Die 4 schlimmsten Arten, eine Termin zu starten (und wie man es besser macht)

Fragen Sie eine Gruppe von Menschen, was ihre größten Albträume sind. Die Ergebnisse werden wahrscheinlich beinhalten, dass man in der Öffentlichkeit nackt ist, von jemandem gejagt wird oder dass einem die Zähne ausfallen. Aber erwähnen Sie die Worte "Arbeit Termin" und jeder wird plötzlich erkennen, dass das Weglaufen vor einem Monster doch nicht so schlimm ist.

Wir machen Meetings nicht richtig, wenn 66 % der Menschen zugeben, dass sie Ausreden gefunden haben, um sie zu vermeiden. Die Ergebnisse einer schnellen Online-Suche zum Thema verdeutlichen, wie die Welt über Geschäftstreffen denkt. Der amerikanische Wirtschaftswissenschaftler Thomas Sowell brachte es perfekt auf den Punkt, als er sagte: "Menschen, die Meetings genießen, sollten für nichts zuständig sein."

Meetings sind empfindliche Wesen. Beginnen Sie eines falsch, werfen Sie für dessen gesamte Dauer einen Schatten. Fernarbeit hat es auch nicht einfacher gemacht. Die Unternehmenskommunikation hat sich in die Nutzung von Dingen wie einer virtuellen Telefonnummer und Videogespräche verwandelt. Für einige von uns hat das bedeutet, eine ganz neue Sprache zu lernen.

Wenn Sie Ihre Zeit gut nutzen, stärken Sie das Gefühl der kollektiven Identität Ihres Teams und sein Engagement für das Unternehmen. Eine Studie ergab, dass die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit der Work-Life-Balance von 62 % auf 92 % steigen kann. Dies kann erreicht werden, wenn Unternehmen an ihren Termin Strategien arbeiten. Sie können heute damit beginnen, indem Sie die vier häufigsten Fehler identifizieren.

Nicht pünktlich sein 

Nichts sagt so sehr "Ich schätze Ihre Zeit nicht", wie zu spät zu Ihrem eigenen Termin zu kommen. 49 % der Menschen finden, dass zu spät kommen oder zu früh gehen das Ärgerlichste an Meetings ist. Wenn sich jemand Zeit aus seinem vollen Terminkalender nimmt, um Ihnen beim Reden zuzuhören, sollten Sie die Investition wert sein.

55 % Telefonieren oder SMS schreiben, 50 % Leute, die andere unterbrechen, 49 % Leute, die anderen nicht zuhören, 49 % zu spät kommen oder zu früh gehen, 46 % Leute, die lange über nichts reden, 24 % Leute, die essen, 21 % Leute, die nichts beitragen und 9 % Notizen auf dem Laptop machen.
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Wir alle wissen, wie sich Warten anfühlt. Spannung füllt den Raum, während die Uhr tickt. Die Leute trinken verzweifelt zu viel Kaffee und fummeln an allem herum, was sie in die Finger bekommen können. Endlich erscheint der Sprecher und gerade als alle erleichtert aufseufzen, funktioniert irgendein Element der Technik nicht.  

IT-Ausfälle führen dazu, dass die anfängliche Energie verpufft. Bis der Leiter seine Rede hält, fühlen sich die Teilnehmer bereits besiegt. Leider sind diese Pannen keine Seltenheit. Über 80 % der Unternehmen haben Probleme mit der Konnektivität. Dies kann sehr schwerwiegend sein, da Unternehmen zunehmend von der Technologie abhängig sind. 

Unpünktlichkeit ist auch ein massives Problem bei Telefonsystemen, wobei 95 % der Online-Meetings zu spät beginnen. Wir alle wissen, dass die Meldung "Ihr Termin sollte in wenigen Sekunden beginnen", die auf Ihrem Bildschirm tanzt, gelogen ist. Der Schlüssel ist, sich daran zu erinnern, dass im Geschäftsleben jede Minute zählt

Wir wollen vermeiden, dass frustrierende Gedanken wie "Ich hätte den letzten Entwurf fertigstellen oder den Kunden anrufen können" in den Köpfen der Menschen entstehen. Die Lösung? Seien Sie pünktlich. Oder noch besser, erscheinen Sie ein paar Minuten vor der Termin , damit Sie in Ruhe alles aufbauen können. Sie können Ihre Teilnehmer mit etwas Tee und Kaffee aufwärmen (im Falle einer physischen Termin), so dass Sie im Falle eines Problems abgesichert sind.

Eine alternative Lösung für Verspätungen bei Videokonferenzen besteht darin, die Termin absichtlich fünf Minuten früher anzusetzen. So können sich die Teilnehmer eine Tasse Kaffee machen und nach und nach rechtzeitig zum Termin in den Anruf einsteigen.

Andere nicht einbeziehen 

Lassen Sie uns ehrlich sein. Wenn die Leute einen guten Monolog sehen wollten, würden sie sich Karten für Macbeth besorgen. Einer der häufigsten Fehler bei der Planung einer Termin ist, sich nur auf die Informationen zu konzentrieren, die Sie liefern wollen. Es ist keine Überraschung, dass 90 % der Menschen während Meetings tagträumen und 73 % diese Zeit nutzen, um andere Arbeiten nachzuholen.

Das Diagramm zeigt, dass fast 70 % der Mitarbeiter die Zeit, die sie in Meetings verbringen, für inakzeptabel halten, etwa 25 % der Mitarbeiter halten sie für akzeptabel und nur 12 % der Mitarbeiter halten sie für effektiv.
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Deshalb ist ein fesselnder Beginn entscheidend, um die Aufmerksamkeit aller zu gewinnen. Eine nicht enden wollende Rede ist nicht der richtige Weg. Da die durchschnittliche Termin eine Stunde dauert, fühlen sich Reden manchmal an wie eine Fahrt durch den Highway 99 Tunnel in Seattle. Jeder wartet nur auf das Licht am Ende, um wegzulaufen

Es kann noch schwieriger sein, die Leute bei der Stange zu halten, wenn sie die Möglichkeit haben, sich stumm zu schalten und die Kamera auszuschalten. Nach allem, was wir wissen, könnten sie Friends zum millionsten Mal sehen. Fernarbeit ist unweigerlich unsere Zukunft. Nach dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie stieg die Zahl der Amerikaner, die von zu Hause aus arbeiten, von 5 % auf 60 %. 

Glücklicherweise müssen wir uns bei geschäftlichen Anrufen nicht mehr ausschließlich auf TK-Anlagen verlassen. Obwohl sie für schnelle Anrufe großartig sein können, haben wir jetzt eine große Auswahl an modernisierter Software, um mit unseren Kollegen zu kommunizieren. Wenn diese Tools richtig eingesetzt werden, können sie den natürlichen Ablauf eines persönlichen Gesprächs imitieren Termin.

Videogespräche machen peinliches Schweigen noch peinlicher (wenn das überhaupt möglich ist). Stellen Sie also sicher, dass Ihre Teilnehmer ihre Webcams und Mikrofone eingeschaltet haben, um sie gesprächsbereit zu machen. Vermeiden Sie generische Fragen wie "Ist das für alle klar?". 

Bitten Sie stattdessen die Leute, ihre Hand zu heben, virtuell oder physisch. Sie können einzelne Personen auch direkt ansprechen, indem Sie ihnen Fragen stellen wie "Wie würden Sie dieses Problem lösen?" oder "Haben Sie irgendwelche Vorschläge?"

Monopolisieren Sie das Gespräch nicht. Schaffen Sie Raum für Interaktion. Stellen Sie Fragen, ermutigen Sie die Teilnehmer, ihre Meinungen und Vorschläge zu äußern. Wenn Sie diese Dinge tun, geben Sie Ihren Teilnehmern ein Gefühl der Sinnhaftigkeit. 

Nicht auf den Punkt kommen

Zeit ist das kostbarste Gut des Menschen. Wir beschweren uns ständig darüber, nicht genug davon zu haben. Wenn wir also erfahren, dass eine Umfrage unter 2.000 Angestellten ergab, dass Arbeiter 23 Tage im Jahr in Meetings verbringen, können wir beginnen, den Wert dessen zu verstehen, was wir in unseren Händen halten.

Die Diagramme zeigen, dass 39 % 16 bis 30 Minuten in Gesprächen verbringen und 41 % 31 bis 60 Minuten.Die andere Grafik zeigt, dass allgemeine Mitarbeiter im Durchschnitt 8 Meetings pro Woche haben, während Direktoren durchschnittlich 17 Meetings pro Woche haben.
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Der erste Schritt besteht darin, sich zu fragen, ob es eine andere Kommunikationsmethode gibt, mit der Sie diese Informationen effektiver vermitteln könnten. Nachdem Sie andere Alternativen evaluiert haben, wie z. B. den Versand von E-Mails oder die Durchführung von Online-Schulungen, beginnen Sie mit der Planung.

Auf den Punkt zu kommen, bedeutet nicht, dass keine Zeit für geselliges Plaudern bleibt. Erlauben Sie den anfänglichen Gesprächen einen natürlichen Verlauf, aber halten Sie sich an die vereinbarte Startzeit. Dies ist besonders wichtig, da Introvertierte dazu neigen, abzudriften, wenn sich das Gespräch auf ein bestimmtes Thema konzentriert (wir alle wissen, wie aufgeregt manche Menschen über Fußball werden können). 

Der erste Eindruck kann ein Fluch oder ein Segen sein. Wenn Sie eine Termin mit einer umfangreichen Rede beginnen, wird es keine Rolle spielen, wie sehr Sie versuchen, die Leute am Ende zu engagieren, Sie werden die Menge bereits verloren haben. 

Das erste, was Sie tun müssen, ist, alle daran zu erinnern, warum sie da sind. Seien Sie spezifisch. Sie könnten etwas sagen wie: "Ich habe das Vertriebsteam eingeladen, um die neue Chatbot-Marketingstrategie zu besprechen. Indem Sie den Leuten klare Ziele und Vorgaben machen, helfen Sie ihnen, fokussiert zu bleiben.

Halten Sie das Tempo während des restlichen Vortrags hoch, sonst werden die Leute anfangen, die Muster an der Wand faszinierend zu finden. Notieren Sie sich ein paar Fragen, die Sie den Teilnehmern zu jedem Thema stellen können. Wenn Sie ernste Themen besprechen, wie z. B. eine VoIP-Phishing-Bedrohung, stellen Sie sicher, dass Sie auch Ziele vorgeben, um die Teilnehmer zum Brainstorming und Notizen machen zu bewegen. 

Die Termin nicht ansprechend gestalten 

Langweilige Meetings können urkomisch sein, wenn sie in virale Memes oder einen aufschlussreichen Buzzfeed-Artikel verwandelt werden. Aber wenn es um die eigentliche Termin geht, steht Spaß nicht auf der Tagesordnung. Das bedeutet nicht, dass sich jede Termin wie eine Party anfühlen muss, aber es gibt viele Möglichkeiten, sie ansprechend zu gestalten.

Zwei Mitarbeiter high five nach einer sehr nützlichen Termin.
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Ob lustig und entspannt oder ernst und kreativ herausfordernd. Das entscheidende Ziel ist es, zu stimulieren. Auf diese Weise kommen wir weg von den 56 % der Meetings, die unproduktiv sind. Wie bei allem im Leben müssen wir uns mit unserem Publikum verbinden, um großartige Ergebnisse zu erzielen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun. Visuelle Hilfsmittel sind eine große Hilfe bei der Übermittlung wichtiger Informationen. Eine elegante Präsentation ist eine kluge Wahl, da sie in einem Raum projiziert oder über Bildschirmfreigabe angesehen werden kann. Achten Sie darauf, dass Sie weniger Text und mehr Bilder verwenden. Versuchen Sie, ein Diagramm oder eine SWOT-Analyse zu implementieren, um die Aufmerksamkeit der Leute zu erregen.

Eine andere Methode, die in vielen Unternehmen verwendet wird, ist die Rotation der Termin Rollen unter den Teilnehmern. Indem Sie diese Aufgaben einführen, fördern Sie Selbstständigkeit und Verantwortung während der Termin. Einige dieser Rollen sind z. B. ein Notizenmacher, ein Zeitwächter, ein Mediator und ein Fokuswächter. 

Oder Sie können jeden ermächtigen, seine eigenen Ideen beizusteuern, indem Sie ein Tool verwenden, um kollaborative Termin Notizen zu machen. Hive Notes ist ein großartiges Tool dafür. Damit können Sie eine Notiz für alle Termin Teilnehmer freigeben, die dann die Notiz in Echtzeit bearbeiten, umsetzbare nächste Schritte zuweisen und die Notiz nach dem Ende von Termin erneut aufrufen können. Das ist eine großartige Möglichkeit, alle einzubeziehen.

Termin Hinweis in Hive Notes

Das bedeutet, dass jemand den Gesprächsverlauf und die getroffenen Entscheidungen festhält, die unter den Teilnehmern geteilt werden können, während jemand anderes die Uhr im Auge behält. Gleichzeitig sorgt einer der Teilnehmer dafür, dass die Punkte in geordneter Weise diskutiert werden, während ein anderer die Gruppe warnt, wenn das Gespräch vom Thema abschweift.

Frische Ansätze in der Unternehmenskommunikation wie diese können starke Synergien schaffen, die das Unternehmen voranbringen. Dies gibt den Teilnehmern nicht nur ein Gefühl der Zweckmäßigkeit, während sie sich auf ihre Rolle konzentrieren, sondern perfektioniert auch den Termin Mechanismus, damit er wie ein Uhrwerk funktioniert.

Bessere Meetings mit Leichtigkeit erreichen

Wenn Sie auf diese häufigen Fehler achten, wird sich die negative Meinung Ihrer Mitarbeiter über Meetings langsam ändern. Wenn Sie das nächste Mal eine Termin organisieren, seien Sie kritisch und wählerisch mit Ihrer Agenda und der Zeit der anderen. Kommunizieren Sie effektiv, hören Sie der Gruppe zu und machen Sie sich bereit für eine transformative Erfahrung.

Über den Autor

Marjorie Hajim ist SEO Manager für EMEA bei RingCentral, einem führenden Cloud-Kommunikationsunternehmen, das VoIP, Videokonferenzen und virtuelle Telefonnummern anbietet. Sie entwickelt und führt Strategien für kurz- und langfristiges SEO-Wachstum aus. In ihrer Freizeit liest sie gerne Bücher in Coffee Shops und spielt mit ihren Hunden.

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