Wir haben in unserem Blog schon oft über Termine gesprochen, was nicht verwunderlich ist, wenn man bedenkt, dass wir uns darauf spezialisiert haben. Termine und ihre Planung gehören zu den schwierigsten Dingen in jedem Unternehmen - ob groß oder klein. Sie führen oft zu Problemen, Herausforderungen und Missverständnissen. All das macht den bloßen Gedanken an die Planung von Termin nicht gerade großartig. Aber es gibt ein Licht am Ende des Tunnels! Es gibt einige ziemlich offensichtliche Muster, die wir im Laufe der Zeit entdeckt haben, und viele von ihnen scheinen sich immer wieder zu wiederholen. Wir glauben, dass die meisten Probleme mit Termine auf ein einziges Wort zurückzuführen sind: Struktur.
Struktur ist das wichtigste Element für den Erfolg einer Sache. Wenn Sie wollen, dass etwas auf die bestmögliche Weise erledigt wird, müssen Sie eine gute Struktur haben. Das gilt für alle Bereiche des Lebens und erst recht für Unternehmen, die in der Regel viele bewegliche Teile haben. Der Tag, an dem ein Unternehmen beschließt, auf Struktur zu verzichten, ist der Tag, an dem es zu scheitern beginnt. Deshalb gibt es Hunderte von Software, Lösungen und Tools, die versprechen, mehr Struktur in Ihren Tag zu bringen, und deshalb schwören viele Menschen auf ihre Kalender und Aufgabenlisten.
Termine sind nicht anders.
Termine braucht Struktur wie alles andere in einem Geschäft oder Unternehmen, aber wir haben eine psychologische Barriere gegenüber strukturierten Termine aufgrund unserer Vorstellung davon. In unserem täglichen Leben geht es bei Termine mit anderen um Geselligkeit, Freizeit und Vergnügen. Das ist nicht nur etwas, was wir hin und wieder tun, sondern das Wesentliche, wie wir mit anderen Menschen umgehen. Auf diese Weise treffen wir unsere Freunde, lernen neue Leute kennen und treffen unsere zukünftigen Ehepartner. Das alles ist großartig, aber im Geschäftsleben Termine gelten andere Regeln.
Vielleicht haben Sie noch nie daran gedacht, aber ist Ihnen schon einmal aufgefallen, dass Termine oft ohne Plan geplant wird? Das gilt sowohl für große Termine mit mehreren beteiligten Parteien als auch für Einzelgespräche. Für viele fühlt es sich roboterhaft an, Regeln für etwas aufzustellen, das eigentlich eine seltsame Mischung aus sozialer und beruflicher Welt sein sollte. Dies ist ein Missverständnis. Wenn die Struktur intelligent gestaltet ist, die Regeln eingehalten werden und alle Beteiligten Verständnis zeigen, kann Termin viel mehr Spaß machen. Eines der ärgerlichsten Dinge an Termine ist, dass sie oft eine Zeitverschwendung sind. Die Leute sehen Termine als ein Hindernis für die eigentliche Arbeit, als nicht schlüssig und nicht sehr nützlich. Es ist an der Zeit, das Ruder herumzureißen! Hier sind einige umsetzbare Tipps, um Ihre Termine zu verbessern und sie besser zu planen:
1. Klären Sie den Zweck der Termin und bauen Sie eine Struktur darum herum:
Beginnen Sie jede Termin , indem Sie sich vergewissern, dass alle auf der gleichen Seite sind. Sagen Sie Dinge wie "Wir sind hier, um...". Skizzieren Sie anschließend, was auf Termin passieren wird, indem Sie Dinge sagen wie "Wir werden über... sprechen" und sogar Aufzählungspunkte schreiben.
2. Halten Sie Ihre Termin Struktur offen und versuchen Sie, ihr bestmöglich zu folgen:
Stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf den Plan Termin haben und folgen Sie ihm! Es ist wichtig, ihn vor sich zu haben, damit er als visueller Anhaltspunkt dient. Es ist nicht unangenehm, während der Termin darauf zurückzugreifen. Die Dinge können chaotisch werden und es ist gut, wenn Sie diesen Plan zur Hand haben.
3. Bringen Sie die Termin wieder in den Fokus:
Wenn Menschen miteinander reden, besonders wenn sie sich mögen, neigen die Dinge dazu, aus dem Ruder zu laufen. John erzählt einen urkomischen Witz, was Michael an eine tolle Geschichte erinnert, was Lindsey an das eine Mal in Peru erinnert, das... Sie verstehen schon. Es mag den Anschein erwecken, dass Sie ein Partymuffel sind, aber Sie müssen alle daran erinnern, dass sie alle für einen bestimmten Zweck da sind. Das macht Sie nicht zum Bösewicht, es bedeutet nur, dass Sie das Ziel von Terminim Auge haben und dass Sie einen tatsächlichen Plan haben.
4. Planen Sie Zeit für soziale Kontakte ein, sie sind ein wichtiger Teil der Termin:
Das mag wie ein Widerspruch zum letzten Punkt erscheinen, aber Sie müssen dafür sorgen, dass die Termin ihre Seele verliert. Beim Socializing knüpfen Menschen Kontakte und beginnen eine Beziehung zueinander. Dies ist enorm wichtig und hat einen großen Einfluss darauf, wie gut sich eine Geschäfts- oder Mitarbeiterbeziehung entwickeln wird.
