Software für die E-Mail-Automatisierung hat die Geschäfts- und Marketingwelt im Sturm erobert und die Branche weltweit verändert - dank einer neuen Generation hochentwickelter Technologie, die für jeden zugänglich ist. Jetzt können Unternehmen aller Art ihre eigenen automatisierten Workflows erstellen, um ihre Marke effizienter, produktiver und vor allem profitabler zu machen.
Die Automatisierung ist in allen Branchen weltweit zum Wachstumsgeheimnis geworden. Laut einer Umfrage von Gleanster setzen fast 80 % der leistungsstärksten Unternehmen seit mehr als zwei Jahren Automatisierungslösungen für das Marketing ein. In dem Maße, in dem die Kapazitäten der Automatisierungstools wachsen, werden Unternehmen immer mehr Möglichkeiten haben, deren Vorteile zu nutzen, wie zum Beispiel die Möglichkeit, überzeugende Kundendaten zu liefern, die für das Outbound-Marketing von unschätzbarem Wert sind.
Automatisierung ist jedoch nicht nur für große Unternehmen reserviert. Auch kleine Unternehmen können Automatisierung auf jeder Ebene ihrer Geschäftsabläufe integrieren, von der Erfassung potenzieller Kunden über den Verkaufsabschluss bis hin zur Kundenbetreuung und dem Streichen wiederkehrender Verwaltungsaufgaben von der Checkliste. Wenn sich wiederholende Aufgaben und Arbeitsabläufe automatisiert werden, können kleine Unternehmen ihre Ressourcen anderen, produktiveren Aufgaben widmen - wie der Geschäftsentwicklung.
Im Folgenden stellen wir Ihnen sechs Möglichkeiten vor, wie Sie Ihr Unternehmen mit Hilfe der Automatisierungstechnik revolutionieren können.
1. Sofortiges Antworten auf eine E-Mail-Kontaktanfrage
Wenn die auf Ihrer Website angegebene E-Mail-Adresse Ihre Hauptanlaufstelle ist, wird es nicht lange dauern, bis Sie mit einer Flut von Service-E-Mails oder E-Mails mit Informationsanfragen überschwemmt werden. Das Problem mit einer E-Mail-Adresse als Hauptanlaufstelle ist jedoch, dass die Unternehmen sie nicht so oft abrufen, und selbst wenn sie es tun, dauert es Tage, bis sie antworten, wodurch wertvolle Aufträge verloren gehen.
In solchen Fällen ist es keine Option, erst Tage später zu antworten, und das kann Ihre Geschäftsmöglichkeiten erheblich beeinträchtigen. Laut der Lead-Response-Management-Studie sinkt die Chance, einen Lead zu konvertieren, um das 21-fache, wenn man auch nur 30 Minuten mit der Kontaktaufnahme oder der Beantwortung von Anfragen wartet, im Gegensatz zur Beantwortung innerhalb der ersten fünf Minuten.
Glücklicherweise können Sie mit Hilfe bestimmter Automatisierungssoftware solche Serviceanfragen jedes Mal sofort beantworten - ohne sich ihnen überhaupt widmen zu müssen. Anstatt Anfragen über eine E-Mail-Adresse zu bearbeiten, können Sie mit Hilfe einer intelligenten Automatisierungssoftware ein "Kontakt" -Formular auf Ihrer Website einrichten.
Wenn ein Interessent, der Ihre Website besucht, sich über dieses Formular registriert, indem er seine Daten und Anmeldeinformationen eingibt, sendet die Software ihm sofort eine Antwort. Darüber hinaus können Sie die Vorlage für die Antwort im Voraus entwerfen und einen Hauch von Personalisierung hinzufügen, um dem Benutzer das Gefühl zu geben, dass Sie ihn persönlich betreuen, obwohl Sie Ihre Interaktionen automatisieren.
2. Kundendienstanfragen automatisieren
Laut einer Gartner-Umfrage versuchen fast 89 % der Unternehmen, sich im Wettbewerb zu differenzieren, indem sie einen Kundenservice der Superlative anbieten. Die Automatisierung des Prozesses zur Bereitstellung von Lösungen für generische Kundenanfragen ist ein einfacher und effizienter Weg, um sofortigen Kundensupport zu bieten und gleichzeitig die Supportmitarbeiter von diesen generischen Anfragen zu entlasten, damit sie für Probleme, die ihr Eingreifen erfordern, verfügbar bleiben.
Laut einer Umfrage von Relay nutzen 58 % der B2B-Unternehmen KI-Lösungen wie Aiops und Chatbots auf ihrer Website, um solche Anfragen zu bearbeiten. Das ist auch gut so, denn eine weitere Umfrage von Drift stellte fest, dass: "der #1 prognostizierte Anwendungsfall für Chatbots ist es, eine schnelle Antwort in einem Notfall zu erhalten, während der #2 Anwendungsfall die Lösung einer Beschwerde oder Frage ist."
Der Grund, warum sich immer mehr Unternehmen KI-Lösungen wie Chatbots zuwenden (Sie können sich sogar an eine Chatbot-Agentur wenden), ist, dass sie ihnen helfen können, die intensivste aller Aufgaben zu automatisieren, nämlich die Bearbeitung allgemeiner Kundenanfragen. Dies hilft ihnen in zweierlei Hinsicht.
Erstens erhalten Kunden sofortigen Support, und ihre Erfahrung am ersten Touchpoint ist immer zufriedenstellend und legt ein starkes Fundament für zukünftige Interaktionen. Zweitens stellt es auch sicher, dass bei richtiger Handhabung häufige Geschäftsprobleme mit einfachen Lösungen durch Automatisierung gelöst werden können - ohne zusätzliche Kosten für die Beteiligten, während sichergestellt wird, dass sich die Supportmitarbeiter auf andere produktivere Aufgaben oder eskalierte Serviceanfragen konzentrieren können.
3. Erfassen Sie Leads durch das Angebot von kostenlosen Inhalten
Unabhängig davon, wie gut Ihre Dienstleistungen oder Produkte sind, werden potenzielle Kunden Sie nicht kontaktieren, und selbst wenn sie es tun, heißen sie Sie sicher nicht gerne in ihrem E-Mail-Posteingang willkommen. Laut einer Umfrage von The Radicati Group erhält eine Person im Durchschnitt 96 geschäftliche E-Mails an einem einzigen Tag. Wie können Sie sich also in diesem bodenlosen Meer von Werbe-E-Mails von anderen abheben? Die Antwort lautet kurz und bündig: Geben, um zu empfangen.
Am besten gelingt Ihnen das, indem Sie Ihren Abonnenten kostenlose, relevante und vor allem nützliche Inhalte anbieten. Indem Sie diese Inhalte in Form von kostenlosen Ressourcen wie PDF(s), Video-Tutorials, E-Books, Whitepapers usw. bereitstellen, gewinnen Sie nicht nur mehr Leads, sondern zeigen auch Ihre Branchenexpertise und festigen damit in den Köpfen Ihrer Kunden Ihren Ruf als maßgebliche Persönlichkeit in der Branche.
4. Quicken-Transaktionsprozesse
Zahlungsverfahren laufen über eine Reihe von Abteilungen ab. Von der Gehaltsabrechnung bis zum Online-Verkauf von Waren - automatisierte Geschäftsprozesse, die durch die digitale Transformation ermöglicht werden, machen es für alle Beteiligten einfacher, insbesondere für die Kunden. Transaktionsprozesse eignen sich besonders gut für den Prozess der Automatisierung, da es sich um routinemäßige, administrative Aufgaben handelt, die auch die Möglichkeit menschlicher Fehler verringern können.
Wenn die richtigen Informationen vorliegen, sorgt ein Tool zur Zahlungsautomatisierung für Unternehmen dafür, dass sie verarbeitet, veröffentlicht und anschließend an die richtige Person gesendet werden. Die Automatisierung von Transaktionsverfahren hilft, den manuellen Papierkram zu minimieren und verbessert die Wahrscheinlichkeit eines fehlerfreien Kundenerlebnisses.
5. Höhere Qualität der Leads durch Inbound Marketing gewinnen
Wussten Sie, dass bis zu 50 % der Interessenten, die ein Unternehmen für sein Produkt oder seine Dienstleistung hat, nicht dafür geeignet sind? Diesen potenziellen Käufern fehlt möglicherweise das Budget, die Zeit, die Dringlichkeit oder der Bedarf an dem Produkt oder an Funktionen, die es unmöglich machen, dass die Entwicklung des Verkaufs für beide Parteien praktikabel oder vorteilhaft ist.
Es ist von entscheidender Bedeutung, diese potenziellen Kunden durch automatisiertes Demand Generation Marketing warm zu halten - eine Strategie, die das Interesse an Ihrer Marke weckt und verstärkt und potenzielle Kunden durch den Verkaufstrichter führt.
Sie können die Automatisierung in Ihrem Programm zur Nachfragegenerierung nutzen, um die Effizienz zu verbessern und gleichzeitig die Personalisierung beizubehalten. Wenn potenzielle Kunden beispielsweise ein bestimmtes digitales Asset von Ihrer Website herunterladen, z. B. eine Vorlage oder ein Whitepaper, werden sie einem voreingestellten Segment hinzugefügt, das sich auf dieses Asset bezieht. Anschließend erhalten sie eine geplante Folge von E-Mails, die auf ihre Interessen zugeschnitten sind und Links zu weiteren Inhalten enthalten - und das alles, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen.
6. Rationalisierung der Dokumentationsprozesse
Physische Aufzeichnungen sind für viele Unternehmen ein fester Bestandteil, und fast jedes Unternehmen behandelt sie auf eine bestimmte Weise. Der Lebenszyklus von Dokumentationsprozessen ist jedoch ein Ort, an dem mit hoher Wahrscheinlichkeit teure blinde Flecken aufgrund von Fehlplatzierungen auftreten können.
Relevante Informationen gehen aufgrund von Missmanagement oft verloren, und es wird viel unnötig gedruckt. Das treibt automatisch die Betriebskosten in die Höhe, verringert die Sicherheit und führt zu einer unorganisierten Büroatmosphäre.
Die Automatisierung von Dokumentationsprozessen bietet Unternehmen die Möglichkeit, Dateien nahtlos zu konvertieren, zu übertragen und zu archivieren, und zwar mit Tools wie OCR-API, Dokumentenmanagement- oder Datensicherungssoftware. Sie sind besonders praktisch, wenn ein Unternehmen den Übergang zu einem digitalen Unternehmen vollzieht, indem es sich für eine Organisation entscheidet, die auf die digitale Transformation ausgerichtet ist. Mit Hilfe der Automatisierung von Dokumentenprozessen können Sie automatische Datensicherungen speichern, die dafür sorgen, dass Ihre Daten im Falle eines unvermeidlichen Ereignisses nicht dauerhaft zerstört werden.
Fazit
Die Entscheidung darüber, wie und wo man die Vorteile der Automatisierung optimieren kann, erfordert Überlegung und Bewertung. Werfen Sie einen Blick auf die Zahlen und Stunden, die in jede Betriebsebene Ihres Unternehmens investiert werden, um zunächst die Bereiche zu definieren, die automatisiert werden müssen.
Automatisieren Sie jedoch nicht alles auf einmal, denn es ist eine Praxis, die Zeit braucht, um sich zu verinnerlichen. Jede Phase des Automatisierungsprozesses kann Ihnen weitere Effizienzgewinne bringen. Daher ist es ratsam, abzuwarten und zu beobachten, wie jede Änderung Ihre Gesamtprozesse verbessert, bis Sie weiter automatisieren.
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Über den Autor
Srushti Shah ist eine ehrgeizige, leidenschaftliche und unkonventionell denkende Frau mit viel Erfahrung im digitalen Marketing. Sie arbeitet als Digital Marketer und Content-Autorin bei Acquire. Ihr Hauptaugenmerk liegt darauf, ihre Kunden mit den neuesten Innovationen in ihrem Bereich zu bedienen, was zu schnellen und effektiven Ergebnissen führt. Über die Erwartungen hinaus zu arbeiten und die bestmöglichen Ergebnisse zu liefern ist ihr berufliches Motto. Neben der Arbeit liebt sie es zu reisen, neue Dinge zu entdecken und Zeit mit ihrer Familie zu verbringen. Erreichen Sie Srushti Shah auf Twitter oder LinkedIn.
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