Termine ist ein entscheidendes Element für jedes Unternehmen oder jede Firma, die sich selbst ernst nimmt. Sie sorgen dafür, dass Menschen direkt miteinander interagieren und schneller Ideen entwickeln. Außerdem lassen sich viele komplizierte Ideen besser verbal ausdrücken, und physische Hinweise und Körpersprache machen den gesamten Prozess natürlicher und verständlicher. Die Sache ist die: Termine ist großartig und eine notwendige Tatsache im Geschäftsleben, aber sie erfordert auch eine gewisse Planung, die sehr schnell lästig werden kann. Hinter jeder Termin steht jemand, der sie plant. Diese Person, so fleißig sie auch sein mag, kann die Aufgabe oft als lästig und kompliziert empfinden. Viele verkünden stolz, dass sie Termine hassen und immer einen Weg finden, sie an jemand anderen zu delegieren. Ich habe 7 Dinge aufgezählt, die so gut wie jeder bei der Planung seiner Termine hasst. Fangen wir gleich damit an!
1. Das Hin und Her, das für die Planung eines Termin
"Sind Sie zu dieser Zeit verfügbar?" "Wann ist die beste Zeit?" "Sind Sie am Montag frei?". Jeder, der sich mit der Planung von Termin beschäftigt hat, kennt diese furchtbaren Fragen. Als Planer von Termin werden Sie sich oft dabei ertappen, wie Sie einen Anruf nach dem anderen tätigen, eine E-Mail nach der anderen verschicken, nur um eine Zeit zu finden, die für alle passt. Auch wenn dies für kleine Unternehmen vielleicht kein Problem darstellt, wird es in dem Moment, in dem Sie über 10 Mitarbeiter hinauswachsen (und seien wir ehrlich, die meisten Unternehmen sind weitaus größer als das), zu einem unmöglichen Unterfangen, die richtige Zeit für alle zu finden. Irgendwann, inmitten der intensiven Terminplanung, fragen Sie sich vielleicht, ob es das überhaupt wert ist! Aber keine Sorge, es wird besser (oder schlechter).
2. Die Mühe, alle Teilnehmer von Termine zu koordinieren
Das klingt vielleicht ähnlich wie der vorherige Punkt, ist aber nicht ganz dasselbe. Jede Termin hat einen Zweck, und jeder Termin Teilnehmer hat eine Aufgabe zu erfüllen. Sie als der allmächtige Termin Planer müssen dafür sorgen, dass alle mit den richtigen Dokumenten, Fakten und Informationen erscheinen, damit sich diese Termin lohnt. Sie werden oft feststellen, dass die Leute Termine als eine Zeit zum Entspannen und Abschalten von der täglichen Arbeit nutzen. Das bedeutet, dass Ihre freundlichen Mitarbeiter unvorbereitet und mit leeren Händen auftauchen. Größere Unternehmen sind komplizierter, und die Abteilungen sind vielleicht nicht immer zu 100 % koordiniert. Ihre (schwierige) Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass alle an einem Strang ziehen. Das passt sehr gut zu meinem nächsten Punkt.
3. Sich tatsächlich hinsetzen und planen, wie die Termin aufgebaut ist
Sie haben es wahrscheinlich kommen sehen. Reden ist schön, aber sich tatsächlich mit sich selbst zusammenzusetzen und die Termin zu planen, ist definitiv leichter gesagt als getan. In vielerlei Hinsicht müssen Sie die Zeit planen, die Sie für die Planung Ihres Termin benötigen. Das bedeutet, dass Sie sich die Zeit nehmen müssen, um sich Gedanken darüber zu machen, wie Sie dieses Termin zum Laufen bringen. Sie können eine der Tausenden von Softwareprogrammen, Kalendern und Aufgabenlisten verwenden oder auch den guten alten Stift und Papier. In jedem Fall müssen Sie dafür sorgen, dass die Planung auch wirklich stattfindet. Viele Menschen machen den Fehler zu denken, dass Termine keine Planung erfordert und dass man einfach drauflos planen kann. Viele Leute verwechseln auch fehlende Planung mit "Dynamik". Das Wort "dynamisch" ist zwar ein cooles Wort, aber eine schlechte Strategie für die Planung einer hochwertigen Termin. Im nächsten Punkt geht es darum, was passiert, wenn man zu dynamisch ist.
4. Sicherstellen, dass die Termin nicht zu lang ist
Dies ist eine der schwierigsten Fragen. Sie wissen ja, wie das ist: Sie fangen an zu reden, jemand erzählt einen Witz, ein anderer eine Geschichte, und ehe Sie sich versehen, reden die Leute über ihre Sommerpläne und Jeffs Reise nach Thailand (Sie haben seine Geschichte nur 20 Mal gehört). Hoffentlich verstehen Sie sich wirklich gut mit Ihren Kollegen, was ja fantastisch ist. Das Problem ist nur, dass dies zu einer enormen Zeitverschwendung führen kann und die Termin mit der Zeit überholt wird. Wenn Sie eine Termin planen, planen Sie eine bestimmte Zeit am Tag ein. Wie bei jedem anderen Budget auch, muss man sicherstellen, dass man es einhält. Die Leute könnten das zunächst falsch verstehen und denken, dass Sie versuchen, die Party zu beenden, aber bleiben Sie stark und beharrlich. Das wird dein Leben einfacher machen.
5. Sicherstellen, dass die Website Termine wie geplant beginnt und endet
Wie ich bereits erwähnt habe, sollte jedes Termin einen klaren Zweck haben. Das bedeutet, dass sie auf eine bestimmte Art und Weise beginnen und auf eine andere Art und Weise enden sollte. Termine läuft Gefahr, zu enden, ohne dass alle Fragen angesprochen wurden und ohne eine klare Schlussfolgerung. Eine Termin sollte mit der Klärung ihres Zwecks beginnen und mit umsetzbaren Aufgaben und Zielen enden. Ein Termin , das im Sande verläuft oder mit Jeffs Geschichten aus Thailand endet, ist in vielerlei Hinsicht ein gescheiterter Termin. Daher müssen Sie die Termin mit einer starken Note abschließen, damit alle verstehen, warum sie überhaupt in der Termin saßen und was als nächstes kommt.
6. Nicht alle sind mit der Planung Ihres Projekts einverstanden Termin
Das ist eine schwierige Frage. Sie werden nicht jede Termin alleine planen. Es können mehrere Personen beteiligt sein, oft aus verschiedenen Abteilungen. Wenn nicht alle einverstanden sind und jeder versucht, die Bedürfnisse seiner Abteilung in den Vordergrund zu rücken, kann es schnell hitzig werden. Das kann zu einer ganzen Reihe von Problemen führen und passiert häufiger, als es sollte. Termine beinhaltet oft die Festlegung von Budgets und die Zuweisung von Ressourcen, was natürlich zu einer Wettbewerbsatmosphäre führen kann, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind. Argumente rund um die Termin können die Zeit, die für die Planung der Termin aufgewendet wird, drastisch erhöhen, was mich zu meinem nächsten Punkt führt.
7. Mehr Zeit mit der Planung verbringen als mit der tatsächlichen Termin
Dies ist wahrscheinlich der am meisten gehasste Punkt von allen. Wenn man eine große Anzahl von Mitarbeitern koordiniert und sicherstellt, dass alle vorbereitet sind und der Zeitpunkt für alle passt, kann die Planung von Termin länger dauern als die von Termin selbst. Auch wenn dies in einigen Fällen notwendig sein mag, sollten die meisten Termine nicht so kompliziert sein. Dies kann zu einer enormen Belastung führen, da es Ihre Aufmerksamkeit von Ihrer täglichen Arbeit ablenkt. Wenn Ihr Titel nicht Senior Termin Planning Executive lautet, sollten Sie keine wertvollen Stunden mit der Planung von Termine verbringen.
