Freiberufliche Tätigkeit ist nicht mehr nur ein Nebenverdienst. Es ist ein ausgewachsenes Geschäft, bei dem man Leads generiert, Arbeit anbietet, Kunden verwaltet, für sich selbst wirbt, Angebote erstellt, Ausgaben verfolgt und Rechnungen erstellt - und das alles ganz allein.
Diesem Bericht von Statista zufolge sind rund 59 Millionen Menschen in den USA Freiberufler. Freiberufler müssen Tag und Nacht ohne jegliche Work-Life-Balance arbeiten, und genau das macht die Freiberuflichkeit zu einem ziemlich schwierigen Job. Wir alle sind manchmal ausgebrannt, denn wenn man so lange Multitasking betreibt, stellt man seine Existenz in Frage (nicht wirklich!).
Freiberufler, Remote-Mitarbeiter und Berater verbringen die meiste Zeit damit, Excel-Tabellen, E-Mail-Anwendungen und Chat-Programme zu überprüfen. Die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte macht diese Aufgabe noch schwieriger. Um dies zu bewältigen, können sie ihre Aufgaben automatisieren und den Arbeitsablauf verbessern.
Was und wie kann man automatisieren?
In dieser Phase sind wir alle verwirrt. Ich persönlich habe in dieser Phase viel nachgedacht. Was sollte ich automatisieren und wie sollte ich es tun? Das alles scheint zunächst einschüchternd zu sein, ist es aber gar nicht. Beginnen Sie diesen Prozess, indem Sie diese Aufgaben erledigen:
- Erstellen Sie eine Liste mit allen Aufgaben
- Aufteilung auf der Grundlage von Prioritäten
- Beseitigen Sie die Aufgaben, in denen Sie Experte sind, und erledigen Sie sie selbst
- Wählen Sie die restlichen langweiligen Dinge und automatisieren Sie sie
Und schon sind wir fertig. Sie sollten diesen Prozess jeden Monat überprüfen, damit Sie immer wieder feststellen können, ob die Automatisierung bestimmter Aufgaben Sie behindert oder Ihnen hilft.
7 Tipps zur Automatisierung Ihrer Aufgaben und zur Verbesserung Ihres Arbeitsablaufs
Freiberufler sollten sich stets über die Bedeutung des Projektmanagements im Klaren sein und entsprechend arbeiten. Hier sind 7 umsetzbare Automatisierungstipps für Sie, um den Arbeitsablauf zu verbessern:
1. Automatisieren Sie Ihre Social-Media-Präsenz
Alltägliche Aufgaben zu bewältigen und sich dabei selbst zu promoten, wird zu einem mühsamen Prozess. Sie müssen sich nicht mehr um die Verwaltung Ihrer Social-Media-Präsenz kümmern. Es gibt viele Apps auf dem Markt, die das Posten und Planen von Beiträgen in sozialen Medien ermöglichen. Einige von ihnen bieten auch die Möglichkeit, Beiträge umzuplanen und wiederzuverwenden. Hier finden Sie eine Liste der besten Social-Media-Anwendungen, die Ihnen bei der Automatisierung von Social Media helfen können:
- Hootsuite
- Puffer
- Sprout Social
- Airtable
- Coschedule
- Feedly
- Rückenwind
- Tweetdeck
- Planbar
- Und vieles mehr
Dies waren einige der wichtigsten Social-Media-Planungs-Apps, die Ihnen helfen können, zu Zeiten zu posten, während Sie schlafen, und mit deren Hilfe Sie ein größeres Publikum erreichen können. Die Verwendung dieser Planungs-Apps hilft Ihnen nicht nur, Zeit zu sparen, sondern auch Ihre Ablenkung zu verringern.
2. Automatisieren Sie Ihre Suche nach neuen Jobs und Kunden
Die Suche nach neuen Aufträgen und Kunden ist das Herzstück der Freiberuflichkeit, und um lange in diesem Geschäft zu bleiben, braucht man neue Kunden. Jeden Tag. Dieser Schritt gestaltet sich etwas schwierig, kann aber mit ein wenig Automatisierung gelöst werden. Die Arbeit an Ihrem aktuellen Projekt und die Suche nach einer anderen Arbeit, während Sie es tun, wird zu einer Bedrohung. Hier sind einige der Möglichkeiten, wie Sie neue Aufträge erhalten können:
- Google Alerts - Anstatt sich jeden Tag auf der Suche nach neuen Aufträgen abzumühen, können Sie eine Benachrichtigung für Ihren Arbeitsbereich einrichten und so neue Kunden vor allen anderen ansprechen. Wenn Sie zum Beispiel ein Autor von Inhalten sind, können Sie einen Alarm für "Autor von Inhalten gesucht" und ähnliches einrichten. Mit diesem Hack können Sie mehr Zeit sparen und diese Zeit mit mehr Arbeit verbringen.
- Nutzen Sie Social Selling Tools - Sie können Social Selling Tools nutzen, die auch im sozialen Bereich nach Ihren Chancen suchen. Tools wie Awario, IFTTT, Reachable und viele mehr.
- Nutzen Sie Jobfinder-Tools - Nutzen Sie Apps wie SolidGigs, Working Nomads und viele andere, die Ihnen das Jobangebot direkt in Ihren Posteingang liefern.
3. Automatisieren Sie Ihre Outreach-Aktivitäten
Wenn Sie ständig Inhalte erstellen, dann führen Sie vielleicht auch verschiedene Outreach-Aktivitäten durch. All diese Antworten zu verwalten, ist eine mühsame und frustrierende Aufgabe. Sie können Ihre E-Mails mit Hilfe dieser Tools weiterleiten:
- Mailchimp
- Hubspot
- Moosend
- GetResponse
- Convertkit
- Mailshake
- Und viele mehr.
Diese Tools können mit Ihrem CRM verbunden werden, und die Daten der Kunden können gespeichert und für künftiges Retargeting verwendet werden. Sie können Ihre Kunden auch von dort aus verwalten. Diese Tools helfen Ihnen beim Versenden von wiederkehrenden E-Mails für Follow-ups.
4. Automatisieren Sie Ihre Termin Buchung
Die Buchung einer Termin beim Kunden ist eine Mammutaufgabe. Freiberufler haben oft Schwierigkeiten, ihre Kunden zu einem Anruf oder einem Treffen zu bewegen. Die Synchronisierung der Zeitpläne aller Beteiligten bereitet Kopfzerbrechen, wenn die Kunden aus verschiedenen Zeitzonen und Ländern kommen. Diese einfache Aufgabe nimmt oft so viel Zeit in Anspruch, dass der Kunde manchmal desinteressiert ist.
Sie können diese Aufgabe ganz einfach automatisieren, indem Sie eine Besprechung in Google Calendar erstellen und Ihren Kunden dazu einladen. Sie können auch MeetFox, Calendly und Hubspot Meetings für dasselbe verwenden. Mit diesen Terminplanungs-Tools können Sie Ihre Kunden und deren Termine verwalten. Durch die Verbindung mit einem CRM erhalten Sie und Ihr Kunde Benachrichtigungen über anstehende Besprechungen.
5. Aufgabenmanagement automatisieren
Freiberufler lassen sich nicht vorschreiben, was sie zu tun und zu lassen haben, und das gefällt ihnen auch nicht. Sie brauchen ihren eigenen Freiraum und ihre Freiheit, um zu arbeiten und sich in ihrem Bereich auszuzeichnen. Es gibt niemanden, der Remote-Mitarbeiter, Berater und Freiberufler motiviert, damit sie ihre Termine einhalten. Aus diesem Grund wird ein System wichtiger denn je.
Mit Hilfe von Aufgabenmanagement-Tools können Sie folgende Dinge tun:
- Verwalten Sie wiederkehrende Aufgaben, die täglich, monatlich, jährlich oder zu einem beliebigen anderen Zeitpunkt erledigt werden müssen.
- Sie können Checklistenpunkte als Teilaufgaben organisieren und den Fortschritt jeder Aufgabe überprüfen
- Remote-Mitarbeiter können die Vorteile von Aufgabenkontakten nutzen, die neben der Aufgabe hinzugefügt werden
- Sie können Ihre Zeit mit einem Zeitprotokoll erfassen
- Sie können bestimmte Informationen über eine erweiterte Suche finden
- Mit Hilfe der Kalenderansicht können Sie sich über die anstehenden Fristen informieren
- Sie können andere Mitarbeiter zu Ihrem Projekt einladen. Dies ist bei weitem die beste Funktion von SmartTask. Sie können Ihre Kunden einladen und ihnen Ihre Arbeit und Ihren Fortschritt zeigen. So schaffen Sie Vertrauen bei Ihren Kunden.
- Sie können direkt von der App aus Videokonferenzen durchführen
- Sie erhalten jedes Mal eine Benachrichtigung auf Ihrem Telefon und Desktop, wenn Sie Ihre Aufgabe aktualisieren
6. Sichern
Die Datensicherung ist immer noch der zeitaufwändigste manuelle Prozess, der automatisiert werden muss. Ich sehe immer noch viele unorganisierte Menschen, die ihre Daten auf Stiften oder Festplatten speichern. Dieser Prozess muss durch einen einfachen Online-Speicher wie Google Drive ersetzt werden.
Tipp: Sie können in Google Sheets, Docs und anderen Google-Anwendungen arbeiten, die automatisch in Google Drive gespeichert werden!
7. Kostenverfolgung
Freiberufler und Berater machen oft den Fehler, ihre Ausgaben nicht zu erfassen. Sie berechnen Honorare auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten, vergessen aber, die Ausgaben für die verwendeten Ressourcen hinzuzurechnen. Ein Überblick über die Ressourcen hilft ihnen außerdem, ihr Geld besser zu verwalten. You Need A Budget (YNAB) ist ein Tool, das Ihnen helfen kann, Ihre Ausgaben zu verfolgen, indem es alle Rechnungen an einem Ort aufbewahrt. Sie können die Kosten verfolgen und sie werden automatisch in Ihrem CRM gesichert.
8. Kundenfakturierung automatisieren
Dies ist der beste Hack, den Sie finden werden. Nachdem die Arbeit erledigt ist, wird das Erstellen von Rechnungen und das Nachverfolgen der Rechnungen zu einer schrecklichen Aufgabe. Sie können Freshbooks, Harvest und Quickbooks verwenden, um Rechnungen zu erstellen und sie direkt aus der App an Ihren Kunden zu senden. Diese einfache Automatisierung kann eine Menge Zeit und Geld sparen. Mithilfe dieser Apps können Sie Rechnungen nach Abschluss der Aufgabe automatisch versenden. Es wird noch viel einfacher, wenn Sie all diese Apps mit Ihrem CRM verbinden.
Bonus-Tipp - Produktivitätsverfolgung
Freiberufler behalten die Zeit nicht im Auge und leiden immer sehr darunter. Wir neigen dazu, Dinge aufzuschieben und Fristen zu verschieben, wenn es nicht nötig ist. Eine einfache App zur Produktivitätsverfolgung wie SmartTask kann hier helfen. Sie kann Ihre Zeit im Auge behalten und die Daten in Form von Analysen darstellen, so dass Sie verfolgen können, welche Strategie funktioniert oder welche Strategie Ihre Zeit verbraucht.
Ich hoffe, dass diese Tipps für Freiberufler Ihnen helfen werden, den Prozess zu automatisieren und die banalen Aufgaben zu reduzieren. Diese Tipps werden Ihre Produktivität steigern und Ihnen Zeit sparen. Mit der zusätzlichen Zeit können Sie an dem arbeiten, was Sie wirklich mögen!
Über den Autor
Shyamal ist der Gründer von SmartTask, einem Online-Arbeitsmanagement-Tool, das Teams hilft, produktiver zu sein, indem es Klarheit darüber schafft, wer was bis wann tut. Er hat eine Vorliebe für die Erforschung und Weitergabe von Strategien, die der Produktivität eines Teams zugute kommen könnten.
