Wie minimiert man Verwaltungsaufgaben bei der Fernarbeit?

Ich bin sicher, dass viele von Ihnen es satt haben, drinnen eingesperrt zu sein. Und obwohl wir uns alle daran gewöhnt haben, von zu Hause aus zu arbeiten, gibt es keinen Grund, in Bezug auf Ihre Arbeitsgewohnheiten oder Ihre Produktivität selbstgefällig zu werden. Die Arbeit von zu Hause aus kann Ihre Produktivität um 20 % steigern, und wir zeigen Ihnen, wie! 

Halten Sie Ihr Arbeitsumfeld produktiv (dies unterscheidet sich von der Einrichtung eines Arbeitsumfelds zu Hause - es geht darum, den Raum produktiv und aktuell zu halten) 

Zeitplan:

Ich bin sicher, dass Sie einen festen Zeitplan haben, aber nur weil diese Routine im April und Mai funktioniert hat, heißt das nicht unbedingt, dass sie die einzige Option für Sie ist. Als Freiberufler ist es wichtig, die Dinge zu variieren. Wenn Sie Ihre Routine einmal im Monat ändern, können Sie Ihre Produktivität um das Doppelte steigern und verhindern, dass Sie stagnieren. Langweilige Verwaltungsaufgaben können uns wirklich ausbremsen. Wenn Sie also Ihren Zeitplan planen, sollten Sie die Zeiten, zu denen Sie Ihre Verwaltungsaufgaben erledigen müssen, abwechseln.

Ziele:

Sie müssen Grenzen und Ziele setzen. Ein rotierender Zeitplan ist zwar gut, kann aber manchmal dazu führen, dass wichtige Verwaltungsarbeiten aufgeschoben werden. Sie müssen Ihre Arbeit mit Apps wie Trello überwachen und sich selbst belohnen, wenn Sie Ihre Aufgaben erledigt haben. Eine Möglichkeit, die Verantwortung zu behalten, besteht darin, einen Freund zu bitten, jede Woche/Monat zu einer vereinbarten Zeit nach Ihnen zu sehen.

Ablenkungen: 

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, müssen Sie sich jedoch bewusst sein, dass es immer falsche Freunde gibt. So ist zum Beispiel Networking ein effektives Mittel, um Kunden zu erreichen, aber es kann schnell zu stundenlanger Ablenkung und Zeitverschwendung führen. Deshalb müssen Sie sich Ziele setzen und Zeiträume für diese Art von Verwaltungsaufgaben festlegen. Sie sollten sich immer auf kleinere, aber intensive Arbeitsabschnitte festlegen. Sie sind produktiver, wenn Sie sich über einen kürzeren Zeitraum auf eine bestimmte Aufgabe konzentrieren. Zwei sehr nützliche Apps, um Ablenkungen aus dem Internet zu beseitigen, sind Kalte Türkei und Wald. Cold Turkey blockiert alle ablenkenden Apps/Websites für einen bestimmten Zeitraum. Forest ist eine App, mit der man jedes Mal einen virtuellen Baum wachsen lässt, wenn man eine bestimmte Menge an Arbeit erledigt hat. Diese Apps sind ideal, um Ihren Tag zu strukturieren und Ihre Ziele zu erreichen. Jede Stunde sollten Sie eine kurze Pause einlegen. 40 % der Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, haben festgestellt, dass sich ihre Produktivität durch regelmäßige Pausen erhöht hat.

Motivation:

Aber seien wir ehrlich, niemand will seine Verwaltungsaufgaben erledigen, also kann eine Änderung Ihres Zeitplans verhindern, dass Sie jede Woche zum gleichen Zeitpunkt demotiviert werden. Sie müssen dafür sorgen, dass Sie sich für die geleistete Arbeit und für die Zeit, in der Sie konzentriert geblieben sind, selbst belohnen. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass Ihr Gehirn Sie demotivieren wird, wenn Sie Ihre Arbeit nicht mit Positivem verstärken. Eine gute Möglichkeit, sich zu motivieren, besteht darin, eine Pause einzulegen oder sich nach Abschluss einer schwierigen Aufgabe mit einem anderen Freiberufler über Ihren Erfolg auszutauschen.

 Digitalisieren: 

Auch wenn die meisten von uns auf einen Raum beschränkt sind, bin ich mir sicher, dass Sie alle schon einmal ein wichtiges Stück Papier zu Hause verloren haben. Vor allem, wenn Sie beschäftigte Kinder im Haus haben! Eine der einfachsten Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu organisieren und zu schützen, besteht darin, sie zu digitalisieren und in der Cloud zu speichern. 

Die Digitalisierung reduziert doppelte Arbeit und steigert die Produktivität. Sie werden weniger Zeit mit der Suche nach den verlorenen Dokumenten und mehr Zeit mit der Arbeit verbringen, was Ihnen oft einen Wettbewerbsvorteil verschafft. Die meisten freiberuflichen Coaches benötigen zum Beispiel etwa 1,5 Stunden für ihre Notizen - da ist es wichtig, dass diese Notizen immer zugänglich und sicher sind.

Ebenso wichtig ist es, dass Sie Ihren Terminplan online stellen. Wenn Sie einen Termin vergessen oder versäumen, wird ein Kunde in den meisten Fällen nicht wiederkommen. Aber auch wenn Ihr Kunde den Termin vergisst, können Sie am Ende noch mehr Zeit und Geld verlieren. Die Verwendung eines Online-Terminplaners mit Erinnerungsfunktion, wie z. B. MeetFoxist eine gute Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie keinen Termin verpassen. Für aufgabenbezogene Aufgaben empfehlen wir Trello.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden zu Ihnen zurückkommen, ist doppelt so hoch, wenn Sie sich an bestimmte Details zu ihren Problemen erinnern. Wenn Sie alle Informationen auf dem Computer vor sich liegen haben, ist es viel wahrscheinlicher, dass Sie diese Informationen auch liefern können. Außerdem können Sie so alle Dateien auf einem tragbaren Laptop zur Verfügung haben, wenn Sie Kunden persönlich treffen. Die besten Apps zur Digitalisierung Ihrer Arbeit sind Google Drive, Notion und Trello, weil sie so einfach sind. 

Auslagern und Automatisieren:

Wir alle haben Aufgaben, die wir bei der Arbeit nicht gerne machen. Für die meisten von uns Freiberuflern ist das die Rechnungsstellung und Buchhaltung. Bei Aufgaben, deren Erledigung viel Zeit in Anspruch nimmt, könnte es effizienter und kostengünstiger sein, diese Aufgaben auszulagern oder zu automatisieren. Um herauszufinden, wofür Sie am längsten brauchen und was ausgelagert oder automatisiert werden sollte, können Sie eine App wie strides verwenden, um die Dauer Ihrer Aufgaben zu überwachen. So nehmen beispielsweise die Rechnungsstellung und die damit verbundenen Verwaltungsaufgaben im Durchschnitt etwa 20 % Ihrer Arbeitszeit in Anspruch, so dass Sie eine Automatisierung dieser Aufgaben in Betracht ziehen sollten.  

Sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben wie E-Mail-Kampagnen und Beiträge in sozialen Medien können, wenn sie automatisiert werden, zu massiven Zeiteinsparungen führen und Ihre Produktivität steigern. Rund 94 % der Vermarkter, die ihre Aufgaben automatisiert haben, konnten eine massive Verbesserung ihrer Leistung feststellen. Es ist erstaunlich, wie viel Zeit die Planung von Termine während Ihrer Arbeitswoche in Anspruch nehmen kann. Vor allem, wenn Sie zusätzlich zu Ihrem ohnehin schon vollen Terminkalender mit Kundenkontakten in Foren und sozialen Medien zu tun haben. Ein freiberuflicher Berater verbringt mindestens 10 Stunden pro Woche damit, Termine mit Kunden zu vereinbaren und zu organisieren. Diese Zeit könnte man zum Geldverdienen nutzen. Daher ist es wichtig, diese Aufgaben entweder zu automatisieren oder auszulagern. Wir haben die besten Apps gefunden, mit denen Sie Ihre Aufgaben automatisieren können, hier.

• Wohin soll ausgelagert werden?

Wenn Sie ein Unternehmen auslagern wollen, müssen Sie jemanden finden, dem Sie vertrauen und der über die erforderlichen Kenntnisse verfügt. Ein guter Bereich, den Sie auslagern sollten, ist die Buchhaltung, da sie zeitaufwändig ist und nicht zu den Kernaufgaben Ihres Unternehmens gehört. 

Bei der Auswahl eines Outsourcing-Partners finden Sie hier eine wichtige Checkliste mit Fragen, die Sie stellen sollten:

• Standort: Die Welt der Ferne hat die Möglichkeit eröffnet, jeden Aspekt Ihres Unternehmens in jeden Teil der Welt auszulagern. Wenn Sie jedoch nach Outsourcing-Optionen suchen, ist es wichtig, dass sie Ihre Unternehmenskultur und den Markt Ihres Landes verstehen. Außerdem müssen bestimmte Aufgaben an Personen ausgelagert werden, die in Ihrem Heimatland über eine anerkannte Qualifikation verfügen.
• Fachwissen: Sie möchten jemanden mit ausreichender Erfahrung auswählen. Manchmal sind Ihre Anforderungen so spezifisch, dass ein Dienstleister mit besonderen Fähigkeiten gefunden werden muss. In diesem Fall müssen Sie vielleicht eine Personalvermittlungsagentur finden oder sich in sozialen Medien und Foren umhören. Dort können Sie viele nützliche Bewertungen finden.
• Preis: Sie möchten an jemanden auslagern, der einen wettbewerbsfähigen Preis verlangt, und der beste Ort, um dies herauszufinden, ist, andere Freiberufler zu fragen. Falls Sie das noch nicht getan haben, empfehlen wir Ihnen, Fragen zu stellen und Bewertungen zu finden, indem Sie sich an Online-Diskussionen und Foren beteiligen (wie Quora, Linkedin, unsere Community-Seiten ). Sobald Sie den Preis ermittelt haben, müssen Sie diesen mit der Zeit vergleichen, die Sie normalerweise benötigen würden, um die Arbeit selbst zu erledigen. 

Rechnen Sie nach: Wenn Sie durch Outsourcing jeden Tag 1,5 Stunden einsparen könnten und das Sie 200 Dollar pro Monat kostet, ist es das wert?

Ihr Stundensatz: $70/Std.

Arbeitstage pro Monat: 20

Outsourcing-Kosten pro Monat: $100

$70 Stundensatz x 1,5 (1,5 Stunden eingespart)

x 20 (Arbeitstage pro Monat)

= $2100

In diesem Fall könnte ein Outsourcing im Wert von $200 Ihnen jeden Monat $1900 sparen