In der heutigen Zeit, in der jeden Tag Online-Meetings stattfinden, wird es immer wichtiger, als Experte aufzutreten, um einen bleibenden Eindruck bei Interessenten, Kunden und sogar Kollegen zu hinterlassen.
Aber wenn es um eine erfolgreiche, reibungslose Online-Meeting-Erfahrung geht, kann der Gastgeber eine Menge zu tun haben.
Bei virtuellen Besprechungen geht es ja nicht nur darum, einen Besprechungslink zu erstellen und ihn vor der Besprechung an alle weiterzuleiten. Es geht auch darum, die Umgebung vorzubereiten und sicherzustellen, dass alles für ein produktives Gespräch geeignet ist. Die Erfahrung und das Engagement der Teilnehmer sind der Schlüssel zum Erfolg des Meetings.
Das ist der Punkt, an dem alles ein bisschen schwierig wird.
Und nun stellt sich die brennende Frage : "Wie sollte ein Gastgeber ein haushaltsfreundliches Online-Meeting einrichten?"
Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren, die Ihnen dabei helfen, das Beste aus Ihren nächsten Online-Meetings herauszuholen.
1) Wählen Sie die richtige Meeting-Software
Es gibt eine Vielzahl von Software für Meetings. Die beste ist diejenige, die für alle Teilnehmer zugänglich ist, zu Ihrem Budget passt und allen Anforderungen Ihrer Konferenz gerecht wird.
Meeting-Software beispielsweise ist kostenlos und einfach zu benutzen und auch recht beliebt. Aber sie verfügt nicht über die Werkzeuge für die Zusammenarbeit (z. B. Whiteboard, Bildschirmfreigabe usw.), die Sie wirklich brauchen. Das ist der Moment, in dem Sie verstehen, dass Sie eine andere Software brauchen.
Entscheidend ist, dass Sie sich für eine Besprechungssoftware entscheiden, die alle wesentlichen Funktionen bietet, die Sie benötigen, damit Sie während Ihrer Besprechung nicht mit verschiedenen Tools jonglieren müssen.
Dazu gehören Funktionen wie:
- Bildschirmfreigabe für die Anzeige von Folien oder Produktdemos
- Audio- und Videokonferenzen für Echtzeit-Interaktion
- Chat-Funktionen für die gemeinsame Erstellung von Notizen
Sie können MeetFox für alle Ihre Online-Meetings verwenden. Dank der einfachen und intuitiven Benutzeroberfläche können Sie problemlos Bildschirme freigeben, mit Teilnehmern chatten und vieles mehr.
Vergessen Sie nicht, die Software vor der Sitzung zu testen, um Störungen oder Probleme während des eigentlichen Gesprächs zu vermeiden. Nur so können Sie sicherstellen, dass alles reibungslos funktioniert.
2) Achten Sie auf Ihre Meeting-Ausstattung
"Oh, tut mir leid, John. Ihr habt euch getrennt. Kannst du das wiederholen?" Sagte ein Mitarbeiter, nachdem John seine komplexen Punkte für die nächste Idee einer Video-Marketing-Checkliste erläutert hatte.
Niemand erklärt gerne Dinge neu, weil die Sitzungsausstattung schlecht ist.
Stellen Sie sicher, dass alle Ihre Geräte mit der verwendeten Software kompatibel sind. Sie wollen nicht, dass der Computer einer Person keine Verbindung zum Anruf herstellen kann.
Außerdem brauchen Sie einen ruhigen und ablenkungsfreien Raum für Ihre Besprechung. Wenn zu viele Geräusche im Hintergrund zu hören sind, können sich die Teilnehmer nur schwer konzentrieren, was sich auf die Gesamtqualität der Besprechung auswirkt.
Versuchen Sie, wenn möglich, ein Headset anstelle der Lautsprecher Ihres Computers zu verwenden. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Sorgen über Echos oder Hintergrundgeräusche machen.
Testen Sie außerdem vor Beginn Ihrer Konferenz die Geschwindigkeit Ihrer Internetverbindung. Nichts ist frustrierender als eine Besprechung, die ständig zwischengespeichert wird oder abstürzt.
3) Schaffen Sie eine einladende Umgebung
Der Gastgeber ist derjenige, der den Ton für die Sitzung angibt. Sie möchten ein Umfeld schaffen, in dem sich die Teilnehmer wohl fühlen, wenn sie Fragen stellen und ihre Ideen mitteilen können.
Beginnen Sie damit, sich vorzustellen und alle Teilnehmer der Telefonkonferenz willkommen zu heißen. Dies wird den Teilnehmern helfen, sich gegenseitig kennenzulernen und sich wohl zu fühlen, wenn sie ihre Gedanken mitteilen.
Stellen Sie jeden Teilnehmer zu Beginn des Treffens vor. So behalten alle den Überblick, wer gerade spricht.
Außerdem ist es am besten, wenn Sie alle Teilnehmer darüber informieren, wie sie sich an der Sitzung beteiligen können. Einige Teilnehmer sind vielleicht schüchtern und brauchen etwas mehr Ermutigung, um sich zu äußern. In diesem Fall müssen Sie sie auch dazu ermutigen, die Chat-Funktion zu nutzen, um ihre Gedanken mitzuteilen.
Sie können dies tun, indem Sie zu Beginn der Sitzung einige Grundregeln für die Sitzung festlegen. Auf diese Weise wird jeder die Erwartungen und den Ablauf der Sitzung verstehen.
4) Tagesordnung der Sitzung erstellen
Die Tagesordnung trägt dazu bei, dass die Sitzung nicht aus dem Ruder läuft und jeder weiß, was besprochen wird. Sie sollte vor der Sitzung an alle Teilnehmer verschickt werden, damit sie sich vorbereiten können.
Die Tagesordnung sollte Folgendes enthalten:
- Einführungen - Wer ist wer in der Besprechung? Was sind ihre Rollen?
- Ziele - Was möchten Sie bei diesem Treffen erreichen oder besprechen?
- Themen - Welche spezifischen Themen werden während des Treffens behandelt?
- Zeitrahmen - Wie viel Zeit wird jedes Thema in Anspruch nehmen?
Die Tagesordnung kann auch während des Treffens als Nachschlagewerk verwendet werden, damit die Teilnehmer den Überblick behalten, was besprochen wurde und was noch behandelt werden muss.
Und wenn jemand die Besprechung vorzeitig verlassen muss oder zu spät dazukommt, kann er dies durch das Lesen der Tagesordnung leicht nachholen.
5) Engagement-Tools verwenden
Je engagierter die Teilnehmer sind, desto produktiver wird die Besprechung sein. In diesem Fall kann der Einsatz von Tools wie Chat-Funktionen und Whiteboards zur Förderung der Interaktion sehr hilfreich sein.
Wenn kontroverse Themen diskutiert werden, kann die Verwendung eines Whiteboards, auf dem mögliche Lösungen skizziert werden, dazu beitragen, hitzige "Debatten" zu vermeiden. Außerdem hat jeder die Möglichkeit, sich in die Diskussion einzubringen.
Die Weitergabe von visuellen Hilfsmitteln wie Bildern, Infografiken oder Videos kann helfen, komplizierte Punkte zu veranschaulichen, die gemacht werden. So kann jeder mitreden und niemand geht in der Diskussion verloren.
6) Machen Sie es kurz mit zusätzlichen Inhalten
Es wird allgemein angenommen, dass die optimale Dauer einer professionellen Videokonferenz 45 Minuten bis 1 Stunde betragen sollte. Wenn Sie das Online-Meeting auf 2 Stunden ausdehnen, können Sie nur gelangweilte, überforderte Teilnehmer erwarten.
Aus diesem Grund sollten Sie immer versuchen, Ihre Sitzung kurz und knapp zu halten und bei Bedarf zusätzliche Inhalte anzubieten. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Teilnehmer engagiert bleiben und sich auf die Diskussion konzentrieren.
Möglicherweise benötigen Sie Inhalte, Handouts oder Sitzungsunterlagen als Ressourcen, um Ihre Ideen fehlerfrei, klar und prägnant zu vermitteln. Es wird keine Zeit für plötzliche Recherchen oder peinliches Schweigen verschwendet.
So können Sie selbst bei einer kurzen Besprechung sicher sein, dass alle Teilnehmer die wichtigsten Punkte verstanden haben.
7) Erwägen Sie den Einsatz von Aufzeichnungstools (insbesondere bei wichtigen Besprechungen)
Aufzeichnungstools können lebensrettend sein, vor allem, wenn es wichtige Erkenntnisse aus der Besprechung gibt, die mit allen Teilnehmern geteilt werden müssen.
Auf diese Weise kann jeder die Diskussion bei Bedarf noch einmal Revue passieren lassen. Außerdem wird festgehalten, was besprochen wurde, falls später Fragen oder Streitigkeiten auftreten.
Die Verwendung von Aufzeichnungsinstrumenten kann auch dazu beitragen, Bereiche zu ermitteln, die bei künftigen Sitzungen verbessert werden müssen. Es kann auch dazu dienen, die Effektivität der Sitzung zu bewerten, wie die Teilnehmer miteinander interagieren und ob die Ziele erreicht wurden oder nicht.
8) Senden Sie Follow-up-Notizen
Versuchen Sie immer, das Treffen mit einer positiven Note per E-Mail oder Chat zu beenden. Danken Sie allen für ihre Zeit und erinnern Sie sie daran, was in der Sitzung besprochen wurde.
Dies trägt dazu bei, dass alle Teilnehmer mit einem guten Gefühl aus der Sitzung gehen und sich eher an die Diskussion erinnern werden.
Es ist auch eine gute Idee, die Tagesordnung der Sitzung und alle ergänzenden Inhalte, die während der Sitzung verwendet wurden, zu verschicken - auch an diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, mit den Aktionspunkten und dem Geist der Diskussion. Es wäre für die Teilnehmer viel einfacher, die Ereignisse der Sitzung zu überprüfen und alles, was offen geblieben ist, weiterzuverfolgen.
Zum Abschluss: Machen Sie Ihr Online-Meeting reibungslos und heimatverträglich
Das Schöne an Online-Meetings ist, dass Sie Ihre Ideen mit Hilfe einer Internetverbindung und einer Webcam aus der Ferne mitteilen können. Aber als Gastgeber reicht es nicht aus, einfach die Kamera einzuschalten und den Ablauf der Sitzung zu diktieren.
Sie behalten die Kontrolle, und die Teilnehmer haben das Gefühl, dass sie direkt bei Ihnen sind, so dass Sie sich wie zu Hause fühlen. Wenn Sie diese Tipps befolgen, kann Ihr Online-Meeting reibungsloser ablaufen und alle Teilnehmer können sich auf die Diskussion konzentrieren, die gerade stattfindet. Dadurch wird es für alle viel einfacher, mit den notwendigen Maßnahmen voranzukommen.
Über den Autor
Andre Oentoro ist der Gründer von Breadnbeyond, einem preisgekrönten Unternehmen für Erklärvideos. Er hilft Unternehmen, die Konversionsrate zu erhöhen, mehr Verkäufe abzuschließen und einen positiven ROI aus Erklärvideos zu erzielen (in dieser Reihenfolge).
