Wie man eine Online-Agenda Termin erstellt und produktiv arbeitet Termine

Seit dem Ausbruch der Pandemie hat es einen kometenhaften Anstieg der Online-Nutzung von Termine gegeben. Die Nutzung von Video Termine stieg im Jahr 2020 um 50 % im Vergleich zur Zeit vor der Pandemie. Dies liegt an den vielen Vorteilen, die der Einsatz von Videokonferenzsoftware für Termine mit sich bringt. 

Aber selbst mit dem Aufschwung von Termine und Videokonferenzsoftware sind die Kosten für schlecht organisierte Termine immer noch atemberaubend. Jedes Jahr gehen 541 Milliarden Dollar durch schlecht organisierte Termine verloren.

Mehrere Ursachen tragen zu diesem Verlust bei. Erstens zeigen Untersuchungen, dass 59 % von Termine nicht beim Thema bleiben. Dies ist für viele Menschen frustrierend, da sie das Gefühl haben, dass viel Zeit mit der Erörterung irrelevanter Dinge verschwendet wird.

Um Besprechungen produktiver zu gestalten, müssen Unternehmen geeignete Tagesordnungen für Besprechungen erstellen. Eine Tagesordnung umfasst eine organisierte Liste von Aktivitäten, Ereignissen, Aufgaben und Angelegenheiten, die behandelt werden sollen. 

Die Erstellung einer Tagesordnung ( Termin ) sorgt für Ordnung in Ihrer Termine, begrenzt Ablenkungen, stellt sicher, dass Sie nur wichtige Punkte ansprechen und dass jeder Teilnehmer das gewünschte Ergebnis versteht. 

Wie können Sie also eine Online-Agenda Termin erstellen, die zu einer produktiven Termine führt? Hier sind sieben Tipps, die Sie anwenden können.

Bereiten Sie die Tagesordnung vor der Termin

Ein Grund dafür, dass die meisten ihr Ziel Termine nicht erreichen, liegt darin, dass sie nicht zielgerichtet angelegt sind. Der Plan für die Diskussion ist nicht gründlich durchdacht oder wird in aller Eile entworfen, bevor die Termin beginnt. Das Ergebnis sind Verwirrung, lange Pausen, leere Blicke, Teilnehmer, die nach angemessenen Informationen suchen, oder Diskussionen über nicht arbeitsbezogene Themen wie Politik.

Um ein solches Dilemma zu vermeiden und Zeit zu sparen, sollten Sie Ihre Termin Agenda in ppt-Folien frühzeitig entwerfen, damit Sie genügend Zeit haben, sie zu bearbeiten, vorzeigbar zu machen und sogar die Ideen anderer Teammitglieder einzubeziehen. Legen Sie in diesem Entwurf die Rolle der einzelnen Personen und die zu besprechenden Punkte fest und senden Sie mindestens einen Tag vor der Termin elektronische Kopien an alle Teilnehmer, damit diese sich darauf beziehen können.

Richten Sie außerdem automatische Erinnerungen in Ihrem Kalender ein, die jede Person über den Tag und den Zweck von Termin informieren. Wenn Sie ein klares und präzises Ziel festlegen, werden die Mitarbeiter die Bedeutung der Termin und ihren größeren Zweck leicht erkennen. 

Fristen setzen

Wenn Sie Ihre Ziele für Termin formuliert haben, ist der nächste Faktor, den Sie berücksichtigen müssen, die Zeit. Legen Sie fest, wie lange die Termin dauern wird. Denken Sie daran, dass Sie Menschen aus ihrem vollen Terminkalender reißen, also teilen Sie ihnen mit, wie viel ihrer Zeit Sie in Anspruch nehmen wollen. 

Geben Sie explizit an, wie viel Zeit Sie jedem Teilnehmer für den Meinungsaustausch bzw. für die Erörterung der einzelnen Tagesordnungspunkte einräumen. So können Sie beispielsweise jedem Tagesordnungspunkt 20 Minuten und den Teilnehmern 5 Minuten für ihre Beiträge einräumen. Sehen Sie außerdem Pausen vor.

"Die Festlegung von Zeitlimits stellt sicher, dass die Teilnehmer nicht zu lange über ein Thema diskutieren und das Meeting nicht zu lange dauert", sagt Omer Usanmaz, CEO von Qooper Mentoring & Learning Software.

Klare Regeln aufstellen

Termine wird von so vielen verschiedenen Menschen besucht - einige kommen zu spät, andere haben das Gefühl, dass ihre Ansichten oder Bedenken zu einem bestimmten Thema nicht berücksichtigt werden. Sie können einen hitzigen Streit entfachen und Konflikte schüren, die das Team von der Tagesordnung der Termin ablenken.

Solche negativen Verhaltensweisen, Handlungen oder Szenen können durch die Festlegung klarer Richtlinien und Regeln abgemildert werden. Richtlinien oder Regeln verhindern, dass Konflikte außer Kontrolle geraten, sorgen für Ordnung und minimieren Ablenkungen. 

In Ihrer Liste der Regeln sollte die Etikette an erster Stelle stehen. Achten Sie darauf, dass die Teilnehmer ihre Telefone stumm halten, kein Multitasking während der Termin betreiben und sich nicht mit anderen Personen unterhalten. Wenn Sie an einer Online-Sitzung Termin teilnehmen, sollten alle Teilnehmer angemessen gekleidet sein und sicherstellen, dass ihre Partner die Termin nicht unterbrechen. Außerdem sollten auch sie nicht andere unterbrechen, die zur Tagesordnung von Termin beitragen.

Abgesehen von diesen Online-Etiketten für Termin sollten Sie auch die Umgebung berücksichtigen. Zum Beispiel sollte die Umgebung, in der Sie Ihre Termine betreiben, nicht laut sein oder einen ablenkenden Hintergrund haben. Außerdem sollte er gut beleuchtet sein.

Ermuntern Sie die Mitglieder, vor dem Sprechen die Erlaubnis des Moderators einzuholen und ihr Mikrofon stumm zu schalten, wenn sie nicht sprechen. Raten Sie den Mitgliedern aus Sicherheitsgründen, die Login-Passwörter für Termin nicht an Nicht-Teilnehmer weiterzugeben, um Cyber-Belästigungen wie Zoom-Bombing zu verhindern.

Einbindung der Mitglieder und Einholung ihrer Beiträge

Termine scheitert, wenn die Menschen ihr Wissen, ihr Feedback oder ihren Beitrag nicht einbringen können. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Interaktion zu fördern, indem Sie die Mitglieder bitten, Vorschläge zu machen, worüber sie sprechen möchten und was ihrer Meinung nach vor der Termin dringend behandelt werden muss.

Dadurch wird sichergestellt, dass jede Person von Anfang bis Ende an Termin beteiligt ist, und das Engagement wird verbessert.

Bereiten Sie Ihre Systeme vor dem Tag Termin

Systemausfälle sind keine neue Sache im Internet Termine. Selbst wenn Sie Ihre Geräte sorgfältig eingerichtet haben, können sie Sie im Stich lassen. 

Untersuchungen von Loopup zeigen, dass jeder Mensch 13 Minuten damit verbringt, eine Einrichtung benutzerfreundlich zu gestalten oder reibungslos ablaufen zu lassen. Umgerechnet in Geld kann sich dies auf mehrere tausend Dollar belaufen.

Sie müssen Ihre Systeme (Kamera, Telefon oder Mikrofon) einige Minuten vor der Termin überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt funktionieren. 

Ermutigen Sie außerdem Ihre Mitarbeiter, dasselbe zu tun. Wenn Ihr System versagt, können Sie auf ein externes Online-Tool oder eine Online-Plattform ( Termin ) zurückgreifen, um Ihre Termine entsprechend zu gestalten. Vermeiden Sie außerdem veraltete Technologien, die zu häufigen Systemausfällen führen können.

Wählen Sie einen Moderator

Um sicherzustellen, dass Ihre Besprechungen nicht aus dem Ruder laufen, sollten Sie einen Moderator bestimmen, der den Ablauf der Besprechung überwacht. Der Moderator sollte die einzige Person sein, die befugt ist, anderen das Wort zu erteilen.

Laut Craig Anderson, dem Gründer von Express Dentist, "sorgt der Moderator dafür, dass sich alle auf den Zweck des Meetings konzentrieren, hält die Ordnung während des Meetings aufrecht und begrenzt mögliche Missverständnisse. "

Beenden Sie die Termin mit einer bestimmten Aktion

Ein weiterer Faktor, der zu einer unproduktiven Termineführt, ist das Fehlen einer konkreten Maßnahme zum Abschluss der Termin. Infolgedessen verlassen die Mitarbeiter die Website Termin im Unklaren über den nächsten Schritt oder die weitere Vorgehensweise.

Für Ihre Website Termine fassen Sie sie in einem kohärenten Aktionsplan zusammen, damit jeder Mitarbeiter mit Ihren Ansichten einverstanden ist, wenn er die Website Termin verlässt. Vergewissern Sie sich, dass jeder Mitarbeiter seine Aufgabe versteht und weiß, wie wichtig es ist, die Aufgabe zu erledigen. Um das Engagement und das Gefühl der Dringlichkeit zu fördern, geben Sie Fristen für eine bestimmte Aufgabe vor und legen Sie die Konsequenzen fest, wenn diese Frist nicht eingehalten wird Termin . 

Fazit

Viele glauben, dass die Technik die Lösung für ineffiziente Termine ist. Sie kann jedoch nur den Zeitaufwand verringern und die Zusammenarbeit rationalisieren. Die Technik kann die Ursachen für das Scheitern von Termine nicht beseitigen, z. B. irrelevante Diskussionen, Wiederholungen, Ablenkungen durch Nichtteilnehmer oder Multitasking.

Auf der anderen Seite kann die Formulierung einer geeigneten Online-Agenda Termin . Eine Online-Agenda Termin stellt sicher, dass nur wichtige Themen behandelt werden, verhindert, dass Ihr Termin vom Weg abkommt, sorgt für die richtige Reaktion Ihrer Teammitglieder und hilft Ihnen, die Ziele der Termin zu erreichen.

Über den Autor

Adela Belin ist Content-Vermarkterin und Bloggerin bei Writers Per Hour. Ihre Leidenschaft ist es, Geschichten zu teilen, in der Hoffnung, das Leben von Menschen zu verändern und zu ihrem persönlichen und beruflichen Wachstum beizutragen. Finden Sie sie auf Twitter und LinkedIn.