen Daten zu dem nachfolgend beschriebenen Zweck. Wird MeetFox ausschließlich als Termin Managementlösung genutzt, werden folgende Daten erhoben:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Passwort
- Telefonnummer
- Angebotene Leistungseinheiten
- Website (optional)
- Profilbild (optional)
- Adresse der Leistungserbringung (optional, nur bei persönlichen Gesprächen)
- Titel (optional)
- Beruf (optional)

Werden die Abrechnungs- und Bezahlfunktionen von MeetFox genutzt, werden zusätzlich folgende personenbezogene Daten erhoben, die zum Zweck der ordnungsgemäßen Abrechnungs- und Zahlungsabwicklung erforderlich sind und die den geforderten KYC-Vorschriften entsprechen:
- Firmenname
- Preise der Dienstleistungen pro Längeneinheit
- Geltender Mehrwertsteuersatz
- Geltende Widerrufsbelehrung
- Rechnungsadresse
- Bankverbindung (IBAN, BIC)
- UID-Nummer
- Geburtsdatum
- Nationalität

Die oben genannten Daten sind erforderlich, um die von MeetFox angebotenen Dienstleistungen zu erbringen. Der Experte erklärt sich damit einverstanden, dass ein Großteil der oben genannten Daten, insbesondere Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Website, Titel, Profilbild, Stückzahlen und Preise des Angebots, Adresse der Leistungserbringung, Beruf und Kündigungsbedingungen öffentlich im jeweiligen Expertenprofil angezeigt werden. Bei der Erstellung einer Rechnung durch MeetFox werden auch alle rechnungsrelevanten Daten an den jeweiligen Kunden weitergegeben, insbesondere die Rechnungsadresse, der Mehrwertsteuersatz und eine eventuelle UID-Nummer. Bestimmte Daten, insbesondere Nationalität, Geburtsdatum und Adresse, werden auf Basis der gesetzlichen KYC-Vorschriften erhoben und zusammen mit allen anderen zahlungsrelevanten Daten an unseren Zahlungsdienstleister weitergegeben.

12. Zahlungsabwicklung
Um Zahlungsfunktionalitäten anbieten zu können, bedienen wir uns der Dienste eines lizenzierten Zahlungsanbieters, der von uns sorgfältig ausgewählt und im Rahmen einer gesetzlich zulässigen Auftragsabwicklung schriftlich autorisiert wurde. Coachfox nutzt den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe, Inc., 510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA) zur sicheren Abwicklung von Zahlungen gemäß den Nutzungsbedingungen und zur sicheren Speicherung von Kreditkarten- und anderen Zahlungsinformationen. Dies erfordert die Weitergabe bestimmter Nutzerdaten, um die regulatorischen Anforderungen der Nutzeridentifikation (KYC-Anforderung) zu erfüllen und ein Zahlungskonto für den Nutzer einzurichten, um den Zahlungsverkehr zu ermöglichen. Weitere Informationen zu Stripe finden Sie in deren Dienstleistungsvertrag (https://stripe.com/en-de/legal).

13. Videokonversation
Für die über MeetFox abgewickelte Videogespräche wird in erster Linie unser eigenes, selbst gehostetes Videosystem verwendet, das auf der Open-Source-Technologie WebRTC basiert und verschlüsselt ist. Um etwaigen Verbindungsschwierigkeiten mit bestimmten Endgeräten oder Softwareumgebungen vorzubeugen, stellen wir dem Nutzer eine Backup-Videolösung der Firma Twilio (Twilio Inc., 375 Beale Street, Suite 300, San Francisco, CA 94105) zur Verfügung. Twilio ist GDPR-konform. Bei jeder Verbindung mit dem Video-Chat-Server wird eine eindeutige Sitzungs-ID erstellt, die es beiden Parteien ermöglicht, eine Verbindung herzustellen. Bei diesem Vorgang werden keine persönlichen Informationen an den jeweiligen Anbieter gesendet.

14. Mailings, SMS und Benachrichtigungen
Als E-Mail- und SMS-Gateway nutzen wir den europäischen Anbieter Mailjet (Mailjet GmbH, Rankestraße 21, 10789 Berlin, Deutschland). Mailjet ist 27001 ISO und GDPR konform. Coachfox versendet ab dem Zeitpunkt der Registrierung auf MeetFox automatisierte Benachrichtigungen per E-Mail oder optional per SMS an die Nutzer, was der erfolgreichen und einfacheren Handhabung der Funktionen von MeetFox dient. Zu den über Mailjet versendeten E-Mails gehören z.B. Registrierungsbestätigungen, Benachrichtigungen über Termin Anfragen oder eingegangene Nachrichten, Termin Bestätigungen, Termin Erinnerungen und Rechnungszustellungen.

15. Kalendersynchronisierung
Als Experte haben Sie die Möglichkeit, den Kalender mit Ihrem Google-Kalender zu synchronisieren. Wenn Sie diese Option nutzen, erlauben Sie Google Calendar, Ihre Kalenderinformationen mit uns zu teilen, wobei kein Titel oder Kalendereintrag übertragen wird, sondern nur das Datum, die Uhrzeit und die Dauer. Dies dient der adäquaten Darstellung Ihres Kalenders in Ihrem Profil. Außerdem muss die Annahme von MeetFox Push-Einträgen aktiviert sein, um eine erfolgreiche Kalendersynchronisation zu ermöglichen.

16. Webanalyse
Da uns der Schutz Ihrer Privatsphäre sehr am Herzen liegt, verwenden wir keine Webanalysesysteme von Drittanbietern, wie z. B. Google Analytics. Stattdessen verwenden wir ein selbstgehostetes System auf Basis von Open-Source-Software zur statistischen Auswertung von Besucherzugriffen und Logfiles. Es werden Cookies verwendet und auf Ihrem Computer gespeichert, die uns die Möglichkeit geben, die Nutzung unserer Website durch Sie zu analysieren. Die IP-Adresse wird sofort nach der Verarbeitung anonymisiert und auf unseren eigenen Servern gespeichert. Die Daten dienen ausschließlich der Qualitätssicherung und statistischen Zwecken.

17. Auftragsdatenverarbeitung
Coachfox stellt Unternehmen die o.g. Software auch als White-Label-Lösung zur Verfügung. Soweit MeetFox in diesem Zusammenhang personenbezogene Daten im Auftrag des Unternehmens erhebt, geschieht dies nur im Auftrag und auf der Grundlage einer gesonderten Vereinbarung zur Datenverarbeitung im Auftrag. In diesem Fall ist der Auftraggeber als Datenschutzbeauftragter für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verantwortlich.

18. Weitergabe von Nutzerdaten
Personenbezogene Nutzerdaten werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung und aus zwingenden gesetzlichen Gründen an Dritte weitergegeben. Alle Mitarbeiter von MeetFox haben eine schriftliche Erklärung unterzeichnet, die die Weitergabe von Nutzerdaten an Dritte untersagt. Die Nutzer erklären sich mit der Weitergabe ihrer Daten einverstanden, solange diese zur Abwicklung der gewünschten MeetFox Dienste benötigt werden. Die übermittelten Daten sind auf das erforderliche Minimum reduziert. Nur im Falle einer gesetzlichen oder gerichtlich angeordneten Verpflichtung werden Daten an auskunftsberechtigte staatliche Institutionen und Behörden weitergegeben.

19. Dauer der Datenspeicherung
Wir speichern Ihre Daten für die Dauer Ihres MeetFox Accounts. Sie können Ihr MeetFox Konto jedoch jederzeit kündigen oder sperren lassen. Wir werden Ihre Daten dann löschen, es sei denn, wir sind zu einer weiteren Speicherung oder Aufbewahrung gesetzlich verpflichtet. Werden die Daten noch zur Abwicklung offener Transaktionen benötigt, erfolgt die Löschung frühestens nach der Abwicklung dieser Transaktionen.

20. Ihre Rechte und Beschwerdemöglichkeiten
Sie haben grundsätzlich das Recht auf kostenlose Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch. Sie können alle diese Rechte geltend machen, indem Sie uns unter privacy@meetfox.com kontaktieren. Coachfox steht Ihnen auch für weitere Fragen zum Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer Daten unter office@meetfox.com zur Verfügung.
Alle angegebenen Nutzerdaten können auch eigenständig in Ihrem eigenen Profil aktualisiert werden. Dies gilt nicht für die E-Mail-Adresse, die zu Identifikationszwecken verwendet wird und daher nur auf Anfrage per E-Mail an office@meetfox.com geändert werden kann. Wenn Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche in sonstiger Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Aufsichtsbehörde beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde.

21. Anpassungen der Datenschutzbestimmungen
MeetFox behält sich das Recht vor, diese Datenschutzbestimmungen jederzeit zu ändern und zu ergänzen. Etwaige Anpassungen werden auf www.meetfox.com und in der App veröffentlicht und gelten ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung. Daher sollten Sie diese Datenschutzhinweise regelmäßig abrufen, um über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben. Durch die weitere Nutzung erklären Sie sich mit der jeweils aktuellen Version mit den geltenden Änderungen und/oder Ergänzungen einverstanden.

Sie erreichen uns unter folgenden Kontaktdaten:
Coachfox GmbH
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Telefon: +43 664 22 606 17
E-Mail: office@meetfox.com
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