Für einen Freiberufler oder Berater besteht eine der größten Herausforderungen darin, seine Zeit zu verwalten.
Für einen Berater ist der Satz "Zeit ist Geld" hundertprozentig wahr.
Ein Berater wird für sein Wissen und seine Erfahrung auf Stundenbasis bezahlt. Wenn er aber seine einkommenssteigernden Stunden damit verbringt, sich um administrative Aufgaben wie Terminplanung, Nachverfolgung von Interessenten, Bezahlung usw. zu kümmern, dann können Sie sich vorstellen, wie viele Einnahmen er verschwendet. Können Sie sich dann vorstellen, wie viele Einnahmen und wie viel Zeit sie am Ende vergeuden?
Wenn Sie darüber nachdenken, ist jeder Berater ein Verkäufer. Und ein Verkäufer hat viele Aufgaben, die zwar nicht wirklich umsatzfördernd, aber dennoch genauso wichtig sind, wie zum Beispiel;
- Schürfen,
- Versendung von E-Mailern,
- Nachfassen bei den Kunden,
- Kaltes Ausstrecken
- Terminplanung Termin
- CRM-Aktualisierung, usw.
Daneben sind sie natürlich auch für die Generierung von Einnahmen verantwortlich. Aber wussten Sie, dass sie mehr als 60 % ihrer Zeit mit Arbeiten verbringen, die mit moderner Technologie leicht automatisiert werden können?
Alle oben genannten sich wiederholenden Aktivitäten können mit Kalender-Automatisierungstools wie MeetFox und einer leistungsstarken Marketing-Automatisierungssoftware automatisiert werden. Berater können ihre Leads nicht in Excel- oder Google-Sheets verfolgen. Das wäre zu umständlich und zeitaufwändig. Berater müssen ihre Leads schnell und automatisch in ein CRM einpflegen, und genau hier kommt EngageBay ins Spiel.
Sind Sie ein Freiberufler, ein Berater oder jemand, der versucht, seine Zeit besser zu verwalten und alle Redundanzen in seinem Tagesablauf zu beseitigen oder zu reduzieren?
Wenn ja, dann bleiben Sie dran; in diesem Blog werden wir die besten Möglichkeiten auflisten, um die Terminplanung ohne viel Aufwand und Zeit effizient zu gestalten.
Tipps für ein effizientes Zeit- und Terminmanagement wie ein Profi
Teilen Sie Ihren Tag ein und folgen Sie einer Routine
Es spielt keine Rolle, woran Sie arbeiten oder wie viele Kunden Sie haben, legen Sie eine Routine für sich selbst fest.
In der wettbewerbsorientierten Welt von heute spielt es keine Rolle, welche Bezeichnung Sie tragen; Sie müssen für Ihre Arbeit verschiedene Kappen tragen. Und die beste Art, damit umzugehen, ist, den Tag für verschiedene Arbeiten aufzuteilen.
Sie fragen sich, wie Sie das machen können?
Wir zeigen es Ihnen:
Priorisierung der Einnahmen Zeit oder Kunde Termine
Möglicherweise erhalten Sie viele Termin Anfragen. Priorisieren Sie die Anfragen, die genau zu Ihren Verkaufspersönlichkeiten passen, denn die Chancen stehen gut, dass sie schneller konvertieren und zu Ihrem Geschäftsziel, dem Umsatz, beitragen.
Und gleichzeitig ist es gut, Ihren potenziellen Kunden die Möglichkeit zu geben, die für sie geeignete Zeit zu wählen, und zwar von überall und zu jeder Zeit. Wenn Sie dies per Post tun, müssen Sie zu viele Nachrichten hin- und herschicken, was Ihre Kunden irritieren und auch Ihre Zeit verschwenden könnte.
Stattdessen können Sie ein Kalender-Automatisierungstool wie MeetFox verwenden, um Ihren gesamten Kalender zu automatisieren. Sie können ihre Treffen mit Ihnen von überall aus selbst planen, rund um die Uhr.
Erinnern Sie sich an die Aufteilung Ihres Kalenders nach Prioritäten?
Sie können Ihren Kalender Termine sogar nach Priorität unterteilen. Sie haben zum Beispiel 2 Folgetermine Termine und einen Termin mit einem großen Kunden. Sie können den Großkunden Termin am Morgen einplanen und ihm eine hohe Priorität zuweisen und den Rest des Tages für Folgetermine Termine und Termine mit niedriger Priorität Termine reservieren. Wenn dann am nächsten Tag Termine mit hoher Priorität kommt, können Sie sie einplanen und erledigen.
Erhaltung der Arbeitszeiten
Planen Sie in Ihrem Kalender Zeit für die eigentliche Arbeit ein, z. B. für die Erstellung von Inhalten, die Arbeit am Produkt, die Gestaltung usw., sowie für alle Verwaltungsarbeiten, die Sie erledigen müssen, wie z. B. die Erstellung von Berichten usw. Wenn Sie sich nur mit Termin und der Terminplanung befassen, werden andere oder die Haupteinnahmen generierende Arbeiten zurückgestellt und bleiben im Grunde unbearbeitet.
Wie?
Blockieren Sie die Zeit in Ihrem Kalender mit einem Vermerk wie "Konzentrationszeit", "beschäftigt", "nicht verfügbar", um alle wissen zu lassen, dass Sie nicht verfügbar sind. Oder setzen Sie den Kalenderstatus "beschäftigt", um den Kalenderplan außer Kraft zu setzen, wenn Sie sich auf etwas konzentrieren müssen.
Eine weitere Möglichkeit, die Arbeitszeit zu verlängern, besteht darin, die Anzahl der Termine oder der Veranstaltungen in Ihrem Kalender zu begrenzen, so dass Ihnen genügend Zeit für die eigentliche Arbeit bleibt, ohne dass Sie gestört werden.
So können Sie sich viel Zeit für die eigentliche Arbeit nehmen, ohne dabei gestört zu werden.
Lernzeit bewahren
In dieser schnelllebigen, wettbewerbsorientierten Welt ist es unerlässlich, die eigenen Fähigkeiten auf dem neuesten Stand zu halten. Deshalb sollten Sie in Ihrem Kalender etwas Zeit für Lernaktivitäten wie Lesen, Webinare und Podcasts einplanen und sich über die neuesten Trends und Updates informieren.
Sie können die Zeit zu Beginn des Tages, bevor Sie mit Ihrer täglichen Arbeit beginnen, oder am Ende des Tages, nachdem Sie alle Ihre Aufgaben erledigt haben, für Lernaktivitäten blockieren und Ihren Kalender entsprechend aktualisieren.
Außerdem sollten Sie in Ihrem Kalender auch Zeit für persönliche Dinge und Pausen einplanen, um Ihren Tagesablauf zu straffen. Und Sie können sich zwischen den einzelnen Aufgaben ausruhen. Der Geist kann nicht richtig funktionieren, wenn er nur arbeitet und nicht spielt.
Sparen Sie Zeit für unvorhersehbare Aufgaben
Sich immer einen Idealzustand vorzustellen, ist töricht, wenn wir es wagen, das zu sagen.
Es wird immer eine zusätzliche Aufgabe oder Arbeit mit hoher Priorität geben, die auf Ihrem Tisch landen kann. Das bedeutet aber nicht, dass Sie Ihren gesamten Zeitplan durcheinanderbringen müssen, um diese Aufgabe zu erledigen. Das bringt erst einmal Chaos in Ihren Tagesablauf und führt zu einer Verzögerung bei anderen Aufgaben.
Stattdessen ist es sinnvoll, in Ihrem Kalender etwas zusätzliche Zeit für unerwartete Aufgaben einzuplanen. Wenn keine neuen Aufgaben oder unvorhergesehene Arbeiten auf Ihren Tisch fallen, ist das gut so; Sie können diese Zeit nutzen, um zu lernen oder eine Aufgabe nachzuholen, mit der Sie im Rückstand waren.
CRM-Automatisierung
Um den Überblick über Ihre Kunden und Ihre Pipeline zu behalten, können Sie die traditionellen alten CRMs wie HubSpot und Close verwenden. Aber es gibt viele HubSpot-Alternativen, die zusätzliche Funktionen bieten. Sie können Ihnen bei der Erstellung von Aufgaben, Kontakten, dem Hinzufügen von Kontaktdetails, Geschäftsnotizen usw. und der späteren Überprüfung der Informationen helfen.
Was kann also getan werden?
Sie können MeetFox mit Hilfe von Workflow-Automatisierungslösungen in Ihr CRM integrieren und Ihre Meeting-Informationen ohne manuellen Aufwand direkt in Ihre CRM-Datenbank einfügen. Sobald Sie Ihre Tools verbinden, wird jedes Mal, wenn eine Besprechung eingerichtet wird, ein Auslöser an das CRM gesendet, um einen Namen, eine ID und einen Veranstaltungstyp zu erstellen.
Mit der CRM-Automatisierung sparen Sie nicht nur Zeit bei der Verwaltung, sondern auch bei der Vorhersage zukünftiger Einnahmen und Krisen. Und so sparen Sie eine Menge manueller Arbeit bei der Erstellung von Geschäftsprognosen?
Sie fragen sich wie?
Die CRM-Automatisierung macht Ihre Pipeline mit vollständigen Geschäftsdetails, zukünftigen Termine und Opportunities transparent, was Ihnen automatisch hilft, den Umsatz und die Krise zu prognostizieren.
Automatisieren von Drip-Kampagnen
Nun, da Sie eine Reihe von Kontakten in Ihrem CRM haben, melden sich jeden Tag neue Personen auf Ihrer Website an.
Sie können nicht so viele E-Mails manuell versenden. Stellen Sie sich vor, wie viele Begrüßungs-, Aufwärm-, Anmelde-, Terminplanungs-E-Mails usw. Sie täglich erstellen und versenden müssen. Und wie viel Zeit werden Sie dabei verlieren?
Erstellen Sie Workflows und richten Sie E-Mail-Kampagnen für jede Aktion ein, die ein Benutzer auf Ihrer Website durchführt. Und erstellen Sie sogar Workflow-E-Mails für Kontakte in Ihrem CRM auf der Grundlage der Geschäftsphase, des Kundenlebenszyklus usw., damit Sie diese Mails nicht jeden Tag manuell erstellen und versenden müssen.
Ermöglichung von Rechnungen und Zahlungen
Erstellen Sie, ähnlich wie bei der Erstellung von Drip-Kampagnen, automatisierte Mailings für Zahlungserinnerungen und Rechnungen. Wenn Sie das nicht tun, werden Sie viel Zeit damit verbringen, Rechnungen und Zahlungserinnerungen an Ihre Kunden zu schicken.
Kalender-Automatisierungstools wie MeetFox ermöglichen Ihnen die Integration Ihres Kalenders mit Zahlungsdiensten und Gateways, so dass Ihre Kunden direkt in der Rechnungsmail nach Ihrem letzten Treffen bezahlen können.
Zusammenfassend
Um den ganzen Artikel zusammenzufassen oder wie Sie Ihre Zeit als Berater effizient einteilen können:
Beseitigung ineffizienter und sich wiederholender manueller Prozesse
Identifizieren Sie die Redundanzen in Ihren täglichen Aktivitäten oder Arbeiten, die leicht automatisiert werden können. Aktivitäten, die zeitaufwendig sind, sich wiederholen und Engpässe bei umsatzsteigernden Aufgaben verursachen.
Wahrscheinlich sind diese Aufgaben nur eine Überlastung Ihres Terminkalenders und können leicht durch Automatisierung und cloudbasierte Tools erledigt werden. Berater, die sich manuell um diese Aufgaben kümmern, verlieren am Ende Umsatz und Zeit und verpassen sogar wichtige Chancen.
Es ist von entscheidender Bedeutung zu verstehen, welche Aufgaben Sie selbst übernehmen sollten und welche Aufgaben den SaaS-Tools überlassen werden sollten.
Einsatz von Automatisierung für Planung und Verwaltung
Es besteht kein Zweifel, dass diese robusten, cloudbasierten SaaS-Tools Arbeit, Zeit und sich wiederholende Aufgaben einsparen. Es ist also nicht schwer, sich die Vorteile für das Zeitmanagement und den Planungsprozess vorzustellen.
Als Berater müssen Sie unbedingt mehrere Arbeiten gleichzeitig erledigen, wie z. B. CRM-Aktualisierungen, das Versenden von Anmelde-E-Mails, Drip-Kampagnen, das Versenden von Rechnungen usw. Mit den Automatisierungstools von Termin können Sie all diese Aufgaben erledigen und Ihren potenziellen Kunden die Freiheit geben, das Treffen entsprechend ihrer Verfügbarkeit zu planen.
Es gibt Ihnen sogar die Freiheit, Ihren Kalender für tatsächliche Arbeit und persönliche Zeit zu blockieren, so dass niemand eine Termin mit Ihnen planen oder Sie in Ihrer konzentrierten Zeit stören kann.
Über den Autor
Radhika Mohan Singh Roy ist der Marketingleiter von EngageBay. Zuvor war er Senior Marketer bei Agile CRM, Manager für Communities & Social Media bei Simplilearn, AdWords-Stratege bei Google und hat auch bei Apple und Bank of America gearbeitet. Er hat einen Master-Abschluss in Englisch und ist ein zertifizierter Six Sigma Green Belt.
