Die Arbeit von zu Hause aus wird immer mehr zu einer Selbstverständlichkeit am heutigen Arbeitsplatz. Fernarbeit gibt es zwar schon seit langem, aber dank der Pandemie im Jahr 2020 hat sie erheblich an Popularität gewonnen.
Aufgrund der geltenden Beschränkungen mussten Arbeitnehmer in der ganzen Welt zu Hause bleiben, um die Ausbreitung eines tödlichen Virus zu verhindern. Die Unternehmen nutzten die virtuelle Website Termine und eine effektive Kommunikation, um Fristen einzuhalten und Ergebnisse zu liefern, damit die Kultur am Arbeitsplatz intakt blieb und die Arbeit nicht gestört wurde.
Virtuelle Termine sind zu einem wesentlichen Bestandteil der Kommunikation am Arbeitsplatz geworden. Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmen die ganze Woche über virtuelle Termine haben. Was früher im Büro stattfand, kann jetzt online erledigt werden, so dass Termine leichter zu planen und zu organisieren ist. Das ist hervorragend, denn es senkt die Betriebs- und Reisekosten.
Da jedoch die Website Termine zu einem festen Bestandteil unseres Alltags geworden ist, kann sie ein wenig überflüssig und ineffektiv werden. Viele Arbeitnehmer sind der Online Termin Müdigkeit verfallen. Die meisten Termine haben sich mit sich wiederholenden Routinen gefüllt, was sie weniger produktiv macht und ihren ursprünglichen Zweck, eine produktive und effektive Arbeitsumgebung zu schaffen, zunichte macht.
So halten Sie die Dinge am Laufen
Was können Sie also tun, um Ihre Website Termine produktiv zu gestalten? Zum Glück gibt es mehrere Möglichkeiten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen zehn Möglichkeiten auf, wie Sie Ihr Online-Portal Termine produktiv, effektiv und effizient gestalten können. Möchten Sie wissen, wie? Lesen Sie weiter unten.
1. Sich vorstellen lassen
In der virtuellen Welt Termine gibt es nichts Schlimmeres als peinliches Schweigen. Das kann passieren, weil die Teilnehmer einander nicht kennen. Um unangenehmes Schweigen zu vermeiden und die Produktivität zu steigern, sollten Sie sich unbedingt vorstellen.
Begrüßen Sie jeden Teilnehmer und geben Sie ihm die Möglichkeit, sich vorzustellen, damit jeder weiß, dass er anwesend ist. Einführungen eignen sich auch hervorragend als Eisbrecher. Sie bieten den Teilnehmern die Möglichkeit, sich gegenseitig kennen zu lernen und etwas über ihre Kollegen zu erfahren. Alles in allem ist dies eine großartige Möglichkeit, die Teamarbeit aufzubauen und zu fördern.
2. Einige Regeln aufstellen
Eine Termin ohne Regeln kann schief gehen. Die Teilnehmer sind sich der Grundregeln möglicherweise nicht bewusst, was dazu führen kann, dass die Termin länger dauert als üblich. Legen Sie daher zu Beginn der Termin einige Grundregeln fest und bitten Sie die Teilnehmer, sich daran zu halten.
Nehmen wir an, Sie sind unsicher, welche Grundregeln Sie aufstellen sollen. In diesem Fall gehören zu den üblichen Regeln in einem virtuellen Meeting, dass man auf dem Teaser-Video bleibt, dass man stumm bleibt, um Ablenkungen und Störungen zu vermeiden, wenn andere sprechen, und dass man die Hand hebt, wenn man sprechen muss, um andere Teilnehmer nicht zu unterbrechen, wenn sie sprechen.
3. Brechen Sie das Eis mit Rätseln und Spielen
Knobelaufgaben und Spiele sind ebenfalls eine gute Möglichkeit, das Eis zu brechen. Sie eignen sich auch hervorragend als Teambuilding-Übungen. Es gibt eine Vielzahl von Spielen, aus denen man wählen kann. Puzzles oder interaktive Quizspiele sind sehr beliebt, aber auch Ratespiele wie "I Spy" sind sehr beliebt.
Brain Teaser und Spiele können einige der Unannehmlichkeiten im Internet beseitigen und ein Gefühl von Spaß in eine Termin bringen. Sie geben den Teilnehmern die Möglichkeit, sich zu engagieren und Zeit mit ihren Kollegen zu verbringen.
4. Eine klare Tagesordnung haben
Eine Termin ohne ein klares Ziel führt ins Leere. Ohne eine Tagesordnung wird ein Termin in Verwirrung und Zeitverschwendung enden. Bevor Sie also die Zeit anderer vergeuden, stellen Sie sicher, dass Sie eine klare Agenda haben, was Sie während der Termin besprechen möchten.
Schreiben Sie das Thema und alle wesentlichen Punkte auf, die Sie auf der Termin ansprechen möchten. Sobald Sie alle Punkte aufgeschrieben haben, senden Sie die Tagesordnung 24 Stunden vor der Termin in einer ordentlichen Geschäfts-E-Mail an alle Teilnehmer. Durch die Verteilung einer Tagesordnung wissen die Teilnehmer, was sie während der Termin zu erwarten haben, und verhindern, dass die Termin völlig aus dem Ruder läuft.
5. Ernennung eines Moderators
Ein Moderator ist bei diesen virtuellen Termine sehr nützlich. Manchmal kann das Gespräch aus dem Ruder laufen. Die Aufgabe des Moderators ist es, die Termin unter Kontrolle zu halten. Er hat die volle Autorität, den Verlauf der Termin zu kontrollieren. Niemand darf ohne die Erlaubnis des Moderators sprechen.
Im Internet Termine gibt es oft Ablenkungen und Probleme wie Internetverbindungen oder Audioprobleme. Ein Moderator kann dazu beitragen, dass sich alle konzentrieren, indem er den Hauptredner hervorhebt und wichtige Informationen in das Chat-Feld stellt. Ein Moderator spielt während der Termin viele Rollen und ist wichtig, um die Termin produktiv zu halten.
6. Im Voraus vorbereiten
Technische Schwierigkeiten sind unvermeidlich. Sie können jedoch die Wahrscheinlichkeit verringern, dass sie auftreten, indem Sie sich im Voraus vorbereiten. Versenden Sie vor dem Start von Termin eine Erinnerung, in der Sie die Teilnehmer bitten, ihre Computer mindestens 30 Minuten vorher neu zu starten, um Verzögerungen oder Verbindungsprobleme zu vermeiden.
Als Teilnehmer oder Leiter der Termin sollten Sie Ihre Kamera und Ihr Mikrofon überprüfen, bevor die Termin beginnt. Vergewissern Sie sich, dass sie einwandfrei funktionieren und dass die gesamte Software, die Sie benötigen, bereitliegt, damit Sie während der Termin nicht herumfummeln. Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihr Mikrofon während einer wichtigen Termin nicht funktioniert.
7. Setzen Sie ein Zeitlimit
Niemand möchte eine Stunde in einer Termin verbringen. Tatsache ist, dass jeder etwas zu tun hat, und obwohl Termine wichtig ist, kann Termine , das sich lange hinzieht, die Produktivität verringern und Frustration verursachen. Um also Termine produktiv zu halten, setzen Sie sich ein ideales Zeitlimit.
Idealerweise sollte Termine nicht länger als 30 Minuten dauern. Markieren Sie in Ihrer Agenda die Dauer jedes einzelnen Gesprächspunkts, damit die Termin nicht länger als die zugewiesene Zeit dauert. Auf diese Weise wird es den Teilnehmern nicht langweilig, und sie bleiben konzentriert, da sie wissen, wie lange jedes Thema dauern wird.
8. Rekapitulieren Sie die Website Termin und konzentrieren Sie sich auf die Hauptgedanken.
Eine Termin sollte mit einer Schlussfolgerung enden. Ähnlich wie ein Call-to-Action auf einer Website oder in einem Video, der dem Nutzer sagt, was er am Ende tun soll, ist es eine gute Idee, die Termin mit einigen praktischen Zielen abzuschließen. Zum Beispiel sollten Sie nach der Besprechung der Gesprächspunkte Ihren Plan für die Woche aufschreiben. Auf diese Weise verlassen die Teilnehmer die Termin mit einem Ziel, und die Termin ist nicht umsonst.
Ob Sie nun der Leiter oder nur ein Teilnehmer sind, vergessen Sie nicht, sich während der Termin Notizen zu machen. Sie können auch die Termin aufzeichnen und die Aufzeichnung allen Teilnehmern zur Verfügung stellen, falls sie bestimmte Gesprächspunkte verpasst haben.
9. Legen Sie Pausen für lange Termine
Manchmal kann Termine mehr als 30 Minuten dauern. Das kann ermüdend sein, und die Teilnehmer werden unkonzentriert. Langes Sitzen wird mit einer Beeinträchtigung der exekutiven Funktionen, des Gedächtnisses, der Aufmerksamkeit und der visuell-räumlichen Fähigkeiten in Verbindung gebracht. Das bedeutet, dass zu langes Sitzen die Produktivität beeinträchtigen kann.
Nach 30 Minuten sollten Personen, die über längere Zeit am Schreibtisch sitzen, eine kurze Pause einlegen. Alle 30 Minuten sollten die Teilnehmer aufstehen und sich bewegen, damit sie sich wieder konzentrieren und auftanken können.
10. Ein Gespräch führen
Machen Sie die Termin nicht zu einer Vorlesung. Ermutigen Sie zu Gesprächen. Stellen Sie offene Fragen und beziehen Sie jeden so weit wie möglich mit ein. Wenn es Dinge gibt, die Sie während der Termin vortragen müssen, versuchen Sie, daraus ein zweiseitiges Gespräch zu machen, indem Sie zu Diskussionen und Feedback ermutigen.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, das Thema an jemand anderen weiterzugeben, das Thema in verschiedene Teile aufzuteilen und jeden auf Termin seinen Teil diskutieren zu lassen oder eine Fragerunde zu veranstalten.
Beides wird sicherlich das Engagement erhöhen und Termine interessanter machen. Anstatt nur eine Person sprechen zu lassen, wäre es besser, alle einzubeziehen und eine aktive Diskussion zu führen. Auf diese Weise können Sie das gesamte Team zur Teilnahme bewegen und vielleicht einige neue Ideen gewinnen.
Die Quintessenz
Virtuelle Termine werden zur Norm, wenn es um die Arbeit geht. Sie sind bequem, einfach zu planen und jeder kann daran teilnehmen. Allerdings haben sie auch Nachteile. Manchmal ziehen sie sich zu lange hin, es können technische Schwierigkeiten auftreten, und die Teilnehmer können ermüden, was zu einer geringeren Produktivität während dieser Termine führt.
Zum Glück gibt es einige Dinge, die Sie tun können, um Termine produktiv, effektiv und effizient zu gestalten. Indem Sie Aktivitäten zum Kennenlernen einsetzen und die Teilnehmer zur Teilnahme auffordern, können Sie eine angenehme Atmosphäre schaffen und die anfängliche Unbehaglichkeit beseitigen. Eine bessere Organisation durch die Verwendung von Tagesordnungen und die Ernennung eines Moderators hilft, Termine auf Kurs zu halten.
Die Aufstellung von Regeln ist ebenfalls ein wirksames Mittel, um Termine organisiert und produktiv zu halten. So wird verhindert, dass die Teilnehmer die Termin stören, und es wird ein geordneter Ablauf geschaffen. Da technische Schwierigkeiten nicht auszuschließen sind, sollten sich alle Teilnehmer im Voraus darauf vorbereiten, indem sie ihre Geräte neu starten, um die Wahrscheinlichkeit von Fehlfunktionen zu verringern.
Eine zeitliche Begrenzung der Termin und ein klarer Abschluss am Ende sorgen dafür, dass Termine produktiv bleibt, da die Teilnehmer an den Zweck der Termin erinnert werden und eine klare Richtung vorgeben.
Und nicht zuletzt sollte Termine keine Vorlesung sein. Sie sollten ein wechselseitiges Gespräch sein, bei dem die Teilnehmer ihre Ideen diskutieren und Fragen stellen können. Bei langen Termine sollten Sie Pausen einlegen. Langes Sitzen wirkt sich nachweislich negativ auf die Produktivität aus. Wenn Sie also den Teilnehmern die Möglichkeit geben, sich zu bewegen und alle 30 Minuten eine Pause einzulegen, wird dies dazu beitragen, die Termin in Gang zu halten und die Produktivität zu steigern.
Über den Autor
Ebnu Sudarso ist Mitbegründer von Milkwhale, einer international anerkannten Agentur für die Erstellung von Infografiken. Grafikdesign und Schreiben waren schon immer eine Leidenschaft von ihm. Im Laufe der Jahre hat Milkwhale zahlreiche Infografiken und großartiges Bildmaterial erstellt und veröffentlicht.
