In dieser schwierigen Zeit der sozialen Entfremdung und der Heimarbeit ist es schwierig, die Energie der Teamarbeit zu spüren. Es ist besonders schwierig, die Art von schnellem und direktem Feedback zu bekommen, die man bei einer physischen Begegnung erhalten würde.
Webinar-Softwareplattformen machen es zwar einfach, Anrufe zu planen, Einladungen zu verschicken und Präsentationen mit Bildmaterial zu versehen, aber bei einer Sache können sie nicht helfen: bei der Beteiligung. Es geht nicht darum, bei einer Termin zu erscheinen - es geht darum, sich nicht distanziert und von der Diskussion entfernt zu fühlen.
Wenn Sie das Beste daraus machen und die Produktivität Ihres Teams maximieren wollen, sollten Sie diese sechs Tipps beachten.
Alle Zeitangaben zusammenstellen
Es kann schwierig sein, alle Mitarbeiter im Rahmen von Termin dorthin zu bringen, wo sie sein müssen, vor allem, wenn Sie es mit einem verteilten Team zu tun haben, das sich über verschiedene Zeitzonen erstreckt.
Suchen Sie nach Zeitintervallen, die mit der Ortszeit aller Mitarbeiter übereinstimmen, damit alle den gleichen Zeitplan einhalten können. Es gibt zahlreiche Hilfsmittel, die Sie bei der Bestimmung des besten Zeitraums für Ihre dezentralisierte Belegschaft unterstützen.
Es ist besser, Termine so weit wie möglich im Voraus zu organisieren, weil dann die Wahrscheinlichkeit geringer ist, dass die Teilnehmer Terminprobleme haben. Für das Last-Minute-Szenario Termin sollten Sie jedoch sicherstellen, dass alle Teilnehmer sich überschneidende Zeitfenster haben, so dass Sie sie im selben (Online-)Bereich zusammenbringen können, egal wo sie sich befinden.
Haben Sie eine klar definierte Agenda
Eine Termin mit einem unklaren Ziel führt häufig zu Missverständnissen und einer Menge verschwendeter Zeit. Das bedeutet, dass Sie eine Online-Sitzung Termin nicht ohne Tagesordnung durchführen sollten. Erstellen Sie ein detailliertes Programm mit allen wichtigen Themen, die während der Diskussion angesprochen werden sollen, und ordnen Sie diese in Übereinstimmung mit Ihren Unternehmenszielen an, um es für alle Beteiligten einfacher zu machen.
Zu den wichtigsten Aspekten, die bei der Vorbereitung einer Agenda Termin zu berücksichtigen sind, gehören:
- Dauer der Sitzung
- Ungefähre Zeit, die Sie für jedes Thema aufwenden können
- Wer wird an der Termin
- Die Verantwortung jedes Gruppenmitglieds in der Termin
Denken Sie daran, dass Menschen nur eine bestimmte Zeit für Sie zur Verfügung haben, bevor sie sich abmelden. Bei Online-Sitzungen ist dies noch viel wichtiger. Niemand wird sich daran stören, wenn die letzten Themen unerledigt bleiben, wenn sich die Debatte zunächst auf die wichtigsten konzentriert. Machen Sie außerdem klar, welche Rolle die einzelnen Sitzungsteilnehmer haben. Geben Sie die Tagesordnung mindestens 24 Stunden vor der Besprechung bekannt, und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer sie bestätigen. Verwenden Sie den Google-Kalender, um automatische Benachrichtigungen über Besprechungen zu erstellen, und schaffen Sie Platz auf der Tagesordnung für Änderungen oder Anfragen in letzter Minute. Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, Ihr E-Commerce-Geschäft auszubauen, ist MeetFox ein effektives Instrument, um kalte Leads weiter in Ihren Verkaufstrichter zu bringen.
Eine der Techniken zur Verbesserung der Tagesordnung ist das Einholen von Kommentaren zu den Prioritäten der Teilnehmer. Ein Crowdsourcing-Tool sammelt Daten, über die die Teilnehmer bei der nächsten Versammlung sprechen, abstimmen oder mehr darüber erfahren möchten. Anschließend stimmen sie über die Vorschläge ab. Die Zweitplatzierten bestimmen die Prioritäten für den Zeitplan, und Ihre Veranstaltung liegt nun in ihren Händen. Beachten Sie, dass Sie dies auch dann tun können, wenn Sie kein wichtiges und dringendes Thema zu besprechen haben, das unbedingt behandelt werden muss, unabhängig davon, ob es anderen gefällt.
Verwenden Sie die richtige Technologie
Es gibt eine Fülle von Lösungen, die das Hosting von Termin schneller, einfacher und interaktiver machen; die Kunst besteht darin, herauszufinden, welche dieser Optionen für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Möchten Sie die Reaktionen aller Beteiligten beobachten, wenn Sie neue Produktkonzepte präsentieren? Ziehen Sie den Einsatz von Videokonferenzsoftware in Betracht. Möchten Sie, dass alle Beteiligten an einer öffentlichen Erklärung mitarbeiten? Dann werden Sie höchstwahrscheinlich Google Docs verwenden. Müssen alle Teilnehmer einen Vortrag oder eine Demonstration live verfolgen? Dann benötigen Sie eine Technologie zur Bildschirmfreigabe. Ihre Anforderungen werden Ihnen helfen, das perfekte Tool zu finden. Und obwohl jedes Team einzigartig ist, profitieren alle von einem virtuellen Termin Tool, das zumindest visuelle/sprachliche Funktionen enthält.
Oder verwenden Sie Tools zur Gesprächsaufzeichnung wie Avoma oder Vmaker, um das Beste aus Ihrem Termine herauszuholen, das aufzeichnet, transkribiert, Ihnen zusammenfassende Notizen liefert und alle Ihre Termine zu einer durchsuchbaren Datenbank macht.
Die besten Lösungen für Gespräche auf Augenhöhe sind nicht immer die besten Werkzeuge für die Durchführung einer Termin mit 40 verstreuten Mitarbeitern in verschiedenen Zeitzonen. Vergewissern Sie sich, dass das von Ihnen gewählte Termin Programm für die Mitarbeiterverwaltung mit einer großen Anzahl von Gästen umgehen kann, ohne abzustürzen.
Sie sollten auch bedenken, dass nicht alle Online-Konferenzsysteme kompatibel sind. Die Verwendung eines herkömmlichen analogen Systems auf der einen und eines digitalen Videosystems auf der anderen Seite kann zu einer Reihe von Problemen führen. Auch die Konnektivität von digital zu digital kann kompliziert sein, wenn ein veraltetes Softwareprogramm ein Upgrade erfordert, bevor es mit dem neuesten Programm interagieren kann. Indem Sie die Zugänglichkeit aller Elemente vor der Termin überprüfen, können Sie das Risiko von Rückschlägen und technischen Problemen minimieren.
Die von Ihnen eingesetzte Technologie sollte so optimiert sein, dass sie Verfahren festlegt und Daten für engagierte Personen leichter zugänglich macht. Außerdem sollte sie die Teilnehmer dabei unterstützen, sich auf die wichtigsten Aspekte der Diskussion zu konzentrieren. Achten Sie bei der Bewertung möglicher Online-Lösungen ( Termin ) auf Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, die Website Termin nach der Sitzung für die Teilnehmer freizugeben, damit diese nicht damit beschäftigt sind, sich während der Sitzung Notizen zu machen.
Ablenkungen beseitigen
Während der Online-Interaktion ist es leicht, sich ablenken zu lassen. Die meisten Teilnehmer geben zu, dass sie während der Arbeit mit Nebenaufgaben (wie dem Beantworten von E-Mails oder dem Checken sozialer Netzwerke) jonglieren Termine. Mit der Ausweitung der Fernarbeitskräfte gibt es noch mehr Störungen, mit denen man fertig werden muss: Kinder und Haustiere, die Aufmerksamkeit erfordern, ein unerwartet auftauchender Zusteller usw.
Bei der Online-Nutzung von Termine sollte ein Unternehmensprotokoll befolgt werden:
- Neue Mitglieder kurz vorstellen
- Surfen Sie nicht im Internet, während das Termin eingeschaltet ist (bleiben Sie innerhalb des gewählten Programms)
- Wenn Sie nicht kommunizieren, schalten Sie Ihr Mikrofon aus.
- Aufrechterhaltung der Videoverbindung
Ein Videoanruf zwingt alle, sich anzuziehen, und verhindert, dass sie sich ablenken lassen, weil Sie alle sehen können. Der Gruppenzwang ist ein enorm wirksames Instrument. Außerdem ist es mit Video Termine einfach, den Überblick zu behalten, was passiert und wer spricht, und gleichzeitig kann sich jeder aktiv an der Diskussion beteiligen.
Wenn Sie eine Software einsetzen, mit der einige Ihrer Mitarbeiter noch nicht vertraut sind, sollten Sie sie vor der Termin durch das Programm führen. Lassen Sie jeden das Programm mindestens 30 Minuten vor der Termin ausprobieren, um Zeitverluste und unnötige Ablenkungen für andere Gäste zu vermeiden.
Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer in einem ruhigen, gut beleuchteten Raum mit sauberem Hintergrund sitzen. Um die Qualität der Kommunikation zu maximieren, sollten Sie ein Headset mit einem hochwertigen Mikrofon verwenden.
Es ist ratsam, alle Teilnehmer zu bitten, ihre Smartphones in einen anderen Raum zu bringen, sie auszuschalten oder auf Flugmodus zu stellen. Soziale Netzwerke sind ansteckend, vor allem, wenn das auf Termin diskutierte Thema nicht jedermanns Sache ist.
Erinnern Sie vor Beginn der Termin alle Teilnehmer daran, für die Dauer der Konferenz alle irrelevanten Tabs zu schließen oder ein neues Browserfenster zu öffnen, und halten Sie sich selbst an dieselbe Regel. Sie können nicht effektiv an einer Termin teilnehmen, während Sie nebenbei etwas lesen oder ansehen - egal, wie gut Sie glauben, multitaskingfähig zu sein.
Binden Sie die Teilnehmer ein und fordern Sie sie auf, einen Beitrag zu leisten
In einem beruflichen Umfeld wird es für Sie schwierig sein, aus Langeweile produktive virtuelle Termine zu organisieren. Außerdem sind langweilige Termine die größte Angst eines jeden Mitarbeiters. Sie sind lang und eintönig, und wenn sie nicht ansprechend sind, können die Zuhörer schnell abgelenkt werden. Als Führungskraft ist es Ihre Pflicht, alle Mitarbeiter zu beteiligen. Beginnen Sie die Termin mit einer lebhaften Eröffnung, einigen auffälligen Bildern und der Einführung einiger Gruppenbräuche.
Ganz gleich, ob Sie sich bereits kennen oder gerade erst mit der Arbeit begonnen haben, ein angenehmes, freundliches Gespräch kann Ihre Kollegen fesseln und die Termin zu einem fantastischen Start verhelfen. Eine weitere gute Möglichkeit ist es, ein paar amüsante Rätsel einzubauen. Viele Vorgesetzte regen ihre Mitarbeiter in den ersten fünf Minuten einer Sitzung durch Videospiele an. Diese Methode verhindert das Einschlafen der Teilnehmer und ist ein hervorragender Eisbrecher.
In fast jeder Gruppe gibt es Introvertierte, die vielleicht zögern, von sich aus etwas zu sagen. Ermutigen Sie sie zur Teilnahme, damit sie sich einbezogen und engagiert fühlen. Das Personal ist das wertvollste Kapital des Unternehmens. Es ist wichtig, dass jeder das Gefühl hat, einen Beitrag zur Initiative leisten zu können. Um die gewünschte Beteiligung zu erreichen, genügt es, jedes Teammitglied um einen Beitrag zu bitten. Aber seien Sie vorsichtig - der Schlüssel liegt darin, einen schmalen Grat zu finden und zu vermeiden, dass einzelne Personen im Rampenlicht stehen, die sich vielleicht nicht wohl fühlen.
Vergessen Sie nicht die Aktivitäten nachTermin
Senden Sie den Teilnehmern nach Abschluss der Online-Sitzung Termin eine Übersicht über alle Notizen. Geben Sie die wichtigsten Schritte für jeden Tagesordnungspunkt sowie den Namen der Person an, die für die Erledigung der Aufgaben zuständig ist. Bitten Sie alle Teilnehmer, ihr Verständnis der Termin Notizen zu bestätigen.
Nach einem persönlichen Treffen bleiben die Teilnehmer in der Regel noch da, um Fragen zu stellen oder ein Thema anzusprechen, das sie nicht mit der gesamten Gruppe besprechen möchten. Da diese Möglichkeit bei einer Online-Veranstaltung Termine nicht besteht, bieten Sie die Möglichkeit, sich weiter einzubringen, indem Sie eine Follow-up-Nachricht mit Begleitpapieren oder Aktionspunkten versenden. Dies ist auch der perfekte Zeitpunkt, um mit einem Umfrageprogramm ein Feedback der Teilnehmer zur Konferenz einzuholen.
Qualitativ hochwertige Online-Software Termin verfügt in der Regel über Umfrage- und Meinungsforschungsfunktionen sowie Frage- und Antwortbereiche, die Sie unbedingt nutzen sollten. Ihre Mitarbeiter können den Abschnitt "Fragen und Antworten" überprüfen, um sicherzustellen, dass sie alles verstanden haben. Der Fragebogen kann Ihnen zeigen, ob es etwas gibt, was Sie tun können, um die Produktivität Ihres virtuellen Termine zu verbessern.
Bonus-Tipps
Vorarbeiten zuweisen
Auch wenn das Vortragen von Arbeiten vor einer Termin zusätzliche Anstrengungen erfordert, so hat es doch seinen Zweck: Es weckt das Interesse der Menschen, bevor die Konferenz überhaupt beginnt. Die Menschen tauchen in das Thema ein. Introvertierte Menschen haben auch mehr Zeit, sich vor einer Termin aufzuwärmen.
Festlegen der Grundregeln
Die Festlegung von Richtlinien ist im Internet unter Termine unerlässlich, da wir die nonverbalen Signale des anderen nicht analysieren oder Bewegungen wahrnehmen können, die darauf hindeuten, dass die Dinge aus dem Ruder laufen. Machen Sie einen Plan für Ihre Gesprächsreihenfolge und halten Sie ihn ein. Da es allzu leicht vorkommt, dass sich die Teilnehmer gegenseitig überstimmen, sollten Sie einen Begriff wie "Ende" definieren, mit dem die Teilnehmer anzeigen können, wann sie ihr Argument beendet haben.
Erstellen Sie ein paar Check-in-Fragen
Geben Sie den Teilnehmern mindestens zwei Minuten Zeit (verwenden Sie eine Stoppuhr), um ein wenig über sich und ihren Zustand zu erzählen. Zum Beispiel: "Haben Sie diese Woche eine winzige Sache erledigt, die Sie zu lange aufgeschoben haben?" oder "Haben Sie sich nach interessanten Urlaubsorten umgesehen?" Sie können auch die Gelegenheit nutzen, um zu beobachten, wie es den Menschen in dieser schwierigen Zeit geistig und körperlich geht.
Vermeiden Sie langweilige PowerPoints
Niemand möchte sich eine langweilige PowerPoint-Präsentation ansehen, bei der sich die Folien drehen. Die Diashow muss dynamisch, fesselnd und unterhaltsam sein, vor allem, wenn sie auf der virtuellen Website Termine gezeigt wird. Versuchen Sie, lebendige Animationen und auffälliges Bildmaterial zu erstellen. Interaktionen sollten je nach Bedarf hinzugefügt werden. Sie können auch einige ausgezeichnete, im Handel erhältliche PowerPoint-Zusatzmodule verwenden, die Sie bei der Erstellung hervorragender Präsentationen unterstützen.
Aufteilung des Kreises in kleinere Gruppen
Sie können über Softwarelösungen wie Zoom Breakout-Räume bilden, aber Sie können dies auch erreichen, indem Sie die Sitzung unterbrechen und Einzelpersonen zusammenkommen lassen, um zehn Minuten lang per Telefon oder über ein Nachrichtenprogramm zu diskutieren. Danach sollten alle wieder in die Hauptgruppe zurückkehren, um sich kurz auszutauschen. Auf diese Weise erhält jeder mehr "Sendezeit" und mehr Möglichkeiten, sich zu beteiligen.
Sechs Dinge, die Sie während der Online-Phase nicht tun SOLLTEN Termine
- Machen Sie keine aufdringlichen Geräusche.
- Schreien Sie nicht und bewegen Sie sich nicht auf ablenkende Weise.
- Reden Sie nicht über andere Menschen.
- Lassen Sie nicht zu, dass positive Teammitglieder durch Negativität heruntergezogen werden.
- Beschränken Sie Nebengespräche auf ein Minimum.
- Das Tragen von "lärmendem" Schmuck ist keine gute Idee.
- Auch das Abdecken des Mikrofons ist keine gute Idee - schalten Sie es aus, wenn Sie nicht sprechen.
Fazit
Während dieser Pandemie erwies sich die Online-Interaktion als wesentlich. Obwohl es etwas mehr Aufwand erfordert (vor allem, wenn Sie nicht an diesen Diskussionsansatz gewöhnt sind), können Sie sicher sein, dass diese Begegnungen mit etwas Übung und ein paar grundlegenden organisatorischen Regeln genauso effektiv sein können wie persönliche Termine.
Wenn Sie diese sechs Tipps umsetzen, sollten Sie in der Lage sein, Stress zu minimieren, die Produktivität zu steigern und eine Prise Unterhaltung in Ihre nächste Online-Sitzung zu bringen, so dass die Teilnehmer sich mehr engagieren und das Gefühl haben, dass das Ziel erreicht wurde, wenn alle auf " Termin" klicken.
Über den Autor
Nada Bundalo ist eine erfahrene Link Builderin und Content Managerin bei Intercoolstudio. Sie können sie auf LinkedIn erreichen.
