Virtuelle Termin Etikette: 7 Regeln für Fachleute

Heutzutage arbeiten die Menschen mehr als je zuvor von zu Hause aus. Die COVID-Pandemie hat dazu geführt, dass eine beträchtliche Anzahl von Arbeitnehmern bequem von zu Hause aus arbeitet. Da sich jedoch immer mehr Menschen impfen lassen, beginnen die Unternehmen, darüber zu diskutieren, wie die Mitarbeiter sicher ins Büro zurückkehren können. Es gibt zwar einige Arbeitgeber, die ihre Belegschaft auf einen persönlichen Besuch vorbereiten Termine, aber es gibt auch viele Arbeitgeber, die beschlossen haben, ihren Arbeitsplatz virtuell zu halten.

Nach einem recht abrupten Übergang zu einem virtuellen Home-Office im Jahr 2020 haben sich die Mitarbeiter gut an die Arbeit von zu Hause aus gewöhnt. Sie haben es geschafft, in Kontakt zu bleiben, vor allem durch die Teilnahme an Termine. Auch wenn Sie nicht persönlich auf Termin sind, gibt es eine Online-Etikette Termin , die befolgt werden sollte. Sehen Sie, jedes Unternehmen ist anders. Vielleicht gibt es keine fest verdrahteten, spezifischen Termin Regeln für Mitarbeiter. Sie können zum Beispiel entscheiden, ob Sie während des virtuellen Termin gesehen werden möchten oder ob Sie die Kamera ausschalten möchten. Dasselbe gilt für den Ton: Sie haben die Wahl, ob Sie gehört werden möchten oder nicht. Oder Sie arbeiten für eine Organisation, die sowohl Video- als auch Audio-Präsenz während Termine verlangt. Wenn Video erforderlich ist, wie präsentieren Sie sich dann? Was sind die Normen für eine virtuelle Termin? Auch hier ist es Sache des Unternehmens, festzulegen, ob die virtuellen Mitarbeiter ein professionelles Erscheinungsbild an den Tag legen oder so leger auftreten, wie sie es gerne hätten. Unabhängig davon, wie die Kultur Ihres Unternehmens aussieht, gibt es dennoch einige ungeschriebene Gesetze, die Sie in die richtige Richtung lenken können, wenn es um die virtuelle Termine geht.

Neben dem äußeren Erscheinungsbild gibt es noch weitere Dinge, die bei den Online-Regeln von Termin zu beachten sind. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie bei einer virtuellen Termin fatale Fehler am Arbeitsplatz machen, ist wesentlich geringer, wenn Sie diese Grundregeln beachten: 

1. Melden Sie sich ein paar Minuten früher auf Termin an. 

Ich bin mir sicher, dass viele von uns schon einmal auf technische Probleme im Internet gestoßen sind Termine. Es gibt nichts Schlimmeres, als zu versuchen, auf Termin gehört zu werden und festzustellen, dass das Mikrofon nicht richtig funktioniert.

Es ist ratsam, ein paar Minuten vor der Startzeit auf Termin zu erscheinen, damit Sie mögliche Probleme beheben können, bevor die Termin beginnt. Sie können überprüfen, ob Ihr Mikrofon und Ihre Kamera richtig funktionieren, und Sie können eine Vorschau darauf sehen, wie Sie und Ihr Hintergrund vor der Kamera aussehen werden. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie nichts übersehen und dass Sie technisch gut vorbereitet sind.

2. Achten Sie darauf, dass Sie angemessen gekleidet sind. 

Auch wenn es verlockend sein mag, den ganzen Tag im Schlafanzug herumzulungern, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie versuchen, sich für das Internet Termin präsentabel zu machen. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Kleidung sauber ist (ohne offensichtliche Falten), bürsten Sie Ihr Haar und tragen Sie etwas Make-up auf, wenn Ihnen danach ist. Auf diese Weise wirken Sie professioneller und werden von anderen respektiert und ernst genommen.

3.  Achten Sie darauf, dass Ihre Umgebung und Ihr Hintergrund neutral und sauber sind. 

Es wird empfohlen, dass Sie keinen unordentlichen Schreibtisch oder einen Stapel Kleidung hinter sich auf dem Bett liegen haben, wo er gesehen werden kann, wenn Sie in einem Termin sind. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass die Beleuchtung angemessen ist und dass Sie eine ruhige Umgebung haben, damit Sie von anderen gut gesehen und gehört werden. Generell ist es sinnvoll, etwas Zeit in die Einrichtung des eigenen Home-Offices zu investieren. Dadurch steht man nicht nur bei Videokonferenzen besser dar, sondern verbessert auch die eigene Arbeitsumgebung. Eine andere Möglichkeit, dieses Problem anzugehen, ist natürlich, den Hintergrund unscharf zu machen oder einen benutzerdefinierten Hintergrund in dem Videokonferenz-Tool Ihrer Wahl hinzuzufügen. Die meisten Videokonferenzsoftwares Termin bieten mehrere Optionen in diesem Sinne.

4. Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen.

Wir alle kennen das "heiße Mikrofon" - man sagt etwas völlig Unangemessenes in ein Mikrofon, von dem man dachte, es sei stummgeschaltet, und jeder im Termin hört es. Ich habe das auch schon erlebt. Vielleicht sollten Sie es sich zur Gewohnheit machen, Ihr Mikrofon stumm zu schalten, bevor Termin beginnt, um diese Peinlichkeit zu vermeiden. Es ist viel besser, wenn Sie merken, dass Sie in ein stummgeschaltetes Mikrofon sprechen, als wenn die Teilnehmer hören, dass Sie etwas völlig Unpassendes sagen. Ein weiterer guter Grund, Ihr Mikrofon stumm zu schalten, wenn Sie nicht sprechen, ist die Tatsache, dass Sie so vermeiden, dass unnötige Hintergrundgeräusche in die Konferenz eindringen, was die Erfahrung für alle Teilnehmer von Termin wesentlich verbessert.

5. Essen Sie nicht während einer Termin. 

Das ist zwar etwas offensichtlicher, aber es muss gesagt werden. Essen während einer Termin stört nicht nur die anderen Teilnehmer, sondern behindert auch Ihre Konzentration auf das, was diskutiert wird. Das gilt unabhängig davon, ob Sie Ihr Mikrofon und Ihre Kamera stummgeschaltet haben oder nicht. Es ist wirklich schwer, sich auf das zu konzentrieren, was gesagt wird, Notizen zu machen und sich zu beteiligen, wenn man kaut.

6. Bleiben Sie auf Ihrem Platz und konzentrieren Sie sich. 

Vermeiden Sie Multitasking, um sicherzustellen, dass Sie präsent sind und keine Informationen von Termin verpassen. Versuchen Sie außerdem, sich nicht zu viel zu bewegen, da dies ablenkend wirken kann und plötzliche Bewegungen auf der Kamera unscharf erscheinen. Sie sollten einen geraden Rücken und eine positive Körpersprache anstreben. 

7. Stellen Sie sich vor, wenn Sie einer virtuellen Termin beitreten. 

Es wäre sehr unhöflich, einen Konferenzraum zu betreten und Platz zu nehmen, ohne etwas zu sagen, warum sollten Sie das also in einer virtuellen Termin tun? Ein einfaches "Hallo" ist eine gute Möglichkeit, jeden wissen zu lassen, dass Sie beigetreten sind und bereit sind, Fragen zu stellen oder zu beantworten.

Fazit 

Wenn es um die virtuelle Termine geht, ist eines der wichtigsten Dinge, an die Sie denken sollten, dass Ihre Termin Ihre volle Aufmerksamkeit erfordert. Nur weil Ihr Termin virtuell ist, heißt das nicht, dass Sie die Zeit damit verbringen sollten, durch soziale Medien zu scrollen oder E-Mails zu checken. Zwar kann Sie niemand sehen oder hören, wenn Sie stummgeschaltet sind, aber es ist eine schlechte Termin Etikette, ganz zu schweigen von der Ablenkung, nicht voll präsent zu sein.  

Dies ist nur ein Leitfaden, der Anfängern und erfahrenen Mitarbeitern gleichermaßen helfen soll. Es hat den Anschein, dass die Arbeit aus der Ferne zur neuen Normalität wird, und zu wissen, wie man sich bei einer virtuellen Termin präsentiert, ist von größter Bedeutung, um sicherzustellen, dass man nicht gegen die Unternehmensrichtlinien verstößt und seine Kollegen respektiert. So sehr wir auch einen Überblick über die virtuelle Termin Etikette geben können, gibt es doch einige Dinge, auf die wir keinen Einfluss haben. Zum Beispiel könnte ein Kind außerhalb der Kamera einen Nervenzusammenbruch erleiden, ein Ehepartner könnte beim Abtrocknen nach dem Duschen gesehen werden, ein Landschaftsgärtner könnte in Ihrem Garten sein und eine Menge Lärm machen, Ihre Hunde könnten mit einem Spielzeug Tauziehen machen usw. Es geht darum, nicht in Panik zu geraten oder sich von diesen Dingen (die ich alle online gesehen habe) von einem erfolgreichen, produktiven virtuellen Termin abhalten zu lassen .