Termine ist ein wichtiger Bestandteil der Geschäftswelt. Ganz gleich, ob es sich um eine geplante Besprechung oder ein wichtiges Produktproblem handelt, online Termine hilft dabei, Teammitglieder zusammenzubringen. Es erleichtert es Geschäftsinteressenten und Mitarbeitern an verschiedenen Standorten, auf dieselbe Seite zu kommen, um wichtige Fragen zu besprechen, ohne dass sie physisch anwesend sein müssen. Wussten Sie, dass 94 % der Unternehmen der Meinung sind, dass virtuelle Termine die Produktivität steigern?

Darüber hinaus ist Termine nach der Covid-19-Krise ein Teil des neuen normalen beruflichen Verhaltens. Die Popularität ist so hoch wie nie zuvor, denn der Videokonferenzriese Zoom meldete 300 Millionen täglich aktive Teilnehmer im November 2020. Es kommt jedoch auf die Qualität der auf Termin verbrachten Zeit und die danach getroffenen Entscheidungen an. Bevor Sie sich auf die schnellen Möglichkeiten stürzen, wie Sie Ihre Termine ansprechend gestalten können, ist es wichtig zu wissen, dass sich Abrechnungssoftware lohnt.

Warum sollte die Website Termine interaktiv sein?

Nur weil Unternehmen online Termine betreiben, heißt das noch lange nicht, dass sie mit dem Strom schwimmen können. Wie andere Geschäftsprozesse müssen auch die Online-Prozesse Termine fruchtbar und produktiv sein. Wussten Sie, dass die schlechten Termin Organisationen die Unternehmen jährlich rund 399 Milliarden USD kosten können?

Der Mangel an physischer Interaktion kann sich bereits auf die Leistung des Mitarbeiters ausgewirkt haben, und die virtuelle Termine ist die perfekte Abwechslung. Unternehmen sollten nicht vergessen, dass virtuelle Termine der Katalysator sind, der verschiedene Teams und remote arbeitende Mitarbeiter zusammenbringt. Jede Lücke in der Durchführung dieser Termine kann sich negativ auf die Produktivität des Unternehmens auswirken, und es ist von entscheidender Bedeutung, diese Termine sehr ansprechend und interaktiv zu gestalten.

Die Einbindung von Teammitgliedern, Interessengruppen und Lieferanten kann für jedes Unternehmen eine Herausforderung sein. Zwar können wirksame technologische Investitionen wie Abrechnungssoftware ihren Teil dazu beitragen, aber es hat keinen Sinn, Termine zu veranstalten, wenn die Teilnehmer dazu nicht bereit sind. Es beginnt also damit, dass man nach realistischen Möglichkeiten sucht, die Online-Interaktionen zu nutzen, um das Beste aus diesen Termine herauszuholen.

Die realistischsten Möglichkeiten, virtuelle Termine hochgradig interaktiv zu gestalten

Wenn ein Unternehmen die Pokergesichter aus dem virtuellen Termine entfernen will, muss einiges getan werden, um diese Termine spannend, interaktiv und vor allem produktiv zu machen. Einige der bewährten Methoden, um diese Termine für sich arbeiten zu lassen, sind.

Technische Probleme beseitigen

Technische Schwierigkeiten können die erste Hürde für den Erfolg von Termin sein. Die Störungen während der virtuellen Termin können auch dazu führen, dass das Publikum den Überblick über Termin und das Interesse verliert. Daher müssen Unternehmen, bevor sie überhaupt an die Einbindung des Publikums denken, die ordnungsgemäße technische Konnektivität in ihrem Online-Angebot Termine sicherstellen. Das fängt damit an, dass ein separates technisches Support-Team benannt wird, das sich mit der Verwaltung virtueller Termine auskennt. Die Unternehmen können außerdem einen Testlauf durchführen oder eine detaillierte SOP erstellen, um sicherzustellen, dass das Publikum jede technische Störung auf seiner Seite beheben kann.

Festlegung der Rolle

So wie es in einem Büro definierte Rollen gibt ( Termin), so ist dies auch für das virtuelle Termin erforderlich. Bevor Sie mit den Interaktionen beginnen, müssen Sie die technischen Rollen, Organisatoren, Zugangsberechtigungen usw. innerhalb Ihrer Organisation definieren. Diese klare Rollendefinition stellt sicher, dass jeder seine Rolle im virtuellen Termin kennt und bei Bedarf reagieren kann. Das technische Supportteam sollte sofort auf Abruf verfügbar sein; die Community-Manager können die Live-Chat-Option nutzen. Auf diese Weise lassen sich Missstände beseitigen, die bei einer Online-Veranstaltung ( Termin) dazu führen können, dass sich das Publikum nicht mehr engagiert.

Einbindung des Publikums vor Beginn der Termin

Die Zeit zwischen der Online-Verbindung und dem Beginn der Termin kann dafür sorgen, dass Ihre Teilnehmer engagiert oder unengagiert bleiben. Vielleicht haben sie an ihrem Wohnort andere Erfahrungen gemacht und brauchen Zeit, um sich an die professionelle Atmosphäre der virtuellen Termin zu gewöhnen. Ein einfacher Appell, wie z. B. an die Studenten, kann das Publikum einbinden, oder eine musikalische Interaktion kann sie auf Termin aufmerksam machen. Dies kann dazu beitragen, die Isolation und das Gefühl der Einsamkeit auf der virtuellen Termine zu beseitigen. Die Zeit, die für das Einchecken auf Termin vorgesehen ist, fördert die Teamarbeit, die Zusammenarbeit, die Kreativität usw.

Erwartungen setzen

Es ist gut, wenn Sie den Teilnehmern Ihre Erwartungen an die Teilnahme an der Termin bewusst machen. Dies wird dem internen Team, den Interessenvertretern und allen anderen Teilnehmern eine kleine Orientierungshilfe bieten, damit sie sich entsprechend dem erwarteten Verhalten vorbereiten können. Unternehmen können sicherstellen, dass alle Teilnehmer die Daten bereithalten, z. B. Rechnungssoftware Berichte im Falle von Finanzen und andere Details, die während der Diskussion benötigt werden. 

Außerdem sollte die Tagesordnung Termin mit den Teilnehmern geteilt werden, und andere Vorgaben wie Video- oder Audio-Interaktion können ordnungsgemäß kommuniziert werden. Darüber hinaus können die Teilnehmer über andere notwendige Richtlinien informiert werden, wie z. B. ein Telefon im Stumm-Modus, Hintergrundanforderungen usw.

Interaktive Präsentation erstellen

Keine professionelle Termin kann mit langweiligen Präsentationen weitermachen. Die Zahlen und Strategien können Ihr virtuelles Termin uninteressant machen, und es ist keine Überraschung, wenn sich Ihre Teilnehmer schläfrig fühlen. Es geht darum, langweilige Präsentationen mit Hilfe von Infografiken in interaktive Präsentationen zu verwandeln. Die Monopolstellung von PowerPoint muss durch bunte Grafiken, Diagramme, Bilder usw. aufgehoben werden. Außerdem kann sichergestellt werden, dass die Online-Präsentation Termine kurz, knackig und informativ bleibt. Es sollte nicht so sein, dass der Redner ununterbrochen mehr als eine Stunde am Stück spricht.

Einführung von Freizeit für das Publikum

So wie Ihre Mitarbeiter es lieben, zwischen der Arbeit ein wenig zu plaudern, ist es wichtig, ihnen während der virtuellen Termine etwas Freizeit zu geben. Es ist ideal, um die freie Zeit zwischen den virtuellen Termine einzuführen. Die Unternehmen können diese freie Zeit nutzen, um den Teilnehmern den Markenwert, die Geschichte des Sprechers usw. vorzustellen. Sie kann dazu beitragen, das Gespräch in Schwung zu bringen und die Teilnehmer aufzufrischen. Unternehmen können Klebezettel-Tools, Whiteboard-Apps usw. einbeziehen, um diese freie Zeit für die Teilnehmer nützlich zu gestalten.

Gamification nutzen

Die Einführung kleiner Spiele im Internet Termine kann Ihrem Unternehmen zugute kommen. Die verschiedenen Gamification-Techniken sind einfach zu implementieren und bieten den Unternehmen multidisziplinäre Vorteile. Gamification erhöht das aktive Zuhören, steigert die Beteiligung und kann am Ende Preise zur Motivation der Teilnehmer beinhalten. 

Einige der einfachen Spieltechniken können falsch geschriebene Wörter beinhalten und die Teilnehmer auffordern, die Fehler zu finden, um zu gewinnen, Zitate von Teilnehmern während der gesamten Termin zu sammeln, ein "Wer hat das gesagt" zu organisieren, usw. Die Einbeziehung echter Preise kann für die Unternehmen ein Überraschungselement darstellen und den Teilnehmern einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

• Körperliche Betätigung: Dies kann der Wendepunkt für Ihre Online-Präsenz Termine sein. Wenn Sie sich länger als 20 Minuten an einem Ort aufhalten, kann Ihr Körper zur Ruhe kommen, was sich auf Ihre Aufmerksamkeit auswirkt. Eine stimmliche Aufwärmübung ist alles, was Sie brauchen, um Ihre virtuelle Termine körperlich und interaktiv zu machen. Diese Dehnübungen am Schreibtisch können zu Beginn der Termin für 2-3 Minuten durchgeführt werden, um den Körper für das bevorstehende Brainstorming aufzuladen und zu aktivieren. Unternehmen können außerdem einen Moderator einsetzen, der diese körperlichen Interaktionen erleichtert und dafür sorgt, dass die Teilnehmer während der Übungen richtig mitmachen.
• Einführung in Eisbrecher: Es ist erwiesen, dass Eisbrecher die rechte Gehirnhälfte aktivieren und die Teilnehmer zur aktiven Teilnahme und Kreativität anregen. Ein lustiger Eisbrecher schafft die idealen Voraussetzungen für eine Online-Konferenz Termin. Er beseitigt die erwartete Unbeholfenheit, besonders wenn die Teilnehmer zum ersten Mal auf Termin sind. Bei diesen Eisbrechern kann es sich um Quizfragen, virtuelle Spiele oder Fragen handeln, mit denen Ihre Teilnehmer überhaupt nicht gerechnet haben. Diese überraschenden Eisbrecher sind alles, was Sie brauchen, um Ihre Teilnehmer aufzuladen. Darüber hinaus tragen sie dazu bei, organische Gespräche und Verbindungen zwischen Personen aus verschiedenen demografischen Gruppen, Zeitzonen usw. zu fördern.
• Durchführung von spielerisch-interaktiven Umfragen: Live-Umfragen sind die beste Methode, um Kundendaten oder Details aus dem Team zu sammeln. Umfragen und Abstimmungen können jedoch langweilig sein, weshalb Ihr Unternehmen sie mit Spaß gestalten sollte. Mit diesen unterhaltsamen Aktivitäten können mehrere Stimmen gesammelt werden, denn sie sind eine interaktive Methode, um Daten von den Teilnehmern zu sammeln. Unternehmen können sich für eine breite Palette von lustigen und schönen Umfrageformaten entscheiden. Diese Umfrageformate werden von führenden IT-Unternehmen mit speziellen Integrationen für beliebte Videokonferenz-Tools wie Microsoft Teams, Zoom, BlueJeans, Cisco Webex usw. eingeführt.
• Aufrechterhaltung von Folgeaktivitäten: Die Interaktion endet nicht mit dem Ende der virtuellen Termine. Daher ist es ebenso wichtig, eine gezielte Nachbereitung mit den Teilnehmern durchzuführen. Diese Interaktionen können mit den erforderlichen Materialien per E-Mail nachbereitet werden. E-Mail-Nachfassaktionen können Veranstaltungshöhepunkte, Sitzungsaufzeichnungen, wichtige Erkenntnisse usw. enthalten. Sie können diese Nachfass-E-Mails leicht und interaktiv gestalten, indem Sie lustige Fotos von der Termin hinzufügen. Die Nachbereitung kann als eine Art Dankeschön an die Teilnehmer für ihr pünktliches Erscheinen betrachtet werden. Die Teilnehmer haben das Gefühl, dass sie für ihre Zeit geschätzt werden und freuen sich auf weitere Termine.
• Einladende Rückmeldungen: Unterschätzen Sie niemals die Macht von engagierten Rückmeldungen nach der virtuellen Termine. Diese können die eigentliche Quelle sein, um die Art und Weise und die Richtung der Durchführung von Termine in Zukunft zu ändern. Teams, die effektive Lösungen wie Abrechnungssoftware verwenden, können in diesen Online Termine Feedback geben, um den Finanzprozess zu optimieren. Dieses Feedback ist entscheidend für die Bindung der Teilnehmer und den Aufbau langfristiger Geschäftsbeziehungen. Daher müssen Unternehmen ein authentisches Feedbacksystem einführen, das automatisch Rückmeldungen von Teams, externen Teilnehmern usw. sammelt. Es hilft dabei, die Erfahrungen aller Teilnehmer im Auge zu behalten und sie zu bewerten. Unternehmen, die online Termin Feedback sammeln, können ihre Interaktion schnell verbessern und müssen die Teilnehmer nicht unbedingt überzeugen, daran teilzunehmen.

Einpacken

Es ist keine Überraschung, dass der weltweite Markt für Videokonferenzen bis 2023 ein Volumen von 13,8 Milliarden USD erreichen wird. Die Beliebtheit von Termine ist für Unternehmen nur dann von Nutzen, wenn diese Videointeraktionen interaktiv und höchst ansprechend bleiben. Die oben erwähnten kleinen, aber effektiven Schritte können jedem Unternehmen helfen, ein professionelles Umfeld zu schaffen, auch wenn es sich um einen virtuellen Fall handelt. Unternehmen können ganz einfach damit beginnen, die Teilnehmer über den Plan, die Anforderungen und die Notwendigkeit der Teamarbeit zu informieren, auch während dieser Termine. Es geht darum, die Produktivität von virtuellen Termine zu optimieren.

Über den Autor

Anchal Ahuja ist seit 2012 Content Manager und verfügt über mehr als fünf Jahre Erfahrung im Schreiben von SaaS-Inhalten und B2B-Marketing.