Das Nachfassen bei einem potenziellen Kunden oder Auftraggeber ist eine Kunstform. Sie müssen professionell wirken, dürfen aber nicht zu aggressiv sein. Sie müssen auf Ihr Timing achten und auch auf die Menge der E-Mails, die Sie versenden.
Da Sie E-Mails im Voraus verfassen und ihre Versendung planen können, sind sie eine der besten Möglichkeiten für ein Follow-up.
Aber wie schreibt man eine Nachricht, auf die man eine Antwort erhält?
Bleiben Sie dran, um herauszufinden, wie oft Sie nachfassen sollten und was die wichtigsten Bestandteile einer Follow-up-E-Mail sind. Außerdem finden Sie neun Beispiele für E-Mails zu alltäglichen Anlässen.
Wie viele Nachfassaktionen sind zu viel?
Im Vertrieb sagen etwa 80 % der Menschen "Nein", bevor sie zustimmen. Bedeutet das, dass Sie mindestens vier Folge-E-Mails verschicken müssen?
Betrachtet man verschiedene Berichte über die Öffnungsrate von E-Mails, so erhält die erste E-Mail in der Regel die höchste Rate. Aber auch jede nachfolgende Nachricht erhält einen bedeutenden Prozentsatz, und das ist wichtig, um im Auge zu behalten.
Die Daten von Yesware zeigen, dass Sie bei einer Kette von 10 E-Mails eine Antwortquote von 6-30 % erzielen können. Die Quote sinkt zwar mit jeder weiteren E-Mail, aber Ausdauer führt insgesamt zu einer besseren Antwortquote.
Aber das Versenden von E-Mails wird Ihren Empfänger höchstwahrscheinlich verärgern.
Wie können Sie also die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass potenzielle Kunden Ihre E-Mails nicht nur öffnen oder lesen, sondern sie auch tatsächlich beantworten? Wir stellen Ihnen einige Möglichkeiten vor, wie Sie eine Follow-up-E-Mail verlockend gestalten können.
Was Sie beim Schreiben einer Follow-up-E-Mail beachten sollten
Unabhängig davon, ob Sie nach einem Verkaufsgespräch oder einer Diskussion mit einem Kollegen ein Follow-up schreiben müssen, sollten Sie beim Tippen ein paar wichtige Punkte beachten.
Zielsetzung
Bevor Sie mit dem Schreiben einer Follow-up-E-Mail beginnen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie wissen, warum Sie sich melden.
Möchten Sie ein Geschäft abschließen, einen weiteren Termin für ein Gespräch vereinbaren oder Informationen zur Klärung eines Gesprächspunkts bereitstellen? Wenn Sie das Endziel bestimmen können, ist es einfacher, einen überzeugenden Aufruf zum Handeln zu verfassen.
Kontext
Manche Menschen sind schlecht darin, sich Informationen zu merken. Und das ist in der Regel auch in Ordnung - das Leben ist so hektisch, dass es eine Menge Daten zu verarbeiten gibt. Wenn Sie dem Empfänger die Situation schildern, kann er besser verstehen, warum Sie sich melden oder wie Sie sich kennengelernt haben.
Der Kontext verhindert auch, dass sie sich fragen, wie ein Fremder an ihre E-Mail gekommen ist, denn Sie sind kein völlig Fremder mehr.
Zweck
Erklären Sie kurz und bündig, warum Sie eine E-Mail schicken. Es ist üblich, direkt zu sagen, dass es sich um ein Follow-up handelt, aber das ist nicht notwendig. Die andere Person muss trotzdem wissen, warum Sie sich entschieden haben, eine weitere E-Mail zu schicken.
Timing
Einige Follow-up-E-Mails werden am besten direkt nach einem auslösenden Ereignis verschickt, während andere am besten noch etwas warten sollten. Ein Beispiel dafür ist ein Telefonanruf im Vergleich zu einem Treffen mit einem Geschäftsvorschlag.
Das Timing ist entscheidend, um das Gespräch auf Kurs zu halten. Manchmal dauert ein Anruf oder eine Sitzung länger als geplant und nimmt die Zeit in Anspruch, die Sie für die Erstellung einer Zusammenfassung des Gesagten eingeplant hatten.
Um dieses Problem zu lösen, verwenden viele Menschen E-Mail-Apps, die die Planung von Nachrichten ermöglichen. Dann können Sie eine Follow-up-Nachricht im Voraus schreiben, und die App wird sie automatisch versenden.
Betreffzeile
Wenn Sie Ihre Chancen auf eine Antwort erhöhen wollen, machen Sie es persönlich. Der Posteingang ist eine lange Liste von Betreffzeilen - es bringt mehr Glück, wenn Ihre hervorsticht.
Machen Sie sich keine Sorgen, dass die Betreffzeile zu lang ist. Laut einer Studie über E-Mail-Reichweite haben 36-50 Wörter lange Betreffzeilen eine fast 25 % höhere Antwortquote.
CTA
Wenn Sie wollen, dass eine E-Mail zu etwas führt, muss sie eine Handlungsaufforderung enthalten. Und diese Aktion basiert auf Ihren Zielen.
Ein CTA sollte klar und umsetzbar sein. Sie sollte dem Empfänger Optionen und Verhandlungsspielraum geben, ohne schwach und hoffnungsvoll zu klingen. Der Zweck einer CTA ist es, Ergebnisse zu erzielen.
Unterschrift
Wie wichtig eine Unterschrift ist, ist ein Thema für sich. Ihre Unterschrift enthält wichtige Angaben, z. B. wer und was Sie sind, wo Sie arbeiten und wie man Sie erreichen kann.
Wenn Sie ein Unternehmen vertreten, sollte Ihre Unterschrift auch Ihrer Vorlage für Markenrichtlinien entsprechen, um das Bild zu vervollständigen.
Wenn Sie diese Elemente im Kopf haben, können Sie mit dem Verfassen einer Follow-up-E-Mail fortfahren.
Schritte zum Schreiben einer Follow-up-E-Mail
Um das eben Besprochene zusammenzufassen, finden Sie hier eine praktische Checkliste für die Gestaltung Ihrer E-Mail.
1. Mit Kontext öffnen
Beginnen Sie Ihre Follow-up-E-Mail immer mit einem kurzen Grund für das Schreiben.
2. Mehr Details bereitstellen
Oft zögern die Leute die Antwort hinaus, weil sie nicht wissen, wie man in E-Mails Smalltalk führt. Geben Sie gegebenenfalls Details an, die Aufforderungen enthalten, wie z. B. einige Fragen oder eine Bitte um Feedback zu einem bestimmten Element.
3. Einen CTA hinzufügen
Eine Aufforderung zum Handeln ist eine weitere Aufforderung zum Antworten. Er erklärt, was Sie als Antwort auf die E-Mail erwarten.
Das kann zum Beispiel eine Aufforderung sein, zurückzurufen oder ein Treffen zu vereinbaren. Es kann auch einfach sein, dass Sie auf eine Antwort warten.
4. Eine Unterschrift hinzufügen
Ihre Unterschrift ist ein Instrument für die Empfänger, um mehr über Sie und Ihr Unternehmen zu erfahren. Neben den oben erwähnten Kontaktdaten kann eine Unterschrift auch die folgenden Elemente enthalten:
- Ein Porträtfoto, damit Ihre E-Mails nicht gesichtslos bleiben.
- Ein Link zu Ihrer Website.
- EINE CTA.
Ihre Unterschrift kann auch jeden Empfänger dazu auffordern, Ihre Website oder Ihren Blog zu besuchen oder Sie auf andere Weise zu kontaktieren.
5. Entwerfen Sie eine Betreffzeile
Der größte Teil Ihres E-Mail-Erfolgs hängt von den Betreffzeilen ab, denn sie sind das erste, was im Posteingang auftaucht. Das ist auch die Essenz des Minimalismus.
Ein längerer Betreff ist zwar wahrscheinlicher, dass Sie eine Antwort erhalten, er sollte jedoch auf die Person zugeschnitten sein, an die Sie die E-Mail senden, und dem Zweck der E-Mail entsprechen.
Eine gute Strategie ist es, zu sagen, welchen Wert eine Person durch einen Klick auf Ihre E-Mail erreichen kann.
9 gängige Beispiele für Follow-up-E-Mails
Die Theorie ist gut, aber die Praxis ist manchmal schwierig, wenn man sich nicht auf einige Beispiele stützen kann. Hier sind neun E-Mail-Vorlagen für einige der häufigsten Anlässe.
Jede dieser Vorlagen kann als Antwortvorlage oder in Ihrem bevorzugten Online-Notizbuch gespeichert werden.
Nach einem geschäftlichen Telefonat
Telefongespräche können sehr informationslastig sein, und in der Regel gibt es keine Mitschrift für spätere Nachfragen. Deshalb ist es sinnvoll, im Anschluss an das Telefonat eine E-Mail zu schreiben, die das Gespräch zusammenfasst, vor allem, wenn Sie möchten, dass die andere Person im Gegenzug etwas tut.
Hallo [Name],
Es war großartig, mit Ihnen über [etwas Bemerkenswertes in Ihrem Gespräch] zu sprechen, das wir neulich hatten. Ich freue mich darauf, mit der Arbeit an [Ihrem gemeinsamen Projekt/Abschluss] zu beginnen, damit Sie [den erwarteten Nutzen] erzielen können.
Bitte füllen Sie das beigefügte Formular aus, damit wir zum nächsten Schritt übergehen können. Dies sollte nur 10-15 Minuten dauern.
Ich werde mich innerhalb eines Tages nach Erhalt Ihrer Antwort mit Ihnen in Verbindung setzen. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören!
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihre E-Mail-Signatur]
Diese Vorlage hat einen klaren Kontext, klare Ziele und einen CTA, aber es könnte sein, dass sie nicht die gewünschte Reaktion erzielt. In diesem Fall sollten Sie nicht davor zurückschrecken, ein weiteres Follow-up zu Ihrem Follow-up zu senden. Bleiben Sie dran für dieses Beispiel.
Nach einer virtuellen Sitzung oder Konferenz
Zwei virtuelle Meetings hintereinander? Bei den vielen Standups, Webinaren und Konferenzen, die stattfinden, könnte dies eine häufigere Art von Follow-up sein, als das vorherige Beispiel.
Nehmen wir als Beispiel eine Sitzung, in der eine Gelegenheit besprochen werden soll.
Hallo [Name],
Es hat mir Spaß gemacht, mehr über die Arbeit Ihres Unternehmens zu erfahren, vor allem, dass Sie [etwas Erinnerungswürdiges aus dem Gespräch] erwähnt haben.
Hier finden Sie einen kurzen Überblick über die von uns angebotenen Dienstleistungen:
- [erwähnen Sie nur die für Ihren Interessenten relevanten Dienstleistungen]
-...
Für den Fall, dass Sie Notizen vergleichen müssen, habe ich wie versprochen die Aufzeichnung unseres Treffens beigefügt.
Was die nächsten Schritte angeht, gibt es weitere Interessengruppen, die Sie in das Gespräch einbeziehen möchten?
Wir freuen uns darauf, Ihr Projekt bald weiter zu besprechen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihre Unterschrift]
Dieses Beispiel beginnt auf eine angenehme Art und Weise und legt den Rahmen fest - unter welchen Umständen Sie mit dem Empfänger gesprochen haben. Es liefert auch Informationen, die die andere Person als Aufforderung zur Aufnahme eines Gesprächs nutzen kann.
Nach einer Voicemail
Wie oft haben Sie eine Sprachnachricht, die jemand hinterlassen hat, tatsächlich abgehört? Vergewissern Sie sich, dass der Empfänger Ihre Nachricht abgehört hat, indem Sie eine kurze Rückmeldung geben.
Hallo [Name],
Ich wollte Ihnen nur sagen, dass ich Ihnen eine Voicemail über [Zweck Ihres Anrufs] geschickt habe.
Falls eine E-Mail für Sie bequemer ist, hier ist der Umfang:
[erwähnen Sie, was Sie tun und wie Sie von Nutzen sein können]
Rufen Sie mich an oder antworten Sie auf diese E-Mail. Ich freue mich auf den Kontakt mit Ihnen.
Beste Wünsche,
[Ihre Unterschrift]
Die Menschen mögen Optionen, wenn es nicht zu viele sind. In diesem Fall gibt es zwei. Und eine CTA, um eine von ihnen zu nutzen.
Nach einem Wettbewerb
Wettbewerbe sind eine großartige Möglichkeit, das Publikum für Ihre Marke zu begeistern und die Zahl Ihrer Abonnenten zu erhöhen. Aber nur eine oder eine Handvoll Personen kann als Gewinner hervorgehen. Das bedeutet aber nicht, dass Sie nicht mit der gesamten Mailingliste nachfassen können.
Wie gibt man Gewinner stilvoll bekannt? Indem man allen Teilnehmern gratuliert.
Hallo [Name],
Vielen Dank für Ihre Teilnahme an [Name des Wettbewerbs]! Wir haben uns über jeden einzelnen Ihrer Beiträge gefreut.
Und nun zum unterhaltsamen Teil: Nehmen wir uns einen Moment Zeit, um dem Gewinner des Wettbewerbs zu applaudieren - [Name des Gewinners des Wettbewerbs].
Wenn es nicht dein Glückstag war, mach dir keine Sorgen. Weitere Wettbewerbe sind auf dem Weg. Bleiben Sie dran für zukünftige Veranstaltungen.
Diese Vorlage ist vielseitig. Sie spricht alle Teilnehmer an und hat eine CTA, um Erwartungen zu wecken.
Beachten Sie, dass Sie auch einen anderen Weg einschlagen und der Gewinnerbekanntgabe eine weitere E-Mail folgen lassen könnten. In diesem Fall riskieren Sie jedoch, denjenigen, die die erste E-Mail nicht geöffnet haben, die Stimmung zu verderben. Niemand möchte der Letzte sein, der es erfährt.
Nach einer Einführung
Einen guten Eindruck bei einem neuen Bekannten zu hinterlassen, mag für Sie einfach sein, aber können Sie ihn auch aufrechterhalten? Eine Folge-E-Mail kann genau das bewirken.
Hallo [Name],
Es war schön, Sie am [Ort des Treffens] zu treffen. Ich würde gerne mehr über [etwas, das Sie besprochen haben/Zweck Ihrer E-Mail] erfahren, da [Grund, warum Sie interessiert sind].
Lassen Sie uns in den nächsten Wochen aufholen. Ich bin frei an [Tage oder Daten, an denen Sie frei sind], wenn Ihnen das passt.
Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Herzliche Grüße,
[Ihre Unterschrift]
Die Vorlage stellt Einführungen in den Kontext Ihres Treffpunkts. Sie liefert auch einen Grund für die E-Mail und bietet Optionen für eine Antwort.
Nach Beantragung einer Aktion
Es gibt unzählige Gründe für diese Art von Follow-up. Vielleicht haben Sie jemanden gebeten, ein Formular, eine Umfrage oder einen Fragebogen auszufüllen. Oder Sie haben Einführungsunterlagen an einen Kunden geschickt.
Hallo [Name],
Ich hoffe, Sie haben eine tolle Woche!
Ich wollte mich nur vergewissern, ob Sie die Möglichkeit hatten, die [Einführungsunterlagen: Link zu Dokumenten oder Videos] durchzugehen, die ich Ihnen letzten Dienstag geschickt habe.
Ich möchte auch erwähnen, dass unser Produkt [einige relevante Vorteile hinzufügen kann].
Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben. Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihre Unterschrift]
Dieses Beispiel enthält eine zusätzliche Phrase. Je nach den Umständen kann es eine gute Idee sein, zu fragen, wie es ihnen geht. Das zeigt, dass Sie an einer soliden Beziehung zu der anderen Person interessiert sind. Es zeigt auch, dass Ihr Interesse über einen einfachen Gewinn hinausgeht.
Nach dem Absenden eines Angebots
Wenn ein Interessent an Ihrem Service interessiert ist, liegt es an Ihrer E-Mail-Kommunikation, dafür zu sorgen, dass ein Lead nicht kalt bleibt.
Telefonanrufe können lästig oder unangenehm sein, aber eine E-Mail kann jederzeit beantwortet werden. Andererseits können sie in einem Posteingang verloren gehen.
Stellen Sie sich nun vor, jemand ist so beschäftigt wie Sie - ein Angebot erfordert mehrere Folge-E-Mails.
Hallo [Name],
Ich wollte mich nur erkundigen, ob Sie die Gelegenheit hatten, das Angebot zu prüfen, das ich Ihnen am [Datum] für [das betreffende Projekt] geschickt habe.
Wenn Sie weitere Einzelheiten über unsere Dienstleistungen benötigen oder das Angebot weiter besprechen möchten, lassen Sie uns einen Anruf vereinbaren. Ich stehe Ihnen an [Tage oder Daten, an denen Sie frei sind] zur Verfügung, wenn das für Sie günstig ist.
Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
Beste Wünsche,
[Ihre Unterschrift]
Bei E-Mails wie dieser müssen Sie den potenziellen Kunden in Ihrer Pipeline weiter nach vorne bringen. Andernfalls könnte sich die Nachverfolgungssequenz länger hinziehen, als es nötig wäre, wenn Sie weitere Einzelheiten über Ihre Dienstleistungen schriftlich mitteilen. Deshalb ist die Aufforderung zum Handeln die Bitte um ein Treffen mit klaren Anweisungen, welche Informationen Sie von ihm benötigen.
Nach einer Nachuntersuchung
Wenn Sie nach dem letzten Beispiel noch nichts von jemandem gehört haben, ist es mehr als notwendig, eine weitere E-Mail zu senden. Denken Sie daran, dass bis zu neun E-Mails durch das Raster fallen können, bevor Sie eine Antwort auf die zehnte E-Mail erhalten.
Hallo [Name],
Ich habe von Ihnen nichts mehr über [worum es in Ihrer letzten E-Mail ging] gehört. Für den Fall, dass sie verloren gegangen ist, hier ist eine Zusammenfassung unserer letzten Gespräche:
[Geben Sie eine Zusammenfassung des Projekts/Geschäfts, das Sie in die Wege leiten wollen]
Wenn jetzt nicht der richtige Zeitpunkt ist, lassen Sie mich wissen, wann wir Ihr Projekt noch einmal im Detail besprechen können.
Ich freue mich darauf, von Ihnen zu hören.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihre Unterschrift]
Nach mehreren Nachfassaktionen
Studien zeigen, dass Beharrlichkeit zu einer höheren Rücklaufquote führen kann. Allerdings kann ein einseitiges Gespräch nicht ewig dauern, also muss eine Ihrer Nachfassaktionen die letzte sein.
Hallo [Name],
Ich bin sicher, dass Sie in diesen Tagen sehr beschäftigt sind. Ich habe mehrmals versucht, Sie wegen [Zweck Ihrer E-Mail] zu erreichen, habe aber keine Antwort von Ihnen erhalten.
Ich möchte nicht der Grund für Ihre Frustration über Ihren Posteingang sein, also lassen Sie mich wissen, ob ich mich zu einem späteren Zeitpunkt mit Ihnen in Verbindung setzen soll, wenn Sie weniger mit E-Mails überschwemmt werden.
Ich würde mich freuen, jederzeit von Ihnen zu hören.
Beste Wünsche,
[Ihre Unterschrift]
Fazit
Viele Menschen haben viel zu tun, daher ist Ausdauer der Schlüssel zur Verbesserung der Antwortquote. Studien zeigen, dass Menschen eher bereit sind, auf eine sechste oder manchmal sogar zehnte E-Mail zu antworten, also hören Sie nicht bei zwei Nachfassaktionen auf.
Gleichzeitig sollten Sie darauf achten, dass Sie einen Mehrwert für die Konversation schaffen - Sie sollten ein Ziel haben, einen Zweck widerspiegeln und den Empfänger zum Handeln auffordern. Einprägsame Betreffzeilen und eine professionelle E-Mail-Signatur am Ende sind ebenfalls hilfreich.
Über den Autor
Carla Andre-Brown ist Content Marketer bei Mailbird. Sie setzt sich für ein gesundes Verhältnis zur Fernarbeit und zu unseren Posteingängen ein. Wenn sie nicht gerade an Inhalten arbeitet, unterrichtet sie digitales Marketing am BCIT oder probiert ein pikantes Rezept aus.
