Heutzutage nutzen Unternehmen auf der ganzen Welt Online-Umgebungen für die Fernarbeit. Für einige mag die Führung von Termine ein vertrautes Terrain sein, für andere ist es eine neue und entmutigende Aufgabe.
Aufgrund der pandemischen Bedingungen hatten viele Berater, Freiberufler und Remote-Mitarbeiter keine andere Wahl, als ihr Verständnis und ihre Gewöhnung an das Online-Geschäft voranzutreiben. Die Online-Präsenz Termine kann sich ganz anders anfühlen als die traditionelle Methode der persönlichen Kontaktaufnahme und der Befolgung vertrauter Richtlinien für eine effektive Termin.
Mit einem soliden Plan und etwas Vorbereitung kann Terminejedoch zu einer kristallklaren Kommunikation führen, die sicherstellt, dass keine wichtigen Details unter den Tisch fallen.
Hier sind einige Top-Tipps für die Führung einer erfolgreichen Online Termin.
1. Tagesordnung aufstellen
Ein Schlüsselelement bei der Vorbereitung einer Termin ist die Erstellung einer Tagesordnung. Dies hilft allen Teilnehmern, sich auf die gleiche Seite zu stellen und sich auf die wichtigsten Punkte zu konzentrieren. Bei einer effektiven Tagesordnung geht es weniger um Ihre Fähigkeit, eine Termin zu leiten, als vielmehr darum, den Teilnehmern zu helfen, die Ziele und Zwecke der Termin zu verstehen.
Wenn Termin online ist, haben die Teilnehmer kaum Zugang zu Ihren nonverbalen Hinweisen, und wenn sie im Voraus wissen, welche Ziele Terminverfolgt, ist es weniger wahrscheinlich, dass sie ihren Platz, ihre Konzentration oder ihre Aufmerksamkeit verlieren. Hier sind einige Termin Beispiele für die Tagesordnung, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Achten Sie beim Erstellen einer Termin Agenda darauf:
- Bitten Sie um Eingaben von denjenigen, die teilnehmen sollen
- Festlegen, wer die Diskussionen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten leiten soll
- Notieren Sie alle Entscheidungen, die getroffen werden müssen, und von wem
- Lassen Sie in der Tagesordnung Platz für Fragen oder Ergänzungen in letzter Minute
2. Mind Maps verwenden
DieVerwendung von Mindmaps kann ein effektives Mittel sein, um festzuhalten, wer anwesend ist, und Platz für Ideen oder Kommentare im Vorfeld zu bieten, mit Verzweigungen, die auf Aktionspunkte oder relevante Dokumente verweisen, damit alle vorbereitet sind. Dies kann besonders bei formelleren Termine nützlich sein, die genaue Aufzeichnungen erfordern, auf die später Bezug genommen werden kann.
Gemeinsame Mindmaps können auch hilfreich sein, wenn Sie möchten, dass die Teilnehmer vor einer Online Termin oder sogar in Echtzeit während der Termin online Ideen brainstormen.
3. Bereiten Sie Ihren Termin Raum vor
Im Laufe der Pandemie gab es zahlreiche amüsante Beispiele dafür, dass die Website Termine versehentlich von Kindern oder halb angezogenen Partnern im privaten Umfeld einer ansonsten professionellen Umgebung zerstört wurde. In Anbetracht der Umstände wird dies größtenteils verziehen und gutmütig hingenommen, aber es ist trotzdem peinlich für die Betroffenen und sollte besser vermieden werden!
Wählen Sie also vor der Termin einen ruhigen Raum, in dem Sie die Ablenkungen kontrollieren und begrenzen können. Verwenden Sie Kopfhörer, um Rückkopplungen zu vermeiden und Hintergrundgeräusche zu minimieren. Wenn Sie außerdem eine neue Konferenzsoftware oder eine neue Technologie jeglicher Art verwenden, führen Sie vor der Termin einen Testlauf durch, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.
4. Halten Sie Ihr Tempo ein
Um der Verzögerung von zwei bis drei Sekunden Rechnung zu tragen, mit der die Online-Software Termin in der Regel arbeitet, ist es wichtig, eine Online-Umfrage Termin in einem etwas langsameren Tempo zu führen als eine persönliche Umfrage Termine. Achten Sie darauf, dass nach einer Frage eine ausreichende Pause eingelegt wird, und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer die Möglichkeit hatten, sich zu informieren, wenn das Thema gewechselt wird. Fügen Sie außerdem eine längere Pause ein, nachdem Sie um die Aufmerksamkeit aller gebeten haben, bevor Sie fortfahren.
Machen Sie englische Sprech-, Hör- und Leseübungen , um Ihre Sprachkenntnisse zu verbessern.
5. Anschaulicher werden
Wenn Sie Ihren Bildschirm nicht freigeben, kann es vorkommen, dass sich die Konversation während einer Online-Unterhaltung Termin um etwas dreht, das nicht jeder sehen kann. In solchen Fällen ist es wichtig, besonders anschaulich zu sein, um alle Teilnehmer einzubeziehen und das Beste aus ihren Antworten herauszuholen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um zu überlegen, welches Bild Sie in den Köpfen derjenigen hervorrufen, die nicht direkt sehen können, worauf Sie sich beziehen, und versuchen Sie, so genau und anschaulich zu sein, wie es das Thema erfordert.
6. Notizen machen und teilen
Eine weitere gute Möglichkeit, ein gemeinsames Verständnis der Ziele von Terminsicherzustellen, besteht darin, während der Termin effektive Notizen zu machen und diese mit allen Teilnehmern zu teilen. Eine gute Möglichkeit ist die Verwendung von Online-Mindmaps, die alle Teilnehmer in Echtzeit sehen und ergänzen können, wenn neue Ideen auftauchen. Dies kann auch eine großartige Methode sein, um alle Teilnehmer zu beteiligen und Input von allen Teilnehmern zu erhalten, während mehr Klarheit geschaffen wird.
7. Rekapitulieren Sie, bevor Sie einpacken
Bevor Sie alle unterschreiben, bitten Sie jeden, abwechselnd die Aktionspunkte zu rekapitulieren, für die er nun verantwortlich ist, um vorwärts zu kommen. Dadurch wird bestätigt, dass alle Anwesenden das Ergebnis der Termin verstanden haben, und es wird sichergestellt, dass die Verantwortlichkeit für das weitere Vorgehen gegeben ist. Dies ist besonders hilfreich in Online-Umgebungen, in denen es nicht immer einfach ist, die Verwirrung einer Person visuell zu erkennen.
Sam Bell, Marketing Manager bei Portico, hält das Recapping für die wichtigste Komponente für den Gesamterfolg einer Online-Konferenz Termin. "Unabhängig davon, mit wem Sie eine Online-Konferenz abhalten, ist eine effektive Zusammenfassung vor der Abmeldung der Schlüssel zum Erfolg der Ziele von Termin. Die Konsolidierung des Verständnisses der behandelten Schlüsselpunkte und die Bestätigung, wer für die identifizierten umsetzbaren Punkte verantwortlich ist, ist für die anhaltenden Ergebnisse der Termin unerlässlich."
8. Individuelle Nachbesprechung verzögern
Besonders wenn Sie gerade eine wichtige oder wichtige Online-Konferenz Termin beendet haben, ist es wichtig, den virtuellen Termin "Raum" zu verlassen, bevor Sie eine individuelle Nachbesprechung mit den Kollegen durchführen. Es könnte eine Katastrophe sein, wenn entfernte Teilnehmer etwas Negatives mitbekommen, weil Sie die Nachbesprechung durchführen, bevor alle anderen den Online-Konferenzraum verlassen haben. Die beste Vorbeugung ist es, eine allgemeine Regel aufzustellen, dass jede Nachbesprechung über eine neu hergestellte Online-Verbindung durchgeführt wird.
Wie sieht es mit Immobilien aus Termine?
Covid-19 hat einen unermesslichen und dauerhaften Wandel in den Workflow-Management-Software-Trends vieler Branchen, einschließlich des Immobiliensektors, herbeigeführt, da sowohl Fachleute als auch Kunden die Vorteile der Verlagerung eines Großteils des Immobiliengeschäfts ins Internet erkannt haben. Wenn es um immobilienbezogene virtuelle Termine geht, gibt es zusätzlich zu den oben genannten Punkten einige wertvolle Tipps zu beachten:
- Lernen Sie, wie Sie Ihren Bildschirm freigeben können, um Kunden durch digitale Verträge zu führen
- Nehmen Sie sich die Zeit, die Durchführung einer virtuellen Vorführung zu beherrschen
- Unterrichten Sie Ihre Kunden in der Nutzung von Online-Videokonferenzen
- Veranstalten Sie regelmäßig Videokonferenzen mit Ihren Kunden, um die Beziehung aufrechtzuerhalten.
Die Ziele einer Online-Veranstaltung Termin unterscheiden sich nicht von denen einer Präsenzveranstaltung Termine, aber ein wenig mehr Vorbereitung, ein guter Rhythmus, eine kristallklare Kommunikation und das Engagement und Verständnis der Teilnehmer sind der Schlüssel zum Erfolg.
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