Sie wachen an einem Montagmorgen auf, gehen zur Arbeit, schalten Ihren Computer ein (oder gehen nach unten und öffnen Ihren Laptop... Willkommen im Jahr 2021) und in Ihrer E-Mail sehen Sie "Termin Geplant für nächste Woche".
Oh, toll, noch ein Termin.
Noch schlimmer ist, dass er eine ganze Woche entfernt ist, was bedeutet, dass Sie sich möglicherweise auf besagten Termin vorbereiten müssen und durch das bevorstehende Datum gestresst sind. Seien wir ehrlich: Termine ist zeitaufwändig und nicht immer produktiv.
Und doch haben so viele Unternehmen, Organisationen und kleine Teams das Gefühl, dass sie es wert sind.
Die Wahrheit ist, dass es manchmal unerlässlich ist, ein bestimmtes Thema oder eine Idee allen gleichzeitig zu vermitteln.
Niemand hat die Zeit, eine verrückte Anzahl von Memos an jedes Teammitglied zu verschicken, aber wenn Sie sich mit allen zusammensetzen und über diese Punkte sprechen können, dann können Sie wertvolle Zeit sparen? Richtig?
Otter.ai hat Dutzende von Berichten und Studien durchforstet, um Beweise dafür zu finden, wie sehr Termine die Zeit vertreibt.
Der schockierendste Beweis war, dass "67 % der Mitarbeiter sich darüber beschweren, dass sie zu viel Zeit auf Termine verbringen, was sie daran hindert, bei der Arbeit produktiv zu sein." Sie fanden auch heraus, dass "die meisten Mitarbeiter 62 Termine pro Monat besuchen, wobei die Hälfte der Termine eine völlige Zeitverschwendung ist."
Irgendwann müssen wir uns fragen: "Wann ist genug genug!"?
Sicherlich ist es nicht der richtige Weg, Termine ganz abzuschaffen, aber Tatsache ist, dass einige Termine einfach nur eine E-Mail gewesen sein könnten.
Wir werden Ihnen also helfen und Ihnen die 7 Warnzeichen geben, dass Ihr "Termin" eigentlich eine E-Mail sein sollte.
Nr. 1 - Sie haben nur ein paar Punkte zu behandeln
Warum sollten Sie sich den Stress machen, alle zu versammeln, Erinnerungen zu verschicken und sicherzustellen, dass jeder die zu besprechenden Themen kennt, wenn Sie nur zwei oder drei Themen zu besprechen haben?
Es klingt jetzt lächerlich, aber viel zu viele Unternehmen tun dies. Eine kurze E-Mail mit zwei oder drei Aufzählungspunkten reicht aus, um den Punkt zu treffen.
Nr. 2 - Die Informationen sind nur für einige wenige Personen bestimmt
Viel zu oft finden sich Mitarbeiter in einer Termin wieder, deren Thema nichts mit ihnen oder der Arbeit zu tun hat, die sie erledigen. Anstatt unnötig Beteiligte aus der Reserve zu locken, schicken Sie einfach eine E-Mail an die relevanten Personen.
Nr. 3 - Sie wollen nur Projekt-Updates und Feedback
Der Bedarf an Updates oder Feedback von Teammitgliedern ist kein ausreichender Grund, eine Termin zu hosten. Das Bitten um Feedback per E-Mail ist nicht nur zeitsparend, sondern kann auch produktiver sein.
Wenn die Mitglieder Zeit haben, in ihrer eigenen Zeit zu antworten, ist ihr Feedback wahrscheinlich durchdachter und sehr wahrscheinlich viel hilfreicher.
Nr. 4 - Sie hatten kürzlich eine Termin
Seien wir ehrlich, eine Termin mehr als einmal pro Woche zu haben, ist normalerweise ein Overkill. Wenn Sie kürzlich eine Termin hatten, sind die Chancen groß, dass seitdem nicht allzu viel passiert ist. Ein weiterer Termin könnte sich als unnötig erweisen, vor allem, wenn niemand neue Informationen zu teilen hat.
Es ist am besten, sie zeitlich zu verteilen und den Mitgliedern dazwischen genug Zeit zu geben, um zu arbeiten und weitere Informationen zu generieren. Senden Sie in der Zwischenzeit E-Mails, um den Fortschritt aller zu überprüfen.
Nr. 5 - Jeder wurde individuell auf die Informationen aufmerksam gemacht
Es ist nicht ungewöhnlich, dass jeder bestimmte Themen unter sich besprochen hat. Meistens werden Informationen über Mund-zu-Mund-Propaganda weitergegeben. Wenn das der Fall ist, können Sie auf die Termin verzichten und stattdessen eine E-Mail verschicken, in der Sie das Team fragen, ob es in die Informationen eingeweiht ist, mit zusätzlichen notwendigen Punkten. Oder fragen Sie sich, ob das Thema Termin etwas ist, das per Webinar besprochen werden könnte - so sind die Informationen immer zugänglich.
Nr. 6 - Sie haben ein schnelles Update
Wenn Sie ein kurzes Update zu geben haben, müssen Sie nicht gleich eine Termin aufrufen, um alle zu informieren. Eine E-Mail an die betreffenden Personen reicht aus, um Ihr Anliegen zu vermitteln.
Nr. 7 - Sie sind nicht bereit, sich voll und ganz auf die Termin
Wenn Sie sich für eine Termin entscheiden, sollten Sie bereit sein, alles Notwendige zu tun, um sie produktiv und erfolgreich zu gestalten. Dazu gehört, dass Sie Ihre Termin Ziele formulieren, diese Ziele mit den richtigen Leuten besprechen, die richtigen Leute einladen, nachher Termin Notizen verteilen und so weiter und so fort.
Wenn Sie nicht bereit sind, die Extrameile zu gehen, um es großartig zu machen, dann sparen Sie sich die Mühe und schicken Sie stattdessen eine E-Mail.
Und wenn Sie eine virtuelle Terminveranstalten, sollten Sie vielleicht noch ein paar weitere Dinge auf die To-Do-Liste setzen, wie z. B. die Berücksichtigung der Zeitzonen aller Teilnehmer, die Suche nach der richtigen Plattform für die Termin, die Sicherstellung, dass alle Teilnehmer über funktionierende Mikrofone/Kameras verfügen, usw.
Wie man eine Arbeits-E-Mail fantastisch macht
Da Sie nun wissen, worauf Sie bei der Entscheidung zwischen Termin und dem Versenden einer E-Mail achten sollten, müssen Sie nun wissen, wie Sie diese E-Mail am besten verfassen. Es ist kein Geheimnis, dass die Kommunikation am Arbeitsplatz eine heikle Sache sein kann.
Der Tonfall, der Wortgebrauch, die formale Sprache und vieles mehr können über den Erfolg oder Misserfolg von Arbeitsbeziehungen entscheiden. Hier sind also ein paar Hinweise...
1) Vermeiden Sie die Verwendung informeller Sprache
Niemand möchte bei der Arbeit den ganzen Tag lang verklemmt sein, und obwohl es völlig in Ordnung ist, sich ab und zu mal auszutoben, sollte dies bei schriftlichen Korrespondenzen auf keinen Fall geschehen.
Das liegt daran, dass man in geschriebenen Worten kaum zu unterscheiden ist. Der einfachste umgangssprachliche Begriff könnte offensiv und unglücklich aufgefasst werden. Man kann nie wirklich sagen, ob oder wann das passieren könnte. Am besten ist es, die Umgangssprache einfach zu vermeiden und sich strikt professionell zu verhalten.
2) Halten Sie sie kurz und bündig
Niemand möchte eine E-Mail in Aufsatzlänge lesen. Wenn Sie sie kurz und bündig halten können, tun Sie das! Laut SleekNote liegt die ideale Arbeits-E-Mail zwischen 50 und 125 Wörtern. Achten Sie darauf, sich auf das Wesentliche zu beschränken und sich nicht zu verzetteln.
3) Verlassen Sie sich auf Aufzählungspunkte und Zahlen
Auch wenn Sie nur 50-125 Wörter haben, sollten Sie den Text ein wenig auflockern, damit Ihre Hauptpunkte leicht verdaulich sind und leichter beantwortet werden können.
Sie können dies tun, indem Sie Ihre wichtigsten Punkte oder Fragen als Aufzählungspunkte hinzufügen oder sie nummerieren.
Es ist nicht nur leicht zu konsumieren, sondern es besteht auch die Chance, dass es sich im Gedächtnis des Lesers festsetzt. Ganz zu schweigen davon, dass es einfacher ist, auf Aufzählungspunkte zu antworten, als alles in einem Absatz zusammenzufassen.
4) Überhaupt nicht schreiben
Der beste Weg, eine Arbeits-E-Mail zu verschicken, ohne dass Sie darüber nachdenken müssen, wie Sie sie am besten schreiben, oder dass Ihre Teammitglieder Ihren Tonfall erraten müssen, ist, ihnen eine Video-E-Mail zu schicken. Richtig, Video-E-Mails gibt es schon.
Die Aufnahme Ihres Bildschirms mit Audio und Webcam ist der perfekte Weg, um Ihre Botschaft visuell zu vermitteln. Mit einem kostenlosen Bildschirmrekorder können Sie sicherstellen, dass Ihr Ton gehört (und nicht gelesen) wird, und Sie müssen keine Zeit damit verschwenden, darüber nachzudenken, was Sie schreiben und wie.
Fazit
Ob Sie es nun mit der Schreibmaschine schreiben oder ein Video senden, in vielen Fällen kann eine E-Mail weitaus produktiver sein als die Planung und Durchführung einer Termine. Wenn Ihnen also das nächste Mal der Gedanke kommt, eine Terminzu veranstalten, fragen Sie sich, ob das wirklich notwendig ist, und achten Sie auf die sieben Warnzeichen, die darauf hinweisen, dass es stattdessen eine E-Mail sein sollte.
Über den Autor
Gerry ist eine Marketing-Texterin und Content-Strategin bei ScreenRec. Sie ist ein großer Fan von intelligentem Arbeiten und sucht ständig nach neuen Tools und Techniken, um produktiver zu sein und ihre Zeit besser zu nutzen.
