7 Warnzeichen, dass Ihre Termin eine E-Mail sein sollte

Sie wachen an einem Montagmorgen auf, gehen zur Arbeit, schalten Ihren Computer ein (oder gehen die Treppe hinunter und öffnen Ihren Laptop... Willkommen im Jahr 2021) und in Ihrer E-Mail sehen Sie "Termin Geplant für nächste Woche".

Oh, toll, noch ein Termin.

Was noch schlimmer ist, ist, dass es eine ganze Woche entfernt ist, was bedeutet, dass Sie sich möglicherweise auf besagtes Termin vorbereiten müssen und durch den bevorstehenden Termin gestresst sind. Seien wir ehrlich, Meetings sind zeitaufwendig und nicht immer produktiv. 

Und doch haben so viele Unternehmen, Organisationen und kleine Teams das Gefühl, dass sie es wert sind.

Die Wahrheit ist, dass es manchmal unerlässlich ist, ein bestimmtes Thema oder eine Idee allen gleichzeitig zu vermitteln. 

Niemand hat die Zeit, eine verrückte Anzahl von Memos an jedes Teammitglied zu verschicken, aber wenn Sie sich mit allen zusammensetzen und über diese Punkte sprechen können, dann können Sie wertvolle Zeit sparen? Richtig?

Falsch!

Otter.ai hat Dutzende von Berichten und Studien durchforstet, um Beweise dafür zu finden, wie sehr Meetings Zeit rauben. 

Der schockierendste Beweis war, dass "67 % der Mitarbeiter sich darüber beschweren, dass sie zu viel Zeit in Meetings verbringen, was sie daran hindert, bei der Arbeit produktiv zu sein." Sie fanden auch heraus, dass "die meisten Mitarbeiter an 62 Meetings pro Monat teilnehmen, wobei die Hälfte der Meetings eine komplette Zeitverschwendung ist." 

Irgendwann müssen wir uns fragen: "Wann ist genug genug!"? 

Sicherlich ist die völlige Abschaffung von Meetings nicht der richtige Weg, aber Tatsache ist, dass manche Meetings auch einfach nur eine E-Mail hätten sein können.

Also, wir werden Ihnen helfen und Ihnen die 7 Warnzeichen geben, dass Ihr "Termin" wirklich eine E-Mail sein sollte.

Nr. 1 - Sie haben nur ein paar Punkte zu behandeln

Warum sollten Sie sich den Stress machen, alle zu versammeln, Erinnerungen zu verschicken und sicherzustellen, dass jeder die zu besprechenden Themen kennt, wenn Sie nur zwei oder drei Themen zu besprechen haben?

Es klingt jetzt lächerlich, aber viel zu viele Unternehmen tun dies. Eine kurze E-Mail mit zwei oder drei Aufzählungspunkten reicht aus, um den Punkt zu treffen. 

Nr. 2 - Die Informationen sind nur für einige wenige Personen bestimmt

Viel zu oft finden sich Mitarbeiter in einer Termin wieder, deren Thema nichts mit ihnen oder der Arbeit zu tun hat, die sie erledigen. Anstatt unnötig Beteiligte aus der Reserve zu locken, schicken Sie einfach eine E-Mail an die relevanten Personen. 

Es ist ganz einfach... (Bildquelle: Twitter)

Nr. 3 - Sie wollen nur Projekt-Updates und Feedback

Der Bedarf an Updates oder Feedback von Teammitgliedern ist kein ausreichender Grund, eine Termin zu hosten. Das Bitten um Feedback per E-Mail ist nicht nur zeitsparend, sondern kann auch produktiver sein. 

Wenn die Mitglieder Zeit haben, in ihrer eigenen Zeit zu antworten, ist ihr Feedback wahrscheinlich durchdachter und sehr wahrscheinlich viel hilfreicher.

Nr. 4 - Sie hatten kürzlich eine Termin

Seien wir ehrlich, eine Termin mehr als einmal pro Woche zu haben, ist normalerweise ein Overkill. Wenn Sie kürzlich eine Termin hatten, sind die Chancen groß, dass seitdem nicht allzu viel passiert ist. Ein weiterer Termin könnte sich als unnötig erweisen, vor allem, wenn niemand neue Informationen zu teilen hat. 

Es ist am besten, sie zeitlich zu verteilen und den Mitgliedern dazwischen genug Zeit zu geben, um zu arbeiten und weitere Informationen zu generieren. Senden Sie in der Zwischenzeit E-Mails, um den Fortschritt aller zu überprüfen.

Nr. 5 - Jeder wurde individuell auf die Informationen aufmerksam gemacht

Es ist nicht ungewöhnlich, dass jeder bestimmte Themen unter sich besprochen hat. Meistens werden Informationen über Mund-zu-Mund-Propaganda weitergegeben. Wenn das der Fall ist, können Sie auf die Termin verzichten und stattdessen eine E-Mail verschicken, in der Sie das Team fragen, ob es in die Informationen eingeweiht ist, mit zusätzlichen notwendigen Punkten. Oder fragen Sie sich, ob das Thema Termin etwas ist, das per Webinar besprochen werden könnte - so sind die Informationen immer zugänglich.

Nr. 6 - Sie haben ein schnelles Update

Wenn Sie ein schnelles Update zu geben haben, müssen Sie nicht gleich eine Termin anrufen, um alle zu informieren. Eine E-Mail an relevante Personen reicht aus, um Ihren Standpunkt zu vermitteln.

Nr. 7 - Sie sind nicht bereit, sich voll und ganz auf die Termin

Wenn Sie sich für eine Termin entscheiden, sollten Sie bereit sein, alles Notwendige zu tun, um sie produktiv und erfolgreich zu gestalten. Dazu gehört, dass Sie Ihre Termin Ziele formulieren, diese Ziele mit den richtigen Leuten besprechen, die richtigen Leute einladen, danach Termin Notizen verteilen und so weiter und so fort. 

Wenn Sie nicht bereit sind, die Extrameile zu gehen, um es großartig zu machen, dann sparen Sie sich die Mühe und schicken Sie stattdessen eine E-Mail. 

Und wenn Sie eine virtuelle Terminveranstalten, sollten Sie vielleicht noch ein paar weitere Dinge auf die To-Do-Liste setzen, wie z. B. die Berücksichtigung der Zeitzonen aller Teilnehmer, die Suche nach der richtigen Plattform für die Termin, die Sicherstellung, dass alle Teilnehmer über funktionierende Mikrofone/Kameras verfügen, usw.

Wie man eine Arbeits-E-Mail fantastisch macht

Da Sie nun wissen, worauf Sie bei der Entscheidung zwischen Termin und dem Versenden einer E-Mail achten sollten, müssen Sie nun wissen, wie Sie diese E-Mail am besten verfassen. Es ist kein Geheimnis, dass die Kommunikation am Arbeitsplatz eine heikle Sache sein kann. 

Der Tonfall, der Wortgebrauch, die formale Sprache und vieles mehr können über den Erfolg oder Misserfolg von Arbeitsbeziehungen entscheiden. Hier sind also ein paar Hinweise...

1) Vermeiden Sie die Verwendung informeller Sprache

Niemand möchte den ganzen Tag bei der Arbeit verklemmt sein, und obwohl es völlig in Ordnung ist, sich ab und zu mal auszutoben, sollte dies ganz sicher nicht während der schriftlichen Korrespondenz geschehen. 

Das liegt daran, dass man in geschriebenen Worten kaum zu unterscheiden ist. Der einfachste umgangssprachliche Begriff könnte offensiv und unglücklich aufgefasst werden. Man kann nie wirklich sagen, ob oder wann das passieren könnte. Am besten ist es, die Umgangssprache einfach zu vermeiden und sich strikt professionell zu verhalten.

2) Halten Sie sie kurz und bündig

Niemand möchte eine E-Mail in Aufsatzlänge lesen. Wenn Sie sie kurz und bündig halten können, tun Sie das! Laut SleekNote liegt die ideale Arbeits-E-Mail zwischen 50 und 125 Wörtern. Achten Sie darauf, sich auf das Wesentliche zu beschränken und sich nicht zu verzetteln.

3) Verlassen Sie sich auf Aufzählungspunkte und Zahlen

Auch wenn Sie nur 50-125 Wörter haben, ist es eine gute Idee, den Text ein wenig aufzubrechen, damit Ihre Hauptpunkte leicht verdaulich sind und leichter beantwortet werden können. 

Sie können dies tun, indem Sie Ihre Hauptpunkte oder Fragen als Aufzählungspunkte hinzufügen oder sie nummerieren

Es ist nicht nur einfach zu konsumieren, sondern es besteht auch die Chance, dass es im Gedächtnis des Lesers haften bleibt. Ganz zu schweigen davon, dass es einfacher ist, auf Aufzählungspunkte zu reagieren, als alles in einem Absatz zusammenzupacken.

4) Überhaupt nicht schreiben

Der beste Weg, eine Arbeits-E-Mail zu verschicken, ohne dass Sie darüber nachdenken müssen, wie Sie sie am besten schreiben oder Ihre Teammitglieder Ihren Tonfall erraten müssen, ist, ihnen eine Video-E-Mail zu schicken. Das ist richtig, Video-E-Mails sind eine Sache. 

Die Aufnahme Ihres Bildschirms mit Audio und Webcam ist der perfekte Weg, um Ihre Botschaft visuell zu vermitteln. Mit einem kostenlosen Bildschirmrekorder können Sie sicherstellen, dass Ihr Ton gehört (und nicht gelesen) wird, und Sie müssen keine Zeit damit verschwenden, darüber nachzudenken, was und wie Sie schreiben sollen.

Fazit

Ob Sie es nun tippen oder ein Video senden, in vielen Fällen kann eine E-Mail viel produktiver sein als die Planung und Durchführung von Meetings. Wenn Ihnen also das nächste Mal der Gedanke in den Sinn kommt, eine Termin zu veranstalten, fragen Sie sich, ob es unbedingt notwendig ist, und achten Sie auf die sieben Warnzeichen, die dafür sprechen, dass es stattdessen eine E-Mail sein sollte. 

Über den Autor

Gerry ist eine Marketing-Texterin und Content-Strategin bei ScreenRec. Sie ist ein großer Fan von intelligentem Arbeiten und sucht ständig nach neuen Tools und Techniken, um produktiver zu sein und ihre Zeit besser zu nutzen.

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