Was sind virtuelle Termine?
Fernarbeit Termine geht Hand in Hand mit jedem persönlichen, beruflichen oder erzieherischen Zweck. Das gesamte globale System hat sich während der Pandemie von Covid-19 in Richtung Quarantäne zu Hause verlagert, und daher hat sich die physische Termine an eine neue Form von online/virtueller Termine und Fernarbeit angepasst. Diese Termine haben sich in eine Vielzahl von Formen verwandelt, die nicht nur den Menschen die Möglichkeit eröffnet haben, von überall auf der Welt an Termine teilzunehmen, sondern auch die Art und Weise zu verändern, wie Termine betrieben wird.
Entfernungsfreundliche Wege sind der Hauptbestandteil der Arbeit der virtuellen Termine. Virtuelle Termine sind am besten geeignet, um mit Teammitgliedern in Übersee zu arbeiten. Reise- und Finanzkosten werden reduziert. Größere Flexibilität ist eine der zeitsparendsten Möglichkeiten und man kann Termine bequem von zu Hause aus besuchen. Internet Termine ist bequemer für alle, die sich unwohl fühlen oder Probleme haben, persönlich an Termine teilzunehmen.
Da wir mit so vielen Online-Informationen bombardiert werden und das ständige Hin- und Herpendeln zwischen täglichen Aufgaben und virtuellen Meetings für manche langweilig sein mag, verlieren wir oft den Fokus des Meetings. Die Informationen gehen einfach am Kopf vorbei. Daher ist es sehr wichtig, dass sich die Teilnehmer an der Sitzung beteiligen. Auch das fehlende Gefühl von Nähe und Erreichbarkeit wirkt sich stark aus.
Die Aufgabe des Termin Gastgebers ist es dann, die Leute während der gesamten Termin zu beschäftigen.
Verwandeln Sie Ihre Skripte in eine Reihe von Fragen
Das Skript und die Agenda Ihrer Fragen sollten in eine Reihe von Fragebögen oder ein ansprechendes Dialogformat umgewandelt werden.
Planen Sie voraus!
Gehen Sie nicht unvorbereitet und stellen Sie sicher, dass Ihr Inhalt interessant genug ist, insbesondere die Worte, die Sie sprechen werden. Es gibt viele Autoren, die Ihnen die besten Schreibdienste für Inhalte anbieten und Ihnen helfen können, ansprechende Skripte für Sie zu erstellen.
Wenn Sie ein paar Fragen stellen, werden sich die Teilnehmer der Termin auch engagieren. Wenn Sie der einzige Redner sind, macht das auf die Teilnehmer einen sehr angeberischen Eindruck.
Wenn Sie dies noch interaktiver und schneller machen wollen, können Sie einen speziellen Fragebogen zusammen mit digitalen Strategien wie SMS-Erinnerungen, Text-Erinnerungen und sogar E-Mails verwenden.
Diese E-Mail enthält eine Reihe von Fragen, die der Kunde ausfüllen muss, bevor die Termin beginnt.
So können Sie besser antworten und haben eine 90-prozentige Chance, den Kunden in einen Interessenten zu verwandeln!
Einen Fahrplan erstellen
Denken Sie immer daran, vorher einen groben Entwurf, eine Link-Map oder einfach nur grobe Notizen zu erstellen, um besser mit dem, was Sie präsentieren wollen, gerüstet zu sein.
Vergewissern Sie sich, dass Ihre Präsentationsfolien, falls vorhanden, aktuell und gut organisiert sind. Sie sollten in der richtigen Reihenfolge und mit klarem Text, Bildern oder Videos sein. Wenn Sie den Zuhörern Kommentare oder Must-haves hinterlassen wollen, sollten Sie sich vorbereiten.
Organisieren Sie Ihr Wissen in 10- bis 15-minütigen Intervallen für längere Sitzungen. So wird die kürzere Aufmerksamkeitsspanne angesprochen, und alle bleiben beteiligt und konzentriert. Machen Sie deutlich, wann Sie die einzelnen Abschnitte abgeschlossen haben - vielleicht durch Anpassung des Tempos Ihrer Ausführungen -, damit die Teilnehmer zum nächsten Abschnitt übergehen können.
Versenden Sie die Anmeldedaten an alle Beteiligten einige Tage vor der Veranstaltung. Fügen Sie die URL, die Tagesordnung, eine Liste der Teilnehmer und die Anfangs- und Endzeiten von Termin bei, wenn möglich.
Stellen Sie außerdem jemanden zur Verfügung, der sich um alle technischen Probleme kümmert, die während der Termin auftreten können. Wenn Sie diese Aufgabe zuweisen, können Sie sich ausschließlich auf die Leitung der Debatte konzentrieren.
Entscheiden Sie den Zeitpunkt und testen Sie die Anwendung
Die Zeit Ihrer Zuhörer oder Teilnehmer sollte geschätzt und beachtet werden. Die Zeit sollte festgelegt werden, die Anzahl der Folien usw.
Berücksichtigen Sie bei der Planung der Termin die Zeitzone der Teilnehmer. Versuchen Sie, die Veranstaltung nicht während der Arbeitszeit der Teilnehmer zu planen. Wenn es sich nicht vermeiden lässt, sprechen Sie persönlich mit ihnen, um sicherzustellen, dass die Zeit angemessen ist. Wenn Sie regelmäßige Termine mit denselben Teammitgliedern haben, versuchen Sie, diese so zu verschieben, dass sie nicht vor oder nach den anderen Teilnehmern erscheinen müssen.
Testen Sie die Anwendung mindestens ein paar Stunden vor der eigentlichen Termin. Wenn sie im letzten Moment abstürzt oder ein technisches Problem auftritt, ist das zu peinlich und schreckt die TeilnehmerInnen ab.
Sie können wählen Zoomen oder Meetfox für effektive Besprechungen.
Relevante Personen einladen
Vermeiden Sie es, Personen einzuladen, die nicht direkt an der Termin oder dem Organisationsprozess beteiligt sind. Selbst wenn Sie eine bestimmte Anzahl von Zuhörern benötigen, stellen Sie sicher, dass Sie eine geeignete Lobby geschaffen haben oder geeignete Systemeinstellungen aktiviert haben, bei denen jeder nur dann die Stummschaltung aufheben und sich einschalten kann, wenn der Moderator oder Gastgeber dies erlaubt.
Eine weitere Grundregel besteht darin, die Teilnehmer aufzufordern, ihre Mikrofone stumm zu schalten, bis sie bereit sind zu sprechen; so werden störende Hintergrundgeräusche minimiert.
Bitten Sie alle Teilnehmer, ihre Namen zu nennen, bevor sie sprechen, wenn das Gespräch nur über Audio geführt wird. Auf diese Weise können die Teilnehmer in der Gruppe verfolgen, wer was gesagt hat.
Zu guter Letzt sollten Sie jeden dazu anhalten, Ablenkungen wie Hintergrundgeräusche auf ein Minimum zu beschränken.
Wählen Sie die geeignete Technologie
Prüfen Sie Ihren Plan, um die beste Plattform zu wählen. Die ideale Website für ein kurzes "Check-in" ist vielleicht nicht die beste Plattform für Brainstorming oder Entscheidungsfindung.
Bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden, sollten Sie jede einzelne ausführlich analysieren. Einige Funktionen, wie z. B. Webumfragen (mit denen sich die Meinungen der Teilnehmer leicht ermitteln lassen) und Online-Whiteboards (die für Brainstorming-Sitzungen in der Gruppe nützlich sind), können es wert sein, mehr Geld dafür zu bezahlen.
Videokonferenzen oder Telefonkonferenzen haben sowohl Vor- als auch Nachteile.
Beginnen Sie mit einem Gesprächseinstieg
Mit Eisbrechern können Sie den Dialog in Gang bringen und das Zögern überwinden. Die Durchführung eines lustigen Eisbrechers kann dazu beitragen, die rechte Gehirnhälfte zu aktivieren, den Ton für Kreativität und Beteiligung zu schaffen und dafür zu sorgen, dass sich Ihre Gäste wohl fühlen, wenn sie miteinander sprechen und kommunizieren - alles ideale Voraussetzungen für ein fruchtbares virtuelles Treffen.
Erstellen Sie interaktive Umfragen, die unterhaltsam sind
Live-Abstimmungen und Umfragen sind eine großartige Möglichkeit, die Monotonie zu unterbrechen und Ihre Ergebnisse in Echtzeit zu präsentieren. Umfragen sind nicht nur eine unterhaltsame Möglichkeit, Ihre Teilnehmer auf dem Laufenden zu halten, sondern können auch als Entscheidungshilfe in virtuellen Meetings genutzt werden, indem die Teilnehmer über Folgeaktivitäten und nächste Schritte abstimmen können.
Feedback einholen
Feedback ist ein entscheidender Faktor für die Verbesserung Ihrer Online-Sitzungen. Marketingteams automatisieren jetzt ihren Prozess des Nutzerfeedbacks. Die Verbindung von Google Sheets und Gravity Forms ist in solchen Fällen sehr nützlich. Fragen Sie Ihre Teilnehmer, was ihnen am besten gefallen hat, was ihnen am wenigsten gefallen hat und was sie beim nächsten Mal gerne sehen würden. Durch das Sammeln dieses wertvollen Feedbacks können Sie Ihre virtuelle Konferenz weiter optimieren, um Ihr Publikum besser einzubinden, die Teilnehmerzahl zu erhöhen und Verbindungen zu schaffen. Poll Everywhere ermöglicht es Ihnen, diese Daten im Laufe der Zeit zu sammeln und Entscheidungen auf Makroebene zu treffen.
Es ist genauso schwierig, eine interessante Präsentation für eine Online-Veranstaltung zu erstellen, wie die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu erhalten. Verbessern Sie die Interaktivität einer Diskussion, eines Vortrags oder einer Keynote mit Poll Everywhere, das sich nahtlos in Google Slides, Keynote und PowerPoint integrieren lässt.
Tanzen Sie virtuell
Heutzutage sitzen wir alle zu viel, daher sollte jede Gelegenheit, aufzustehen und sich zu bewegen, begrüßt werden, aber nicht jeder, der kommt, ist dazu bereit. Einige Personen in Ihrer Gruppe sind vielleicht zögerlich. Für diese Personen gibt es immer noch Möglichkeiten. Bevor sie loslegen, sollten sie ihre Kamera ausschalten. Alternativ kann man ihnen auch beibringen, sich zu erheben und zu strecken.
Nutzen Sie die Spiele
Die Taktik der Gamification kann eine einfache und wirksame Methode sein, um eine zweiseitige Kommunikation einzubinden, die Beteiligung zu erhöhen und aktives Zuhören zu fördern ( Termine). Spiele können ein Gefühl der Freude in eine ansonsten eintönige und uninspirierende Umgebung bringen. Die Teilnahme an einem lustigen Wettbewerb kann den Zusammenhalt im Team stärken und Gelegenheit für eine kurze Diskussion oder ein Gespräch bieten.
Ich weiß nicht, was für ein Spiel das ist, aber es ist auf jeden Fall etwas, an dem alle Spaß haben!
Hier sind einige Vorschläge:
- Mach ein Quiz
- Spielen Sie ein kleines Online-Spiel
- Oder geben Sie Ihrem Publikum einfach ein paar kluge Rätsel auf.
- Die Wortassoziation erfordert etwas mehr geistige Schärfe, ist aber eine reizvolle Methode, um Menschen dazu zu bringen, in einer vorgegebenen Reihenfolge zu kommunizieren. Das Spiel wird so lange fortgesetzt, bis keine weiteren Wörter mehr in die Kette eingefügt werden können.
Visuellen Inhalt hinzufügen
In vielen Fällen übertrifft das visuelle Lernen das auditive Lernen und Erinnern. Visuelle Hinweise wecken Emotionen und helfen beim Verstehen und Behalten. Eine Infografik ist manchmal ein besserer Ansatz, um Informationen an eine große Gruppe von Menschen zu vermitteln.
Visuelle Bilder und Videos machen den Inhalt für das Publikum ansprechender und übersichtlicher. Außerdem sind sie schneller zu erfassen als lange Artikel.
Achten Sie darauf, dass Sie die richtigen Videoformate für Ihr Video verwenden.
Fazit
Termine , insbesondere virtuelle, sind ein großartiges Instrument, um miteinander zu interagieren und Zeit miteinander zu verbringen.
Sie können nicht nur auf persönlicher, sondern auch auf beruflicher Ebene genutzt werden, um mit Menschen bequem von zu Hause aus zu kommunizieren. Die virtuelle Website Termine kann aufgezeichnet, gespeichert und für spätere Zwecke verwendet werden und eignet sich daher hervorragend für diese Pandemie.
Eine technologisch ausgestattete und gut vorbereitete Termin wird Sie in der Kunst der effektiven Durchführung von virtuellen Termine weit bringen.
Über den Autor
Farwa ist eine Digital Marketer bei ContentStudio, die ihre Erkenntnisse und Erfahrungen gerne schriftlich weitergibt. Sie testet und erlebt gerne neue Epochen im Marketing und teilt sie in ihren Blogs mit der Welt!
